干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策探討

王雪玲

摘 要：在政府部門中，在考察與選拔干部的時(shí)候，需要以干部人事檔案為前提條件，其是重要的選拔依據(jù)，因此，干部人事檔案管理工作尤為重要。為了提高其管理水平，充分發(fā)揮出干部人事檔案的作用，急需要干部人事檔案管理工作人員加強(qiáng)管理。針對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題需要進(jìn)行分析，采取有效的措施來(lái)解決，確保干部人事檔案信息的全面、真實(shí)、可靠。本文就干部人事檔案管理的主要內(nèi)容進(jìn)行闡述，對(duì)干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，以便制定出優(yōu)化解決策略，促進(jìn)干部人事檔案管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案管理；存在的問(wèn)題；解決對(duì)策

干部人事檔案是政府人事工作順利開(kāi)展的重要依據(jù)，主要是對(duì)干部的個(gè)人經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系以及思想政治表現(xiàn)等進(jìn)行記錄，政府部門對(duì)公務(wù)員干部提拔的時(shí)候，需要借助干部人事檔案，并結(jié)合干部的業(yè)務(wù)水平與表現(xiàn)來(lái)綜合考慮。干部人事檔案是選人、用人的主要依據(jù)。因此，需要確保干部人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及完整性。在干部人事檔案管理的實(shí)際工作中，隨著相關(guān)制度的改革以及社會(huì)環(huán)境的改變，干部人事檔案工作存在一定的問(wèn)題，在新的形勢(shì)下，無(wú)法滿足干部人事工作的需求。需要對(duì)其問(wèn)題進(jìn)行分析，以便尋找出優(yōu)化方案，提高檔案管理水平。

1.干部人事檔案管理的主要內(nèi)容

其一，對(duì)干部人事檔案材料進(jìn)行收集與鑒別。在干部人事檔案管理中，對(duì)檔案材料的收集與鑒別是其重要內(nèi)容與職責(zé)，在收集的過(guò)程中，需要嚴(yán)格按照相關(guān)政策的固定要求來(lái)完成，對(duì)干部檔案材料進(jìn)行收集、審核、并判斷是否歸檔，以便確保檔案信息的完整性與可靠性。另外，其鑒別的主要內(nèi)容包括：對(duì)檔案材料是否屬于所管干部以及應(yīng)歸檔內(nèi)容進(jìn)行判斷，避免出現(xiàn)同名異人、信息混淆等現(xiàn)象。同時(shí)，對(duì)材料的真實(shí)性進(jìn)行鑒別，對(duì)材料的手續(xù)完善度、完整度等進(jìn)行鑒別，針對(duì)檔案中虛假、缺失的材料進(jìn)行及時(shí)登記處理[1]。

其二，對(duì)干部人事檔案進(jìn)行分類。根據(jù)相關(guān)干部人事檔案的規(guī)定，將干部人事檔案分為十大類。包括：履歷材料、自傳材料、鑒定、考核等材料、職稱材料、學(xué)歷材料、入黨材料、政審材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、涉紀(jì)違法材料、任免、轉(zhuǎn)業(yè)等材料以及其它參考材料等。檔案管理工作需要對(duì)這些檔案材料進(jìn)行分類管理，隨著公務(wù)員制度的不斷改進(jìn)與完善，其公務(wù)員的工作逐漸形成了較多的新材料，這些新材料需要體現(xiàn)在個(gè)人的經(jīng)歷檔案中[2]。

其三，對(duì)干部人事檔案資源進(jìn)行整理。檔案管理人員需要以干部為單位，將收集好的檔案信息材料進(jìn)行優(yōu)化整理，需要按照相關(guān)要求以及規(guī)定，做好審核、分類、編目、排序以及技術(shù)加工等工作，從而確保檔案信息內(nèi)容具有條理性，并制定成獨(dú)立的案卷。同時(shí)，隨著干部個(gè)人的發(fā)展與經(jīng)歷的積累，該需要對(duì)檔案材料進(jìn)行不斷的更新與補(bǔ)充，以便較好的完成檔案立卷工作。檔案管理人員對(duì)各項(xiàng)檔案管理材料進(jìn)行整理之后，可以有效的將零散的材料進(jìn)行規(guī)范歸檔，從而可以形成個(gè)人獨(dú)立的檔案案卷。同時(shí)，可以有效的對(duì)檔案資料進(jìn)行保管。在一定程度上，對(duì)其整理之后，可以方便公務(wù)員對(duì)其借閱與查閱等。同時(shí)，還需要對(duì)檔案資料進(jìn)行保管與利用[3]。

2.干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)干部人事檔案管理不夠重視

在干部人事檔案管理過(guò)程中，需要公務(wù)員、檔案管理人員以及相關(guān)部門的共同配合與支持，換句話說(shuō)，就是指檔案管理人員以及所有公務(wù)員在思想上意識(shí)到檔案管理工作的重要性。但是通過(guò)對(duì)目前干部人事檔案管理工作調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有關(guān)部門形成的選拔干部、晉職等重要的干部人事檔案材料沒(méi)有及時(shí)提交到干部人事檔案部門中，即使有的部門提交相關(guān)材料，檔案管理人員沒(méi)有及時(shí)對(duì)其進(jìn)行處理，有時(shí)會(huì)發(fā)生檔案材料丟失或者不完整的現(xiàn)象。大多數(shù)公務(wù)員對(duì)干部人事檔案材料不夠重視，需要對(duì)檔案材料進(jìn)行完善的時(shí)候，沒(méi)有及時(shí)按照要求完成。同時(shí)，檔案管理人員對(duì)其自身的工作認(rèn)識(shí)不夠充分，對(duì)其不夠重視，工作態(tài)度不夠認(rèn)真，通常為了應(yīng)付檢查而敷衍了事，沒(méi)有及時(shí)對(duì)檔案管理資料進(jìn)行整理、收集、歸檔處理，從而導(dǎo)致干部人事檔案管理的作用無(wú)法發(fā)揮出來(lái)[4]。

2.2 缺乏完善的干部人事檔案管理制度

在干部人事檔案管理工作中，其完善的管理制度是其正常運(yùn)行的前提基礎(chǔ)，也是確保干部人事檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化以及合理化的重要前提。但是目前，我國(guó)政府部門中的干部人事檔案管理制度還不夠健全與完善，在實(shí)施檔案管理的時(shí)候無(wú)章可循。尤其是缺乏檔案收集管理制度、借閱制度、登記制度。即使有的部門設(shè)立了這些制度，但是在實(shí)際的管理中，只是徒有其表，沒(méi)有實(shí)際意義。工作中沒(méi)有按照制度來(lái)辦事，導(dǎo)致檔案管理比較混亂。

2.3 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后，信息化程度不高

在干部人事檔案管理部門的調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)，有的干部人事檔案管理?xiàng)l件設(shè)施較差，有的單位沒(méi)有設(shè)置單獨(dú)的檔案室，沒(méi)有獨(dú)立的查檔以及整檔空間，其辦公的區(qū)域較小。有的檔案存放在庫(kù)房或者倉(cāng)庫(kù)中，并且堆放了大量的廢舊辦公雜物，其基礎(chǔ)設(shè)施條件較差。從而導(dǎo)致大多數(shù)干部人事檔案管理工作無(wú)法正常開(kāi)展，其管理工作效率低下。另外，在信息化時(shí)代背景下，干部人事檔案管理的信息化程度不夠高，其檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主，大多數(shù)是人工管理，其信息化程度較低，只是個(gè)人信息、檔案目錄等進(jìn)行數(shù)字化辦公，其檔案管理工作與信息技術(shù)環(huán)境相脫離[5]。

2.4 檔案管理不夠規(guī)范，檔案材料缺乏真實(shí)性與完整性

干部人事檔案是公務(wù)員個(gè)人經(jīng)歷的真實(shí)反映，其真實(shí)性是干部人事檔案發(fā)揮作用的前提條件。檔案案卷材料的手續(xù)不夠完善或者缺乏真實(shí)性，就會(huì)導(dǎo)致干部人事檔案管理的作用無(wú)法充分發(fā)揮出來(lái)。從現(xiàn)有的干部人事檔案材料進(jìn)行研究，從中可以看出，有的單位干部人事檔案沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。有的干部在填寫(xiě)個(gè)人履歷的時(shí)候，有頭無(wú)尾，有的年齡填寫(xiě)不一致，工齡方面越填越早，有的學(xué)歷造假，沒(méi)有材料證明。同時(shí)，有的在出生日期方面不分公歷與農(nóng)歷，隨意填寫(xiě)。有的公務(wù)員在填寫(xiě)工作時(shí)間與學(xué)習(xí)時(shí)間方面相互矛盾等。這些現(xiàn)象導(dǎo)致干部人事檔案中存在較多的虛假現(xiàn)象，材料不夠真實(shí)，嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理工作的順利開(kāi)展。另外，檔案材料填寫(xiě)不夠完善，缺乏規(guī)范、科學(xué)的管理。例如，有的檔案材料中沒(méi)有貼照片、干部任免職務(wù)沒(méi)有填寫(xiě)，考核表沒(méi)有蓋章等[6]。

3.干部人事檔案管理的優(yōu)化策略

3.1 加大檔案管理宣傳力度，提高檔案管理意識(shí)

檔案管理部門需要加強(qiáng)對(duì)自身檔案管理人員的宣傳教育，提高檔案管理人員的工作意識(shí)，重視自己的本職工作。充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是貫徹黨的干部路線、方針以及政策的工作，明確檔案管理是干部職工晉升、評(píng)定職稱等重要依據(jù)，以便確保檔案管理人員重視本職工作，提高檔案管理水平與質(zhì)量。另外，還需要加強(qiáng)對(duì)所有公務(wù)員的宣傳，通過(guò)各種媒介，包括廣播、電視、開(kāi)展講座等活動(dòng)與方式廣泛宣傳檔案管理的重要性，并且需要對(duì)相關(guān)檔案管理法律法規(guī)以及規(guī)章制度等進(jìn)行宣傳，讓相關(guān)部門以及公務(wù)人員充分認(rèn)識(shí)到干部人事檔案管理的重要性，讓公務(wù)員充分了解干部人事檔案管理是選拔干部、合理使用人才的重要依據(jù)，從而積極配合檔案管理工作的開(kāi)展，提供全面、完善、真實(shí)的個(gè)人信息，從而有效的支持、配合檔案管理工作，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行[7]。

3.2 建立完善的干部人事檔案管理制度

完善的檔案管理制度是干部人事檔案管理部門落實(shí)與開(kāi)展工作的前提與保障，由于干部人事檔案管理工作比較復(fù)雜、瑣碎，要想確保檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行，就需要嚴(yán)格按照相關(guān)制度來(lái)實(shí)施，以便做到有章可循、有據(jù)可依。在建立完善的干部人事檔案管理制度的時(shí)候，首先，需要明確建立各項(xiàng)切實(shí)可行的規(guī)章制度，并嚴(yán)格按照要求、規(guī)范、科學(xué)、合理的完成檔案管理工作。尤其需要制定出完善的檔案查閱制度，明確規(guī)定查閱權(quán)限，例如，沒(méi)有查閱干部介紹信的不得查閱檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)的不得查閱等。在檔案的借閱制度完善過(guò)程中，需要制定各種規(guī)定，例如沒(méi)有經(jīng)過(guò)部門相關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)不得將檔案借出，在借出手續(xù)不健全的時(shí)候不得借出等。并且在借閱、查閱以及轉(zhuǎn)進(jìn)、轉(zhuǎn)出等管理中，需要及時(shí)登記，并且具備完善的審批手續(xù)。其次，需要根據(jù)我國(guó)公務(wù)員制度以及該制度對(duì)干部人事檔案管理的影響進(jìn)行分析，尋找出規(guī)律，并建立一套適合干部人事制度變革的檔案管理制度，建立完善的制度之后，需要有效的解決檔案管理中的混亂現(xiàn)象，為檔案管理的順利開(kāi)展提供前提條件[8]。

3.3 加強(qiáng)干部人事檔案的合理、科學(xué)、規(guī)范化的管理

首先，需要積極主動(dòng)、及時(shí)的收集干部人事檔案材料。干部人事檔案管理的基礎(chǔ)工作就是對(duì)檔案信息材料進(jìn)行收集，由于政府部門干部人事檔案材料的收集工作是一項(xiàng)政策性較強(qiáng)、涉及到部門較多的工作。因此，需要積極主動(dòng)、及時(shí)的收集好檔案信息材料。在收集的過(guò)程中，需要確保檔案信息的實(shí)時(shí)性，由于每個(gè)人的情況是在不斷的變化與發(fā)展的，其個(gè)人的檔案信息材料需要隨之進(jìn)行更改，以便確保干部人事檔案的信息與本人的信息保持一致。需要及時(shí)、密切觀察人事工作以及干部個(gè)人的動(dòng)態(tài)發(fā)展，及時(shí)主動(dòng)的收集信息。同時(shí)，檔案管理人員需要與人事檔案材料形成密切的聯(lián)系，通過(guò)各種方式與途徑積極主動(dòng)的做好檔案收集工作。并且需要確保收集的信息具有真實(shí)性與完整性特點(diǎn)。需要嚴(yán)格按照干部人事檔案的相關(guān)收集規(guī)定以及范圍將材料與信息收集完整。將收集好的材料及時(shí)歸檔，并裝入個(gè)人卷宗，以便做好干部人事檔案收集與整理工作。

其次，需要對(duì)干部人事檔案材料進(jìn)行鑒別，去偽存真。由于目前干部人事檔案管理中，其材料存在虛假的現(xiàn)象，需要加強(qiáng)對(duì)信息材料的鑒別，確保檔案材料的真實(shí)性。需要對(duì)檔案材料進(jìn)行全面審核，在審核的時(shí)候，需要嚴(yán)格按照檔案材料的補(bǔ)充辦法等相關(guān)規(guī)定來(lái)實(shí)施，針對(duì)干部人事檔案中的十大類內(nèi)容制定出審核的標(biāo)準(zhǔn)。例如，需要登記干部職務(wù)晉升的連續(xù)性，填寫(xiě)專業(yè)技術(shù)職稱從初級(jí)到高職以及聘用的連續(xù)性信息。檔案管理人員需要對(duì)這些信息進(jìn)行逐一核實(shí)，將其中缺失材料進(jìn)行分類，針對(duì)缺失的材料及時(shí)做好補(bǔ)充。另外，在鑒別信息材料真實(shí)性的時(shí)候，需要對(duì)其信息資料進(jìn)行審核，并對(duì)需要出具相關(guān)證明的信息進(jìn)行審核，對(duì)干部進(jìn)行核實(shí)，確保信息的真實(shí)性。針對(duì)沒(méi)有經(jīng)過(guò)審批、內(nèi)容不夠詳細(xì)、手續(xù)不健全等檔案材料不得歸檔，針對(duì)相關(guān)證書(shū)沒(méi)有加蓋相關(guān)組織的印章不得歸檔處理。

3.4 提高干部人事檔案信息化管理水平

在信息化時(shí)代背景下，需要充分利用信息技術(shù)資源，構(gòu)建現(xiàn)代化干部人事檔案管理的信息平臺(tái)，以便有效的提高檔案管理與利用效率，從而可以有效的實(shí)現(xiàn)全面、動(dòng)態(tài)的管理?？梢栽诟刹咳耸聶n案的信息化管理體系中，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)干部人事檔案的十大類內(nèi)容進(jìn)行有效的整合與優(yōu)化，需要檔案管理人員對(duì)干部形成的材料進(jìn)行及時(shí)的收集、鑒別、審核以及處理，為干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)提供信息。同時(shí)，可以構(gòu)建干部人事檔案局域網(wǎng)，通過(guò)局域網(wǎng)之間的相互連接，可以有效的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，在檔案借閱、查閱的時(shí)候，更加方便。同時(shí)，通過(guò)信息化的檔案管理，可以有效的解決紙質(zhì)案卷破損的問(wèn)題，有效的確保檔案的長(zhǎng)期保存與使用。另外，還需要研發(fā)出適合干部人事檔案管理的軟件，并且確保該軟件與公務(wù)員制度以及干部人事檔案的改革相結(jié)合，及時(shí)調(diào)整信息與數(shù)據(jù)，收集新的信息，對(duì)檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，從而促進(jìn)干部人事檔案的信息化、規(guī)范化以及科學(xué)化管理。

4 總結(jié)

干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)、綜合性較強(qiáng)的工作，檔案管理人員需要針對(duì)目前存在的問(wèn)題與不足之處進(jìn)行分析，以便制定出有效的解決措施。同時(shí)，還需要不斷提升自身的綜合素質(zhì)，以便更好的適應(yīng)檔案管理工作。從而提高干部人事檔案管理質(zhì)量與水平，充分發(fā)揮出干部人事檔案的應(yīng)用價(jià)值。

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