企業(yè)管理協(xié)同變革

陸凱

摘要：面對當前中國經濟轉型期，許多企業(yè)都在為自身變革進行探索。高效的內外部協(xié)同不僅可以解決企業(yè)經營管理的諸多問題，還可以降低企業(yè)的經營成本。社交化的信息技術和應用使得協(xié)同變得隨時隨地，極大提高了經營效率，降低了經營成本，規(guī)避了信息孤島，積淀了企業(yè)知識，增強了企業(yè)認同感，提升了企業(yè)凝聚力。

關鍵詞：協(xié)同；組織；信息溝通；信息化系統(tǒng)

一、協(xié)同概述

1.組織

現代管理理論之父切斯特·巴納德從組織管理的現實訴求對組織進行了闡述：組織是由具有協(xié)作意愿且擁有共同目標的人群，以信息交流為主要溝通渠道組成的龐大的協(xié)作系統(tǒng)。其中，組織要素主要包括：

協(xié)作意愿：

共同目標：

信息交流的人群。

自然，企業(yè)即為世界上數量最為龐大的正式組織。

2.協(xié)同

組織的存在是以共同目標為前提，組織協(xié)作是一種普遍存在的群體行為，根據其他個體的態(tài)度、行為來規(guī)劃、調整自身行為的現象就是協(xié)作。在協(xié)作過程中，協(xié)商成功則有所作為，協(xié)商不成則不作為甚至胡作為、亂作為、反作為。由于組織有共同目標，故協(xié)作必不可少。由此，協(xié)同即協(xié)作達到共同目標——“協(xié)”是過程，“同”是結果。

（1）協(xié)同發(fā)展

協(xié)同概念的重要源流之一來自德國物理學家哈肯創(chuàng)立的協(xié)同學，也稱協(xié)同論、協(xié)和論。學者安索夫最早在管理學領域提出“協(xié)同”這一概念，指他出組織整體的價值大于組織各個獨立組成部分價值的總和。伊丹廣之又將之分解為“互補效應”、“協(xié)同效應”兩部分，使協(xié)同目標更加明確發(fā)揮組織資源效能最大化。

（2）企業(yè)管理協(xié)同化

企業(yè)作為數量最為龐大的正式組織，不論大小均設置有多個部門，在企業(yè)發(fā)展過程中部門的設立、裁撤、合并非常常見。不同的部門有其特有的使命，同樣亦有其生命周期。以職能部門為例，最低級的層次為辦事部門，而最高級的層次為戰(zhàn)略部門。一旦達到戰(zhàn)略部門層級，職能部門便如同心臟一樣決定企業(yè)經營、發(fā)展的每一步。

巴納德將協(xié)作定義為Collaboration，安索夫將協(xié)同定義為Strategy Synery，從組織管理的層面來看，二者都體現出企業(yè)管理應用過程。無論是CRM、ERP、HR均已呈現出不可逆的協(xié)同化趨勢。

（3）組織的高效協(xié)同

巴納德在社會協(xié)作組織理論中提出了有效協(xié)作以達成組織目標的信息溝通基本原則：

組織成員的信息溝通需建立在正式溝通線路中；

信息溝通線路應盡可能便捷、直接；

信息溝通中，避免跳過線路層級，以免產生矛盾、誤解：

信息溝通線路必須被組織成員所了解、熟悉；

信息溝通線路各級管理人員必須稱職：

信息溝通線路在組織運行期間不能中斷。

二零一六年，“互聯(lián)網+”寫入政府工作報告，體現出高效信息溝通是隨著科技創(chuàng)新步伐而前進的，并已深入到組織管理的各個方面。促進組織高效溝通、高效協(xié)同，讓協(xié)同隨時隨地，使組織管理行為可視化、溝通過程可塑化、時間控制實現精細化，打破組織原有信息壁壘，降低組織協(xié)作成本，提高組織執(zhí)行效率，保證目標與組織發(fā)展相契合，增強組織市場競爭力及生存能力。

二、企業(yè)協(xié)同管理的普遍特點

縱觀歷史，每每有新技術的出現，世界經濟競爭的格局即會被改變。蒸汽機技術使英國率先進入工業(yè)化，成為殖民時代的強國；電子與信息技術使美國成為自二戰(zhàn)以來的超級強國；今天，隨著云計算、移動互聯(lián)、社交網絡等新一代信息技術和應用的出現，再次將巨大發(fā)展機遇擺在了世界各國面前。

面對“網絡泛在化”、“數據爆炸化”、“信息透明化”、“聯(lián)系緊密化”、“行動高效化”的信息時代，企業(yè)在環(huán)境駕馭力、戰(zhàn)略執(zhí)行力、信息掌控力等方面均面臨巨大挑戰(zhàn)，這也正是當前中國企業(yè)面臨轉型升級的關鍵因素。在這樣一個高度互聯(lián)、廣泛協(xié)同的環(huán)境下，社交化的高效協(xié)同已經深刻影響到每一個行業(yè)、每一個企業(yè)、甚至每一個個體。

1.企業(yè)管理過程中面臨的突出問題

就目前各轉型企業(yè)及中小企業(yè)的管理現狀來看，管理的長短期目標不明確：考核指標設置不合理、可度量性差、時效性差，導致企業(yè)員工怨聲載道；部分企業(yè)組織架構長期不調整或隨意調整，與企業(yè)戰(zhàn)略及發(fā)展目標不適應；信息化系統(tǒng)繁雜，無法形成有效統(tǒng)一的平臺，導致信息孤島，溝通效率低下，管理層不在企業(yè)中時，事項處理嚴重滯后；審批、審核流程不清，底層員工尤其是新員工無法快速融入；無有效知識管理，合同、會議紀要、文件等存儲在員工的個人PC，一旦離職或損壞，損失不可挽回；企業(yè)動態(tài)無法及時傳遞，企業(yè)價值觀難以灌輸，認同感低。此現狀即不利于企業(yè)的日常管理，更不利于企業(yè)發(fā)展。

2.企業(yè)管理過程中存在的協(xié)同問題

（1）績效考核缺乏及時性、準確性

彼得·德魯克在《管理大師》一書中最先提出“目標管理”，目標是個人、部門或者整個組織所期望達成的效果。盡管，當前許多企業(yè)均為了實現目標在做績效考核，但往往事宜愿為?？己藰藴释c目標不相適應，對過程未進行有效監(jiān)督，對可實現性并不認真考慮，對最終結果不能有效衡量，對執(zhí)行過程出現的問題不能及時糾正，一旦出現問題最常見的莫過于相互推諉。

（2）組織機構設置與目標匹配度差

斯蒂芬·羅賓斯在《組織行為學精要》中認為團隊是為實現一個共同目標，將擁有不同角色的人組成群體，群體中的所有成員擁有相同的價值觀、目標，并且互相信任、分享信息、共同成長?，F實中許多企業(yè)由于業(yè)務調整、目標變更、企業(yè)發(fā)展等原因對企業(yè)的組織機構、團隊進行調整，這種調整往往缺乏對角色、崗位的職責進行明確，造成權責交叉，中間環(huán)節(jié)摩擦不斷。

（3）事務機制缺乏，過程不可控

事物處理機制是指事務管控、應急處理流程等，許多企業(yè)不僅缺乏相應的規(guī)章制度，甚至一般無處理流程。員工對待上級派發(fā)的任務的所做程度不可監(jiān)控，只有等到結果出現才會發(fā)現問題，但為時已晚，不僅降低效率且成本增加。

（4）知識不能積淀，難成企業(yè)文化

如企業(yè)制度、ISO標準、項目文檔、內控審批、合同文檔、業(yè)務資料、客戶信息、供應商信息、市場情報等不能進行有效管理。員工找資料難、新員工無法進行自主學習，難以快速融入企業(yè)，對企業(yè)文化認同感低。

（5）不能有效溝通、效率底下

有效溝通必須有三個條件：

平等溝通：

過程可查：

達成協(xié)同。

企業(yè)日常行為中，管理者希望底層絕對的服從、忠誠，很少傾聽底層意見與建議，無溝通機制，無法形成可查的歷史紀錄，異地事務往往需要當面溝通，時間均浪費在路上；下達的任務經層層傳遞后工作結果往往與要求相去甚遠。

（6）信息孤島嚴重

企業(yè)各部門往往獨立使用信息化系統(tǒng)，信息傳遞不及時，造成嚴重的信息孤島；或企業(yè)不使用系統(tǒng)，關鍵信息、數據均存儲在個人PC中，一旦離職所有內容也將一起“離開”。

三、企業(yè)管理協(xié)同變革的建議

對應現今企業(yè)管理中協(xié)同工作中的諸多問題，須予以解決才能令企業(yè)更好發(fā)展，保證企業(yè)高效運轉，下面就如何進行企業(yè)管理協(xié)同變革進行深入探討。

1.建立協(xié)同目標

明確中長期目標并進行及時管控。制定目標看似簡單，若上升至技術層面，則需要學習并掌握SMART原則：

s：Special，切中要害，對特定目標進行考核，不隨意考核、亂考核：

M：Measurable，所要進行的考核內容可度量：

A：Attainable，在經過努力后，考核目標可實現；

R：Realistic，績效與本職工作相關聯(lián)，可證明、可觀察：

T：Time-based，考核指標需有時效性，否則將無實際意義。

目標制定完成后需進行有效執(zhí)行，執(zhí)行過程需使用PDCA循環(huán)，不斷往復，對過程進行監(jiān)控和管理，保證執(zhí)行結果與目標偏離小或無偏離。

2.建立高效的組織架構，保證協(xié)同有效

組織機構的建立與各個層級、各個部門所擁有的崗位職責和義務需明確，遇到問題可以找到對口人，要極大減少不必要的中間環(huán)節(jié)，避免因職責不明而導致摩擦。

建立良好有效的溝通機制，如會議溝通不能簡單體現為上傳下達，而應是有中心、有目的的匯集組織成員的智慧、思想、經驗、信息。在已是社交化時代的今天，應更好的利用網絡技術手段，快速傳遞信息，使組織成員及時獲取最新信息，最大化共享文化知識，避免漠視他人權益和困難的尷尬局面，鼓勵組織成員發(fā)揮個人才能，組成優(yōu)勢互補團隊。

3.建立優(yōu)質管理制度、流程，降低協(xié)同周期

企業(yè)日常管理的同質業(yè)務內容應使用相同的管控機制，可極大的降低管控風險以及管控成本，如財務報銷、合同審批等。使用信息化手段保證管理過程可見、流程可溯，使控制有據可循，使監(jiān)督者隨時發(fā)現問題、糾正問題，并對歷史工作流進行詳細的分析比對，與績效相匹配。

4.積淀企業(yè)知識、宣傳企業(yè)文化，促進文化協(xié)同

企業(yè)經營管理的過程中不僅會產生大量的顯性知識，還會產生大量隱形知識。將這些知識通過信息化手段統(tǒng)一管理，將組織成員每天的工作通過信息化系統(tǒng)進行收集、整合、分類。日積月累下來將是企業(yè)一筆巨大的財富。

通過信息化手段強化組織成員的企業(yè)認同感。正如《亮劍》中所講的軍魂一樣，企業(yè)同樣需要一種魂，這種魂是來自企業(yè)多年實踐、探索所積累下的一種符合自身發(fā)展的價值理念和實踐精神，是企業(yè)的核心價值觀。

5.建立社交化溝通機制，保證高效協(xié)同

有效的溝通必須是雙向的、同步的、有據可查的，采用社交化溝通機制，保證溝通隨時隨地，知識傳遞隨時隨地，管理隨時隨地。事務處理走出辦公室，不局限于場所、時間，實現真正的移動互聯(lián)，使協(xié)同創(chuàng)造的不僅僅是“人機關系”、“數據關系”，而是“人際關系。。

6.建立統(tǒng)一信息化平臺，消除協(xié)同壁壘

為消除“信息孤島。，保證數據信息及時的傳遞，數據在各個部門間共享，避免因人員的變動而信息丟失，需要將如ERP、CRM、SCM、HR等信息化系統(tǒng)進行統(tǒng)一門戶管理，減輕用戶負擔，消除協(xié)同壁壘，實現體系內的平衡，降低內耗，使得人與人、人與組織、人與工具、人與周圍環(huán)境溝通無處不在。

四、結語

大數據、云計算、社交化已成為新一代技術信息技術和應用的核心，企業(yè)日常管理應“以人為本”、“以人為中心”的大協(xié)同時代已經到來。協(xié)同以往的4C本質，即以人為中心的連接（Connection）、溝通（Communication）、控制（Contr01）、協(xié)同（Coilaboration），已變成從組織角度觀察的6A本質，即任何人（Anyone）、任何時候（Anytime）、任何地方（Anywhere）、任何方式（Anyway）、任何事情（Anything）、在任何程度（Anydegree）。面臨轉型期的中國企業(yè)更應該客服自身的不足、發(fā)揮自身優(yōu)勢，采用高效的信息化系統(tǒng)，實現大協(xié)同，而得到長足發(fā)展。