張威

吉林省白城市勞動(dòng)人事爭議仲裁院

淺析如何加強(qiáng)檔案管理信息化服務(wù)就業(yè)工作

張威

吉林省白城市勞動(dòng)人事爭議仲裁院

就業(yè)服務(wù)局工作職責(zé)是提供城鄉(xiāng)勞動(dòng)力轉(zhuǎn)移就業(yè)、企業(yè)人員退休檔案管理、下崗失業(yè)人員失業(yè)證發(fā)放具體就業(yè)工作等，面對現(xiàn)在就業(yè)形式日趨加重，就業(yè)服務(wù)局就強(qiáng)化信息化檔案管理工作更好的服務(wù)于當(dāng)前勞動(dòng)服務(wù)就業(yè)呢？在分析此問題之前我們先要明確檔案信息管理的定義和檔案信息管理作用性的問題。

檔案信息化；管理；作用；對策

就業(yè)服務(wù)局主要業(yè)務(wù)人力資源市場開發(fā)利用、城鎮(zhèn)勞動(dòng)力安置就業(yè)、企業(yè)職工人員檔案保存、外來流動(dòng)人口就業(yè)的具體服務(wù)工作等，面對當(dāng)今社會(huì)多變就業(yè)形式，就業(yè)服務(wù)局能怎么樣科學(xué)歸化檔案信息化工作更好的對勞動(dòng)就業(yè)有所幫助呢？在分析此問題之前首先要知道檔案信息管理的含義和檔案信息管理作用性的問題。

一、檔案信息化管理的解釋

檔案信息化管理工作是指以現(xiàn)代化的科學(xué)理念和方式管理職工檔案，為各階層各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。它的基本內(nèi)容包括：檔案的宣傳與收留、整理、保存、檢索與統(tǒng)計(jì)、研究與編輯、利用和服務(wù)。

二、就業(yè)局檔案信息化管理的重要性

一是加強(qiáng)了《就業(yè)失業(yè)登記證》網(wǎng)絡(luò)化管理。職工檔案證件可以通過計(jì)算機(jī)搜索直接查詢，避免了查詢證件的盲目性。

二是基層平臺(tái)建設(shè)情況得到加強(qiáng)。全市所有街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)都按照“十個(gè)一”建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)以及“七個(gè)規(guī)范化”要求建立了勞動(dòng)保障服務(wù)所（站），實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的聯(lián)網(wǎng)。

三是職工檔案信息化聯(lián)網(wǎng)，通過信息檢索能夠快速檢索出職工個(gè)人基本信息。節(jié)省了工作人員的時(shí)間、同時(shí)也避免了工作上的失誤。

四是通過檔案信息化管理，避免了檔案丟失了帶來的諸多不便，為職工提供了方便條件。

三、做好檔案信息管理對勞動(dòng)者就業(yè)工作的下一步打算

（一）運(yùn)用先行的計(jì)算機(jī)技術(shù)，加強(qiáng)人社部門就業(yè)檔案工作管理

1、人社部門需要通過網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)，建立以大學(xué)生畢業(yè)檔案存放、民間勞動(dòng)組織、職工檔案管理、勞動(dòng)合同備案、工傷病退認(rèn)定備案等為主要形式的數(shù)據(jù)庫檔案，實(shí)現(xiàn)職工檔案信息一體化管理服務(wù)，加快網(wǎng)絡(luò)檔案管理，加強(qiáng)服務(wù)于人力資源和社會(huì)保障工作。成立需要就業(yè)人員實(shí)名登記、失業(yè)登記與就業(yè)服務(wù)有機(jī)銜接的工作程序，切實(shí)做好待就業(yè)人員和下崗失業(yè)人員登記和檔案管理，為進(jìn)一步宣傳就業(yè)和再就業(yè)政策、指導(dǎo)等待就業(yè)人員和再就業(yè)群體人員就業(yè)和自謀工作人員提供服務(wù)對象人員的細(xì)化和信息有效。人社部門管理檔案者要根據(jù)等待就業(yè)人員和下崗失業(yè)再就業(yè)人員檔案中記載的個(gè)人基本情況以及與招聘崗位相關(guān)直接的專業(yè)技能、工作簡歷、求職去向、求職需求等為他們提供合適的招聘崗位，這包括用人單位的基本資料、用工人數(shù)多少、招錄條件、工資待遇、是否有“五險(xiǎn)一金”等，向用人單位提供能勝任此項(xiàng)工作要求的求職人員的相關(guān)基本信息?？傊?，通過現(xiàn)代化手段提供檔案材料服務(wù)信息，開寬信息供求渠道來源，促進(jìn)就業(yè)工作進(jìn)一步發(fā)展。

2、就業(yè)服務(wù)部門管理檔案者要加大文卷改革力度，應(yīng)依照檔案管理規(guī)范化的要求進(jìn)行計(jì)算機(jī)整理錄入，編入檔案管理號(hào)，切實(shí)加強(qiáng)文件檔案的歸檔率和歸檔質(zhì)量，努力建設(shè)人社部門檔案信息庫，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)管理檔案工作現(xiàn)代化、整理標(biāo)準(zhǔn)化、排列規(guī)范化。同時(shí)加強(qiáng)與其它機(jī)構(gòu)和部門的聯(lián)系，加強(qiáng)聯(lián)系與協(xié)調(diào)，同時(shí)合同為廣大勞動(dòng)者就業(yè)者服務(wù)。

3、成立由上到下的幾級網(wǎng)絡(luò)信息工作模式管理。就業(yè)服務(wù)部門在成立“勞動(dòng)者自謀職業(yè)、市場協(xié)調(diào)就業(yè)、政府加大就業(yè)”的就業(yè)創(chuàng)造過程中，調(diào)動(dòng)各級單位的工作積極性，與檔案部門真心合作，成立由各級人社部門，一級一級負(fù)責(zé)制，多級網(wǎng)絡(luò)信息管理工作模式。各級網(wǎng)絡(luò)主管工作部門都要利用網(wǎng)絡(luò)做好檔案歸案工作，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理，并根據(jù)材料檔案信息的變化，不定期匯總信息專題，為領(lǐng)導(dǎo)在人社部門方面的決策提供依據(jù)。

4.利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)把就業(yè)服務(wù)部門的各科室緊密聯(lián)系起來，做到老百姓的事有求必應(yīng)，對老百姓自己檔案提出的合理要求，通過計(jì)算機(jī)快速檢索，準(zhǔn)確無誤的給老百姓以合理解釋。

（二）利用勞動(dòng)者提供就業(yè)檔案資料，提供優(yōu)質(zhì)、高效的就業(yè)工作

1、就業(yè)服務(wù)部門對人社部門政策及法律法規(guī)進(jìn)行政策宣傳時(shí)可利用各類人社部門檔案材料，先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),印刷多種多樣的宣傳品，成立宣傳廊，通過各種途徑向百姓宣傳各科室就業(yè)和社會(huì)保障政策。通過對勞動(dòng)關(guān)系、就業(yè)促進(jìn)、事業(yè)單位錄用、勞務(wù)輸出、勞動(dòng)人事仲裁等相關(guān)內(nèi)容的介紹，使廣大勞動(dòng)就業(yè)者了解與切身利益息息相關(guān)的人力資源相關(guān)政策法規(guī)。充分利用就業(yè)者個(gè)人檔案信息，更好的保護(hù)用工者合法權(quán)益，規(guī)范好人力資源市場建設(shè)，和諧勞動(dòng)關(guān)系建立有利于服務(wù)困難人員再就業(yè)、畢業(yè)生再就業(yè)。

2、就業(yè)服務(wù)局窗口服務(wù)對象是基層老百姓，涉及到老百姓切身利益的事情，因此作為檔案管理者更應(yīng)該系統(tǒng)的對企業(yè)人員檔案進(jìn)行分類，歸檔，建立檔案庫房，專人負(fù)責(zé)管理，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檢索，準(zhǔn)確檢索出即將退休人員的檔案年份日期，對企業(yè)人員繳費(fèi)年限通過登記備案能夠快速檢索出下崗時(shí)間、是否繳納社保、是否已經(jīng)就業(yè)。

（三）突出四大特點(diǎn)，加大檔案宣傳力度

1、政策宣傳具有廣泛性。積極擴(kuò)大檔案宣傳渠道，豐富檔案宣傳內(nèi)容，創(chuàng)新檔案宣傳形式，增強(qiáng)檔案宣傳效果。利用發(fā)放《勞動(dòng)合同法》、《就業(yè)促進(jìn)法》、《檔案法》等宣傳手冊和現(xiàn)場解答等形式做到就業(yè)政策、檔案查詢婦孺皆知。

2、崗位信息具有指導(dǎo)性。按照省里加大就地就近轉(zhuǎn)移工作力度的要求，我市圍繞縣域工業(yè)園區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和新上建設(shè)項(xiàng)目，為有招聘用人需求的企業(yè)免費(fèi)提供場地、發(fā)布用工信息和用工推薦宣傳等服務(wù)。使其與周邊鄉(xiāng)鎮(zhèn)村務(wù)工人員無縫對接，促使企業(yè)更多吸納當(dāng)?shù)剞r(nóng)村勞動(dòng)者。

3、職業(yè)介紹具有針對性。通過前期的細(xì)致調(diào)研，了解農(nóng)民工實(shí)際的崗位需求，積極聯(lián)系用人單位落實(shí)開發(fā)就業(yè)崗位，研究符合農(nóng)民工的檔案，努力提高就業(yè)對接成功率，使農(nóng)民工、高校畢業(yè)生、城鎮(zhèn)就業(yè)困難人員迅速實(shí)現(xiàn)就業(yè)。

4、公共服務(wù)具有連續(xù)性。充分發(fā)揮公共就業(yè)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)機(jī)構(gòu)的主導(dǎo)作用，力求把培訓(xùn)、就業(yè)、維權(quán)、檔案作為當(dāng)前就業(yè)服務(wù)的主要任務(wù)，形成三位一體的工作模式，并將按照此工作模式努力工作，積極搞好有組織的勞務(wù)輸出，把農(nóng)村勞動(dòng)力轉(zhuǎn)移就業(yè)工作推向新高度。