淺析基層單位人事檔案管理工作存在的問題及對策

李新梅

摘 要：人事檔案記載著一個人的人生經(jīng)歷、政治面貌等基本信息，是單位組織中對基層人員管理的第一手依據(jù)。近些年來，我國人事制度不斷深化改革，而現(xiàn)行的人事檔案管理方式，尤其是基層單位的檔案管理還存在著很大缺陷。本文筆者將對基層人事單位檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進行分析，并提出對應的解決辦法。

關鍵詞：基層單位；人事檔案；管理工作

人事檔案形成于國家或社會中的人事管理活動。人事檔案進行系統(tǒng)化管理會對人才的有效利用、成員的升遷及懲處起到重要參考作用。然而，隨著我國人事制度不斷深化改革，現(xiàn)行的人事檔案管理方式，尤其是基層單位的檔案管理存在著很大缺陷，在當前形勢下，對檔案管理工作進行優(yōu)化已是刻不容緩。

一、基層單位人事檔案管理工作中存在的不足

（一）對人事檔案管理工作不重視

檔案管理工作大多被認為與單位業(yè)績毫無關聯(lián)，無法得到重視。領導干部對檔案管理更加放任自流，這就造成了管理混亂，難以為具體工作的開展提供服務。

（二）檔案文件缺乏真實性

為基層人員其建立一份真實、全面的檔案是企業(yè)管理中一個必要的程序，是有益于企業(yè)和個人協(xié)同發(fā)展的。然而某些人員的信息會由于一些原因難以調(diào)查，或是信息錄入時存在虛假編造的情況，直接造成了檔案的真實性缺失。

（三）從事檔案工作人員素質(zhì)不高

基層檔案管理的工作量較大，對從事檔案管理人員的自身素質(zhì)要求也較高。有些人被領導胡亂安排至檔案管理崗位，有些人的工作水平未達到要求標準，工作中存在著管理不認真、分類不仔細等不足之處，亟待提高工作水平。

（四）管理制度落后

市場經(jīng)濟機制作用之下，傳統(tǒng)的人力資源分配制度逐漸被聘任制取代，人員的大批量流動也增加了人事檔案的管理難度，檔案管理制度的革新已是刻不容緩。

二、人事檔案管理問題的解決方案

（一）提高對檔案作用的認識

松散隨意是大部分單位人事檔案管理的常態(tài)，有的單位甚至在資料查詢、人事變動等相關工作開展時，才匆匆進行檔案建設管理。事實上，檔案的準確時效性對單位的發(fā)展是有助推作用的，只有在根本上改變領導人員的思想觀念，使他們認識到人事檔案管理不可替代的作用，才能從源頭解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。

（二）加大對檔案的投入

在領導支持的前提下，加大對檔案管理工作人力、物力的投入支持。例如，嚴格篩選具有吃苦耐勞精神和精心仔細性格特點的人員投入檔案管理工作；加大經(jīng)濟投入，改善檔案管理相關設施。

在這一解決方案上，有一成功案例可供參考。某單位領導投入一筆資金，在單位中設置獨立的檔案陳列室和檔案管理人員辦公室。一月后，單位一中層干部離職，需要從基層員工中選拔能力突出者任職。領導向檔案管理人員下達指示，工作人員進入檔案陳列室，迅速找出了符合領導要求的人員檔案，完成了工作任務，也確保了人事調(diào)動的順利進行。

（三）完善檔案管理制度

基層人員檔案具有數(shù)量大、檔案信息駁雜、難以系統(tǒng)化管理等特點。這就需要對檔案管理進行系統(tǒng)規(guī)劃、分類處理。為了達到此目標，需要將檔案管理工作中的材料收集、材料鑒別、檔案錄入乃至檔案閱覽等步驟中逐層次工作一一科學規(guī)范化，使人事檔案庫內(nèi)容詳實，充分發(fā)揮人事檔案庫參謀部的作用。

（四）完善信息化檔案管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理大多在卷宗紙張上進行書寫記錄，不僅頗費人工，而且容易損耗丟失。隨著信息化時代的到來，檔案管理也不應該原地踏步，對檔案進行信息化網(wǎng)絡管理不僅可以節(jié)省工作量，還能在絕大多數(shù)情況下保證數(shù)據(jù)信息不丟失，并提升檔案的保密性。建立基層單位人事電子檔案系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案的自動化管理。

結(jié)語

當今時代，人事制度的不斷變革，對基層人員檔案管理工作提出了很高要求。只有在源頭上認識到檔案管理的必要性與重要性，并立足于單位實際，逐漸改進人事檔案管理方法模式，才能全面保證檔案系統(tǒng)化、準確化。在新時代發(fā)展下，以信息手段，在網(wǎng)絡背景下動態(tài)管理檔案信息，是檔案發(fā)展的必然要求，也必將會為我國經(jīng)濟社會各項事業(yè)發(fā)展提供堅實保障。

參考文獻：

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