淺析如何提升檔案管理工作質(zhì)量

王永玲

摘 要：隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展、普及，信息和通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作隨之步入了信息化時代，這就對傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。如何適應(yīng)改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)對檔案工作越來越高的要求，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，已成為現(xiàn)階段廣大檔案管理工作者迫切需要解決的問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人員素質(zhì)；管理效率

1 概述

檔案管理工作是一項政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，各級管理部門要充分認(rèn)識到該項管理工作的重要性。加強(qiáng)對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。研究檔案管理工作的現(xiàn)狀和改革，是歷史賦予檔案工作者的光榮使命，對于改變檔案工作中存在的不良狀況，提升檔案管理工作質(zhì)量，具有極其重要的理論意義和實際意義。

2 現(xiàn)狀

1、對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部人員對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付調(diào)查就可以了，輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的在重要性、檔案材料的搜集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案搜集意識淡薄。大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

3、檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實不到位，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕，容易引起檔案材料霉變，蛀蟲，影響檔案的美觀整潔及完整。

3 檔案資源優(yōu)化

1、改善檔案資源結(jié)構(gòu)。注重對檔案資源中豐富的經(jīng)濟(jì)、科技等檔案信息資源的開發(fā)利用，不斷開發(fā)利用文化、教育等方面的檔案信息資源，充分開發(fā)檔案信息資源中與人民群眾息息相關(guān)的檔案信息資源。同時，不斷開闊視野，拓展檔案工作領(lǐng)域，加強(qiáng)對新建領(lǐng)域建檔工作的監(jiān)管力度。只有這樣，檔案資源結(jié)構(gòu)才會得到不斷改善，才會充分體現(xiàn)地方特征和時代特征。我國的檔案資源建設(shè)必將大有作為。

2、有效地整合檔案資源。對檔案資源進(jìn)行整合就是要突破其來源的限制，充分集聚各種檔案資源的特殊優(yōu)勢，最終實現(xiàn)區(qū)域范圍內(nèi)檔案資源的高度系統(tǒng)性要求。首先，要提前接收對在三個文明建設(shè)中有較大現(xiàn)實利用價值的檔案；其次，接收范圍要擴(kuò)大，要加強(qiáng)對與人民群眾聯(lián)系密切的檔案的收集；最后是開展檔案寄存服務(wù)工作，與新經(jīng)濟(jì)組織興起和各類情況的出現(xiàn)及個人寄存檔案需求日益增長的形勢相適應(yīng)。

4 加強(qiáng)檔案管理工作

1.提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。進(jìn)一步提高對檔案工作的認(rèn)識，重點強(qiáng)調(diào)做好檔案管理工作的使命感和責(zé)任感，從思想深度徹底擺脫檔案工作的“說起來重要，干起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)狀，把檔案工作作為一項重要事情來抓，逐漸形成人人想檔案、人人干檔案的深厚氛圍。同時，做好檔案工作與經(jīng)濟(jì)建設(shè)相結(jié)合，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理，進(jìn)一步夯實檔案工作的思想基礎(chǔ)，真正把檔案工作納入法制化管理軌道，為檔案更好的保管和有效利用提供堅實的組織保障、領(lǐng)導(dǎo)保障和物質(zhì)保障。

2.處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系。兩種不同載體的檔案有著各自的特點，既有相對獨立性，又具有統(tǒng)一性，這就要求我們在具體的實際工作中既要堅持檔案的基本原則，又不至于將紙質(zhì)檔案的管理方法生搬硬套用于電子檔案，既有利于創(chuàng)建電子管理方法和技術(shù)，也有利于不盲目的將紙質(zhì)文件檔制成電子副本，造成不必要的財力、物力的浪費。只有將二者有機(jī)地結(jié)合起來，充分發(fā)揮各類檔案信息資源，才能更好地為社會服務(wù)。

3.切實加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。檔案管理部門應(yīng)運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)手段與網(wǎng)絡(luò)工具提高開發(fā)檔案資源的能力與水平，認(rèn)真分析信息化建設(shè)對傳統(tǒng)檔案管理模式造成的沖擊，充分認(rèn)識信息化建設(shè)所引發(fā)的檔案工作理論與工作方法的突破與變革，在不斷采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門、不斷提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時，以自己獨特的利用服務(wù)方式，不斷滿足社會對檔案信息的需求，使檔案工作更好地為社會發(fā)展服務(wù)。

5 提高檔案管理人員素質(zhì)水平

1、檔案人員應(yīng)具有扎實的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)素質(zhì)。許多檔案管理人員的管理水平仍停留在經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，有的是理論知識水平較低，有的是理論與實際工作不能有機(jī)結(jié)合?，F(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，高新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，檔案管理手段日益先進(jìn)，檔案信息化是檔案現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，這就要求檔案人員具備計算機(jī)相關(guān)能力水平能熟練操作基本的辦公軟件，能系統(tǒng)科學(xué)地將計算機(jī)軟件應(yīng)用到檔案信息管理中，開發(fā)檔案管理更方便的手段。

2、檔案人員應(yīng)通過各種形式的繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)。檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。一是積極參加上級檔案管理部門舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使檔案管理人員系統(tǒng)規(guī)范的掌握檔案專業(yè)知識，為今后工作的開展做出良好開端。二是有目的的派遣檔案管理人員到檔案管理先進(jìn)單位認(rèn)真觀摩學(xué)習(xí)，讓其從中找出差距和不足，取長補(bǔ)短，逐步達(dá)到規(guī)范化。

6 提高檔案管理效率的對策

1、規(guī)范檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化工作責(zé)任。建立科學(xué)的檔案管理體系，建立檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步發(fā)展。

2.調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競爭激勵機(jī)制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚的認(rèn)識到自己的工作成績與其個人發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭、生機(jī)勃勃的新局面。在這種情況下，檔案部門要積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應(yīng)檔案自身的發(fā)展，另外也要適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的流程。借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革，努力使檔案管理工作邁上一個新臺階。

7 檔案管理信息化的實現(xiàn)途徑

1.建立規(guī)范體系。檔案管理信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，然而系統(tǒng)軟件移植性差，檔案信息化尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)，所以需要制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系。切實推動檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、科學(xué)化。

2.完善安全措施。檔案管理信息化最終落實都要靠人來執(zhí)行，所以人是檔案管理信息化安全的第一道保護(hù)屏障，電子文件的內(nèi)容失去固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統(tǒng)的威脅，需采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施。

3.加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。要舍得投入財力，配置與檔案管理信息化相適應(yīng)的軟、硬件，為檔案管理信息化提供穩(wěn)定的外部環(huán)境。當(dāng)前，檔案部門的財力主要來源于政府，政府要加大檔案工作的經(jīng)費投入，改善檔案工作環(huán)境，使檔案管理信息化得到快速發(fā)展。

8 結(jié)束語

總之，在新的歷史條件下，檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來，機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存，機(jī)遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機(jī)遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。