論電力企業(yè)文書檔案立卷歸檔的創(chuàng)新與優(yōu)化

續(xù)暉

摘 要：隨著信息社會的不斷發(fā)展，企業(yè)也越來越重視文書檔案立卷歸檔管理。電力企業(yè)掌握大量數(shù)據(jù)資料和信息，相關(guān)部門應(yīng)該充分認識到新時期文書檔案立卷歸檔的新要求，采取措施推進電力企業(yè)的信息化建設(shè)及發(fā)展。本文便對電力企業(yè)文書檔案立卷歸檔的創(chuàng)新與優(yōu)化措施進行了探討。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；文書檔案；立卷歸檔；創(chuàng)新優(yōu)化

在信息化社會中，電力企業(yè)為提高內(nèi)部現(xiàn)代化信息建設(shè)，其對于文書檔案立卷歸檔工作的重視逐步提高。電力企業(yè)在進行文書檔案的立卷歸檔時，要區(qū)別不同檔案的價值，保持文件原貌和相互之間的聯(lián)系，按照規(guī)范的格式統(tǒng)一保管。隨著社會信息化程度的不斷加深和企業(yè)信息化建設(shè)內(nèi)涵的持續(xù)豐富，電力企業(yè)對其文書檔案的立卷歸檔提出了新的要求。因此，電力企業(yè)要采取科學(xué)合理的措施對立卷歸檔工作進行創(chuàng)新與優(yōu)化，進一步健全企業(yè)文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。

1 加強立卷歸檔管理隊伍的素質(zhì)建設(shè)

電力企業(yè)要認真開展崗前培訓(xùn)和在崗繼續(xù)學(xué)習(xí)工作，定期組織員工學(xué)習(xí)文書檔案管理的制度規(guī)定、業(yè)務(wù)知識及技能，確保文書檔案管理人員全面掌握檔案管理要求、熟練應(yīng)用電力企業(yè)檔案管理信息平臺系統(tǒng)。此外，文書檔案管理人員要樹立的責(zé)任意識、風(fēng)險意識和創(chuàng)新意識，充分認識到企業(yè)信息管理的重要性，在日常管理工作中做到防患于未然，與時俱進，了解最新的文書檔案管理知識，不斷創(chuàng)新管理流程，提高立卷歸檔工作的整體水平和效率。

2 健全文書檔案立卷歸檔管理機制

電力企業(yè)應(yīng)該制定嚴格的文書檔案立卷歸檔管理制度，對文書檔案立卷歸檔全過程中，各級業(yè)務(wù)崗位的目標要求、職責(zé)任務(wù)、工作程序、工作標準等作出具體明確的規(guī)定，形成“目標清晰、職責(zé)明確、流程嚴謹”的工作機制。企業(yè)應(yīng)對檔案管理職責(zé)、歸檔要求及標準進行書面制度制約，按期完成企業(yè)科技、會計、實物、電力營銷、工程建設(shè)等各類檔案的收集、整理、保管、審核及開發(fā)利用工作，使企業(yè)各類文書檔案得到充分利用和安全保護，充分發(fā)揮其應(yīng)有的經(jīng)濟價值與社會價值。此外，要建立員工績效考核制度和獎懲制度，對員工的工作進行全面評估，深入剖析問題，督促員工發(fā)揚工作優(yōu)勢，及時彌補不足。

3 嚴格執(zhí)行文書檔案立卷歸檔的規(guī)范要求

電力企業(yè)文書檔案管理人員要嚴格按照立卷歸檔的規(guī)范要求開展工作。立卷工作應(yīng)平時就注意各項文件資料的搜集和分類整理，性質(zhì)、內(nèi)容、保存年限等方面不同的文件應(yīng)該分別整理，每份卷案應(yīng)注明標題、內(nèi)容、編碼，立卷時要保持文件的原貌和文件之間的有機聯(lián)系，保證文書檔案的完整性和有效性。需要歸檔的文書檔案必須存放在相關(guān)部門的專門存放地點，為保證案卷質(zhì)量，所有文書檔案必須使用統(tǒng)一的格式，全部案卷整理完畢后，移交檔案室，管理人員要進行清點確認，保存過程中要嚴格防止受潮、失火、損壞等問題的發(fā)生，完善檔案的借閱和復(fù)制管理。以此來確保企業(yè)文書檔案的完整和有效。

4 改進立卷歸檔工作流程

合理規(guī)范的立卷歸檔流程有利于保證檔案的完整性和檔案保存的有序性，提高檔案管理及利用的效率。電力企業(yè)要重視文書檔案管理工作流程的創(chuàng)新與優(yōu)化，調(diào)整文書檔案管理過程中的目標任務(wù)、人員配置和工作標準，取消不必要的多余環(huán)節(jié)，適當(dāng)合并重復(fù)、相似的程序，完善特別重要的步驟，增加缺失的流程。將工作流程中的各項工作職責(zé)落實到個人，督促管理人員完善自我工作，提高各環(huán)節(jié)的連續(xù)性和高效性。

5 加強數(shù)字化文書檔案建設(shè)

當(dāng)今社會網(wǎng)絡(luò)化程度不斷加深，企業(yè)文書檔案的管理不應(yīng)該只局限于書面資料。電力企業(yè)要重視企業(yè)文書檔案立卷歸檔工作的網(wǎng)絡(luò)化管理，不斷加強數(shù)字化文書檔案的建設(shè)。立卷歸檔人員不能忽視各類電子文件的錄入、收集和整理，并將檔案信息保存至閃存卡、光盤、移動硬盤等存儲設(shè)備中。企業(yè)要大力引進專業(yè)性能較高的檔案管理設(shè)備，定期對計算機及其系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全隱患，一旦發(fā)現(xiàn)計算機故障、檔案系統(tǒng)漏洞或木馬病毒等問題，要及時修復(fù)、殺毒和更新，有效保證系統(tǒng)的正常運行，從而確保電子檔案的有效利用和安全儲存。電力企業(yè)文書檔案立卷歸檔數(shù)字化管理的實現(xiàn)，有利于推動企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展。

6 結(jié)束語

綜上所述，為了進一步適應(yīng)信息化社會的發(fā)展需求，電力企業(yè)要與時俱進、積極采取有效措施對企業(yè)文書檔案的立卷歸檔工作進行創(chuàng)新與優(yōu)化，全面提高管理水平和效率，使企業(yè)文書檔案得到充分利用和安全保存，促進企業(yè)的現(xiàn)代化信息建設(shè)進程。

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