賈 珩

(齊齊哈爾市碾子山區(qū)檔案局 黑龍江 齊齊哈爾 161000)

《規(guī)則》對“歸檔文件”這一概念的使用和限制，具有專指性的意義，其概括為“立檔單位在其職能運(yùn)動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料”。其中，“辦理完畢”是指文件相應(yīng)的文書處理程序已經(jīng)完成，而不論文件本身在實(shí)際工作中是否還在發(fā)揮作用。例如請示與批復(fù)，在復(fù)文發(fā)出或收入到以后，在文書處理程序上就算辦理完畢?！兑?guī)則》對適用的歸檔文件載體、種類作了限定，明確為紙質(zhì)文件材料。這是因?yàn)檫@個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的主要用意在于對文書檔案立卷工作進(jìn)行改革，暫時(shí)不涉及科技檔案、會計(jì)檔案等專門檔案，也不涉及聲像、電子檔案等特殊載體的整理工作。

歸檔文件整理是指與傳統(tǒng)的“立卷”相對應(yīng)的一個(gè)概念，也就是“將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程?！边@個(gè)概念明確了“以件為單位”的原則和基本含義，概括地解釋了整理工程的各項(xiàng)具體內(nèi)容和基本環(huán)節(jié)。這里所說的“整理”屬于狹義上的整理，內(nèi)容僅限于紙質(zhì)歸檔文件的裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等技術(shù)工作，通過這些工作，使歸檔文件從無序到有序的過程。

由于《規(guī)則》同時(shí)適用于手工管理方式和計(jì)算機(jī)管理方式，擁有計(jì)算機(jī)的機(jī)關(guān)檔案部門可以通過修改原有軟件或購置新軟件，使計(jì)算機(jī)全面介入歸檔文件整理工作，提高歸檔文件整理工作的效率。

一、計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行歸檔文件整理工作

計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行歸檔文件整理工作的前提是計(jì)算機(jī)能夠處理機(jī)關(guān)全部歸檔文件的自身數(shù)據(jù)。無論是在收集齊全完整的基礎(chǔ)上進(jìn)行整理，還是在手工整理后全部錄入，都要求計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對全部歸檔文件數(shù)據(jù)的管理。計(jì)算機(jī)輔助歸檔文件整理的實(shí)現(xiàn)可以分為單機(jī)運(yùn)用方式和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用方式。在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用的條件下，檔案部門或人員應(yīng)確保能夠以事先預(yù)定的分類方案處理收發(fā)文部門和各業(yè)務(wù)部門形成的歸檔文件信息數(shù)據(jù)。在分類的基礎(chǔ)上，檔案人員應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)，協(xié)助文書、業(yè)務(wù)部門人員或單獨(dú)對歸檔文件數(shù)據(jù)進(jìn)行排列、編制件號和編目工作，并隨時(shí)監(jiān)控文書或業(yè)務(wù)部門文件運(yùn)行和整理情況;在進(jìn)行最終整理時(shí)，檔案人員應(yīng)將訂印完畢的歸檔文件目錄發(fā)到文書或業(yè)務(wù)部門，然后由文書或業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)行歸檔文件實(shí)體整理工作;檔案人員也可以依照歸檔文件目錄獨(dú)自完成加蓋歸檔章、裝盒等工作。

在單機(jī)運(yùn)行的條件下，檔案人員通過使用移動(dòng)盤進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞，同樣可以實(shí)現(xiàn)上述整理過程。如果計(jì)算機(jī)軟件尚不能做到這一點(diǎn)，檔案人員可以在完成歸檔文件分類、排列、編制件號等工作后，將歸檔文件數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)輸出歸檔文件目錄之后，再進(jìn)行余下的實(shí)體整理工作;或者檔案人員在計(jì)算機(jī)上完成歸檔文件的分類、排列、編制件號、打印歸檔文件目錄等項(xiàng)工作后，再進(jìn)行余下的實(shí)體整理工作。

總之，除必要的手工勞動(dòng)，歸檔文件整理的各個(gè)環(huán)節(jié)均可以由計(jì)算機(jī)自動(dòng)或輔助完成。這樣，可以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的功能，降低檔案人員的勞動(dòng)量，提高歸檔文件整理工作的效率，為檔案保管和提供利用打下良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，計(jì)算機(jī)輔助歸檔文件整理也是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要內(nèi)容。如若歸檔文件都不能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助整理，檔案管理現(xiàn)代化也就無從談起。

二、建立歸檔文件之間的虛擬關(guān)聯(lián)

雖然歸檔文件以件為單位進(jìn)行整理，在實(shí)體排列時(shí)，仍然強(qiáng)調(diào)屬同一事由的歸檔文件要排列在一起，以方便檔案部門提供利用工作。然而在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索時(shí)，由于是文件級查找，其檢索結(jié)果只能是個(gè)別檔案。在檔案檢索中，利用者常常需要某一事由的全部檔案，如何滿足這種需求呢?這就應(yīng)該在進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)對已經(jīng)錄入計(jì)算機(jī)的歸檔文件建立事由虛擬關(guān)聯(lián)。建立事由虛擬關(guān)聯(lián)，即建立若干歸檔文件屬于同一事由的特定標(biāo)志，是計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行歸檔文件整理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。建立歸檔文件事由虛擬關(guān)聯(lián)的目的在于保持歸檔文件的歷史聯(lián)系，保證檔案查全率和查準(zhǔn)率。利用者通過計(jì)算機(jī)管理軟件檢索到自己所需的一份檔案后，還想檢索與這份檔案屬同一事由的其他檔案，那么管理軟件應(yīng)該檢索出與這份檔案有關(guān)聯(lián)的其他檔案條目，即屬同一事由的其他檔案的條目，并將檢索結(jié)果顯示出來，供利用者參閱。這種在計(jì)算機(jī)運(yùn)行中需要使用的關(guān)聯(lián)就是虛擬關(guān)聯(lián)，而事由關(guān)聯(lián)只是文檔一體化軟件所需虛擬關(guān)聯(lián)中的一種。例如，利用者需要借閱以往某次會議的檔案，

檔案人員在計(jì)算機(jī)上查到該會議的通知和紀(jì)要。在知道利用者還想看看其他會議材料后，檔案人員無需進(jìn)行重新查找，計(jì)算機(jī)可自動(dòng)列出該次會議形成全部檔案的所有條目。這就是事由虛擬關(guān)聯(lián)所發(fā)揮的作用。

事由虛擬關(guān)聯(lián)不會憑空產(chǎn)生，因?yàn)樵俑呒壍挠?jì)算機(jī)智能，也無法判斷哪些文件屬于向一事由。所以在歸檔文件之間建立事由虛擬關(guān)聯(lián)只能由歸檔文件的整理者來完成。整理者使用文檔一體化管理軟件進(jìn)行歸檔文件排序，并將同一事由的文件順序固定后，可將同一事由的文件加上虛擬關(guān)聯(lián)標(biāo)記，以保證利用者在檢索到所需檔案后，其他相關(guān)檔案能夠通過事由虛擬關(guān)聯(lián)同時(shí)檢索到。

推而廣之，虛擬關(guān)聯(lián)的建立可以跨越分類界限:無論歸檔文件是否屬于同一保管期限、同一年度、同一組織機(jī)構(gòu)或問題，都可以建立事由虛擬關(guān)聯(lián)或是其他虛擬關(guān)聯(lián)，以最大限度地保證利用者檢索檔案的完整與準(zhǔn)確。

［1］許廷進(jìn)，房紅，彭海燕.運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔文件整理的操作方法［J］.山東檔案，2002(03).

［2］王秋玲.計(jì)算機(jī)輔助歸檔文件整理淺議［J］.西安檔案，2003(5).