檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題

潘頔

摘 要：隨著知識經(jīng)濟的到來和信息技術(shù)的發(fā)展，各行業(yè)領(lǐng)域都在加速進行檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，本文首先給出了檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的含義及優(yōu)點，并針對當前檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題提出了相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：信息化時代；檔案管理；信息系統(tǒng)建設(shè)；問題

1 前言

隨著信息科學技術(shù)的快速發(fā)展，信息科學技術(shù)已經(jīng)開始廣泛的應(yīng)用于社會的各個生產(chǎn)領(lǐng)域之中，具體的來說，在檔案管理領(lǐng)域，主要指的是通過利用信息科學技術(shù)，將檔案管理之中的各種各樣的數(shù)據(jù)信息進行加工處理，然后在進行科學的數(shù)據(jù)分析處理，保證這些數(shù)據(jù)信息可以有效地存儲在檔案管理的數(shù)據(jù)系統(tǒng)之中，形成一套完善的信息系統(tǒng)體系，以便于在使用的過程之中，可以迅速的尋找出來。在運用信息科學技術(shù)的基礎(chǔ)上，可以將檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案信息資源管理升華到信息化管理：在檔案管理的資源管理過程之中，使用互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)手段，可以有效的提升檔案管理的信息系統(tǒng)的管理效率，與此同時，在進行數(shù)據(jù)資源的采購過程之中，可以獲取到最新的數(shù)據(jù)資源，其性價比相對較高。

2 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題

2.1 檢索方式單一和落時，需要到檔案管理電腦和現(xiàn)場檢索

截至目前為止，我國的檔案管理在進行內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息整合的過程之中，都還在使用著相對比較原始的數(shù)字整合方式。在這樣的背景下，所進行的信息系統(tǒng)整合過程缺乏有機的操作和整理，在這個過程之中，也難以將的檔案管理之中的數(shù)值資源結(jié)構(gòu)信息進行有效的統(tǒng)一，為檔案管理的學生提供有效的查詢和閱讀路徑。從檔案管理所提供的信息系統(tǒng)的類型來看，所提供的信息系統(tǒng)信息都不是動態(tài)更新的，涉及到的實時性的信息系統(tǒng)相對較少，沒有充分的發(fā)揮出信息系統(tǒng)的動態(tài)化優(yōu)勢。與此同時，在進行數(shù)字化資源整理的過程之中，也沒有涉及到各種各樣的個性化閱讀服務(wù)，這就給檔案管理的查閱者帶來了很多的麻煩。除此之外，目前，我國的檔案管理的整合系統(tǒng)各異，系統(tǒng)間沒有統(tǒng)一的整合標準，直接影響著未來的資源共享，也背離了信息系統(tǒng)整合的目的。

2.2 檔案查詢過程相對繁瑣

目前檔案管理在引進大量的檔案信息后，忽視了對檔案信息系統(tǒng)的宣傳普及工作，在這樣的背景下，雖然我國的檔案管理引進了先進的信息系統(tǒng)技術(shù)，但是，由于沒有很好地在的檔案管理的查閱者之中普及開數(shù)字化資源的檔案管理信息，這就導致難以有效的發(fā)揮出檔案管理在信息系統(tǒng)上的優(yōu)勢，難以有效的利用這些信息系統(tǒng)。尤其是目前檔案管理的借閱和歸還流程繁瑣，使用人工辦卡和登記，這就給查閱者帶來了很多的麻煩。

2.3 檔案資源多且雜

在新的時代背景下，國家更加重視精神文明建設(shè)，因此加大了對檔案管理的投資力度，使得檔案管理的資源不斷增多。同時，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，當代檔案管理已經(jīng)基本建成了數(shù)字化檔案管理，并且在不同部門之間逐步實現(xiàn)了檔案資源共享。這就更進一步擴大了檔案管理的資源數(shù)量，導致查閱者在進入檔案管理后容易產(chǎn)生選擇性恐懼癥，面對大量的檔案信息難以做出良好的選擇。同時，在大量的資源面前，查閱者也很難根據(jù)自己的真實需要進行選擇，通常會在面對多種選擇時做出無奈的選擇，最終導致其他資源被浪費。

2.4 檔案信息更新快

另一方面，在網(wǎng)絡(luò)信息時代的背景下，當代檔案管理已經(jīng)能夠充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進行資源的收集和整理。同時，在新的時代背景下，社會各個領(lǐng)域也得到快速的發(fā)展，導致各個領(lǐng)域的和研究得到快速的更新。在這種背景下，大部分查閱者并不能掌握前沿的信息，無法切實把握各個領(lǐng)域最前沿的動態(tài)。因此，大部分查閱者沒有相應(yīng)的意識去挑選最前沿的資源，也不知道如何選擇最適合自己的資源。總的來說，當前檔案管理資源利用率較低的原因主要有兩個。一方面，檔案管理的資源得到極大的增加，而查閱者的數(shù)量卻在相應(yīng)減少，導致大部分資源無人問津，造成資源浪費的現(xiàn)象發(fā)生。另一方面，查閱者難以在大量的資源中做出最好選擇，也無法正確把握各個領(lǐng)域的前沿動態(tài)，無法做出更好的選擇。因此，要提高檔案管理資源的利用率，也就是要解決上述兩個問題，使查閱者能夠閱讀更高質(zhì)量的資源，并且能夠選擇更適合自己的資源。

3 針對檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)存在問題的解決措施

3.1 Internet網(wǎng)絡(luò)檢索的應(yīng)用

隨著信息科學技術(shù)的進一步發(fā)展，為了有效的解決檔案管理檢索方式單一的問題，可以充分的利用計算機的信息檢索能力，提升信息檢索的檢索速度，幫助查閱者在進行借閱檔案信息的過程之中，快速的尋找到自己所需要的內(nèi)容。具體的來說，就是在進行檔案管理的過程中，引進Internet網(wǎng)絡(luò)檢索技術(shù)，提升檔案管理數(shù)目的檢索能力，為查閱者提供方便。

3.2 自助辦理檔案查閱業(yè)務(wù)

在進行檔案管理的過程之中，為了有效的幫助查閱者縮減借閱檔案信息的時間，也為了更有效地幫助查閱者快速的進入檔案管理進行檔案信息借閱，可以讓查閱者使用二代身份證，免押金，過期自動提醒，方便快捷。通過這樣的方式，可以幫助更多的人查詢檔案，也可以方便檔案管理對查閱者進行管理，降低檔案管理的管理成本。

3.3 提升檔案信息資源共享范圍

在信息化時代，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，各個檔案管理實現(xiàn)通借通還，一方面實現(xiàn)資源共享，一方面方便人員。在這樣的背景下，可以充分的利用好互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)信息共享的優(yōu)勢，有效的保證了檔案管理的信息資源的最大開發(fā)利用。

3.4 數(shù)字檔案管理的開發(fā)

檔案信息掃描后，通過Internet，App等傳播，適用人們的閱讀習慣。在這個過程之中，檔案管理應(yīng)改變傳統(tǒng)的思維模式，變被動為主動，對信息系統(tǒng)積極地開展輿論宣傳，建立特色數(shù)據(jù)庫來吸引查閱者。具體可采用以下方法：一是新購置的電子資源，可在檔案管理主頁上及時進行通報，對全體查閱者進行告知；二是各個數(shù)據(jù)商聯(lián)合，在現(xiàn)場開展數(shù)據(jù)推廣活動。可通過現(xiàn)場互動，檢索競賽和知識問答等形式，調(diào)動查閱者的興趣，提升對信息系統(tǒng)的關(guān)注度；三是向查閱者發(fā)放檔案管理信息系統(tǒng)的具體內(nèi)容簡介，并隨時發(fā)布關(guān)于信息系統(tǒng)的最新動態(tài)，加強和查閱者之間的交流和互動。

4 總結(jié)

總的來說，提高檔案管理的信息化建設(shè)程度，不但能夠促進檔案管理的進一步發(fā)展與建設(shè)，同時也能夠為查閱者提供更高質(zhì)量的服務(wù)和更好的閱讀體驗。因此，檔案管理必須要切實掌握檔案管理信息化建設(shè)程度較低的主要原因，通過分析得出相應(yīng)的解決對策，并在實踐中進行檢驗。同時，相關(guān)管理者需要在實踐過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題、思考問題、解決問題，進一步完善相應(yīng)的對策，切實提高檔案管理的信息化建設(shè)程度，推動檔案管理的發(fā)展與建設(shè)，達到提高群眾科學文化素質(zhì)、加強精神文明建設(shè)的終極目的。

參考文獻

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