劉水冰

摘 要：高校學(xué)生檔案是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，是評(píng)價(jià)學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”。在目前就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的情況下，高校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項(xiàng)重要憑證，有著難以替代的作用。本文論述了高校學(xué)生檔案的內(nèi)容，指出了目前學(xué)生檔案管理工作中存在的問題，提出了為加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的建議，進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校學(xué)生檔案管理方法和制度的形成。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生檔案；管理

高校學(xué)生檔案是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，是評(píng)價(jià)學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料。在目前就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的情況下，高校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項(xiàng)重要憑證，有著難以替代的作用。本文就高校學(xué)生檔案管理略談淺見。

1 高校學(xué)生檔案管理的重要意義

1.1 學(xué)生檔案對(duì)全面了解學(xué)生個(gè)人歷史有著十分重要的作用

學(xué)生檔案是學(xué)生時(shí)期的一個(gè)重要記錄。就學(xué)生個(gè)人來(lái)說(shuō)，不論他日后的發(fā)展如何，他在這一階段所表現(xiàn)出來(lái)的感情、理念、品行、操守與他的一生都緊密相連，對(duì)他以后的發(fā)展都將產(chǎn)生重要的影響。

1.2 學(xué)生檔案對(duì)加強(qiáng)思政工作、學(xué)生管理工作具有重要作用

學(xué)生檔案不但有利于大學(xué)生自覺提高綜合素質(zhì)，而且也是教育者加強(qiáng)思政工作、學(xué)生管理工作的一條重要途徑。因?yàn)橥ㄟ^(guò)學(xué)生檔案可以了解學(xué)生的歷史狀況，這為我們加強(qiáng)思政和學(xué)生管理工作提供了極大的幫助。

1.3 學(xué)生檔案對(duì)教學(xué)評(píng)估工作的重要作用

考察評(píng)估一所高校在貫徹黨的教育方針全面實(shí)施素質(zhì)教育培養(yǎng)新型的復(fù)合型人才等方面的質(zhì)量如何，在諸多的測(cè)試項(xiàng)目中，認(rèn)真查看、仔細(xì)分析和深入研究學(xué)生檔案無(wú)疑是一個(gè)相當(dāng)可靠的佐證。完整規(guī)范有序的學(xué)生檔案，能夠生動(dòng)地記錄該所高校教育教學(xué)發(fā)展的每一段歷史進(jìn)程。因此，做好學(xué)生檔案工作對(duì)我們的迎評(píng)工作具有十分重要的意義。

1.4 學(xué)生檔案在學(xué)生就業(yè)中發(fā)揮著重要作用

充分利用學(xué)生檔案，能夠?yàn)橛萌藛挝惶峁┛尚哦群軓?qiáng)的指導(dǎo)依據(jù)，根據(jù)檔案材料，用人單位可確定對(duì)被考察學(xué)生的留用與否，以及決定其具體的工作崗位。這對(duì)深化用人制度改革將起到很好的指導(dǎo)和促進(jìn)作用。舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子：某個(gè)學(xué)生在走向社會(huì)后因疏忽而丟失了畢業(yè)證書，為急于求得用人單位的學(xué)歷認(rèn)可，此時(shí)唯一的補(bǔ)救方法就是查閱其有關(guān)檔案。這樣，也可以有效防止當(dāng)今社會(huì)上不法之徒假造學(xué)歷證書的惡行，發(fā)揮打假的作用。

2 高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題

學(xué)生檔案管理主要是指對(duì)學(xué)生在校期間，以及在畢業(yè)生追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進(jìn)行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查、借閱服務(wù)及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。

學(xué)生畢業(yè)后檔案將跟隨學(xué)生進(jìn)入下個(gè)人生環(huán)節(jié)。畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，準(zhǔn)確、齊全、完整地記錄著學(xué)生在校期間的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)踐能力及個(gè)人特長(zhǎng)等信息，是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問題：

2.1 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，責(zé)任心不強(qiáng)

雖然目前的檔案干部隊(duì)伍已經(jīng)趨于穩(wěn)定發(fā)展，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不能完全適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是電子商務(wù)發(fā)達(dá)的今天，熟悉檔案內(nèi)容、掌握現(xiàn)代電子技術(shù)信息化并能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才還是十分匱乏的。很多年輕的干部覺得這項(xiàng)工作比較瑣碎、枯燥，因此責(zé)任心不是很強(qiáng)，業(yè)務(wù)鉆研意識(shí)較弱。

2.2 檔案管理不規(guī)范，檔案管理手段落后

大多數(shù)高校的學(xué)生檔案管理一般由學(xué)生管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，并將學(xué)生檔案的整理交由院系來(lái)完成。由于學(xué)生管理部門和院系均沒有配備專職人員，很多檔案管理員對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案，只是按學(xué)?；蚪邮諘r(shí)間不同在原檔案袋上直接編號(hào)，因此學(xué)生檔案在收集整理過(guò)程中很不規(guī)范，經(jīng)常出現(xiàn)這樣或那樣的錯(cuò)誤，比如文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、用圓珠筆書寫、出現(xiàn)錯(cuò)別字、學(xué)年度班主任鑒定千篇一律等[2]。

2.3 學(xué)生檔案管理體制不完善，檔案管理不被重視

一般來(lái)說(shuō)，高校最受重視的都是教學(xué)部門，檔案管理單位只處于邊緣地位。雖然學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個(gè)分支，但是相對(duì)于教學(xué)和其他管理的檔案工作，學(xué)生檔案管理工作還沒有提上議事日程，有的學(xué)校甚至沒有專門的檔案室，學(xué)生檔案只由班主任管理。

2.4 畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作存在漏洞

由于檔案管理工作處于邊緣地帶，沒有受到足夠的重視，在檔案管理二級(jí)機(jī)構(gòu)中一般很少配備專職人員，沒有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，更沒有將學(xué)生檔案管理的好壞與檔案管理部門的業(yè)績(jī)和考核掛鉤，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)也沒有重視學(xué)生檔案管理工作，經(jīng)常有畢業(yè)生找不到檔案的情況發(fā)生。

2.5 偽造檔案，以權(quán)謀私

由于畢業(yè)生即將走向工作崗位，而現(xiàn)實(shí)中的就業(yè)形勢(shì)又非常緊張，學(xué)生都想找到好的工作，以致有些人打起了檔案的主意。他們利用檔案管理工作中的疏漏，私自偽造學(xué)生在校的成績(jī)或偽造學(xué)生在校的表現(xiàn)和考評(píng)意見提供給用人單位，私下與學(xué)生進(jìn)行金錢交易。還有些偽造成績(jī)保送研究生或博士生的，這都對(duì)學(xué)生造成了極大的傷害。

3 加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的對(duì)策

加強(qiáng)和改進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作必須立足現(xiàn)實(shí)解決實(shí)際問題，針對(duì)目前存在的問題，提出以下對(duì)策：

3.1 樹立正確的檔案管理理念

正確的理念是做好檔案管理的思想基礎(chǔ)。要大力宣傳貫徹《檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，加強(qiáng)檔案工作認(rèn)識(shí)，樹立檔案工作意識(shí)，尋求學(xué)校各方面的共同支持和配合。

3.2 加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)

建立強(qiáng)有力的工作隊(duì)伍，不斷提高業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)時(shí)代需要。應(yīng)采取以下措施：一、設(shè)置專職人員，且保持相對(duì)穩(wěn)定；二、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為管理人員創(chuàng)造學(xué)習(xí)條件，進(jìn)行校內(nèi)外業(yè)務(wù)交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短；三、加強(qiáng)學(xué)校綜合檔案室對(duì)學(xué)生檔案管理工作的指導(dǎo)和幫助，以促使其業(yè)務(wù)素質(zhì)不斷提高。

3.3 建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度

建立完善的高校學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，使學(xué)生檔案的管理工作逐步走向規(guī)范化、制度化，保證學(xué)生檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)。建立健全檔案接收、管理、收集、歸檔等方面的一系列規(guī)章。根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《流動(dòng)人員檔案管理暫行規(guī)定》、《人才流動(dòng)管理暫行條例》的規(guī)定，結(jié)合高校實(shí)際，特制相應(yīng)的學(xué)生檔案管理辦法，從材料歸檔、檔案?jìng)鬟f等各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范操作行為。

3.4 更新學(xué)生檔案管理工作手段

隨著檔案數(shù)量的增多和網(wǎng)上招聘工作的發(fā)展，實(shí)行全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理已成為學(xué)生檔案建設(shè)工作的客觀要求，必須采取有效措施，加快推進(jìn)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的高校學(xué)生檔案現(xiàn)代化工程的建設(shè)。為此，要加強(qiáng)對(duì)大學(xué)生檔案建設(shè)基礎(chǔ)性的投入力度，加快研制和開發(fā)適合高校學(xué)生檔案特點(diǎn)的管理軟件，使學(xué)校能及時(shí)了解相關(guān)情況，讓用人單位了解畢業(yè)生的相關(guān)信息及推薦信。

4 結(jié)束語(yǔ)

高校學(xué)生檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)工程。只要思想上重視，制度上落實(shí)，科學(xué)規(guī)范工作，就能更好地管理好學(xué)生檔案，最大限度地發(fā)揮高校學(xué)生檔案的作用，從而為高校學(xué)生的教育管理起到應(yīng)有的作用。另外，高校學(xué)生檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，不斷改變觀念，更新管理意識(shí)，勇于實(shí)踐，敢于開拓創(chuàng)新，充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，有計(jì)劃、有步驟地實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。學(xué)生檔案管理人員要應(yīng)該充分利用高校人才的優(yōu)勢(shì)，開發(fā)實(shí)用、高效、功能強(qiáng)大的，適合本校特色的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，加速檔案管理的現(xiàn)代化的步伐，使學(xué)生的檔案管理工作得到不斷完善，在學(xué)生的管理以及就業(yè)中發(fā)揮愈來(lái)愈重要的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]李林悅：從以人為本看學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新。云南檔案，2008/09

[2]羅春葉：高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對(duì)策。百色學(xué)院學(xué)報(bào)，2008/04

[3]龍曉鳳：試論高校學(xué)生檔案管理。廣東白云學(xué)院學(xué)報(bào)，2007/S1