淺談新形勢(shì)下醫(yī)院文書檔案的管理

王勇

摘 要：醫(yī)院文書檔案是一個(gè)醫(yī)院基本面水平的體現(xiàn)，主要包含病人病歷、及發(fā)展過(guò)程中的審計(jì)材料、人事調(diào)動(dòng)及基礎(chǔ)建設(shè)材料等多方面內(nèi)容，是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的重要檔案資料。目前，我國(guó)醫(yī)院文書檔案管理中存在諸多問(wèn)題，包括對(duì)該工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、科學(xué)規(guī)范化管理制度的缺乏、管理人員專業(yè)素質(zhì)差及信息化程度低等多方面內(nèi)容。而醫(yī)院檔案管理工作于其發(fā)展息息相關(guān)。在目前全球數(shù)字信息化的新形勢(shì)下，傳統(tǒng)落后的醫(yī)院文書檔案管理工作已不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，因此，加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理工作不僅可以提高檔案的利用效率，還可以在一定程度上為醫(yī)院的發(fā)展做出相應(yīng)貢獻(xiàn)，更是新時(shí)代發(fā)展的必然要求。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 文書檔案 管理 新形勢(shì)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2015）02（c）-0176-01

醫(yī)院文書檔案是記錄醫(yī)院不同發(fā)展階段信息的重要材料，包括其在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的審計(jì)材料、人事調(diào)動(dòng)材料、基礎(chǔ)建設(shè)材料、及病人病歷等各方面的綜合性檔案材料。在信息全球化及醫(yī)療體制的不斷改革中，傳統(tǒng)保守的醫(yī)院文書檔案管理工作已無(wú)法系統(tǒng)性的適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展。因此，加強(qiáng)新形勢(shì)下醫(yī)院文書檔案的管理工作，推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理的全面現(xiàn)代化發(fā)展，使其在管理上有所創(chuàng)新與突破從而追上社會(huì)發(fā)展的腳步已成為當(dāng)務(wù)之急。

1 醫(yī)院文書檔案管理存在的問(wèn)題

目前，我國(guó)醫(yī)院文書檔案管理中存在以下問(wèn)題，首先是對(duì)醫(yī)院對(duì)文書檔案管理的輕視，主要表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本工作的不重視，進(jìn)而引起管理人員及醫(yī)院各崗位文書記錄人員對(duì)工作的不配合及協(xié)同合作，造成了文書管理中的混亂狀態(tài)；其次，缺乏科學(xué)化管理制度。由于醫(yī)院文書檔案涉及范圍較廣，對(duì)文書檔案沒有確切的歸檔細(xì)則，致使檔案一般不能科學(xué)化系統(tǒng)化的歸檔；第三，缺乏專業(yè)管理人員。由于對(duì)檔案管理工作不重視，大多檔案管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)及相應(yīng)的培訓(xùn)，難以適應(yīng)醫(yī)院文書檔案管理工作，這嚴(yán)重影響了檔案管理水平；第四，缺乏硬件設(shè)施配套缺乏。目前大多數(shù)檔案室硬件設(shè)施達(dá)不到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作任然為傳統(tǒng)手工操作，無(wú)科學(xué)化的管理設(shè)備設(shè)施，使檔案材料不能及時(shí)整理歸檔，易造成資料丟失。第五，數(shù)字信息化程度低?，F(xiàn)今我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性及整體性的信息數(shù)字化建設(shè)，導(dǎo)致資料收集片面，信息資料不準(zhǔn)及更新不及時(shí)等，最終導(dǎo)致檔案信息的紊亂。

2 新形勢(shì)下加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視

醫(yī)院文書檔案管理工作只有得到高層領(lǐng)導(dǎo)重視，才能高效的對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理。由于醫(yī)院工作人員對(duì)文書檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足，而且不能創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益所以對(duì)檔案管理過(guò)程當(dāng)中的經(jīng)費(fèi)、專業(yè)管理人員、設(shè)備儀器等各個(gè)領(lǐng)域的限制性較強(qiáng)，在一定程度上對(duì)文書檔案管理造成障礙[1]。因此要在新形勢(shì)下高效科學(xué)化的展開醫(yī)院文書檔案工作，就必須加強(qiáng)醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其的重視程度，進(jìn)而開展一系列講座活動(dòng)，加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)生、護(hù)士及其他全體在職人員對(duì)文書檔案管理工作重要性的人事。有必要時(shí)，還學(xué)把文書檔案管理工作提到醫(yī)院重要決策及領(lǐng)導(dǎo)的行程安排上，確定其為工作考核的一部分。

2.2 建立規(guī)范化的管理制度

在加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)及全員工作人員對(duì)文書檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)外，還需建立一套科學(xué)化、工作效率較高的檔案管理制度[2]。目前，我國(guó)大部分醫(yī)院的檔案管理工作是在行政辦公室進(jìn)行的，雖然有利于醫(yī)院文書檔案中資料的調(diào)檔工作，但在另一方面對(duì)機(jī)密性較強(qiáng)的病例檔案等造成潛在威脅，因此建立一個(gè)較為安全且較為調(diào)檔較為方便的辦公場(chǎng)所勢(shì)在必行。此外，醫(yī)院需擬定詳細(xì)科學(xué)化的文書檔案管理規(guī)范文件規(guī)范化并定期根據(jù)形勢(shì)進(jìn)行修改，還需明確分工及獎(jiǎng)懲制度，以建立科學(xué)化、規(guī)范化的文書檔案管理制度，為醫(yī)院的發(fā)展提供基石。

2.3 提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

醫(yī)院文書檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性及技術(shù)性較強(qiáng)的工作，要求管理工作人員具備較高的專業(yè)素養(yǎng)。由于目前管理人員很大一部分是兼職人員，所以在專業(yè)素質(zhì)技能方面距離檔案管理專業(yè)人員有較大的差距。要加強(qiáng)檔案管理工作必須加強(qiáng)專業(yè)人員配備，并不斷提高其專業(yè)素質(zhì)，因而建立具備現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)裝備的專業(yè)管理人才隊(duì)伍至關(guān)重要。管理工作人員必須不斷提高自身內(nèi)在的政治素養(yǎng)、專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，此外還需不停的擴(kuò)展知識(shí)面。這樣才能利用自身能自身所具備的專業(yè)素養(yǎng)及現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來(lái)推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理工作的向前發(fā)展[3]。

2.4 增加管理設(shè)備設(shè)施

由于全球信息化的建設(shè)，醫(yī)院檔案管理工作的迫切的需要信息化建設(shè)。援用前沿性的管理技術(shù)，應(yīng)用現(xiàn)代數(shù)字化的設(shè)備和技術(shù)，對(duì)檔案資料內(nèi)容定期進(jìn)行管理和維護(hù)，并根據(jù)運(yùn)用者不同的需要提供相應(yīng)不同權(quán)限的自動(dòng)化服務(wù)，不斷提高人事檔案的現(xiàn)代化管理水平，增強(qiáng)檔案調(diào)用的方性和快捷便捷性。通過(guò)建立系統(tǒng)性的信息系統(tǒng)，不僅可快速方便的查閱人事檔案中各類所需要的資料，在一定程度上還可較大程度的提升工作效率，減少時(shí)間浪費(fèi)。目前，檔案信息化管理是發(fā)展的必然，盡管引入計(jì)算機(jī)輔助設(shè)施設(shè)備會(huì)帶來(lái)諸多便捷，但同時(shí)增加了管理風(fēng)險(xiǎn)性，故應(yīng)相應(yīng)的建設(shè)信息維護(hù)系統(tǒng)，保證人事檔案資料的安全性及機(jī)密性[4]。

3 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院的文書檔案包含醫(yī)院在日常工作活動(dòng)當(dāng)中的審計(jì)材料、人事調(diào)動(dòng)材料、基礎(chǔ)建設(shè)材料、及較為獨(dú)立的病人病歷等涉及醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程當(dāng)中的所有重要資料記載的綜合性檔案。因?yàn)槲臅鴻n案內(nèi)容較多，涉及面較廣，所以其管理一直醫(yī)院工作中的基礎(chǔ)及重中之重。在全球經(jīng)濟(jì)信息化的醫(yī)療體制下，我國(guó)醫(yī)院需要較好的把握最新醫(yī)療變化趨勢(shì)，對(duì)文書檔案規(guī)范化，科學(xué)化管理，以更好的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，為人民服務(wù)。我國(guó)醫(yī)院文書檔案管理需要在認(rèn)識(shí)自身不足的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的認(rèn)識(shí)重要性[1]。并從各個(gè)方面，包括領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其的重要性認(rèn)識(shí)、建立規(guī)范科學(xué)的管理制度、加強(qiáng)綜合素質(zhì)的專業(yè)管理人員、配置管理設(shè)備設(shè)施及建設(shè)管理數(shù)字信息化等各個(gè)方面推進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理工作向著高效，科學(xué)化的方向發(fā)展。只有建立科學(xué)規(guī)范的醫(yī)院文書檔案管理制度，才能使其在新的形勢(shì)下適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，才能為醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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