淺論提升高校辦公室執(zhí)行力

楊冬梅

武漢工程大學資源與土木工程學院

淺論提升高校辦公室執(zhí)行力

楊冬梅

武漢工程大學資源與土木工程學院

提升高校辦公室執(zhí)行力，是提高高校行政管理工作效率的重要途徑，也是提高高校教學質量的重要保證。因此，本文從建立和完善辦公室工作規(guī)范機制、辦公室團隊合作機制、辦公室信息溝通機制三個層次，探討提升高校辦公室執(zhí)行力的途徑，旨在為高校提高行政管理工作效率和教學質量提供參考。

高等院校；辦公室；執(zhí)行力

我國高等院校辦公室，通常是指同一所高校的校辦公室、院辦公室、系辦公室。其中，校辦公室是全校教學、科研和后勤保障工作的中樞機構，院辦公室是學院教學與科研的管理中心；系辦公室是全系各教研室教學工作的協(xié)調中心。

在通常情況下，校辦公室與學院辦公室，構成高校行政管理工作“上下聯(lián)動、左右協(xié)調、橫向到邊、縱向到底”的督辦體系，承擔著校院教學、科研和后勤保障工作的中心樞紐作用。因此，辦公室是校院領導班子實現(xiàn)管理職能的重要橋梁與紐帶，辦公室執(zhí)行力的高低直接關系到行政管理效果的好壞。

從全國高校辦公室執(zhí)行力的整體情況來看，大多數(shù)高校辦公室執(zhí)行力處于一流水平，為學校各項工作的開展作出很大的貢獻。然而，也有少數(shù)高校辦公室執(zhí)行力較弱，還不能適應高校教育事業(yè)發(fā)展的需要。就同一所高校而言，各個學院辦公室執(zhí)行力水平也有參差不齊。此外，辦公室工作人員之間的業(yè)務素質也存在參差不齊的情況從而影響辦公室整體執(zhí)行力的提高。

要提高辦公室執(zhí)行力，必須從辦公室工作規(guī)范入手，加強辦公室團隊合作精神，并在督辦工作中加強信息溝通。只有這樣，才能提高辦公室行政管理的工作效率，更好地督促檢查校院領導交辦的各項工作任務。為此，本文從建立和完善“辦公室工作規(guī)范機制”、“辦公室團隊合作機制”和“信息溝通機制”三個層次，探討提升辦公室執(zhí)行力的途徑。

一、建立和完善工作規(guī)范機制

辦公室工作事務繁雜，頭緒眾多，而且經常要面對各種臨時性工作和突發(fā)事件。如果不制定和規(guī)范工作程序，就會亂中加亂，忙中出錯。每所高校以及各校各學院都有自己的特殊性，其工作性質和辦公規(guī)律性都不相同。因此，在制定工作規(guī)范和工作程序時，必須做到科學性與合理性相結合。

首先，要對辦公室工作崗位進行科學定位。每個崗位的設置要合理，不宜太多，也不宜太少。在通常情況下，應按照學校或學院教學科研、對外聯(lián)絡及后勤保障等方面來進行設崗，定職定責，定編定人，做到工作有人做、職責有人負、監(jiān)督有人辦。必須指出，在定崗、定職、定編、定人的時候，也不能一刀切，更不能機械地按崗定人、按職定編，因為辦公室是行政管理工作的綜合部門，許多工作都有突發(fā)性、臨時性的特點。因此，要因人制宜，因事而作，還要講求分工協(xié)作。例如，遇到突發(fā)事件，辦公室所有人員都要齊心協(xié)力去做。

其次，要對辦公室進行人員的合理配置。對人員的配置，要考慮到人員素質和工作能力，教學、科研、實驗室、資料室的人員，首先要考慮業(yè)務素質及業(yè)務水平，因為業(yè)務素質高的人適應工作較快，而且辦事效率高。此外，人的積極性和創(chuàng)造性是靠良好的工作機制和工作規(guī)范來激勵的，因此，建立完善的工作規(guī)范機制也是很重要的。

二、建立和完善團隊合作機制

現(xiàn)行高校辦公室，無論是學校辦公室，還是學院辦公室，都存在工作任務重，辦事人員少的情況。有時，一個人要兼顧幾項工作，如果不進行團隊合作，就會出現(xiàn)顧此失彼的情況。發(fā)揚團隊精神，相互支持，密切配合，形成合力，才能保障辦公室工作的高效運轉，從而提高執(zhí)行力。

要建立和完善團隊合作機制，必須統(tǒng)籌兼顧，合理安排，做到大事細辦、急事穩(wěn)辦。團隊合作首先在于分工協(xié)作，而分工協(xié)作必須具有關聯(lián)性。例如，教學管理工作，包括課堂教學、課外實習、學年論文、畢業(yè)論文、實驗活動、專題講座等，這些工作關聯(lián)性較強。因此，辦公室在協(xié)調教學工作中必須做到統(tǒng)籌兼顧，合理安排，才能保證工作有條不紊的開展。其次，職責明確、分工到位。沒有分工，就談不上合作，更談不上協(xié)作。然而，由于辦公室人員較少，往往一個人兼顧幾個崗位的工作，因此，每個崗位分工必須做到職責分明，只有這樣，才能忙而不亂，多而不忘。有了崗位分工，更要明確崗位之間的配合關系，做到知己知彼，心中有數(shù)，才能有條不紊。

團隊合作機制，是指辦公室各個崗位，以及由辦公室管理的各個科室之間的協(xié)調與分工機制。分工是相對的，協(xié)作是職責分工在特定條件下的整合。因此，團隊合作機制是以工作規(guī)范機制為基礎的，是在特定情況下和緊急情況下啟動的工作機制。在特定緊急情況下，為了及時完成某項突出性工作時，要對辦公室人員進行全新整合，分工協(xié)作，各負其責，各司其職，忙而不亂，急而不紊。在特定環(huán)境下還要統(tǒng)一步調，統(tǒng)籌兼顧，才能富有工作效率。

三、建立和完善信息溝通機制

有效溝通，是一種協(xié)作和互動，其目的在于達到工作的一致性。其實，信息溝通更在于達成工作的共識，從而使工作更富有成效性。然而，辦公室信息溝通主要涉及上下縱向信息溝通，以及各部門之間的橫向信息溝通。只有及時溝通，才能及時達到共識，才能做到協(xié)調一致，這是辦公室的主要職責。建立信息溝通機制，就是要建立信息傳遞渠道。特別是遇到突發(fā)事件，必須及時溝通，從而獲得支持與幫助，只有進行及時溝通才能及時解決問題，也才能使執(zhí)行力在和諧友好的氣氛中得以提升。

信息溝通機制，是指辦公室人員之間以及相關部門人員之間按照工作規(guī)范程序而進行的交流和互通情報的工作機制。然而，信息溝通有多種方式。如會議溝通、書面溝通、網絡溝通、手機溝通、電話溝通和傳遞溝通等。然而，這些信息溝通還要以團隊合作機制進行約束，因為信息溝通要做到及時、準確、有效。如果信息溝通不及時，就會失去解決問題的機會。

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[2]胡勇.打造執(zhí)行力文化的八個關鍵點.中國石化，2007年第8期

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