于晶彬

(東寧縣農(nóng)村公路管理站 黑龍江 東寧 157200)

一、具有較高的政策水平

機關、企事業(yè)單位的文書、檔案工作直接關系到黨的路線、方針、政策的貫徹執(zhí)行，因此，要求文書、檔案工作人員必須努力學習和研究黨和國家的方針、政策、法令法規(guī)，提高政策思想水平。提高政策水平主要是增強理解、運用掌握黨和國家方針政策解決實際問題的能力;提高思想水平，主要是提高辯證唯物主義的認識能力，學習馬列主義、毛澤東思想的科學體系，學會用辯證唯物主義和歷史唯物主義的世界觀和辦法論觀察分析現(xiàn)實工作中的各種實際問題，認真鉆研黨在各個歷史時期以來的各項方針政策，這是文書、檔案工作者十分重要的修養(yǎng)和基本功。當前，尤其是學習黨在新時期的基本路線，即“一個中心，兩個基本點”。在中國共產(chǎn)黨的領導下，以經(jīng)濟建設為中心，堅持四項基本原則，堅持改革開放，建設有中國特色的社會主義，不斷提高貫徹執(zhí)行黨的基本路線的自覺性。

二、具有較廣的本部門、本行業(yè)的業(yè)務知識

文書、檔案工作人員要學習有關的科學技術知識，懂得本機關、本單位的專門業(yè)務和工作規(guī)律，力求精通本部門、本行業(yè)的業(yè)務知識和有關文化科學知識。同時，還要熟悉這項工作的歷史和現(xiàn)狀，不斷掌握新情況、新問題和新經(jīng)驗。只有掌握本機關、本單位的機構、組織狀況和各級機構的職權范圍，所制發(fā)的公文才能有的放矢，不說“外行話”，才能解決實際問題，也才能正確解決公文運轉中的問題，提高公文處理工作的質量和效率。

三、具有較深的專業(yè)基礎知識

文書、檔案工作人員在具有較高的政治思想和職業(yè)道德素養(yǎng)的同時也要有較深的業(yè)務素養(yǎng)，才能成為稱職的文書、檔案工作人員。文書、檔案工作人員的專業(yè)基礎知識，主要是指與他們所從事的文書、檔案工作密切相關的基礎知識。大體包括以下幾個方面:

(一)基礎理論知識

文書、檔案工作的基礎理論知識是指關于文書、檔案工作總體方面的基本原理性的知識。包括文書學、檔案學、公文寫作、秘書學、信息學、行政管理學等?；A理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎性，是文書、檔案工作的實際操作知識、操作技能的理論指導。有了基礎理論知識，文書、檔案工作者在從事文書、檔案工作時，就能增強自覺性減少盲目性，為提高文書、檔案工作水平奠定基礎。

(二)實際操作知識

文書、檔案工作人員必備的專業(yè)基礎知識，不但包括基礎理論知識，還應包括實際操作知識。也就是說，文書、檔案工作人員不能只了解和掌握文書、檔案工作的各個環(huán)節(jié)及其工作內容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法:比如，發(fā)文有發(fā)文的處理程序，收文有收文的處理程序，每一程序都有具體的做法和要求;檔案立卷有立卷的方法、庫房保管有庫房保管的要求。實際操作知識是文書、檔案工作人員的業(yè)務基本功，有了實際操作知識，才能知道怎樣去做文書、檔案工作。如果只懂得基礎理論知識，而不掌握實際操作知識，理論就會架空，參與實際工作就會一竅不通。掌握實際操作知識要堅持理論聯(lián)系實際的學習方法，也就是要把書本和實際工作緊密結合起來。

四、具有較強的業(yè)務技能

文書、檔案工作是一項實踐性、技術性很強的工作，不具備熟練的業(yè)務技能，許多工作將無法開展，特別是辦公室工作日益現(xiàn)代化和自動化的今天，熟練掌握文書、檔案工作業(yè)務技能，更顯得十分迫切而重要。

(一)文字綜合處理能力

文書、檔案工作人員在許多工作環(huán)節(jié)中，都要進行文字綜合處理和加工。如要向領導提供一個時期以來重要文件的綜合材料，對機關制發(fā)的文件進行文字上的審核把關，對某些來文提出擬辦、批辦意見，利用檔案制作檔案證明、編寫單位大事記與組織沿革等。所有這些文字工作，沒有一定的文字綜合處理能力是難以勝任的。

(二)書寫能力

在文書、檔案工作中，經(jīng)常有一些文字要動筆書寫，如簽收文件、書片案卷封面、卷內目錄、創(chuàng)作檔案證明等。文書、檔案工作人員書寫這類文字主要不是為了供自己使用，而是為對外交往服務的，文書、檔案工作人員的字寫得如何，不僅直接影響對外交往的效果，影響到工作質量，也關系到一個機關或單位的形象。這就要求文書、檔案工作人員把字寫得工整、清楚、美觀、大方。

(三)速記能力

文書工作人員經(jīng)常擔任各種會議的記錄工作，有時還要直接聽取和記錄領導人的重要批示意見，這樣就需要具備一定的速記能力，速記具有錄音機等設備代替不了的作用，在緊急情況下，無法準備錄音機;某些重要領導不允許攜帶錄音機;距離領導較遠，無法清晰地錄音等。熟練的速記人員完全可以跟上講話的速度。另外，由于速記符號不同于漢字，他人難以看懂，所以這又有利于防止失密。

(四)印制能力

文書、檔案人員應懂得錄入、打印和排版印刷知識，并應掌握獨立操作的技能。要有識別和運用字體、字號的能力。在排版上對每頁的行數(shù)、每行的字數(shù)、各種標題的排列等，也應該具有根據(jù)文書材料或檔案檢索工具、參考資料的內容、讀者對象等做出合理安排的能力。

(五)校對能力

在文書撰寫、檔案檢索工具的編制與參考資料的編寫過程中，文書檔案工作人員還經(jīng)常要進行校對工作。做好校對工作要求校對者既具有認真細致的工作態(tài)度，還具有相當?shù)乃枷肜碚撍健⑽淖直磉_能力和較寬廣的知識面。這是因為，校對時僅僅簡單地對原稿負責、校出錯誤是不夠的，還應該能夠發(fā)現(xiàn)和糾正原稿中文字、技術上和知識性的差錯、失誤;因此，文書檔案工作者需要認真掌握校對技術，熟悉通用的校對符號及其使用規(guī)則，了解校對中的注意事項，提高自己的校對技能范圍。

(六)運用現(xiàn)代化辦公設備的能力

文書、檔案工作人員要提高工作效率，必須具有運用現(xiàn)代化辦公設備的能力。目前，我國各級各類機關、單位的辦公自動化設備應用越來越廣泛，計算機、復印機、傳真機、錄音機、錄像機、攝像機等，在許多單位并不陌生。文書、檔案工作人員能夠運用這些自動化辦公設備從事文書、檔案工作，既可準確無誤，保證質量，還可大大節(jié)省時間，從而更有效地為領導決策服務，為機關服務。這些自動化辦公設備，構造和工作原理比較復雜。重要的是要熟練地掌握它們的操作方法，懂得一些常見故障排除和簡單維修的方法，切實達到這個程度，才可以說是具備了運用自動化辦公設備的能力。

［1］梅崇金．基于辦公自動化背景下的文書人員業(yè)務素養(yǎng)分析［J］．辦公自動化，2009(20)．

［2］張俊英．知識經(jīng)濟條件下檔案人員職業(yè)素養(yǎng)探討［J］．包頭職業(yè)技術學院學報，2009(03)．