邱代東

(廣州工商學(xué)院，廣東廣州510850)

無為而治，時(shí)變是守：高校辦公室跨校區(qū)督辦機(jī)制設(shè)計(jì)

邱代東

(廣州工商學(xué)院，廣東廣州510850)

隨著國內(nèi)對(duì)人才需求的變化和高等教育體制結(jié)構(gòu)的調(diào)整，我國不少高校進(jìn)入了多校區(qū)發(fā)展的階段。督辦是學(xué)校辦公室的主要職責(zé)之一，辦公室通過督辦，促使職能部門按時(shí)按質(zhì)地完成各項(xiàng)工作，但多校區(qū)異地管理增加了督辦的難度。道家思想為辦公室督辦機(jī)制的設(shè)計(jì)提供了另一種思路：以“無為”的督辦手段讓部門“因時(shí)而變”從而達(dá)到“有為”的管理結(jié)果。通過流程合并、分權(quán)催辦、流程“自然”調(diào)整等方式設(shè)計(jì)的督辦機(jī)制，一定程度上避免了辦公矛盾，減少了過程冗余，提高了辦公室督辦與學(xué)校運(yùn)作的效率。

跨校區(qū)高校；督辦；機(jī)制

隨著國內(nèi)對(duì)人才需求的變化和高等教育體制結(jié)構(gòu)的調(diào)整，我國不少高校進(jìn)入了多校區(qū)發(fā)展的階段。多校區(qū)高校管理主要的類型有：垂直管理模式(條式)、校區(qū)相對(duì)獨(dú)立模式(塊式)、多校區(qū)混合管理模式(條塊結(jié)合模式)。垂直管理模式(條式)指管理機(jī)構(gòu)由主校區(qū)行政中心與分校區(qū)的管理委員會(huì)組成的“集權(quán)式”管理模式。分校區(qū)管理委員會(huì)的職能是主校區(qū)行政中心部門（如黨委辦公室、學(xué)校辦公室等）職能的延伸。校區(qū)相對(duì)獨(dú)立模式(塊式)有著事業(yè)部制組織結(jié)構(gòu)特征，各個(gè)校區(qū)職能不同的部門聯(lián)合構(gòu)成相對(duì)獨(dú)立的“分權(quán)”管理機(jī)構(gòu)。多校區(qū)混合管理模式(條塊結(jié)合模式)則根據(jù)不同校區(qū)的功能情況采用不同的模式進(jìn)行管理。三種管理模式對(duì)辦公室的督辦工作有著不同的要求。在垂直管理模式與混合管理模式中，各分校區(qū)工作的督辦主要由辦公室負(fù)責(zé)完成；獨(dú)立模式在管理上權(quán)力較為分散，督辦多由各校區(qū)自行實(shí)施。筆者以垂直管理模式與混合管理模式為督辦機(jī)制設(shè)計(jì)的主要對(duì)象。

一、督辦與跨校區(qū)督辦

高校辦公室是學(xué)校的綜合管理和協(xié)調(diào)部門，處于組織、管理、協(xié)調(diào)、督辦的中心地位，督辦工作作為辦公室工作一個(gè)重要的方面，是高校辦公室“參與政務(wù)、管理事務(wù)、做好服務(wù)”職能的綜合體現(xiàn)。學(xué)校辦公室的主要功能之一就是對(duì)各部門的工作進(jìn)行督辦，確保學(xué)校的決策高效地落實(shí)下去。督辦的實(shí)施情況體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校的管理水平。辦公室督辦分為七個(gè)環(huán)節(jié)：擬辦、立項(xiàng)、交辦、催辦、辦結(jié)、反饋和歸檔。辦公室根據(jù)學(xué)校重大決策或上級(jí)主管部門分發(fā)的任務(wù)，擬定承辦的部門及辦理的要求等供主管領(lǐng)導(dǎo)審定。立項(xiàng)后的工作任務(wù)由辦公室交給承辦部門，隨后將根據(jù)任務(wù)完成的時(shí)間限制進(jìn)行督促辦理。當(dāng)工作辦理結(jié)束后，承辦部門將辦理完成情況及結(jié)果反饋至辦公室，并將辦理產(chǎn)生的各項(xiàng)材料作為組織過程資產(chǎn)交予辦公室進(jìn)行清點(diǎn)和存檔。在督辦的整個(gè)過程中，交辦的內(nèi)容是否完整地被承辦部門理解并接受是督辦的重點(diǎn)，催辦則是督辦的難點(diǎn)。

多校區(qū)高校指擁有兩個(gè)或兩個(gè)以上地理位置且校區(qū)之間在地理上無連接的高校。高校多校區(qū)的形成有多種情況，如若干高校合并成一所高校，采用異地建設(shè)校區(qū)拓展規(guī)模等。“多校區(qū)”使高校原有的管理變得更加復(fù)雜。分校區(qū)受“主校區(qū)”延伸管理部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)班子指揮的同時(shí)，也需要接受所在地管理部門安排的工作任務(wù)。當(dāng)不同領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)在時(shí)間或資源上沖突時(shí)，分校區(qū)不可避免地需要向上級(jí)反饋情況，對(duì)工作任務(wù)排序，多次溝通或多方面協(xié)調(diào)等。已經(jīng)立項(xiàng)的工作常需要多校區(qū)相關(guān)職能部門共同完成。因異地溝通方式的限制與“多重領(lǐng)導(dǎo)”等諸多因素，多校區(qū)督辦具有相當(dāng)?shù)碾y度。跨校區(qū)管理面臨的問題不僅是地理距離上的，更是管理幅度、管理權(quán)責(zé)、溝通效率等多個(gè)方面的。

二、道家思想對(duì)督辦機(jī)制設(shè)計(jì)的啟示

美國管理學(xué)家彼得·德魯克指出：“管理是以文化為轉(zhuǎn)移的，并且受其社會(huì)的價(jià)值觀、傳統(tǒng)與習(xí)俗的支配?！惫芾砼c文化關(guān)系密切，是文化的產(chǎn)物之一。以老子“無為而治”為代表的道家思想蘊(yùn)含著管理的智慧，為我國西漢時(shí)期的國家治理提供了可靠的理論指導(dǎo)，促使國家調(diào)整管理方式、逐步繁榮。西方管理學(xué)注重管理形式和方法的設(shè)計(jì)，道家思想重視對(duì)管理主體內(nèi)涵的理解和把握。兩者對(duì)督辦機(jī)制的設(shè)計(jì)有著不同的著力點(diǎn)。機(jī)制是利用自然規(guī)律達(dá)到預(yù)期目的。崇尚自然的道家管理思想為督辦體制的設(shè)計(jì)提供了另一種思路。

（一）無為而治

《老子》指出:“人法地，地法天，天法道，道法自然。”“法”是效法的意思，“道”指客觀規(guī)律，“自然”則是指客觀事物的本性和順其自然的狀態(tài)。老子崇尚自然之道，也就是崇尚遵循客觀規(guī)律的做法。老子指出：“道之尊，德之貴，夫莫之命而常自然?！彼J(rèn)為，道、德之所以被尊崇和被認(rèn)為貴重，與它們不干涉萬物、不主宰萬物有關(guān)。順應(yīng)客觀規(guī)律，對(duì)事物發(fā)展不強(qiáng)加干預(yù)是道家思想的首要觀點(diǎn)?！盁o為而治”要求管理者在管理決策、管理實(shí)施的過程中以客觀事物自身的規(guī)律為依據(jù)，不能跨越或違背自然規(guī)律。這是“道法自然”在管理思想上的體現(xiàn)?！盁o為”的目的是有所作為，達(dá)到有所作為則只能順應(yīng)客觀規(guī)律，不能“妄為”。老子認(rèn)為應(yīng)該通過“無為”達(dá)到“有為”。

從“無為而治”出發(fā)，審視高校多校區(qū)辦公室督辦管理，可以得到以下啟示：制定督辦機(jī)制時(shí)，應(yīng)以各校區(qū)管理人員為主體，賦予他們一定的權(quán)力，讓他們參與制定適合自己的流程，主校區(qū)辦公室以“無為”的方式使督辦機(jī)制完善；對(duì)督辦結(jié)果的檢查，負(fù)責(zé)辦理的部門應(yīng)有充足的自我檢查與辦理說明的權(quán)力，形成一定程度上的“自治”。

（二）時(shí)變是守

西漢史學(xué)家司馬遷在對(duì)道家思想進(jìn)行研究后指出:“道家無為，又曰無不為，其實(shí)易行，其辭難知。其術(shù)以虛無為本，以因循為用。無成執(zhí)，無常形，故能究萬物之情。不為物先，不為物后，適能為萬物主。有法無法，因時(shí)為業(yè)；有度無度，因物與合。故曰：圣人不朽，時(shí)變是守?！彼抉R遷并不認(rèn)為道家管理思想是僵化地、消極地、被動(dòng)地接受客觀事物的變化，而是應(yīng)該根據(jù)時(shí)間與條件的變化順應(yīng)客觀事物的規(guī)律采取行動(dòng)。圣人，之所以為圣人，除了有不變的原則外，還有順應(yīng)變化的操作意識(shí)。此外，在處理具體事務(wù)時(shí)，對(duì)規(guī)矩的制定與應(yīng)用，也是要根據(jù)客觀事物的具體情況，順應(yīng)時(shí)勢(shì)?！皶r(shí)變是守”是司馬遷對(duì)道家管理思想延伸后的成果。

在“無為而治”的前提下，對(duì)具體事物的處理根據(jù)事物的具體規(guī)律而改變，是“時(shí)守是變”的要求。“時(shí)變是守”對(duì)高?？缧^(qū)辦公室督辦機(jī)制具有指導(dǎo)意義：辦公室督辦應(yīng)根據(jù)不同校區(qū)不同的組織結(jié)構(gòu)與人員配置，設(shè)置不同的督辦流程，使督辦流程順應(yīng)該校區(qū)的管理實(shí)際，順應(yīng)不同校區(qū)的“自然”，而不是強(qiáng)硬地要求各校區(qū)服從統(tǒng)一管理流程；在交辦與催辦的過程中，根據(jù)工作任務(wù)要求的不同與辦理部門的不同，采用不同的信息傳遞方式，減少信息誤差與冗余，為分校區(qū)承辦部門提供管理上的支持。

三、“無為而治”督辦機(jī)制的設(shè)計(jì)

借助道家管理思想“無為而治”及其延伸思想“時(shí)變是守”設(shè)計(jì)督辦機(jī)制，在不降低督辦質(zhì)量及效率的前提下，盡可能地根據(jù)分校區(qū)的組織結(jié)構(gòu)、人員配置、辦事習(xí)慣及辦公條件等簡化督辦流程。同時(shí)，提高分校區(qū)辦公人員的辦公主體性，增強(qiáng)其督辦流程自行調(diào)整的權(quán)力與意識(shí)。筆者在原有督辦機(jī)制的基礎(chǔ)上，調(diào)整并設(shè)計(jì)出高校辦公室跨校區(qū)督辦機(jī)制，具體如下：

（一）流程合并

在督辦實(shí)際的操作過程中，因工作瑣事、人員緊缺、臨時(shí)任務(wù)加派、距離因素等原因，辦事人員可能會(huì)采用壓縮環(huán)節(jié)的方式，減少工作量及工作負(fù)擔(dān)。當(dāng)任務(wù)緊急、時(shí)間較短的時(shí)候，辦公室督辦負(fù)責(zé)人會(huì)將催辦與交辦合二為一：在交辦的過程中催促負(fù)責(zé)部門及校區(qū)辦理任務(wù)。承辦部門則會(huì)將辦結(jié)、反饋及歸檔合并處理，減少工作過程量。督辦的目的是為了讓學(xué)校的決策得到貫徹，各項(xiàng)工作事務(wù)得到落實(shí)。在不違背辦公室管理、檔案管理宗旨的前提下，合并后的督辦流程仍舊能達(dá)到督辦的最終目的，那么，刪減冗余的工作過程就是去掉多余的人為因素，從而回歸工作規(guī)律本身，回歸工作過程的“自然”。學(xué)校辦公室應(yīng)持鼓勵(lì)的態(tài)度，并根據(jù)具體情況調(diào)整管理力度，促使其“自然成型”。

在進(jìn)行督辦流程簡化合并的過程中，需要辦公室遵循“無為”的原則，讓各校區(qū)執(zhí)行者實(shí)踐時(shí)，在不降低督辦質(zhì)量的前提下，根據(jù)具體情況自行合并調(diào)整。調(diào)整后的督辦流程所形成的機(jī)制勢(shì)必符合所在校區(qū)自身的管理規(guī)律，形成屬于自己的自然狀態(tài)。

（二）分權(quán)催辦

在學(xué)校辦公室跨校區(qū)督辦過程中，催辦是保障學(xué)校工作落實(shí)的主要手段之一，也是督辦的難點(diǎn)。當(dāng)辦公室任務(wù)交辦后，承辦校區(qū)或部門會(huì)進(jìn)行再分工。由于學(xué)校任務(wù)交辦頻率的不確定與工作量的不規(guī)律，催辦往往也缺乏規(guī)律，其效果得不到保障。學(xué)校辦公室對(duì)分校區(qū)人員內(nèi)部分工細(xì)節(jié)及管理特征無法全面地了解。這些情況致使辦公室督辦人員難以找準(zhǔn)催辦的“著力點(diǎn)”。當(dāng)任務(wù)需要跨校區(qū)多個(gè)部門配合完成時(shí)，催辦的難度不僅會(huì)增加，其復(fù)雜程度也會(huì)上升。

學(xué)校辦公室應(yīng)讓各校區(qū)及部門擁有內(nèi)部督促的權(quán)力，利用組織內(nèi)的管理規(guī)律來提高催辦的效率。各校區(qū)可以自行選擇方式進(jìn)行內(nèi)部催辦，學(xué)校辦公室則以輔助的角色為各校區(qū)及部門提供工作任務(wù)列表及完成時(shí)間，盡量回避正面干預(yù)，尊重其“自然”屬性，防止干預(yù)擾亂內(nèi)部管理規(guī)律情況的發(fā)生。

（三）流程“自然”調(diào)整

隨著學(xué)校的發(fā)展、規(guī)模的擴(kuò)大、人員的增加及功能的增多，工作任務(wù)也會(huì)在規(guī)模、數(shù)量、類型及質(zhì)量要求上發(fā)生變化。作為學(xué)校綜合管理和協(xié)調(diào)部門，辦公室需要根據(jù)學(xué)校情況的變化，對(duì)學(xué)校的管理進(jìn)行調(diào)整，使當(dāng)下的管理機(jī)制與學(xué)校的實(shí)際情況相匹配。學(xué)校處于動(dòng)態(tài)變化中，調(diào)整管理機(jī)制成為了一件難度大、周期長且具有持久性特點(diǎn)的任務(wù)。采取“無為”的做法，讓各校區(qū)或部門根據(jù)自己的情況動(dòng)態(tài)地進(jìn)行工作流程的調(diào)整，即給予了各校區(qū)及部門“時(shí)變是守”的權(quán)力與機(jī)會(huì)。分校區(qū)和部門內(nèi)部根據(jù)自身的變化制定并修改督辦中的辦結(jié)、反饋及歸檔等流程，以適應(yīng)自身的發(fā)展變化。辦公室通過這一策略，使督辦機(jī)制的調(diào)整采用“無為”的做法，實(shí)現(xiàn)“有為”的結(jié)果。

（四）制度的“無為”支持

現(xiàn)代管理科學(xué)發(fā)展迅速與廣泛應(yīng)用，促使企業(yè)時(shí)刻注意管理水平的升級(jí)與換代。高校在大環(huán)境的影響下也注意到了自身管理水平的提高與升級(jí)，不少企業(yè)的管理方式被高校吸納，如項(xiàng)目管理等。這些管理方式在被高校利用的過程中，影響了組織內(nèi)部人員的分工與配置。分校區(qū)的管理組織有可能從單純的職能式，轉(zhuǎn)變?yōu)轫?xiàng)目式或者矩陣式。不同的組織形態(tài)不僅會(huì)引起人員職責(zé)、權(quán)力等多個(gè)組織元素的變化，還會(huì)引起組織內(nèi)部溝通方式、渠道等變化。校本部應(yīng)讓分校區(qū)管理結(jié)合自己的實(shí)情進(jìn)行變化，促使分校區(qū)管理依照自己的規(guī)律逐漸成熟。在學(xué)校辦公室跨校區(qū)督辦過程中，不對(duì)分校區(qū)自行成長出的管理模式進(jìn)行干預(yù)，而是從制度上提供支持，使“無為”的管理獲得“有為”結(jié)果。

四、實(shí)踐反饋

筆者將此督辦機(jī)制在G學(xué)院的校本部與分校區(qū)進(jìn)行了初步的實(shí)踐。廣州G學(xué)院屬本科院校，校本部在廣州市花都區(qū)，分校區(qū)在佛山市三水區(qū)。本設(shè)計(jì)借鑒道家管理思想，通過對(duì)垂直管理模式與混合管理模式的督辦機(jī)制的改造而得。機(jī)制設(shè)計(jì)自身仍需不斷調(diào)整、完善。由于管理人事變動(dòng)，無法控制實(shí)驗(yàn)對(duì)比條件，因此，采用“行動(dòng)研究法”輔助實(shí)踐，讓工作人員根據(jù)自身的需要，一邊實(shí)施，一邊觀察分析結(jié)果，隨時(shí)調(diào)整修改行為。通過對(duì)行為研究情況及各校區(qū)人員反饋的收集與匯總，發(fā)現(xiàn)在“無為而治”督辦機(jī)制下，出現(xiàn)了一些具有積極意義的管理現(xiàn)象：

（一）分校區(qū)管理人員多次主動(dòng)與辦公室督辦人員協(xié)商調(diào)整催辦的溝通方式及催辦頻率，使催辦的操作逐漸符合分校區(qū)實(shí)際情況及管理規(guī)律，如分校區(qū)綜合辦主動(dòng)與校本部辦公室商量文件傳遞的最佳方式，以減少多余的工作程序。

（二）分校區(qū)及延伸部門人員在定期的院辦會(huì)議中提出不少與督辦有關(guān)的管理問題和一些操作層面上的改進(jìn)建議。這些問題是學(xué)校管理制度與學(xué)校持續(xù)發(fā)展不匹配造成的，改進(jìn)建議為學(xué)校制度的建設(shè)與管理的提升提供了線索。

（三）辦公室與分校區(qū)管理人員的工作關(guān)系變得更為緩和?！胺謾?quán)督辦”“自然調(diào)整”等為分校區(qū)提供了自主權(quán)，讓分校區(qū)管理人員在感受到了尊重的同時(shí)，也得到施展管理能力的機(jī)會(huì)。分校區(qū)人員表示感受到了校本部管理上的支持。

（四）隨著實(shí)踐的推進(jìn)，分校區(qū)的配合意愿變得明顯。在校本部交辦任務(wù)時(shí)，分校區(qū)延遲領(lǐng)取材料的現(xiàn)象減少了；在填寫任務(wù)完成說明時(shí)，分校區(qū)填寫情況時(shí)較以前更加詳細(xì)。

（五）以按時(shí)完成比例、材料歸檔完整度、反饋及時(shí)程度作為指標(biāo)統(tǒng)計(jì)公文辦理情況后發(fā)現(xiàn)，滿足各項(xiàng)指標(biāo)的任務(wù)有小幅度上漲。在無法保證不同時(shí)間段實(shí)驗(yàn)條件相同的情況下，公文辦理情況雖無法直接顯示實(shí)踐效果，但可以說明“無為而治”督辦機(jī)制的積極影響。

五、結(jié)語

在道家“無為而治”與“時(shí)變是守”的啟發(fā)下，筆者對(duì)高校辦公室跨校區(qū)督辦機(jī)制進(jìn)行了嘗試性的設(shè)計(jì)與實(shí)踐。本設(shè)計(jì)以“無為”的方式回避了對(duì)督辦機(jī)制系統(tǒng)化的完善，在尊重不同管理組織與管理環(huán)境規(guī)律的基礎(chǔ)上，將一部分決定權(quán)讓“位”給接受督辦的“當(dāng)事人”——分校區(qū)人員，讓他們?cè)趯?shí)踐的過程中對(duì)督辦中的流程進(jìn)行“自適應(yīng)”。這對(duì)于難以用量化方式進(jìn)行績效考核的行政工作而言，不僅是一種管理方式上的改變，更是一種讓工作人員“主體化”的激勵(lì)手段。盡管設(shè)計(jì)仍需完善，但其在實(shí)踐中的積極表現(xiàn)已經(jīng)表明了自身的合理。高校的發(fā)展不只是數(shù)量的積累和面積的擴(kuò)充，其管理也不僅只是量的疊加。從道家管理思想中汲取智慧，可以為高校辦公室的管理轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新提供新的營養(yǎng)。

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1673-0046（2015）9-0071-03