劉羽

摘 要：人事檔案管理工作的重要性不言而喻，在保障人事工作的有序、穩(wěn)定中發(fā)揮著巨大的作用。在當(dāng)前形勢(shì)下，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理也受到了相應(yīng)的影響，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)逐漸不再滿足工作的需求。論文結(jié)合筆者研究，闡述了人事檔案的定義及重要作用，分析了現(xiàn)階段人事檔案管理面臨的主要問題，最后提出了完善人事檔案管理工作的對(duì)策與建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；信息化；問題；措施

人事檔案管理是人事管理工作中重要一環(huán)，其管理質(zhì)量直接影響到單位和個(gè)人的穩(wěn)定與工作效率。時(shí)代與社會(huì)的發(fā)展對(duì)人事檔案管理提出了更高的要求，新形勢(shì)下的人事檔案管理工作只有實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，結(jié)合電子信息技術(shù)的發(fā)展采取新的管理模式，才能充分發(fā)揮人事檔案管理的作用。但是目前來說在人事檔案管理中依然存在一些問題，阻礙了人事管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。因此探討當(dāng)前時(shí)期人事檔案管理的完善措施就有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 人事檔案的定義及重要作用

1.1 人事檔案的定義

人事檔案的定義可以從廣義與狹義兩個(gè)方面來論述：

廣義上的人事檔案就是指人事管理活動(dòng)中形成的材料，這些材料以個(gè)人為單位組合，記錄了包括人的成長(zhǎng)與工作經(jīng)歷、個(gè)人表現(xiàn)等內(nèi)容。人事檔案具有獨(dú)立性，同時(shí)也具有依附性。獨(dú)立性主要表現(xiàn)在其具有完整的法規(guī)、理論與方法，管理范圍與程序相對(duì)獨(dú)立。依附性則表現(xiàn)在人事檔案既屬于人事工作范疇又屬于檔案工作范疇。

狹義上的人事檔案是通過一定的方法與原則加工與組織好的個(gè)人資料，是“知人善任”的重要依據(jù)，系統(tǒng)的反映了個(gè)人經(jīng)歷與才干。該檔案是各部門、系統(tǒng)、組織在遴選、培養(yǎng)與使用人的活動(dòng)過程中形成的個(gè)人材料，經(jīng)過人事組織的認(rèn)可。人事檔案具有原始性與真實(shí)性，真實(shí)的反映了個(gè)人所受獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)、處罰、工作狀況等一系列的資料。另外，人事檔案還是完備、手續(xù)合法的個(gè)人材料，具有較高的使用價(jià)值與保存價(jià)值。歸檔后能成為今后有價(jià)值的參考資料。

1.2 人事檔案的重要作用

人事檔案的作用巨大，是我國(guó)各級(jí)各類國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等在人事管理活動(dòng)中形成的真實(shí)、客觀反映人的經(jīng)歷、榮譽(yù)、才干等內(nèi)容的資料。通過它，可以充分地了解一個(gè)人的個(gè)人品行、經(jīng)歷、才能學(xué)識(shí)、受教育程度等諸多情況。人事檔案具有真實(shí)性、完整性與原始性，這些屬性決定了人事檔案的法律效應(yīng)與憑證功能。各級(jí)各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體都能夠借助人事檔案實(shí)現(xiàn)選人、用人，不論是人才流動(dòng)、職稱評(píng)聘還是參加社保方面都有著重要的作用。

2 新形勢(shì)下人事檔案管理存在的主要問題

2.1 人事檔案管理的深度不夠

目前我國(guó)仍然有一些人事部門在收集人事檔案時(shí)較為片面，只注重個(gè)人政治面貌、家庭出身、受教育程度以及社會(huì)關(guān)系等信息的收集，但是這些資料已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐，無法全面地反應(yīng)個(gè)人，更不能滿足人力資源管理的需要。更有甚者，一些單位在用人方面還存在不建檔案的現(xiàn)象。人事檔案管理深度不夠的問題已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了人事管理工作的發(fā)展。

2.2 人事檔案管理制度仍需要進(jìn)一步健全

人事檔案管理制度不健全的現(xiàn)象也較多的存在于各單位的人事管理部門中。一些單位管理人事檔案的制度往往照抄《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，根本沒有形成系統(tǒng)、完整的細(xì)則和實(shí)施辦法。即便是存在制度，也存在不按照制度辦事，檔案收集與歸檔不及時(shí)，隨便應(yīng)付等問題。人事檔案收集與整理的內(nèi)容不健全，像信用評(píng)價(jià)等級(jí)、培訓(xùn)經(jīng)歷等內(nèi)容缺少或者很少記錄。另外，人事檔案記錄內(nèi)容往往千篇一律，無法真實(shí)反映個(gè)人的真實(shí)情況。

2.3 管理模式存在諸多弊端

人事檔案管理模式也存在諸多弊端，首要表現(xiàn)在人事檔案使用的門檻過高、范圍狹窄上。當(dāng)需要使用人事檔案時(shí)，往往需要上級(jí)部門審批甚至需要多級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。其次人事檔案管理也限制了一定人員的流動(dòng)，影響了人力資源的合理流動(dòng)與配置。一些單位如果故意不放手的話，那么人事檔案就無法調(diào)動(dòng)，影響了個(gè)人今后的工作、生活。并且人事檔案無法做到信息化，在信息共享方面較為落后。查閱檔案時(shí)往往較為被動(dòng)，不僅浪費(fèi)了大量精力還可能沒有獲得良好的效果。上述這些弊端嚴(yán)重制約了我國(guó)人事管理的進(jìn)一步發(fā)展，給我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與人才的流動(dòng)造成了嚴(yán)重的影響。

3 完善新時(shí)期人事檔案管理的對(duì)策與建議

3.1 增強(qiáng)人事檔案管理者的管理意識(shí)

眾所周知，人事檔案管理工作需要較長(zhǎng)的時(shí)間，這就要求人事檔案管理者能夠具備較強(qiáng)的責(zé)任心與職業(yè)道德，能夠主動(dòng)的承擔(dān)該工作，認(rèn)識(shí)到人事檔案管工作的重要性。所以，人事檔案管理者必須不斷提高管理意識(shí)，端正態(tài)度真正認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，保障該工作的正常穩(wěn)定有序的開展。一方面管理者應(yīng)該針對(duì)人員流動(dòng)狀況，有針對(duì)性的培訓(xùn)人事檔案管理人員，全面提高其工作能力。另一方面也需要人事檔案管理者能夠推進(jìn)人事檔案硬件配套設(shè)施建設(shè)，保證人事檔案工作的順利進(jìn)行。

3.2 不斷擴(kuò)大電子檔案的收集范圍

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比具有無可比擬的優(yōu)勢(shì)，因此人事檔案管理應(yīng)該盡快將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。因此相關(guān)部門可以加大投入力度，革新檔案掃描設(shè)備以便進(jìn)行資料搜集。除此以外，在收集人事檔案材料時(shí)，應(yīng)該盡可能的擴(kuò)大電子檔案的收集范圍，比如收集個(gè)人體貌特征，從而建立完整的個(gè)人信息庫，并將個(gè)人所發(fā)表的論文、著作、科研成果統(tǒng)統(tǒng)錄入電子檔案，以便豐富人事檔案內(nèi)容。除此以外，還可以將個(gè)人的聲像資料等錄入人事檔案，作為參考資料，豐富檔案內(nèi)容以便為今后做參考。

3.3 將人事檔案管理的重心轉(zhuǎn)向開發(fā)利用

人事檔案管理應(yīng)該拋棄傳統(tǒng)的被動(dòng)查閱模式，將更大的精力轉(zhuǎn)向其開發(fā)利用之上。因此人事檔案管理者要認(rèn)識(shí)到人事檔案的意義，將精力更多的投入到人事檔案的分析研究上，從而開拓人事檔案的利用率上。比如擴(kuò)充人事檔案的新內(nèi)容，打破傳統(tǒng)突出人事檔案的個(gè)性化，盡力保證人事檔案的客觀性，摒棄其中過時(shí)的、無用的信息等，以便將人事檔案以最高效的面貌展示給使用者。除此以外，在開發(fā)人事檔案的功能時(shí)，還可以構(gòu)建人才技能庫，這樣就可以在某一部門缺少相應(yīng)人才時(shí)，直接查閱人事檔案，從人才技能庫中選擇合適的人員加以彌補(bǔ)，從而提高單位選人、用人的高效。

3.4 促進(jìn)管理理念由內(nèi)向型向外向型轉(zhuǎn)變，構(gòu)建新型管理模式

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理理念已經(jīng)不再適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。這就要求其管理理念由內(nèi)向型向外向型轉(zhuǎn)變，構(gòu)建嶄新的管理模式。人事檔案管理人員必須充分發(fā)揮人事檔案的作用，及時(shí)掌握單位的人事動(dòng)態(tài)，在單位中構(gòu)建完善的人事任免、調(diào)動(dòng)、培養(yǎng)與考核制度，以便提高單位人員工作效率。除此以外，管理人員還應(yīng)該處理檔案保密與檔案利用的關(guān)系，在保障檔案信息安全性的同時(shí)為人事檔案使用者提供最豐富的人事信息。

結(jié)語：綜上所述，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)與電子信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，單位內(nèi)部的人事檔案管理工作也不斷完備。新時(shí)期新形勢(shì)下，管理人員必須提高認(rèn)識(shí)，充分意識(shí)到人事檔案管理所面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，找出目前人事檔案管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)，針對(duì)這些問題采取措施，不斷提高人事檔案管理意識(shí)、擴(kuò)大電子檔案收集范圍、重視人事檔案的開發(fā)利用、構(gòu)建人事檔案管理的新模式，從而提高工作效率，確保人事檔案管理工作真正能夠保障單位人員的穩(wěn)定與效率。

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