工程資料整理歸檔的基本要求及存在問題的解決方法

孟麗俊

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，工程技術(shù)得到了更為廣泛的應(yīng)用，尤其是在建筑行業(yè)、市政工程等方面應(yīng)用的更為普遍。而工程資料整理歸檔作為施工企業(yè)做好工程技術(shù)管理工作的重要組成部分，必須引起重視。本文主要分析了建筑施工企業(yè)工程資料整理歸檔的基本要求，探討了目前在工程資料整理歸檔方面存在的問題，并提出了幾點建設(shè)性的意見。

關(guān)鍵詞：工程資料；整理歸檔；基本要求；問題；方法

工程資料的收集、整理和歸檔工作是工程施工管理工作中的重要組成部分。良好的工程資料能夠為單位的各項基本工作提供堅實的基礎(chǔ)，對施工過程和管理流程進(jìn)行有效控制，優(yōu)化資源配置，確保工程質(zhì)量，以便于順利竣工驗收。工程資料是與工程的施工過程同步形成的，在很大程度上反映的是工程項目實體，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，對于工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工程施工細(xì)節(jié)等都有詳細(xì)的記載，是工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗收的重要依據(jù)。因此，工程資料的整理歸檔工作對于提高工程質(zhì)量、加強對工程的監(jiān)督以及竣工驗收等都具有十分重要的意義。

1 工程資料整理歸檔的基本要求

①真實性。要求工程資料必須要真實反映工程建設(shè)的情況。②準(zhǔn)確性。要求工程資料必須填寫準(zhǔn)確，評語準(zhǔn)確、無誤。③及時性。要求工程資料必須要與工程施工同步。④完整性。要求工程資料不得有缺項和漏項。

2 工程資料的重要性

2.1 工程資料是竣工文件的重要組成部分 隨著高性能混凝土的普遍使用，預(yù)計建筑工程使用年限大都為100 年，但是施工單位在工程竣工驗收、交付使用后，一般只在前兩年負(fù)責(zé)維修，由于施工不當(dāng)導(dǎo)致的工程質(zhì)量問題往往在多年以后才顯現(xiàn)出來，需要進(jìn)行維修和整改，但是由于施工單位人員流動性大，導(dǎo)致難以進(jìn)行工程修復(fù)工作。因此，為了延長工程使用壽命，保證維修質(zhì)量，確保工程使用人員的安全，維修人員必須通過查閱該工程的相關(guān)日志、檢查記錄等資料檔案，以便采取有效的補救措施，提高工程維修質(zhì)量，從而保證工程的使用壽命。由此可見，只有規(guī)范了工程資料的整理歸檔流程，使工程資料保持完整性和準(zhǔn)確性，才能為有效解決工程的后期問題提供資料支持。

2.2 工程資料是反映工程質(zhì)量的有力證明 工程資料是對工程施工的各個環(huán)節(jié)、各項材料等的真實記錄，是對整個工程實際情況的客觀、真實地反映，包括施工過程中使用的工程材料的質(zhì)量、相關(guān)材料及工程質(zhì)量的評定資料等，為工程施工過程中控制和提高工程施工質(zhì)量提供了客觀、真實的依據(jù)，可以幫助施工人員及時發(fā)現(xiàn)錯誤并積極改進(jìn)，促進(jìn)工程質(zhì)量得到有效提高。

3 現(xiàn)階段工程資料整理歸檔存在的問題

3.1 重視力度不夠 我國的《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》等法規(guī)條例，對工程資料的整理歸檔都做出了相關(guān)說明和規(guī)定。但是，由于部分施工單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案資料的整理歸檔工作不夠重視，相關(guān)工作人員也缺乏管理意識，再加上相關(guān)部門監(jiān)管力度不夠，導(dǎo)致在工程竣工之后，工程檔案資料不夠完整，不僅延誤了建筑工程檔案的遞交，也無法很好的反映建筑工程的施工質(zhì)量。

3.2 缺乏科學(xué)的工程資料保存機制 目前，很多施工單位在整個建設(shè)工程結(jié)束之后，對于相關(guān)資料文件的收集整理不夠重視，對于竣工后的工程文件資料沒有按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行規(guī)范的裝訂和管理，缺乏科學(xué)的工程資料保存機制，極易造成工程資料的混亂和丟失。工程資料保存機制不健全，使得資料的整理歸檔工作并不能為工程資料的完整性和準(zhǔn)確性提供保障，甚至給單位造成經(jīng)濟(jì)損失。

4 工程資料整理歸檔問題的解決辦法

4.1 提高對工程資料整理歸檔的重要性認(rèn)識 為了提高施工單位對工程資料整理歸檔的重視，提高相關(guān)工作人員的工程資料管理意識是關(guān)鍵。首先，要切實加強工程資料整理歸檔的有關(guān)規(guī)章制度建設(shè)，并通過開展不同形式的宣傳教育活動，來提高人們的工程資料管理意識，學(xué)習(xí)相關(guān)方面的專業(yè)知識，使其充分認(rèn)識到工程檔案資料管理的意義與價值，并按照相關(guān)制度規(guī)定逐步規(guī)范自身的行為，不斷提高建筑工程管理人員的檔案資料管理意識。最終使得檔案資料整理歸檔工作能夠順利進(jìn)行，為提高工程的質(zhì)量，提升企業(yè)形象打下堅實的基礎(chǔ)。

4.2 注重對工程施工資料和物資試驗相關(guān)資料的整理 施工的過程也是工程資料形成的過程，因此，單位要根據(jù)工程開展的進(jìn)度和環(huán)節(jié)進(jìn)行資料的整理。首先，施工過程中要根據(jù)施工和報檢資料的順序進(jìn)行工程資料的積累和分類存放，一直到整個工程竣工驗收；其次，還要對施工過程中使用的水泥、鋼筋等原材料的試驗數(shù)據(jù)資料進(jìn)行收集整理，并按施工時間順序和試驗類別分類存放，保證工程資料的真實性；然后，還要對竣工圖表、會議記錄、相關(guān)影像資料等進(jìn)行整理，保證工程資料的完整性和多樣性。

4.3 規(guī)范資料的收集過程，保證工程資料的完整性和真實性 為了確保工程資料的完整， 工程資料表格的填寫、收集和整理必須按工程資料管理的目錄來進(jìn)行，對于遺漏、破損的工程資料文件需要補齊，并確保后補資料的真實性，這樣才能有效保證工程資料不丟項， 并且與工程質(zhì)量實際情況相符，只有保證工程資料的完整性和真實性，才能方便對工程質(zhì)量的控制，也為后期的質(zhì)量監(jiān)督檢查工作提供可靠的依據(jù)。

4.4 加強對工程資料整理人員的培訓(xùn) 目前，由于單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，相關(guān)的管理制度還不夠完善，沒有規(guī)范的、完整的資料整理手冊，標(biāo)準(zhǔn)也很難統(tǒng)一，導(dǎo)致工程資料整理歸檔工作難以科學(xué)高效的進(jìn)行。因此，單位可以組織一批資深的老資料員在單位內(nèi)開展資料整理培訓(xùn)講座，或者舉辦新老資料員交流會，幫助新手解決工程資料整理歸檔過程中遇到的實際問題，從而提高工作效率。

4.5 要嚴(yán)格把關(guān)竣工驗收資料的收集整理歸檔過程 在工程竣工驗收階段，工程項目管理監(jiān)督部門要嚴(yán)格把好審查驗收關(guān)，對各承包商單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告要進(jìn)行認(rèn)真審查，著重檢查隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程變更設(shè)計的落實情況，認(rèn)真審查工程資料是否完整，簽證是否完備，組卷排列是否合理等。確?？⒐n案的真實性和準(zhǔn)確性，使其竣工檔案資料在工程項目合同決算時，真正發(fā)揮憑證作用，達(dá)到收集整理檔案的目的。

5 結(jié)語

現(xiàn)階段我國施工企業(yè)在工程資料整理歸檔方面還存在一些問題，企業(yè)必須充分認(rèn)識到工程資料的重要性，并采取積極有效的措施，加強對工程資料的整理歸檔工作，規(guī)范資料收集整理的流程，并建立健全相關(guān)管理制度，加強監(jiān)督，最終提高工程資料整理歸檔的有效性，為提高施工企業(yè)工程質(zhì)量提供輔助作用。