馬婭麗 孫淑嶺

信息技術(shù)的變革應(yīng)用于科研和管理的各個核心環(huán)節(jié)，將會給科研單位甚至整個行業(yè)在工作流程、管理模式、組織結(jié)構(gòu)的重構(gòu)乃至整體的發(fā)展帶來新的機遇，從而導(dǎo)致管理和科研水平的新的革命。為了促進(jìn)我國科技事業(yè)的發(fā)展，科研單位的管理必須將信息技術(shù)與管理技術(shù)融合，不斷提高科研管理水平。目前，世界領(lǐng)先科研機構(gòu)的科研管理系統(tǒng)大都實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理，但在我國科研信息仍缺乏系統(tǒng)高效的管理，難以實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的集中管理與綜合分析，未能對決策形成有效支撐。因此，迫切需要對科研管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化與完善，以便增強系統(tǒng)的功能性、實用性及可操作性。

一、科研經(jīng)費管理信息系統(tǒng)存在的主要問題

1.科研經(jīng)費管理未能在預(yù)算中真實反映科研項目的直接成本和間接成本，經(jīng)費預(yù)算與實際支出不符。究其原因，主要是科研人員與財務(wù)部門之間存在信息不對稱。由于科研人員不易掌握專業(yè)性較強的財務(wù)信息，在制訂項目經(jīng)費預(yù)算書時主要憑借經(jīng)驗估計，所以財務(wù)信息沒有對科研人員的預(yù)算形成有效幫助，導(dǎo)致科研經(jīng)費的預(yù)算與實際支出不符。

2.科研經(jīng)費信息質(zhì)量不高。首先，目前科研經(jīng)費管理系統(tǒng)側(cè)重反映財務(wù)信息，忽視重要的科研管理信息。另外，我國科研單位由于歷史原因，性質(zhì)呈現(xiàn)多樣化的特點，包括高校、國有科研院所、企業(yè)性質(zhì)的科研機構(gòu)等。這些機構(gòu)的科研管理往往需要遵循不同的制度要求，財務(wù)報表不但缺乏可比性，而且未能全面反映經(jīng)費的使用情況及效益。

3.科研經(jīng)費信息共享性差。由于科研機構(gòu)的財務(wù)信息、人員信息、科研項目信息的管理部門相對獨立，導(dǎo)致信息離散不能共享?？蒲泄芾頉]有構(gòu)建綜合的信息平臺，致使各種數(shù)據(jù)無法實時動態(tài)集成與共享，科研人員不能科學(xué)合理的預(yù)算及使用資金，導(dǎo)致出現(xiàn)預(yù)算松弛或資金浪費的現(xiàn)象。

4.系統(tǒng)中預(yù)算管理功能薄弱。預(yù)算管理是科研經(jīng)費管理的核心，但目前預(yù)算管理理念尚未深入人心，科研財務(wù)系統(tǒng)中普遍缺乏功能強大的預(yù)算管理模塊。多數(shù)系統(tǒng)只提供年度預(yù)算數(shù)據(jù)，不能完整反映項目全過程的全部經(jīng)費的預(yù)算執(zhí)行情況，對跨年度的數(shù)據(jù)都通過人工方式統(tǒng)計處理數(shù)據(jù)，工作量大，同時不排除因人為因素造成財務(wù)數(shù)據(jù)的不全面，導(dǎo)致不能準(zhǔn)確反映課題預(yù)算批復(fù)數(shù)與預(yù)算執(zhí)行數(shù)的一致性。

因此，原有的科研經(jīng)費管理模式已經(jīng)不能滿足科研單位的現(xiàn)實需要，必須對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化以解決上述諸弊。

二、科研項目經(jīng)費管理信息系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計的需求

現(xiàn)代的科研經(jīng)費管理不應(yīng)停留于簡單的會計核算，更重要是對科研經(jīng)費管理信息進(jìn)行分析、預(yù)測與監(jiān)控。應(yīng)充分利用信息技術(shù)進(jìn)步，有效集成和共享信息，實時、動態(tài)提供經(jīng)費管理情況。優(yōu)化后的管理系統(tǒng)應(yīng)有利于科研單位減少風(fēng)險、降低成本并提高科技成果轉(zhuǎn)化率，使科研經(jīng)費的使用達(dá)到合法性、合理性、相關(guān)性的要求。為了滿足科研經(jīng)費管理的現(xiàn)實需求，首先需要確立優(yōu)化設(shè)計后系統(tǒng)的具體功能，其詳細(xì)描述如下:

1.建立統(tǒng)一的科研項目基本信息平臺。為了消除在科研項目相關(guān)信息離散的弊端，該系統(tǒng)要求建立統(tǒng)一的科研項目信息平臺。例如系統(tǒng)中必須包含項目管理模塊，包括日常業(yè)務(wù)處理、項目成本系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)、階段考核指標(biāo)等。將業(yè)務(wù)信息和經(jīng)費信息有機結(jié)合，通過系統(tǒng)的查詢實時獲得項目的所有基本信息。

2.實現(xiàn)項目的預(yù)算管理和成本控制功能。科研項目經(jīng)費管理的一項重要內(nèi)容是建立包括人員經(jīng)費在內(nèi)的全額預(yù)算管理，要求收入預(yù)算和支出預(yù)算同時編制，實現(xiàn)全成本核算，確保成本列支范圍與預(yù)算范圍一致。因此，在系統(tǒng)中必須包含項目預(yù)算管理模塊，對項目立項階段的預(yù)算給予反映，并按照預(yù)算內(nèi)容對科研項目做出全過程的控制，保證預(yù)算與成本支出的匹配。

3.實現(xiàn)科研項目的實時查詢和結(jié)算要求?；诰W(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫的信息共享技術(shù)，系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)實時在線查詢，讓科研工作者及時掌握項目經(jīng)費情況，以保障科研經(jīng)費預(yù)算的有效運行。同時，應(yīng)實現(xiàn)關(guān)聯(lián)交易的內(nèi)部實時結(jié)算，改變內(nèi)部單位結(jié)算滯后、資金到位延遲的局面，加速關(guān)聯(lián)交易及內(nèi)部結(jié)算速度。

4.滿足項目全生命周期分析的需要。在科研項目實施過程中，財務(wù)人員可以利用分析項目在立項、實施、驗收、跟蹤各階段科研經(jīng)費的使用情況，并提出管理建議，指導(dǎo)科研人員科學(xué)規(guī)范使用項目經(jīng)費，為爭取獲取下一個項目的競爭優(yōu)勢打下基礎(chǔ)。

的表達(dá)水平 PBMCs于37℃水浴復(fù)蘇后，HBSS洗滌，取(1～2)×106個細(xì)胞，加入1 mL Trizol，按照說明書提取總RNA。檢測RNA純度及濃度，取1 μg RNA的液體量，配制反轉(zhuǎn)錄反應(yīng)液，37℃ 15 min、85℃ 5 s，逆轉(zhuǎn)錄cDNA。取cDNA 1 μL，配制qRT-PCR反應(yīng)液，反應(yīng)體系為20 μL。反應(yīng)條件：95℃預(yù)變性30 s，95℃擴增5s，60℃延伸30 s；共40個循環(huán)。以GAPDH作為內(nèi)參，記錄Ct值，計算相對RNA含量。

三、科研經(jīng)費管理模型的建立

科研經(jīng)費管理模型的元素包括:(1)科研項目分項分級設(shè)立，采用一級核算，二級管理。財務(wù)部門統(tǒng)一核算，所級、項目負(fù)責(zé)人二級管理。(2)科研項目性質(zhì)，項目來源、渠道、項目類型。(3)項目成本控制類型及控制比例、金額。(4)項目的項目負(fù)責(zé)人及所屬單位。(5)項目的合同總額及對方單位。(6)科研單位內(nèi)部結(jié)算實時網(wǎng)絡(luò)，確立各結(jié)算點的單位及性質(zhì)。(7)控制權(quán)限的在線查詢系統(tǒng)。(8)全過程的預(yù)算管理。(9)核對、備份、管理三大機制。

各元素間的管理流程體現(xiàn)在:(1)課題形成:財務(wù)部門確定項目性質(zhì)、來源、所屬單位、課題負(fù)責(zé)人、成本控制點及其他信息，形成課題卡。(2)分級查詢:各二級單位在線查詢本項目資金收支明細(xì)情況、借款、支票在途款情況、特殊成本控制情況及本項目余額。(3)內(nèi)部結(jié)算:對內(nèi)部結(jié)算單位及關(guān)聯(lián)方進(jìn)行實時結(jié)算，加速關(guān)聯(lián)交易結(jié)算。(4)控制核對:對課題項目進(jìn)行核對，備份、管理，修正其失誤，保障正常運行。

四、科研項目經(jīng)費管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果

A研究院隸屬于某大型國有集團(tuán)公司，該院在利用上述模型對科研經(jīng)費管理信息系統(tǒng)優(yōu)化后，不僅所有項目的會計信息與科研信息得到實時采集與集中監(jiān)控，而且其財務(wù)流程與業(yè)務(wù)活動實現(xiàn)了規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。具體應(yīng)用效果體現(xiàn)在:

1.建立集中式管理系統(tǒng)。實現(xiàn)了科研資金與科研信息的集中化管理，并實現(xiàn)了中央監(jiān)控和綜合分析。例如，A研究院的科研經(jīng)費管理系統(tǒng)中的資金管理包括管理資金的預(yù)算、下屬部門的資金申請、資金上達(dá)下?lián)芗按_認(rèn)、往來單位對帳等，為下一步資金營運狀況的綜合分析奠定了基礎(chǔ)。在系統(tǒng)中實現(xiàn)中央監(jiān)控，可以及時全面掌控單個、分類或整體科研項目的財務(wù)及業(yè)務(wù)信息，有助于進(jìn)行管理分析。集中式的管理模式有效降低了財務(wù)風(fēng)險及信息傳遞成本，有利于科研信息需求者的實時決策，單位的核心競爭力明顯得到提升。

2.提高了人員工作效率。以A研究院為例，在傳統(tǒng)的科研項目經(jīng)費管理中，科研人員如要查詢項目經(jīng)費情況，必須得到財務(wù)人員協(xié)助，至少動用兩名以上科研人員和會計人員;而在優(yōu)化后的系統(tǒng)中，科研項目負(fù)責(zé)人只須登錄系統(tǒng)就能及時查詢到項目經(jīng)費情況，有效提高了科研人員及財務(wù)人員的工作效率。

3.精確控制項目成本。在傳統(tǒng)的科研項目經(jīng)費管理中，成本控制形同虛設(shè)，無法有針對性地專項控制成本。優(yōu)化后的系統(tǒng)可根據(jù)需要進(jìn)行專項成本控制，可按性質(zhì)、比例、限額精確控制。以A研究院為例，根據(jù)管理需要，橫向、縱向項目業(yè)務(wù)招待費控制比例不一樣，根據(jù)項目類型分別按4%和5%進(jìn)行控制，基建項目管理費按5%控制，單位的租車和業(yè)務(wù)招待費均按院考核小組規(guī)定的限額進(jìn)行控制，實現(xiàn)了精確有效地成本控制。該院業(yè)務(wù)招待費的近五年統(tǒng)計上與未控制前相比成本降低了12%，系統(tǒng)優(yōu)化后相對節(jié)約總額達(dá)到280萬元。

4.實現(xiàn)真正意義上實時結(jié)算。傳統(tǒng)的關(guān)聯(lián)交易結(jié)算，均是先花錢后結(jié)算，結(jié)算期長，成本體現(xiàn)不及時。A研究院系統(tǒng)外刷方案設(shè)計的實施，把原來定期結(jié)算變?yōu)閷崟r結(jié)算，縮短了結(jié)算時間，加速了關(guān)聯(lián)交易結(jié)算速度，關(guān)聯(lián)交易資金回收率大幅提升。

5.完善了在途資金管理。在傳統(tǒng)的財務(wù)軟件中，項目核算均不包括在途資金，高額的在途資金會影響項目的真實收入和成本。A研究院的系統(tǒng)把在途資金列入項目支出，真實地反映了項目收支，保障項目資金的真實性。不僅能輔助資金流的控制，而且為資金回籠提供了有效地輔助。

6.實現(xiàn)了項目集中式管理，提供有權(quán)限控制的實時查詢。優(yōu)化后的科研項目經(jīng)費管理信息系統(tǒng)克服了傳統(tǒng)經(jīng)費管理模式下的查詢難、管理難等弊端，形成有權(quán)限控制的開放性共管模式。以A研究院為例，系統(tǒng)采用最先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)方案-瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)(B/S)，支持INTERNET、廣域網(wǎng)的應(yīng)用，同時也使系統(tǒng)的維護(hù)工作更為簡便易行。系統(tǒng)查詢功能強大，可以進(jìn)行橫向查詢及縱向查詢，滿足了各層級管理人員的需求。同時建立了嚴(yán)格的權(quán)限控制，每次操作有據(jù)可查，權(quán)責(zé)分明。前端客戶端采用瀏覽器進(jìn)行操作，使用簡捷，易學(xué)易用，從而減小了客戶端操作難度，利于系統(tǒng)的擴展和延伸。

最后，筆者對科研經(jīng)費管理信息系統(tǒng)的發(fā)展提出兩點個人想法:第一，建議對科研經(jīng)費管理不僅關(guān)注項目進(jìn)程，同時能對其經(jīng)費使用情況建立監(jiān)督考核機制?？己藱C制完善有利于保障科研人員全面準(zhǔn)確地掌握科研項目相關(guān)情況，提高科研經(jīng)費的使用效率，有利于推動我國科研經(jīng)費管理科學(xué)化進(jìn)程。第二，建議推進(jìn)科研管理信息系統(tǒng)的開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。我國至今未有成熟的科研財務(wù)系統(tǒng)開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和模式，制約著諸多科研機構(gòu)財務(wù)管理系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享，影響了科研機構(gòu)管理向更深層次的發(fā)展?？蒲胸攧?wù)軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)的形成將對推進(jìn)我國科研管理信息化建設(shè)產(chǎn)生重要意義。

[1]郎青.農(nóng)林院校科研管理信息系統(tǒng)的研究與設(shè)計[D].浙江農(nóng)林大學(xué)，2011.

[2]張世慧袁淵蔡芳.預(yù)算管理在科研管理中的核心價值及其制約因素[J].湖北農(nóng)業(yè)科學(xué)，2013，(6).