論述人事檔案材料的收集與整理

劉海豐

（石家莊農(nóng)業(yè)學(xué)校 河北石家莊 050041）

論述人事檔案材料的收集與整理

劉海豐

（石家莊農(nóng)業(yè)學(xué)校 河北石家莊 050041）

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和對(duì)人才需求的進(jìn)一步增加，人事檔案管理工作的重要性日益突顯，但是在當(dāng)前的人事檔案管理工作中依然存在著不足之處，還需要進(jìn)行進(jìn)一步的完善。人事檔案材料的收集與整理作為人事檔案管理中最為基礎(chǔ)也最為重要的工作，研究人事檔案材料的收集與整理中存在的主要問題，并根據(jù)存在的問題提出相應(yīng)的改善建議，對(duì)于進(jìn)一步提升我國的人事檔案管理工作具有重要意義。

人事檔案 整理 收集 人事管理

一、人事檔案材料的收集與整理的重要性

人事檔案材料的收集和整理是人事檔案管理中的重要內(nèi)容，對(duì)于人事檔案的管理具有重要意義。通過對(duì)人事檔案材料的收集和整理，能夠及時(shí)的將相關(guān)的人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，提升人事檔案管理工作的規(guī)范性。人事檔案材料的收集和整理的重要性主要有以下幾個(gè)方面：首先，對(duì)人事檔案進(jìn)行及時(shí)的收集和整理，有利于相關(guān)人事檔案的使用部門對(duì)所需要的人事檔案進(jìn)行查閱；其次，對(duì)人事檔案材料進(jìn)行收集和整理，可以避免人事檔案在管理的過程中出現(xiàn)泄漏，有助于對(duì)人事檔案信息的保密，避免因?yàn)閷?duì)人事檔案管理的不善造成相關(guān)檔案信息的泄漏，給檔案的當(dāng)事人造成不必要的損失，有助于做好人事檔案管理的保密工作；最后，通過對(duì)人事檔案材料的收集與整理，有助于統(tǒng)計(jì)部門直接使用人事檔案中的相關(guān)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作。人事檔案中存在大量的統(tǒng)計(jì)工作需要的原始信息，對(duì)人事檔案材料進(jìn)行及時(shí)的收集和整理，能規(guī)范人事檔案的內(nèi)容，便于統(tǒng)計(jì)部門合理的使用人事檔案中的信息。總體而言，人事檔案材料的收集和整理是人事檔案管理中最為基本也是最為重要的工作，對(duì)于規(guī)范化人事檔案管理具有重要意義。

二、人事檔案材料的收集與整理中存在的主要問題

1.檔案管理意識(shí)不足

在我國當(dāng)前的人事管理中，個(gè)人的人檔案由專門的人事管理部門負(fù)責(zé)，對(duì)于個(gè)人而言，在實(shí)際的工作中并不能接觸到自己的檔案，加上我國相關(guān)部門對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳不到位，很多人并未意識(shí)到檔案對(duì)于他們生活的重要性，在工作和學(xué)習(xí)中，不重視檔案管理，對(duì)于大量需要及時(shí)的進(jìn)行收集與整理的人事檔案材料不及時(shí)的交給人事檔案管理部分進(jìn)行管理，導(dǎo)致在當(dāng)前的人事檔案中，很難通過人事檔案對(duì)個(gè)人的實(shí)際情況做出客觀的判斷。人事檔案管理的意識(shí)不足，一方面導(dǎo)致相關(guān)公民個(gè)人的檔案不能客觀的反映出其具備的能力，另一方面，對(duì)我國評(píng)估和管理人才帶來了一定的阻礙，使相關(guān)部門在使用檔案或者進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作時(shí)，不能采集到較為客觀的統(tǒng)計(jì)信息，對(duì)當(dāng)前的檔案信息的開發(fā)和利用帶來了不利影響。

2.人事檔案材料的收集與整理方法有待提升

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用范圍的不斷提升，在當(dāng)前的教育學(xué)歷信息、公民身份信息等領(lǐng)域的管理中，都實(shí)現(xiàn)了信息化的管理，但是，當(dāng)前我國的人事檔案管理工作卻長期得不到改進(jìn)，仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，并長期得不斷改進(jìn)。雖然信息化的技術(shù)在人事檔案的管理工作中已有部分應(yīng)用，但是運(yùn)用的領(lǐng)域卻較為有限，對(duì)于提升人事檔案材料的收集和與整理幫助有限，限制了我國人事檔案管理工作水平的提升。在當(dāng)前人事檔案材料的收集與整理過程中，大量的人事檔案材料依然是紙質(zhì)版的，對(duì)于公民個(gè)人的人事檔案，也都統(tǒng)一裝在特制的檔案袋中，不僅不利于快速的檢索檔案中的信息，也限制了檔案材料收集和整理的工作效率，不利于我國人事檔案材料的收集與整理工作的順利開展。

三、改善人事檔案材料的收集與整理的建議

1.增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

針對(duì)當(dāng)前我國人事管理中出現(xiàn)的公民個(gè)人對(duì)人事檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)不足而給人事檔案材料的收集與整理帶來的不便，應(yīng)當(dāng)通過以下途徑增強(qiáng)公民的檔案管理意識(shí)：一方面，加大人事檔案重要性的宣傳工作。通過媒體途徑，加大對(duì)人事檔案重要性的宣傳工作，讓更多的人了解人事檔案，并重視人事檔案的管理工作；另一方面，在學(xué)校開設(shè)人事檔案的管理課程。對(duì)于當(dāng)前的人事檔案材料的收集與整理工作而言，學(xué)校是大多數(shù)公民的生成人事檔案的重要的部門，通過在大學(xué)開設(shè)相關(guān)的人事檔案管理課程，讓學(xué)生了解人事檔案的重要作用，并熟悉相關(guān)人事檔案材料的收集與整理的工作流程，讓學(xué)生在畢業(yè)后能夠?qū)ζ淙耸聶n案保持應(yīng)有的關(guān)注，并及時(shí)的將相關(guān)人事檔案材料交給人事管理部門，充實(shí)自己的人事檔案。通過相關(guān)的宣傳和開設(shè)人事檔案管理的課程，提升公民對(duì)人事檔案的關(guān)注，并了解人事檔案材料的收集與整理過程，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提升人事檔案管理質(zhì)量。

2.開發(fā)信息化的人事檔案材料收集與整理系統(tǒng)

我國人事檔案的管理發(fā)展最終目標(biāo)是將所有的人事檔案都信息化和無紙化，只有實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理工作的信息化，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案材料的收集與整理的信息化，才能提升人事檔案材料的收集與整理的工作效率。在開發(fā)信息化的人事檔案材料收集與整理系統(tǒng)的過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)我國當(dāng)前的人事檔案的管理情況，采用分階段實(shí)現(xiàn)的方法進(jìn)行開發(fā)工作，首先，需要開發(fā)人事檔案材料的收集與整理的計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)協(xié)助當(dāng)前的人事檔案材料的收集與整理，通過該系統(tǒng)能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)相關(guān)公民的學(xué)習(xí)和工作變化情況，對(duì)于相關(guān)公民未及時(shí)提供相應(yīng)的人事檔案材料的情況進(jìn)行及時(shí)的提醒，以協(xié)助人事檔案材料的收集與整理工作；其次，在人事檔案材料的收集與整理由計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)協(xié)助處理的基礎(chǔ)上，開發(fā)與管理公民信息的其他信息系統(tǒng)互聯(lián)互通的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與公民的學(xué)歷認(rèn)證系統(tǒng)、公民的身份信息系統(tǒng)互聯(lián)互通，并完全實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，通過相關(guān)的信息系統(tǒng)自動(dòng)的進(jìn)行人事檔案材料的收集與整理，及時(shí)的充實(shí)相關(guān)公民的人事檔案。

結(jié)語

人事檔案材料的收集與整理對(duì)于人事檔案管理具有重要的作用，及時(shí)的收集和整理人事檔案材料，可以使人事檔案的使用人方便的查閱人事檔案，并能做好人事檔案的保密工作，也能協(xié)助統(tǒng)計(jì)部門開展統(tǒng)計(jì)工作，但是，在當(dāng)前我國的人事檔案管理工作中，由于檔案管理意識(shí)的不足以及人事檔案材料的收集與整理方法的落后，嚴(yán)重的影響到了人事檔案管理的工作效率，針對(duì)當(dāng)前人事檔案材料收集與整理工作中存在的問題，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)公民的檔案管理意識(shí)，開發(fā)信息化的人事檔案材料收集與整理系統(tǒng)，改善人事檔案材料收集與整理中存在的問題。

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