淺議照片檔案的歸檔管理

摘 要：照片歸檔工作是檔案管理 中的一項重要內(nèi)容，如何發(fā)揮照片的最大價值，取決于檔案管理者對照片檔案歸檔的規(guī)范程度，照片都需要規(guī)范管理，檔案的利用開發(fā)，大大促進(jìn)了檔案管理工作，有力推動照片檔案管理上新水平。各方面配合共同做好照片的歸檔工作，服務(wù)高效建設(shè)。

關(guān)鍵詞：照片；歸檔；管理

檔案是過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案繼承了文件的原始性，檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是在線歷史真實面貌的原始文獻(xiàn)。正因為檔案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書情報資料和文物。在檔案管理中，照片扮演著記載各政府機關(guān)公務(wù)、企業(yè)生產(chǎn)、學(xué)術(shù)及科學(xué)研究等方面重要的輔助角色。照片檔案以直接且逼真的影像將信息傳遞給使用者，不受語言、文字的限制，讓人猶如身臨其境，更具有感染力。由于其獨特的記錄形式，在檔案利用中發(fā)揮了重要作用，如提供證據(jù)、舉辦展覽、編輯圖書以及畫冊等等。照片檔案以不同內(nèi)容分門別類展現(xiàn)了發(fā)展歷程，通過今昔發(fā)展變化，體會到改革開放的偉大成就，激發(fā)愛國愛校感情，收到良好的效果。

1 照片檔案歸檔范圍

記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物，參加與本單位有關(guān)的最大公務(wù)照片，本單位組織或個人參加的重要外事活動的照片，記錄本單位重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片，記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片，其他具有保存價值的照片。

2 照片歸檔原則

盡管照片檔案的應(yīng)用十分廣泛，但它對事件、內(nèi)容上所反映的信息往往是影像化且不完整，所以常需要進(jìn)一步的文字說明，以便于查找和利用。由于影像本身大多不具文字說明，在歸檔過程中一定要注意及時注解說明。

1.照片檔案的整理，照片檔案卷內(nèi)目錄的項目包括：照片號、底片號、照片題名、頁號、備注。底片經(jīng)過分類后應(yīng)編號并編制底片目錄登記薄，一張底片或一組相關(guān)的底片為一個保管單位，編一個底片號。如果是一組底片，在底片順序號后面還要編一個分號。如果是一組底片，在底片順序號后面還要編一個分號。底片號是按底片收到的先后次序編號登記得，對已經(jīng)確定類別的底片號再加分類號。照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持檔案的有機聯(lián)系，有利于保管，便于提供利用的整理原則。照片檔案應(yīng)在全宗內(nèi)按年度—問題進(jìn)行分類。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動。對于反應(yīng)同一事件的一組照片可以編一個號，然后每組照片分別編小流水號。底片在全宗內(nèi)編流水號，格式為全宗號—底片號，并用鐵筆在底片乳劑面片邊處橫排刻上底片號，同事在底片袋的右上方標(biāo)明底片號。一張照片應(yīng)有一個說明，一組聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說明。符號說明的內(nèi)容包括照片號、底片號和參見號，其中參見號與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。文字說明的內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）等六要素。整理完后，編制照片檔案卷內(nèi)目錄使位置固定下來。

2.數(shù)碼照片歸檔的管理，數(shù)碼照片歸檔一般由數(shù)字圖像（照片）、文字說明兩部分組成。檔案工作人員要根據(jù)數(shù)碼照片檔案的特殊性，在收集、歸檔工作中堅持前端控制并參與指導(dǎo)，保證這一新型載體檔案的完整與安全。歸檔的數(shù)碼照片格式應(yīng)為TIFF、JPEG格式。對于采用非通用文件格式的數(shù)碼照片，收集時應(yīng)將其在分辨率不變的前提下，轉(zhuǎn)化成TIFF、JPEG格式，并在備注欄中記載。如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。拍攝數(shù)碼照片的像數(shù)應(yīng)在500萬以上。對具有永久保存價值的數(shù)碼照片，歸檔時必須沖印或打印出紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存。歸檔時應(yīng)標(biāo)明互見號，格式為：全宗號---光盤號---照片號（標(biāo)注于紙質(zhì)照片的文字說明中）或全宗號---冊號---張?zhí)枺?biāo)注于數(shù)碼照片的文字說明中）。

3 照片歸檔管理注意事項

1.提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)。加強一級歸檔，完善二級管理?？筛鶕?jù)工作需要對歸檔照片進(jìn)行管理上的適當(dāng)調(diào)整，加強和完善二級照片檔案管理，建立以院系為主的二級檔案保管單位，檔案館做好二級目錄的收集工作，加強二級照片檔案監(jiān)督指導(dǎo)力度，使照片檔案更加齊全完整。

2.制定措施，落實制度。制定并下發(fā)了包括照片檔案在內(nèi)的檔案管理制度。各單位的日常工作活動照片如何拍攝并及時整理移交。保證照片檔案移交工作有章可循，真正實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、經(jīng)常化。采取多種形式，及時做好照片檔案的歸檔整理工作。檔案館還要及時進(jìn)行照片歸檔提醒、催交、篩選、剔除和編目、說明等整理工作，可采取多種形式，通過接收、征集交換、復(fù)制購買等多種手段，多渠道、多途徑開展照片檔案的收集歸檔工作，并隨時進(jìn)行規(guī)范整理和保存。

3.長期重視，持之以恒。日復(fù)一日，年復(fù)一年，照片檔案歸檔移交工作貴在堅持。不堅持，不落實，不執(zhí)行，即使有再完善的制度也只能流于形式，甚至成為笑談。要真正實現(xiàn)照片檔案的長期保存、有效利用，只有全局上下長期重視，高度重視，努力做檔案工作的有心人，不應(yīng)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員職務(wù)、崗位變動等諸多因素而忽視檔案工作才行。

隨著時代的發(fā)展，照片檔案以后可以實現(xiàn)在網(wǎng)上傳，更加便于查詢，提供照片檔案，積極為各項工作服務(wù)。檔案的利用開發(fā)，大大促進(jìn)了檔案管理工作，有力推動照片檔案管理上新水平。

作者簡介

閆志彤（1981-），男，大學(xué)本科，從事勞動保障和檔案管理工作。