淺析信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理

王海波　陳正華　解志明　馬瑤

摘 要：文章介紹了中原設(shè)計(jì)公司《綜合管理信息系統(tǒng)》建設(shè)成果和信息系統(tǒng)項(xiàng)目失敗率高的現(xiàn)狀，歸納了信息系統(tǒng)項(xiàng)目成功建設(shè)需要考慮的因素，重點(diǎn)就項(xiàng)目建設(shè)的指導(dǎo)原則，項(xiàng)目組織、信息部門和業(yè)務(wù)部門在信息系統(tǒng)項(xiàng)目中的職責(zé)分工等項(xiàng)目管理進(jìn)行了論述，提出了契合企業(yè)自身特點(diǎn)的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理模式。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng) 關(guān)聯(lián)因素 組織管理 管理模式

中圖分類號(hào)：G473 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2015）11（a）-0017-02

中原設(shè)計(jì)公司《綜合管理信息系統(tǒng)》涉及圖檔管理、設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理、科研項(xiàng)目管理、人力資源管理、知識(shí)管理和綜合辦公管理等6個(gè)完整業(yè)務(wù)模塊和部分經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)，以及與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目質(zhì)量體系、電子簽名、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)警示、任務(wù)消息提醒機(jī)制等功能，并打通了與內(nèi)部即時(shí)消息系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)等已投用系統(tǒng)的集成，是公司成立35年來實(shí)施的規(guī)模最大的信息系統(tǒng)項(xiàng)目。項(xiàng)目從2013年5月啟動(dòng)，分模塊實(shí)施投用，2015年7月系統(tǒng)全部完成，所涉業(yè)務(wù)全部上線。

截至11月底，主要上線業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有：上線設(shè)計(jì)項(xiàng)目1 358項(xiàng)、科研項(xiàng)目45項(xiàng)、歸檔電子圖24 007.285（折合A1圖）、出差流程2 168項(xiàng)、請(qǐng)休假流程814項(xiàng)、用車預(yù)約流程1 820項(xiàng)、考勤記錄289 100條、外送培訓(xùn)流程212項(xiàng)、內(nèi)部培訓(xùn)39項(xiàng)、內(nèi)部調(diào)動(dòng)（借調(diào)）審批流程17個(gè)、出國(guó)申請(qǐng)流程23項(xiàng)、工作交接流程13項(xiàng)、內(nèi)部信息發(fā)布226項(xiàng)、會(huì)議申請(qǐng)流程266項(xiàng)、項(xiàng)目出版加班申請(qǐng)流程77項(xiàng)、信息技術(shù)服務(wù)申請(qǐng)流程312項(xiàng)，登記獲獎(jiǎng)成果837項(xiàng)、專利著作15項(xiàng)、論文論著197項(xiàng)、公司及個(gè)人榮譽(yù)308項(xiàng)、用章申請(qǐng)流程678項(xiàng)、標(biāo)準(zhǔn)審查項(xiàng)目17項(xiàng)、市場(chǎng)準(zhǔn)入86項(xiàng)、擬招投標(biāo)審批流程11項(xiàng)、擬談判項(xiàng)目審批流程48項(xiàng)、發(fā)票開具申請(qǐng)流程78項(xiàng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范891條。同時(shí)，通過各類數(shù)據(jù)的綜合分析和數(shù)據(jù)挖掘，共形成知識(shí)庫12個(gè)。

1 信息系統(tǒng)項(xiàng)目的關(guān)聯(lián)因素

1.1 信息系統(tǒng)項(xiàng)目更難成功管理

即使信息技術(shù)發(fā)展到了幾乎無所不能的今天，眾多研究分析表明，信息系統(tǒng)項(xiàng)目仍然比其他項(xiàng)目的失敗率高得多。大口徑長(zhǎng)輸管道穿越江河山川的隧道通常都能按時(shí)在預(yù)算內(nèi)貫通，而且通常不會(huì)坍塌，但企業(yè)大型信息系統(tǒng)項(xiàng)目幾乎從來不會(huì)按時(shí)或者在預(yù)算內(nèi)完成。業(yè)內(nèi)較為一致的認(rèn)識(shí)是，大約60%的信息系統(tǒng)項(xiàng)目會(huì)走向失敗：其中的1/4會(huì)被中途腰斬，3/4則會(huì)延期、超支、無法達(dá)到預(yù)期目標(biāo)、或者短時(shí)間使用之后被棄用。

1.2 信息系統(tǒng)項(xiàng)目成功管理的關(guān)聯(lián)因素

立項(xiàng)階段需要考慮的因素：企業(yè)戰(zhàn)略、體制機(jī)制、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)管控模式、工作模式、業(yè)務(wù)流程、管理的規(guī)范化精細(xì)化程度，決策層的決心、業(yè)務(wù)部門對(duì)信息化認(rèn)識(shí)。執(zhí)行前期需要考慮的因素：項(xiàng)目組織是否得到充分授權(quán)并制度化，項(xiàng)目資源保障是否到位，業(yè)務(wù)需求邊界是否明確，流程是否優(yōu)化，開發(fā)平臺(tái)是否主流成熟，信息技術(shù)架構(gòu)的設(shè)計(jì)是否具備開放性、靈活性。執(zhí)行過程中需要管控的因素：溝通協(xié)調(diào)，需求變更與妥協(xié)性管控，業(yè)務(wù)職能調(diào)整，試運(yùn)行期管控，培訓(xùn)等技術(shù)支持。

2 信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)指導(dǎo)原則

清晰的信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)原則和目標(biāo)是確保信息系統(tǒng)項(xiàng)目成功建設(shè)的首要問題。中原設(shè)計(jì)公司《綜合管理信息系統(tǒng)》項(xiàng)目建設(shè)的指導(dǎo)原則和目標(biāo)是：

（1）建設(shè)原則：統(tǒng)一需求分析、統(tǒng)一開發(fā)、分步實(shí)施，建設(shè)一個(gè)、部署一個(gè)、集成一個(gè)、投用一個(gè)、驗(yàn)收一個(gè)、付款一個(gè)。

上述原則，主要是為了解決集中集成、避免形成“信息孤島”的問題，規(guī)避第三方原因?qū)е马?xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)“建用結(jié)合、以用為主”的信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)，確保系統(tǒng)被業(yè)務(wù)部門使用。

（2）建設(shè)目標(biāo)：提高工作效率、節(jié)約管理成本，規(guī)范工作流程、強(qiáng)化公司層面的業(yè)務(wù)管控，促進(jìn)信息化和公司業(yè)務(wù)深度融合。

上述目標(biāo)，是為了解決項(xiàng)目設(shè)計(jì)和綜合業(yè)務(wù)管理過程中存在的質(zhì)量體系過程文件和項(xiàng)目運(yùn)行兩張皮，設(shè)計(jì)項(xiàng)目成果數(shù)據(jù)歸集困難、版本不一致，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)資產(chǎn)歸集、集中管理、分級(jí)共享困難，綜合業(yè)務(wù)處理效率低、核心業(yè)務(wù)無法實(shí)時(shí)管控等問題。

3 信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理模式

為什么在解決了企業(yè)信息化領(lǐng)導(dǎo)重視、信息化認(rèn)識(shí)普遍提高、資金有保障、信息化總體規(guī)劃等問題之后，一些企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成功率還是這么低呢？重要原因就是缺乏與企業(yè)管理相適合的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理模式。下面是結(jié)合中原設(shè)計(jì)公司自身特點(diǎn)摸索出的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理模式，實(shí)踐證明行之有效。

3.1 成立公司信息化主管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組

現(xiàn)在建設(shè)的信息系統(tǒng)項(xiàng)目所涉業(yè)務(wù)往往跨多部門、全業(yè)務(wù)鏈，涉及業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，管理職能的調(diào)整，多業(yè)務(wù)部門配合，資源保障等需要公司領(lǐng)導(dǎo)層協(xié)調(diào)、決策的工作，沒有領(lǐng)導(dǎo)的參與，信息系統(tǒng)項(xiàng)目很難成功，因此有必要成立公司領(lǐng)導(dǎo)牽頭的信息系統(tǒng)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組。

細(xì)化一下領(lǐng)導(dǎo)小組的職責(zé)，一是主持需求報(bào)告、功能確認(rèn)、模塊驗(yàn)收、項(xiàng)目總驗(yàn)收等方面的會(huì)議，簽發(fā)會(huì)議紀(jì)要；二是隨時(shí)聽取項(xiàng)目組匯報(bào)，及時(shí)協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目執(zhí)行過程中的問題；三是負(fù)責(zé)與公司領(lǐng)導(dǎo)班子通報(bào)、交流項(xiàng)目的執(zhí)行信息；四是項(xiàng)目資源保障；五是宣貫項(xiàng)目目標(biāo)、意義。

3.2 成立以信息部門牽頭、各業(yè)務(wù)部門參與的執(zhí)行項(xiàng)目組

項(xiàng)目組應(yīng)該考慮整個(gè)系統(tǒng)的所有業(yè)務(wù)內(nèi)容，考慮系統(tǒng)所有功能的實(shí)現(xiàn)；要有公司的站位，不能各自為政；要統(tǒng)一項(xiàng)目的協(xié)作配合，協(xié)調(diào)溝通，整體管控，集中集成；要對(duì)信息化有充分的認(rèn)識(shí)，項(xiàng)目的關(guān)鍵點(diǎn)、難點(diǎn)、著力點(diǎn)明晰，能把控項(xiàng)目策劃、計(jì)劃、程序驗(yàn)證；要熟悉系統(tǒng)所涉業(yè)務(wù)。要達(dá)到這些要求，項(xiàng)目組成員的構(gòu)成就必須將信息部門和業(yè)務(wù)部門的骨干納入項(xiàng)目組，這是信息化與業(yè)務(wù)深度融合在項(xiàng)目組織上的體現(xiàn)，否則信息系統(tǒng)建設(shè)很難成功。

經(jīng)過多年探索，中原設(shè)計(jì)公司總結(jié)出了“業(yè)務(wù)部門專業(yè)牽頭，信息部門歸口管理、全面參與、技術(shù)支持”的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理模式。這樣做，線條清晰，職責(zé)明確，事半功倍，有利于各方積極性的發(fā)揮。業(yè)務(wù)部門在信息系統(tǒng)項(xiàng)目中的主要職責(zé)包括：一是負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)現(xiàn)狀分析，流程優(yōu)化、再造，最終的需求業(yè)務(wù)部門主要領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)；二是負(fù)責(zé)線下業(yè)務(wù)歷史數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化梳理、歸整、補(bǔ)充；三是負(fù)責(zé)試運(yùn)行期的業(yè)務(wù)上線和推廣應(yīng)用；四是主導(dǎo)所涉業(yè)務(wù)模塊的驗(yàn)收，驗(yàn)收結(jié)果和項(xiàng)目付款掛鉤。

信息系統(tǒng)項(xiàng)目都涉及到業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、再造等問題，不可避免地要觸及到業(yè)務(wù)流程的規(guī)范、變革與重組。這樣做的好處是，第一，這些工作只有主管業(yè)務(wù)部門最清楚、最有發(fā)言權(quán)和最終決定權(quán)；第二，建設(shè)信息系統(tǒng)，關(guān)鍵不在建設(shè)，而在于應(yīng)用，是為業(yè)務(wù)創(chuàng)造效益，建設(shè)的目的就是應(yīng)用，讓業(yè)務(wù)部門從一開始就參與進(jìn)來有利于充分調(diào)動(dòng)積極性；第三，能充分調(diào)動(dòng)業(yè)務(wù)部門對(duì)信息化建設(shè)的積極性，提高信息化的認(rèn)識(shí)，承擔(dān)業(yè)務(wù)需求、流程優(yōu)化、推廣應(yīng)用等相應(yīng)的職責(zé)，避免信息部門單打獨(dú)斗，系統(tǒng)建設(shè)起來了，業(yè)務(wù)部門應(yīng)用不積極，最后落個(gè)吃力不討好的局面。因此從成立執(zhí)行項(xiàng)目組開始就將業(yè)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)人或骨干納入進(jìn)來是必要的。

參考文獻(xiàn)

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