學(xué)生學(xué)籍檔案管理的幾點思考及對策

張?zhí)m

摘 要：學(xué)生學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，管理和利用好學(xué)籍檔案是學(xué)校管理工作的一項基礎(chǔ)性工作。加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，完善學(xué)籍管理系統(tǒng)功能，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化和信息化，對規(guī)范學(xué)校的教學(xué)秩序，提高教育教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成，實現(xiàn)向社會輸送全面發(fā)展的合格技能人才的最終目標(biāo)有著巨大的促進(jìn)作用。然而，九年義務(wù)教育階段學(xué)生學(xué)籍檔案在管理過程中存在一些問題，本文旨在分析并解決這些問題。

關(guān)鍵詞：段；學(xué)生學(xué)籍檔案；管理；思考；對策

學(xué)生的學(xué)籍檔案主要包括學(xué)生報名注冊登記表、體檢表、個人基本情況表、學(xué)習(xí)的課程、在校期間的德、智、體、美發(fā)展情況及各科成績記錄、學(xué)籍變動情況記錄、學(xué)生畢業(yè)情況等。學(xué)籍檔案存于學(xué)校學(xué)籍管理部門，它體現(xiàn)了學(xué)生檔案的原始性和憑證性，是一種不可再生的資源，是作為學(xué)校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核畢業(yè)資格的依據(jù)。那么如何準(zhǔn)確完整詳細(xì)地記錄學(xué)生的求學(xué)經(jīng)歷、完善學(xué)生學(xué)籍檔案的信息，提高其管理與利用的效率，已成為學(xué)校相關(guān)部門較為關(guān)注的課題。

1 學(xué)生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀

1.管理體制不完善，服務(wù)意識不強(qiáng)。無統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)。許多學(xué)校的學(xué)籍管理體制不能與時俱進(jìn)，沒有總結(jié)經(jīng)驗，沒有把握學(xué)校及學(xué)生自身的特點，沒有建立適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的行之有效的管理體制，給學(xué)籍管理工作的開展帶來不便。學(xué)校在學(xué)籍管理過程中，服務(wù)意識不強(qiáng)，忽略了學(xué)生的主體地位，沒有做到以學(xué)生為本，制約了學(xué)生自身的發(fā)展，制約了學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.學(xué)籍管理系統(tǒng)或模塊功能不能滿足學(xué)籍檔案工作的要求。這些軟件的功能在實際使用過程中，存在不少缺陷（1）適應(yīng)性不強(qiáng)。由于各地區(qū)各學(xué)校學(xué)籍管理具體工作存在一些差異，目前使用的學(xué)籍管理系統(tǒng)或模塊對部分學(xué)籍管理工作中存在的特殊問題得不到有效解決；（2）功能不完善，沒有涵蓋學(xué)籍管理工作的各個環(huán)節(jié)；（3）不能以網(wǎng)站為依托實現(xiàn)真正的數(shù)據(jù)共享，甚至不能以校園網(wǎng)為依托，實現(xiàn)本校內(nèi)的數(shù)據(jù)共享。

3.學(xué)籍檔案管理仍達(dá)不到信息化標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平不高。學(xué)籍管理軟件的信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化不強(qiáng)，沒有結(jié)構(gòu)完整、合理的后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)支持學(xué)籍檔案管理，不能依托網(wǎng)絡(luò)界面，實時顯示并更新相關(guān)信息，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，從而實現(xiàn)真正的數(shù)據(jù)信息化；各學(xué)校的學(xué)籍管理科（室）數(shù)據(jù)與其他科（室）的相關(guān)數(shù)據(jù)甚至不能以校園網(wǎng)為依托，實現(xiàn)本校內(nèi)各科（室）學(xué)生數(shù)據(jù)的共享。另外學(xué)籍管理人員信息化管理水平跟不上，學(xué)生在遇到學(xué)籍變動如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)時，不能做到信息量的詳實，準(zhǔn)確、及時、統(tǒng)一。容易出現(xiàn)錯誤，造成重復(fù)性工作，大大降低了工作效率及利用率。

4.缺乏既精通學(xué)籍管理業(yè)務(wù)又熟練掌握計算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型管理人才，且管理人員變動頻繁，造成學(xué)生學(xué)籍檔案不完整，缺乏真實性等問題，造成后期核對困難。

2 加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作的對策

1、完善學(xué)籍檔案管理體制及歸檔制度，提高管理及服務(wù)意識。

學(xué)籍檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，必須把學(xué)籍檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，健全、完善管理體制，規(guī)范學(xué)籍檔案管理；建立和完善歸檔制度，學(xué)籍檔案的歸檔納入各部門人員的職責(zé)范圍，做到每學(xué)期、每個學(xué)制按時、完整、準(zhǔn)確歸檔，做到分散收集，集中管理。從制度上加強(qiáng)對學(xué)籍檔案真實性的認(rèn)證和鑒別，保證其真實可靠；提高學(xué)籍管理人員的思想認(rèn)識，創(chuàng)新管理理念，牢固樹立以學(xué)生為本的服務(wù)意識，深入了解學(xué)生訴求，解決學(xué)生的實際問題，關(guān)心學(xué)生的成長與成才，加強(qiáng)思想引領(lǐng)，著力提升學(xué)生的思想境界，真正落實服務(wù)育人的目標(biāo)。提高學(xué)校的學(xué)籍管理技術(shù)水平、管理水平、服務(wù)能力和學(xué)生滿意度。

2、著力開發(fā)運用具有可擴(kuò)展性的學(xué)籍管理系統(tǒng)軟件，滿足學(xué)籍管理工作的需求。

學(xué)籍管理工作的流程不是一成不變的，可能會出現(xiàn)很多變化或特殊情況，如果學(xué)籍系統(tǒng)僅僅用于適應(yīng)業(yè)務(wù)本身，而不兼容后續(xù)工作和教學(xué)管理等其他流程，這樣的系統(tǒng)顯然不夠完善。面對復(fù)雜的實際工作，系統(tǒng)必須具備可擴(kuò)展性。因此學(xué)籍管理軟件開發(fā)人員應(yīng)與學(xué)校學(xué)籍管理工作人員強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)手，針對目前學(xué)校學(xué)籍管理系統(tǒng)或模塊不能完全滿足工作要求的現(xiàn)狀，軟件研發(fā)公司應(yīng)深入學(xué)籍管理工作一線，與學(xué)校學(xué)籍管理工作人員加強(qiáng)溝通，認(rèn)真學(xué)習(xí)國家教育部學(xué)籍信息化管理的工作要求，仔細(xì)研究學(xué)校教務(wù)管理的工作特點，本著高起點、高標(biāo)準(zhǔn)、既適應(yīng)當(dāng)前又考慮未來發(fā)展的原則，為各學(xué)校定制開發(fā)學(xué)籍管理系統(tǒng)或模塊，滿足學(xué)籍管理工作的需求，加快學(xué)籍管理信息化進(jìn)程。

3、加快學(xué)籍檔案管理信息化程度，運用結(jié)構(gòu)完整、合理的后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)支持學(xué)籍檔案信息化管理。

切實加大對學(xué)籍管理信息化宣傳教育力度，建立健全學(xué)校學(xué)籍管理信息化體制，加大對學(xué)籍管理信息化資金投入，加強(qiáng)對學(xué)籍管理信息化人員的培養(yǎng)，提高學(xué)籍管理信息化的效率與水平，利用現(xiàn)代技術(shù)加強(qiáng)學(xué)籍信息化管理。一方面建設(shè)高質(zhì)量的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，運用結(jié)構(gòu)完整、合理的后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)支持學(xué)籍檔案管理，這樣不僅把管理人員從繁重的數(shù)據(jù)處理工作中解放出來，而且提供了更加快速準(zhǔn)確的途徑，使工作可以在部門之間平滑切換，順利進(jìn)行。同時加強(qiáng)網(wǎng)站建設(shè)，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)一套安全、完善、高效、能夠?qū)崟r顯示并更新相關(guān)信息的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，全面實現(xiàn)學(xué)籍檔案信息資源共享，從整體上提高學(xué)籍管理工作的質(zhì)量和水平。

4、提高學(xué)籍檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、管理水平，建設(shè)一支高素質(zhì)的學(xué)籍管理隊伍。

（1）加強(qiáng)對學(xué)籍管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高其政治素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”的多素質(zhì)人才。

（2）管理人員要有求真務(wù)實、甘于奉獻(xiàn)的精神，要高度樹立學(xué)籍管理為育人服務(wù)的責(zé)任感和使命感；牢固樹立以學(xué)生為本的服務(wù)意識。加強(qiáng)學(xué)籍業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，強(qiáng)化繼續(xù)教育，堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實效”，全面掌握學(xué)籍檔案管理工作的新知識、新技術(shù)，了解學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。

（3）學(xué)校要將學(xué)籍檔案人員的培養(yǎng)納入人才培養(yǎng)計劃，為他們系統(tǒng)的學(xué)習(xí)專業(yè)知識提供學(xué)習(xí)的機(jī)會，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

（4）引入競爭機(jī)制，通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的管理人員選拔到學(xué)籍檔案管理崗位上來。

學(xué)校要高度重視學(xué)籍檔案管理工作，不斷優(yōu)化學(xué)籍檔案信息管理。在實踐中不斷摸索，總結(jié)經(jīng)驗，讓學(xué)籍檔案真正為學(xué)校、學(xué)生及社會服務(wù)，通過信息化建設(shè)使學(xué)校學(xué)籍管理走上規(guī)范化、制度化和科學(xué)化的道路。