高校辦公室職能管理藝術(shù)初探

朱偉 牛忠國 吳志發(fā)

作為高校綜合管理部門的辦公室，在高校發(fā)展中起著舉足輕重的地位。但是，目前高校辦公室工作中依然還存在著很多問題和矛盾。如何把握好問題關(guān)鍵、解決矛盾以及加強(qiáng)辦公室職能管理建設(shè)是目前高校辦公室所面臨的問題。

一、高校辦公室的基本職能

（一）綜合職能

在基本職能中，綜合職能是首要的職能。高校辦公室在高校管理系統(tǒng)中處于樞紐的地位，是高校管理機(jī)制中最重要的一個(gè)部分。因此，辦公室的各個(gè)方面的多種職能決定了其職能的綜合性。

（二）協(xié)調(diào)職能

辦公室作為高校管理系統(tǒng)中的中樞，需要經(jīng)常協(xié)調(diào)各級各部門之間的關(guān)系。因此，有大部分時(shí)間，辦公室的工作都是在協(xié)調(diào)工作，如會(huì)議協(xié)調(diào)、文件協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)協(xié)調(diào)、高校政策決定落實(shí)的協(xié)調(diào)等等。

（三）參謀職能

高校辦公室的另一個(gè)重要的職能是參謀職能，為校領(lǐng)導(dǎo)管理層制定決策提供服務(wù)，起到智囊團(tuán)的作用。因此，高校辦公室的人員需要具備超前思考、全面思考的素質(zhì)，積極搜集信息資料，學(xué)習(xí)上級文件精神，在參考學(xué)校實(shí)際情況的基礎(chǔ)之上提出預(yù)案以輔助領(lǐng)導(dǎo)作出決策。

（四）服務(wù)職能

服務(wù)職能也是辦公室主要工作內(nèi)容之一，具體服務(wù)內(nèi)容有文件收發(fā)、會(huì)議組織安排、校內(nèi)外工作聯(lián)系、公關(guān)接待、校內(nèi)外車輛管理、信訪工作等。面對這些任務(wù)繁雜的服務(wù)工作，辦公室人員要時(shí)刻保持清醒的頭腦，分清主次，從院系的大局出發(fā)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)的工作要求，力爭使服務(wù)全方位、立體化。

（五）監(jiān)督職能

監(jiān)督職能就是協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校各個(gè)部門對學(xué)校決策完成情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。辦公室的監(jiān)督職能的工作內(nèi)容具體來說有以下幾種：上級重要文件落實(shí)情況、領(lǐng)導(dǎo)布置的重點(diǎn)工作、重要會(huì)議中作出的決策落實(shí)情況等。在執(zhí)行監(jiān)督職能的過程中，辦公室要掌控好工作進(jìn)度，監(jiān)督各級部門工作落實(shí)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并匯報(bào)處理，全面收集信息，將問題及時(shí)反映給領(lǐng)導(dǎo)，以便作出工作調(diào)整。

二、充分發(fā)揮高校辦公室職能作用的有效途徑

（一）提高辦公室隊(duì)伍建設(shè)

高校辦公室工作效率和質(zhì)量的高低受工作人員的素質(zhì)影響。為此，應(yīng)該加強(qiáng)辦公室工作人員隊(duì)伍建設(shè)。具體來說辦公室工作人員應(yīng)該具備以下素質(zhì)：（1）思想道德修養(yǎng)，辦公室是政治性很強(qiáng)的地方。因此，辦公室的員工應(yīng)該注重加強(qiáng)自身思想政治教育，強(qiáng)化政治覺悟，在行動(dòng)上與黨保持一致性，自覺擁護(hù)黨的方針政策。（2）科學(xué)文化素養(yǎng)，高校作為科研和教學(xué)的環(huán)境，如果辦公室工作人員沒有較高的科學(xué)文化素質(zhì)，很難有能力勝任高層次、高質(zhì)量的服務(wù)。（3）業(yè)務(wù)素質(zhì)，由于高校辦公室具有很強(qiáng)的綜合性，其涉及面很廣，因此，辦公室工作人員在掌握基本的工作所需知識外，還應(yīng)該拓展政治、文學(xué)、歷史等方面的內(nèi)容，勤于思考，善于總結(jié)以應(yīng)對復(fù)雜的工作內(nèi)容。

（二）管理工作制度化、科學(xué)化

制度化是指建立有效可行的規(guī)章制度，將辦事流程、工作行為等條例化，規(guī)范行為準(zhǔn)則，使辦事時(shí)有章可循，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理辦公室。目前辦公室的規(guī)章制度中需要健全的是：（1）崗位責(zé)任制，使每個(gè)崗位都擁有一定的責(zé)任和權(quán)力，量化考核，堅(jiān)持以事定崗，依據(jù)崗位需求選定負(fù)責(zé)人，提高辦事效率。（2）接待制度，辦公室對外是學(xué)校的“窗口”，因此，應(yīng)該增強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識，對外接待工作中做到禮貌熱情，同時(shí)還要嚴(yán)格執(zhí)行接待規(guī)格和接待費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)。

（三）建設(shè)辦公室信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，辦公自動(dòng)化逐漸進(jìn)入辦公室領(lǐng)域。在高校辦公室中實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化需要在兩方面著手，首先是購置和更新辦公設(shè)備，推進(jìn)無紙化辦公，通過科學(xué)化、現(xiàn)代化的手段提高工作效率和質(zhì)量，避免時(shí)間、精力以及資源上浪費(fèi)。其次，要利用好校園網(wǎng)絡(luò)，建立完善的辦公室網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公信息化和自動(dòng)化。

（四）營造良好的工作環(huán)境

良好的和諧的辦公環(huán)境能夠提高工作人員的積極性，實(shí)施人性化管理能為辦公室工作人員緩解工作壓力，從而提高工作效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 朱琦環(huán).試析新時(shí)期高校辦公室建設(shè)[J].齊齊哈爾大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2001（11）：134-136.

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