關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作的思考與建議

李文博

摘 要：檔案管理實質(zhì)就是借助現(xiàn)有管理思路、技術(shù)設(shè)備，不斷更新檔案管理工作者的知識結(jié)構(gòu)和技術(shù)素養(yǎng)，不斷提高檔案利用率，為醫(yī)院各項工作的發(fā)展保駕護航。本文通過對醫(yī)院檔案管理工作職能意義的論述，分析了影響當(dāng)前醫(yī)院檔案管理效率的幾類成因，并據(jù)此提出了若干改善檔案管理工作效能的建議，以期對全國醫(yī)院檔案管理事業(yè)發(fā)展有所助益。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；檔案管理效能；檔案信息化

前言：檔案管理工作由于組織的不同而有所差別，不同的組織會根據(jù)自己的特性來制定檔案管理制度和體系，這主要涉及到檔案的類別、作用和管理所要求的方法途徑不同等。相比于其他組織的檔案，醫(yī)院檔案部門作為整個醫(yī)療系統(tǒng)中最重要的信息資源部門之一，其重要性與特殊性不言而喻，但仍有部分醫(yī)院檔案管理工作有欠規(guī)范，存在很多被忽視的問題。由此，本文展開對此這一工作探討具有一定現(xiàn)實意義。

1 醫(yī)院檔案管理工作的職能意義

醫(yī)院業(yè)務(wù)不僅規(guī)范性和指導(dǎo)性文件數(shù)目較多，而且更新速度也很快。醫(yī)院幾乎天天要接收有關(guān)義務(wù)規(guī)范性和指導(dǎo)性的文件，其中分為業(yè)務(wù)規(guī)范文件和政策性文件，前者較為微觀，后者較為宏觀。在文件的下發(fā)過程中，由于缺少相關(guān)的檔案文件保管知識，業(yè)務(wù)部門為使用方便很可能將文件據(jù)為己有。加之醫(yī)院科室眾多，每個科室又包含多個專業(yè)病組。由于醫(yī)療技術(shù)迅速發(fā)展，主管部門會不斷下發(fā)各種政策文件。這些文件多是有關(guān)治療方案的指導(dǎo)文件，對醫(yī)院的業(yè)務(wù)十分重要，一旦損壞或者丟失，便會破壞信息的完整性，給醫(yī)院的工作帶來麻煩，甚至產(chǎn)生嚴(yán)重問題。所以，醫(yī)院要依據(jù)自身的特殊性來制定合適的檔案管理方法。建立健全的醫(yī)院檔案管理體系有助于醫(yī)院解決自身問題、彌補自身漏洞，提升自身管理能力，最大限度發(fā)揮醫(yī)院檔案管理效率，提升服務(wù)質(zhì)量，推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

2 影響醫(yī)院檔案管理效率的主因

（一）系統(tǒng)的管理制度。檔案管理的工作制度一般可分為保管制度、收集制度、檔案的使用制度等，彼此聯(lián)系緊密。然而，實際中很多醫(yī)院并未將上述制度進行有效融合，使之聯(lián)系脫節(jié)，無法形成配合體系，從而難以發(fā)揮各自實際作用。同時，由于我國檔案管理仍舊缺乏科學(xué)、統(tǒng)一的權(quán)威制度，使得每個醫(yī)院都依照個體意愿來理解并制定管理制度，從而導(dǎo)致很多醫(yī)院的檔案管理制度并不完善，甚有漏洞，檔案缺失嚴(yán)重。

（二）專業(yè)的檔案管理人員。實踐中，部分醫(yī)院從事檔案管理的工作人員并不具備相關(guān)的專業(yè)知識，也缺乏相應(yīng)的工作技能，其中還有部分檔案管理工作人員是以兼職身份開展工作，相關(guān)專業(yè)管理人員未能足額定崗，從而極易導(dǎo)致檔案資料收集率低，繼而使得完整檔案歸檔數(shù)量少，由此產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，為醫(yī)院醫(yī)療工作開展帶來了一定的困難，進而影響醫(yī)院整體的業(yè)務(wù)水平。造成這樣的局面多因為醫(yī)院被傳統(tǒng)定義為業(yè)務(wù)單位，故而大多數(shù)人更為關(guān)注其業(yè)務(wù)水平的高低，從而導(dǎo)致醫(yī)院在發(fā)展建設(shè)過程中，不自覺地忽視了檔案建設(shè)的重要性，繼而忽視了對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，將過多精力投入到醫(yī)療技術(shù)人員的教育和培養(yǎng)上，使得檔案管理工作繼續(xù)淪為長期被忽視，難以發(fā)揮積極的作用的惡性循環(huán)之中。

（三）檔案管理設(shè)施設(shè)備。檔案管理設(shè)施設(shè)備一般地包括兩類：一是檔案管理過程中所需要的設(shè)施設(shè)備，二是檔案應(yīng)用系統(tǒng)所需要的設(shè)施設(shè)備。如果設(shè)備投入不充足，更新滯后，配備缺口大等現(xiàn)象，使得檔案難以得到充分利用，管理目標(biāo)亦難以實現(xiàn)。目前很多醫(yī)院的檔案庫房都不符合要求，有欠規(guī)范，設(shè)施設(shè)備落后，管理技術(shù)又不先進，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和成果。雖然計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已被廣泛運用到了診療的過程中，但尚未將檔案記錄和診療進行全院聯(lián)網(wǎng)，迫使檔案的利用手續(xù)繁雜，嚴(yán)重影響工作效率。

3 提升醫(yī)院檔案管理效能的工作建議

（一）結(jié)合實際，制定科學(xué)化的管理制度。檔案管理工作在不同的階段是相互獨立的，但整體上是系統(tǒng)的、互相聯(lián)系的。檔案管理工作主要可分成兩大部分：一是收集、整理和鑒定相關(guān)文件；二是檔案的利用。且不論是基于理論抑或?qū)嶋H，前者都是后者的根本所在，所以，在進行相關(guān)文件收集和整理時，必須認(rèn)真完成立卷歸檔的工作，按照相關(guān)制度對文件進行及時、準(zhǔn)確和科學(xué)地分類組合，使文件之間形成緊密而又清晰明確的聯(lián)系；換言之，前期歸檔工作必須同時考慮后期檔案利用工作的要求和需求，兩者相輔相成。完善的檔案管理工作制度有利于管理工作順利的開展，避免了管理的隨意性。醫(yī)院檔案管理必須遵照《檔案法》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實際，制定出一套完整的、科學(xué)的、切實的檔案管理工作制度，對全院各個科室的各種檔案進行統(tǒng)一的管理和統(tǒng)一的考核，使得檔案的管理與醫(yī)療體制同步發(fā)展。

（二）加強交流，強化兼職管理人才培訓(xùn)。對人才隊伍的建設(shè)，首要健全檔案管理工作激勵機制，貫徹執(zhí)行“有獎有懲”，滿足員工基礎(chǔ)需求以激發(fā)其工作熱情，從而提高工作效率；其次，結(jié)合醫(yī)院工作的特殊性，有針對性地選擇合適的培訓(xùn)方式和內(nèi)容，加大對以兼職身份參與檔案管理的人員的培訓(xùn)力度，使之與專業(yè)管理人才組合形成連貫體系，促使檔案工作更為專業(yè)；再者，提高對檔案管理專業(yè)人才儲備和建設(shè)的重視度，將其納入醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃之中；此外，應(yīng)促進同行交流考察，通過各個類型的醫(yī)院之間的相互分享，借鑒參考各院檔案管理的經(jīng)驗，聘請相關(guān)專家講學(xué)，甚至到檔案管理工作優(yōu)秀的醫(yī)院參觀學(xué)習(xí)，共促進步。

搭建平臺，加大硬件設(shè)施建設(shè)力度。計算機管理平臺能夠有效節(jié)省檔案儲存的空間，還有容量大、出錯率低，便于檔案查找和閱讀，降低人力和物力成本等特點。所以，應(yīng)及時檢查相關(guān)硬件設(shè)備的更新速度，定期維護和更新常用機器設(shè)備的性能，并根據(jù)醫(yī)院實際經(jīng)營情況和管理需求規(guī)劃資金的投入度，合理引進先進設(shè)備，盡可能減少手工操作。此外，還應(yīng)注意確保檔案庫房內(nèi)的安全和整潔，防止過于潮濕造成檔案損壞或是過于干燥引發(fā)火災(zāi)，配備齊全滅火、滅蟲等安全設(shè)備，當(dāng)發(fā)生意外時可以盡可能地降低損失。

與時俱進，建立三級網(wǎng)絡(luò)管理模式。即分別以院長或副院長、辦公室主任或副主任、檔案管理人員為三個等級的管理模式；具體地說，就是將檔案文件拆設(shè)為文件收集系統(tǒng)、檔案的保管系統(tǒng)和利用系統(tǒng)三大體系；再在每個系統(tǒng)中設(shè)置多個鏈接，以方便查詢，利用系統(tǒng)設(shè)置“權(quán)限”查詢，方便各級人員查找利用，有助于檔案盡可能得到高效利用，也使檔案查閱和調(diào)取更為便捷，確保整個檔案管理工作得以井而有序。

4 結(jié)語

綜上，醫(yī)療檔案管理水平反映了醫(yī)院綜合管理能力的重要方面，也是醫(yī)院綜合實力的重要體現(xiàn)。信息技術(shù)的發(fā)展為醫(yī)院檔案管理提供了新的可能和發(fā)展空間，也使醫(yī)院檔案管理面臨著更多的挑戰(zhàn)，所以，醫(yī)院管理層應(yīng)緊握當(dāng)下契機，不斷創(chuàng)新，推動醫(yī)院檔案管理工作更為規(guī)范、高效。

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