淺析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策

摘 要：醫(yī)院檔案存在的問題，影響著工作的開展和醫(yī)院發(fā)展建設(shè)，要改變現(xiàn)狀，必須職能明確，健全機(jī)制，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；資金；人才培養(yǎng)；現(xiàn)代化管理

醫(yī)院檔案是一個(gè)醫(yī)院發(fā)展史的真實(shí)記錄和反映，是醫(yī)院的巨大寶貴財(cái)富。隨著人們對檔案重視程度的不斷提高，醫(yī)院檔案工作也逐漸成為醫(yī)院日常工作的重要內(nèi)容之一。而檔案管理水平的高低，直接影響到醫(yī)院檔案工作的開展和醫(yī)院自身的發(fā)展建設(shè)。因此，提高醫(yī)院的檔案管理水平勢在必行。下面，筆者就當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及對策作簡要的探討。

1 醫(yī)院檔案管理存在的問題

隨著醫(yī)療改革的不斷深化，醫(yī)院檔案工作有了更高層次的要求和挑戰(zhàn)，對檔案管理人員也提出了新的標(biāo)準(zhǔn)和要求。目前來看，雖然多數(shù)醫(yī)院都在緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，較大程度上提高了檔案管理水平，但其狀況及水準(zhǔn)仍不能完全適應(yīng)新醫(yī)改形勢下工作的需要，檔案管理工作仍然存在很多問題。具體來說，主要有以下幾個(gè)方面。

1.1 投入不足，硬件設(shè)施落后

筆者通過走訪發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作仍未被許多醫(yī)院放到應(yīng)有的高度，“重醫(yī)療服務(wù)，輕檔案管理”的思想普遍存在，這就導(dǎo)致檔案管理資金投入嚴(yán)重不足。檔案室、檔案櫥、檔案盒等基本檔案設(shè)施尚未統(tǒng)一；相應(yīng)的庫房和監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施尚不健全；配套的檔案掃描系統(tǒng)等現(xiàn)代化設(shè)備尚未使用。這嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.2 檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低

一般來說，高尚的職業(yè)道德、扎實(shí)的專業(yè)知識、過硬的業(yè)務(wù)技能是一名檔案管理人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)。但是，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員中，能完全具備以上基本素質(zhì)的并不多，且專兼職管理人員比例不合理，兼職人員過多，專職人員不足，整體呈現(xiàn)出“水平偏低，人員混亂”的態(tài)勢。有一些檔案工作人員在職業(yè)操守上，道德意識淡薄、工作責(zé)任感不強(qiáng)；在工作理念上，僵化保守，缺乏開拓創(chuàng)新精神；在業(yè)務(wù)上，專業(yè)知識欠缺、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。在服務(wù)上，服務(wù)意識較差，對待利用者缺乏耐心和熱情。

1.3 職能不明確，管理格局混亂

目前，各級醫(yī)院的人事、行政等方面的管理制度都較為健全，但檔案管理方面的制度幾乎沒有。在醫(yī)院管理考核中，也并未把檔案管理納入考核中。這極易造成檔案管理職能不明確，管理格局混亂等后果。比如，有些較為偏遠(yuǎn)的縣級單位甚至還沒有成立綜合的檔案管理室。而又有相當(dāng)一部分單位雖然建立了綜合的檔案室，但并沒有在實(shí)際的檔案管理工作中，將各種門類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一，而是分室保存，分類管理，從而形成“多部門管理檔案”的混亂格局。這些現(xiàn)象都在很大程度上限制了綜合檔案室信息服務(wù)中心作用的發(fā)揮，影響了醫(yī)院檔案工作的正常開展。

2 提高醫(yī)院檔案管理水平的策略

2.1 加強(qiáng)硬件建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

與時(shí)俱進(jìn)的硬件建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的必要條件。各級醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)拋掉“重醫(yī)療服務(wù)，輕檔案管理”的錯(cuò)誤思想，充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義，加大資金投入，從以下兩個(gè)方面加強(qiáng)硬件建設(shè)：首先，加大檔案的保管設(shè)施投入，如配備專門的檔案櫥、檔案盒等基本檔案設(shè)施和必要的安全保管設(shè)施；其次，更為緊迫的是要加大檔案的現(xiàn)代化設(shè)施投入，如配備整套的檔案掃描系統(tǒng)，改變以往單純由人工錄入資料的落后方式，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

2.2 加大培養(yǎng)力度，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案工作的發(fā)展在很大程度上依賴于檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。打造一支能力強(qiáng)、素質(zhì)高的檔案管理隊(duì)伍，是新醫(yī)改形勢下的必然要求。

對各級醫(yī)院來說，當(dāng)務(wù)之急是要改變認(rèn)識，把檔案工作人員納入單位的人才培養(yǎng)計(jì)劃之中，通過進(jìn)修學(xué)校、繼續(xù)教育和專業(yè)培養(yǎng)等多種方式來提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。對檔案管理者個(gè)人來說，要增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識，充分利用各種機(jī)會來提升自身的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能；要樹立良好的職業(yè)道德，認(rèn)真履行職責(zé)，遵守職業(yè)紀(jì)律；要增強(qiáng)服務(wù)意識，把利用者的需要放在第一位，對每一位利用者都能做到熱情服務(wù)，耐心解答；要打破僵化保守，不斷解放思想，開拓創(chuàng)新，用創(chuàng)新的思維研究探索工作中出現(xiàn)的新情況、新問題。

2.3 明確職能職責(zé)，健全檔案管理制度

職能職責(zé)不清，管理制度不健全是醫(yī)院檔案管理水平低下的一個(gè)重要原因。因此，醫(yī)院應(yīng)從整體上重新把控，把檔案管理的職能職責(zé)進(jìn)行進(jìn)一步地明確，建立符合自身特點(diǎn)的管理制度。

具體來說，要從以下幾方面著手工作：一是，成立以醫(yī)院負(fù)責(zé)人為組長、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確領(lǐng)導(dǎo)小組的管理職能，使其真正發(fā)揮作用；二是，將檔案管理工作納入醫(yī)院考核體系之內(nèi)，使檔案管理直接與科室工作業(yè)績考核掛鉤，明確每個(gè)科室的檔案管理職責(zé)；三是，完善檔案管理制度，以《檔案法》、《醫(yī)藥檔案管理辦法》等法律法規(guī)為導(dǎo)向，逐步建立適合單位自身發(fā)展的歸檔、保管、保密、銷毀等各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作都有法可依、有章可循；四是，充分發(fā)揮綜合檔案室信息服務(wù)中心的作用，將醫(yī)院各個(gè)門類的檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一管理，加強(qiáng)部門之間的溝通協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全員共享。

3 總結(jié)

總之，各級醫(yī)院應(yīng)把檔案管理作為一項(xiàng)重要工作，從資金、人才、制度等多方面入手，全面提高檔案管理水平，使其更好地服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)和科研工作。

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作者簡介

王麗麗（1979-）女，山東臨沂，臨沂市人民醫(yī)院。