以人為本、準(zhǔn)確定位與激勵(lì)高效

【摘 要】隨著教育機(jī)制的不斷健全，高校的行政管理體制也隨之不斷規(guī)范與完善。高水平的行政管理是高校教學(xué)研究?jī)纱笊鐣?huì)功能高效實(shí)現(xiàn)的保證，本文結(jié)合實(shí)際闡述了行政秘書如何角色定位、如何提高自身能力以及高校如何從制度層面激發(fā)行政秘書工作積極性，提高工作效率。

【關(guān)鍵詞】高校；行政秘書；行政管理；以人為本；統(tǒng)籌；效率

一、行政秘書的涵義

“秘書”的“秘”，按《說文解字》為不可測(cè)之意，“神”也①。在我國，“秘書”一詞起源久矣，在長期的歷史發(fā)展過程中，不同的歷史時(shí)期，有著不同的內(nèi)涵，但總的發(fā)展趨向是由指物轉(zhuǎn)向指人。到現(xiàn)代，秘書不僅是一種指物名稱，而且更是一種社會(huì)性的職業(yè)?！缎姓貢鴮W(xué)》中對(duì)其定義可以概括如下：行政秘書，就是在行政管理活動(dòng)中，專職輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)決策，辦理日常公務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的行政職務(wù)名稱②。

二、二級(jí)學(xué)院行政秘書的角色認(rèn)識(shí)

在高校行政管理體系中最能體現(xiàn)高校行政管理體系崗位性質(zhì)的便是行政秘書崗位。高校行政秘書崗位不僅存在于高校的校級(jí)機(jī)關(guān)層面，更多的分布在各院系當(dāng)中，他們既是院系行政管理層的參謀和助手，又是院系行政管理層與師生員工之間的紐帶和橋梁。尤其作為二級(jí)學(xué)院行政秘書不僅要貫徹學(xué)校層面的精神，還要高效地執(zhí)行好院系行政管理層的各項(xiàng)決策指令，溝通上下，聯(lián)絡(luò)左右，協(xié)調(diào)內(nèi)外，處理日常行政事務(wù)。因此，了解該崗位工作的內(nèi)容、性質(zhì)、職責(zé)，熟悉常規(guī)工作流程和應(yīng)急措施，是行政秘書做好本職工作的首要條件。

（一）行政秘書的工作內(nèi)容

①文字方面工作，負(fù)責(zé)下達(dá)通知、撰寫公文、申請(qǐng)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等；②檔案管理，負(fù)責(zé)收集整理各類信息、資料、各單位部門來文來函的歸檔保存等；③日常行政工作，負(fù)責(zé)日常行政事務(wù)處理、辦公用品采購和保管、固定資產(chǎn)管理、辦公設(shè)備維護(hù)、院系財(cái)務(wù)管理、會(huì)務(wù)籌備、對(duì)外接待、協(xié)調(diào)關(guān)系等工作；④人事工作，負(fù)責(zé)收集學(xué)院對(duì)教師考核、考勤、職稱評(píng)定等工作；⑤其他一些突發(fā)事件處理工作，領(lǐng)導(dǎo)安排的特殊工作，及辦公室其他人員缺崗時(shí)的臨時(shí)替崗工作等。行政秘書只有對(duì)本職工作內(nèi)容做到了然于胸，才能在實(shí)際工作中做到游刃有余、應(yīng)付自如。

（二）堅(jiān)持以人為本，更好的服務(wù)廣大師生

1.做好服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的工作

行政秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，這就要求行政秘書善于領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，順應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的思路，積極主動(dòng)地去了解學(xué)校及各學(xué)院相關(guān)信息，以及本院系廣大教師、學(xué)生的意見和建議，并進(jìn)行整理匯總，為領(lǐng)導(dǎo)做好信息服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，給領(lǐng)導(dǎo)提供決策的依據(jù)。并嚴(yán)守工作紀(jì)律，做好保密工作。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)應(yīng)盡最大努力完成，為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難。

2.做好服務(wù)教師的工作

在高校中，教師不僅肩負(fù)著教書育人的重任，還肩負(fù)著科研的重任。教師的教學(xué)、科研工作都與辦公室有著密切的聯(lián)系，從信件的派發(fā)到教師各種事務(wù)性資料的收集、上交等都是通過辦公室來完成。這就要求行政秘書必須具有服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師的責(zé)任意識(shí)，及時(shí)地傳達(dá)院系各項(xiàng)教學(xué)、科研、人事信息，并負(fù)責(zé)解釋。另外，行政秘書還應(yīng)做好教師職稱評(píng)定工作，做好教師年度考核工作，做好教師的財(cái)務(wù)報(bào)銷工作等。在教師對(duì)學(xué)院或?qū)W校有意見或建議時(shí)，及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；在教師對(duì)某些問題有疑問時(shí)，及時(shí)、耐心地做好解答，妥善地處理好與教師之間的關(guān)系。

3.做好服務(wù)學(xué)生的工作

學(xué)生是管理的對(duì)象，也是管理的主體?，F(xiàn)代教育的目的已不局限于傳道、授業(yè)、解惑，而在于培養(yǎng)全面發(fā)展的人，學(xué)生應(yīng)從教育對(duì)象轉(zhuǎn)變?yōu)榻逃?wù)對(duì)象③。樹立以學(xué)生為本的管理觀念。行政秘書雖然沒有具體的教學(xué)任務(wù)，但基本同時(shí)兼任班主任一職，參與學(xué)生管理。勤下學(xué)生寢室和教室，時(shí)刻關(guān)注學(xué)生的生活及學(xué)習(xí)情況，及時(shí)的給予幫助與指導(dǎo)，使學(xué)生能夠順利完成學(xué)業(yè)。

三、二級(jí)學(xué)院行政秘書的能力提高

除了了解本崗位的角色功能與任務(wù)之外，作為一名優(yōu)秀的行政秘書，仍需要不斷學(xué)習(xí)，努力提高自身綜合素質(zhì)，學(xué)會(huì)有計(jì)劃、有針對(duì)性的設(shè)計(jì)與安排工作。

（一）優(yōu)化組織工作的方式方法

行政秘書每天要面對(duì)的工作千頭萬緒，能做到化繁為簡(jiǎn)、有條不紊的開展工作，應(yīng)當(dāng)是首要具備的素質(zhì)。對(duì)于工作首先要學(xué)會(huì)統(tǒng)籌安排，分清輕重緩急，把各類事件分為緊急處理事件、較急處理事件和一般常規(guī)性事件。采取優(yōu)先處理緊急事件，重點(diǎn)處理較急事件，妥善處理常規(guī)性事件，有計(jì)劃、有條理地做好處理工作。其次，增強(qiáng)工作預(yù)見性和主動(dòng)性。比如，定期會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)備，工作計(jì)劃、工作總結(jié)、職稱評(píng)定、年度考核、每月考勤等事情都是可以預(yù)見的。對(duì)于這類事情，行政秘書應(yīng)該提前、主動(dòng)做好準(zhǔn)備，以防工作都趕到眼前，任務(wù)重，事情雜，易出錯(cuò)。再次，要養(yǎng)成寫工作日志的習(xí)慣，更好的總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)與不足。積極優(yōu)化組織工作中的方式方法，心思細(xì)膩、勤寫善記，提高工作效率與工作質(zhì)量。

（二）提高自身工作的各種能力

其一，對(duì)行政管理專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)再提升。行政秘書工作在高校屬于一般管理崗位，因此對(duì)行政管理理論知識(shí)不斷學(xué)習(xí)，能夠更好的指導(dǎo)日常行政管理的工作實(shí)踐。例如加強(qiáng)公文寫作的學(xué)習(xí)、加強(qiáng)交流溝通能力的學(xué)習(xí)、參謀執(zhí)行能力的學(xué)習(xí)等；其二，對(duì)所在院系專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。高校行政秘書是秘書職業(yè)的一個(gè)分支，而院系行政秘書則是高等院校中下設(shè)于不同專業(yè)領(lǐng)域系科的一個(gè)行政分支，這一特色使其行政工作更具院系專業(yè)性④。只有更為深入的學(xué)習(xí)所在院系專業(yè)的專業(yè)知識(shí)，才能更好的理解該院系的培養(yǎng)對(duì)象、培養(yǎng)目標(biāo)，更具針對(duì)性的做好行政、服務(wù)工作。

四、行政秘書激勵(lì)機(jī)制

高校行政秘書以服務(wù)廣大師生為宗旨，腳踏實(shí)地辦事，充分調(diào)動(dòng)自己的主觀能動(dòng)性，其中不斷提高自己各方面的個(gè)人素質(zhì)必然是提高辦事質(zhì)量和效率的不二法寶外，要充分調(diào)動(dòng)起高校行政人員的積極性，讓他們能有更多的熱情，全心全意地在這個(gè)服務(wù)崗位上為師生們服務(wù)好，當(dāng)然也少不了學(xué)校氛圍和學(xué)校相關(guān)行政制度的推動(dòng)作用。概括起來包括以下幾個(gè)部分：

（一）重視肯定高校行政管理工作

很多領(lǐng)導(dǎo)和教師都認(rèn)為，行政工作沒什么難度，不過是跑跑腿，倒倒水，任何人都可以干，不重視甚至看不起行政工作人員，沒有給與高校行政管理人員尊重和重視。從管理學(xué)和組織行為學(xué)觀點(diǎn)來看，組織中員工的五項(xiàng)需求中很重要的一項(xiàng)便是周圍環(huán)境和社會(huì)的認(rèn)同感，缺乏此認(rèn)同感的員工，將會(huì)失去信心，工作熱情低下，無法產(chǎn)生自我激勵(lì)。

（二）改革人事聘用制度，合理設(shè)崗設(shè)編

近幾年來，高校教學(xué)科研人員的各方面待遇明顯得到提高，而高校行政管理人員總是在夾縫中不被關(guān)注。在專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)聘上，高校行政管理人員的評(píng)聘難度大，不能與教學(xué)科研人員同步，學(xué)校的各項(xiàng)制度對(duì)行政人員的發(fā)展約束性很大。有些學(xué)校甚至要求管理崗位的工作人員只能在管理崗位上做到老做到頭，不允許行政管理崗位人員通過自己努力轉(zhuǎn)換為教師崗或科研崗，這是確實(shí)是一種人力資源的浪費(fèi)，也扼殺了高校行政管理崗位人員的上進(jìn)心，限制了高校行政管理人員的職業(yè)發(fā)展。

（三）開展行政秘書激勵(lì)舉措

學(xué)校給行政秘書提供激勵(lì)機(jī)制，改變那種認(rèn)為高校行政秘書什么人都可以做的觀念，提高對(duì)秘書從業(yè)資格證書的重視。在職務(wù)、評(píng)獎(jiǎng)、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方面提供與同等條件的教師相等的機(jī)會(huì)，從而提高行政秘書的待遇，增強(qiáng)他們的信心，激發(fā)他們的工作積極性。此外，建立健全行政管理人員的培訓(xùn)進(jìn)修體系也是激勵(lì)機(jī)制中很受員工看重的一方面。作為學(xué)校管理隊(duì)伍中的重要組成部分，雖然在學(xué)歷、學(xué)科專業(yè)知識(shí)和科研能力等方面對(duì)行政秘書的要求沒有一線教師那樣高，但對(duì)管理技能、秘書業(yè)務(wù)知識(shí)和相關(guān)專業(yè)知識(shí)卻有較高要求。通過各方面的教育培訓(xùn)進(jìn)修，使他們能在工作中能較好地運(yùn)用學(xué)到的技能推動(dòng)工作，提高工作效率。

綜上所論，在高校行政管理發(fā)展新趨勢(shì)下，作為一名優(yōu)秀的行政秘書，需結(jié)合學(xué)院、系部工作實(shí)際，形成良好的工作服務(wù)意識(shí)，注重自身專業(yè)能力的培養(yǎng)和提升。勤于思考、善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高行政事務(wù)水平和工作效率。當(dāng)然，在努力踏實(shí)辦好事的同時(shí)，學(xué)校也應(yīng)該給予相應(yīng)的支持和激勵(lì)，充分調(diào)動(dòng)高校行政秘書的工作積極性。

注釋：

①林甲淳：《秘書之秘要》，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)刊物，2011年第24期。

②唐鈞：《行政秘書學(xué)》，北京：人民大學(xué)出版社，2013年，第3頁。

③秦小云：《大學(xué)教學(xué)管理制度的人性化問題研究》，青島：海洋大學(xué)出版社，2007年，第123頁。

④唐靜：《化繁為簡(jiǎn)，獨(dú)辟蹊徑—淺談高校行政秘書一職》，大眾文藝刊物，2011年第24期。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐鈞.行政秘書學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2013.

[2]秦小云.大學(xué)教學(xué)管理制度的人性化問題研究[M].青島：中國海洋大學(xué)出版社，2007.

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[6]胡虹.談高校院系行政秘書執(zhí)行力的提升[J].秘書之友.2007（1）：44-46.

[7]林甲淳.秘書之秘要[J].領(lǐng)導(dǎo)科學(xué).2011（24）.

作者簡(jiǎn)介：

潘余佳（1988～ ），女，浙江桐廬人，寧波城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院，學(xué)士，研究方向：行政管理。