淺析如何做好事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

劉青穎

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日趨成熟，事業(yè)單位檔案管理進(jìn)入了信息化建設(shè)新紀(jì)元。對(duì)比傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式，信息化管理給我們帶來(lái)諸多改變，本文分析了現(xiàn)行事業(yè)單位檔案管理狀況以及如何開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化；保密工作

檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，它是再現(xiàn)歷史真實(shí)原貌的文獻(xiàn)資料。隨著現(xiàn)代科技進(jìn)步，以計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體的信息化建設(shè)已經(jīng)滲透到各個(gè)領(lǐng)域并正在拓展著我們傳統(tǒng)的工作、學(xué)習(xí)和生活方式，檔案信息化建設(shè)就是這一過(guò)程中產(chǎn)生的新領(lǐng)域。檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)將當(dāng)今的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，使其部分取代傳統(tǒng)的檔案收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目和檢索、統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用等操作環(huán)節(jié)，使原來(lái)依靠檔案管理人員手工操作完成的工作由計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備手段完成?？梢哉f(shuō)事業(yè)單位檔案管理工作將進(jìn)入信息化管理時(shí)代新紀(jì)元。

1 目前事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

目前事業(yè)單位在檔案管理方面的工作普遍存在一些問(wèn)題。首先專職檔案管理人員數(shù)量不足，有些人員既要負(fù)責(zé)檔案管理工作又要負(fù)責(zé)其他日常事務(wù)，且檔案管理崗前培訓(xùn)，定期業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)需要占用一定工作時(shí)間，這容易出現(xiàn)培訓(xùn)內(nèi)容不足，培訓(xùn)時(shí)間不達(dá)標(biāo)等情況，造成檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊。其次，部分檔案管理者缺乏統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，工作內(nèi)容流于形式，思想上較為被動(dòng)，認(rèn)為只要檔案材料不丟失、不損毀、不泄密就行，對(duì)收集來(lái)的材料沒(méi)有經(jīng)過(guò)認(rèn)真辨識(shí)，或?qū)⒉环蠙n案內(nèi)容要求的材料裝入檔案盒。這種情況不利于維護(hù)認(rèn)識(shí)檔案的嚴(yán)肅性與真實(shí)性，往往在需要查看檔案以便了解個(gè)人履歷、辦理手續(xù)時(shí)因檔案收集、整理、歸檔、裝訂不及時(shí)出現(xiàn)資料銜接不上或部分重要證明文件遺失，給個(gè)人甚至集體造成損失。再次，事業(yè)單位檔案管理制度是制約檔案管理工作內(nèi)容的有效機(jī)制。但有些單位檔案管理制度不規(guī)范、不健全，這就大大降低了檔案所具有的利用價(jià)值和真實(shí)性，或者有些單位雖然有一些管理方面的制度，管理人員卻在工作環(huán)節(jié)上疏于執(zhí)行，停留于表面現(xiàn)象，沒(méi)有讓制度發(fā)揮實(shí)際作用，如：案卷標(biāo)題、序號(hào)編目不夠規(guī)范，案卷整理不系統(tǒng)，目錄內(nèi)容與實(shí)際案卷資料不符，甚至一些案卷都沒(méi)有卷內(nèi)目錄。最后，現(xiàn)行的檔案檢索效率偏低。當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位還是手工檢索案卷材料，人為操作必然存在信息誤差，這不僅不利于優(yōu)化管理人員隊(duì)伍，也降低了檔案使用率。以上這些情況也不利于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)及維護(hù)工作。

2 事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容及方法

傳統(tǒng)檔案通常以紙張作為媒介，記錄下當(dāng)時(shí)發(fā)生的事件。由于紙質(zhì)檔案需要占用大量空間，通常需要一間或幾間檔案室儲(chǔ)存檔案資料。而且紙質(zhì)容易受環(huán)境因素影響，溫度、濕度、光照、有害氣體都會(huì)影響紙質(zhì)檔案的使用壽命，一旦損壞很難恢復(fù)原狀，這給檔案的完整性帶來(lái)較大威脅。其次，一般來(lái)說(shuō)紙質(zhì)檔案形成后沒(méi)有備份文件，且借閱、查找、使用較為費(fèi)時(shí)費(fèi)力，從而降低了人事檔案利用效率。在信息化的社會(huì)環(huán)境背景下，信息化建設(shè)的諸多優(yōu)點(diǎn)將為傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)變革性的影響。

在事業(yè)單位檔案信息化管理與傳統(tǒng)檔案管理模式結(jié)合過(guò)程中，我們可以將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化編輯，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，數(shù)據(jù)壓縮以及掃描技術(shù)將歷史形成的紙質(zhì)、聲像文件進(jìn)行系統(tǒng)分類建立檔案信息庫(kù)。其次，事業(yè)單位信息化建設(shè)也包括進(jìn)行檔案網(wǎng)站建設(shè)編輯，檔案網(wǎng)站是檔案管理機(jī)構(gòu)在公共服務(wù)平臺(tái)上建立的站點(diǎn)，提供相關(guān)檔案信息服務(wù)，同時(shí)可作為檔案信息化建設(shè)的交流平臺(tái)和宣傳窗口。再次，數(shù)字檔案館建設(shè)也是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容。

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中，第一步，應(yīng)正確認(rèn)識(shí)什么是事業(yè)單位檔案信息化，強(qiáng)化信息意識(shí)。但是相對(duì)而言，目前多數(shù)管理人員沒(méi)有正確把握檔案信息化工作的重要性和發(fā)展趨勢(shì)，或以經(jīng)費(fèi)不足、人手不夠等原因推遲甚至擱置檔案信息化的建設(shè)，從而阻礙檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。第二步，檔案管理者應(yīng)該加快檔案管理的硬件建設(shè)，計(jì)算機(jī)、數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)等是建立信息化管理必備的硬件條件，需要給予較大力度的政策與資金支持。第三步，應(yīng)對(duì)檔案管理人員就計(jì)算機(jī)輔助檔案管理、電子文件歸檔與保存、數(shù)字化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、安全管理、數(shù)字化檔案資源長(zhǎng)期保存等內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使相關(guān)人員更好掌握相關(guān)技術(shù)，讓檔案信息化建設(shè)更好地服務(wù)于事業(yè)單位的各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)。

在上述檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，保密工作應(yīng)被予以特別強(qiáng)調(diào)重視。檔案的信息化建設(shè)是一把“雙刃劍”，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日趨成熟和廣泛應(yīng)用，檔案的保密工作成為每一位檔案管理人員所面臨的新的課題。如何檔案信息化建設(shè)過(guò)程中做好保密工作呢？首先，要加大檔案保密工作宣傳力度，讓使用者明確法律責(zé)任與違法行為界限等，通過(guò)對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的深入學(xué)習(xí)，強(qiáng)化保密意識(shí)，增強(qiáng)全員的保密法制觀念。其次，改善檔案信息化建設(shè)的軟硬件條件。傳統(tǒng)的檔案管理工作只需考慮加強(qiáng)檔案資料存放場(chǎng)所的自然條件，但是在檔案信息化建設(shè)環(huán)境下所利用的服務(wù)器、存儲(chǔ)媒介、軟件以及網(wǎng)絡(luò)等都應(yīng)具備很高的安全防范措施。檔案的存儲(chǔ)和利用是由計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成的，而這些系統(tǒng)是由許多部分組成，每個(gè)小的失誤都會(huì)造成不可挽回的損失，如錄入錯(cuò)誤、密級(jí)不清、誤刪操作、突然地?cái)嚯姷取?/p>

不僅如此，還要防范計(jì)算機(jī)病毒和黑客入侵檔案保密系統(tǒng)，造成數(shù)據(jù)庫(kù)被盜損壞。針對(duì)這些可能發(fā)生的情況，我們?cè)跈n案信息化建設(shè)進(jìn)程中必須積極采取防范措施。第一、為應(yīng)付電子檔案文件、數(shù)據(jù)丟失或損壞等可能出現(xiàn)的意外情況，應(yīng)將存儲(chǔ)設(shè)備中的數(shù)據(jù)復(fù)制到磁帶等大容量存儲(chǔ)設(shè)備中進(jìn)行備份，備份方式有：定期磁帶備份數(shù)據(jù)、遠(yuǎn)程磁帶庫(kù)、光盤庫(kù)備份、遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫(kù)備份等；第二、運(yùn)用“防火墻”技術(shù)，電子檔案管理系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡(luò)的連接處安裝防火墻設(shè)備，能夠根據(jù)會(huì)話信息、應(yīng)用協(xié)議、訪問(wèn)用戶、被訪問(wèn)者資源等進(jìn)行訪問(wèn)控制規(guī)則設(shè)置，保證通過(guò)網(wǎng)絡(luò)邊界的會(huì)話層得到一定的控制；第三、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)系統(tǒng)，它是一種對(duì)網(wǎng)絡(luò)傳輸進(jìn)行即時(shí)監(jiān)視，在發(fā)現(xiàn)可疑傳輸時(shí)發(fā)出警報(bào)或者采取主動(dòng)反應(yīng)措施的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備。第四，在存放電子檔案場(chǎng)所內(nèi)加裝監(jiān)控系統(tǒng)，可有效的防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入涉密場(chǎng)所，也可監(jiān)督檔案管理人員日常的檔案保管工作。

在檔案信息化保密管理系統(tǒng)中，應(yīng)實(shí)行控制源頭、集中管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、突出重點(diǎn)、協(xié)調(diào)促進(jìn)的原則。承擔(dān)檔案信息化系統(tǒng)工程建設(shè)的系統(tǒng)集成、綜合布線、軟件開(kāi)發(fā)、服務(wù)咨詢及工程監(jiān)理等單位，必須通過(guò)檔案行政管理部門和保密工作部門的保密審查，檔案信息化系統(tǒng)工程建設(shè)的保密管理實(shí)行審核備案制度。而且，檔案信息化建設(shè)單位的保密管理人員應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審查，并保持相對(duì)穩(wěn)定。檔案行政管理部門和保密工作部門應(yīng)定期組織有關(guān)培訓(xùn)和考核。

3 結(jié)語(yǔ)

利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代科技手段對(duì)事業(yè)單位進(jìn)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)在檔案管理方面存在的問(wèn)題，并能更好地對(duì)檔案資料進(jìn)行動(dòng)態(tài)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，在這一過(guò)程中提高檔案管理工作效率，為上層建筑提供更全面更科學(xué)更有利的保障。檔案管理信息化是是事業(yè)單位檔案管理的方向和目標(biāo)，關(guān)系到每一個(gè)人的切身利益，也關(guān)系到事業(yè)單位日常運(yùn)行的各個(gè)系統(tǒng)，它甚至對(duì)整個(gè)社會(huì)的資源共享與交流都有著不可或缺的重要推動(dòng)作用，是社會(huì)文明進(jìn)步的標(biāo)志。