譚延全

● 郵件合并的基本過程

1.建立主文檔

主文檔是指所需文檔中的固定不變的部分，如信函中的通用文本、信封上的落款或工資項(xiàng)目的構(gòu)成等。建立主文檔的過程和新建一個(gè)Word文檔完全相同，在進(jìn)行郵件合并之前它也只是一個(gè)普通的文檔。

2.準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源就是數(shù)據(jù)記錄表，它是一張二維表格，包含著與主文檔相關(guān)的項(xiàng)目和記錄，可以是Word文檔、Excel表格、Outlook聯(lián)系人或Access數(shù)據(jù)庫。如果沒有現(xiàn)成的，我們也可以重新建立一個(gè)數(shù)據(jù)源。

3.數(shù)據(jù)合并

利用郵件合并工具，我們可以將數(shù)據(jù)源中的記錄合并到主文檔中，得到我們的目標(biāo)文檔。目標(biāo)文檔中固定不變的部分來自于主文檔，變化部分內(nèi)容來自于數(shù)據(jù)源中的記錄。

● 郵件合并中常見問題的處理策略

1.小數(shù)位長的問題

郵件合并后數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)小數(shù)位很長，如某項(xiàng)Excel數(shù)據(jù)為95.5，但郵件合并后小數(shù)成了95.499999999999999，破壞了原有表格的格式設(shè)置。

處理策略為：①在主文檔右擊這個(gè)數(shù)據(jù)域，選擇“切換域代碼”，在域代碼最后面的域括號(hào)前輸入“＼#"0.00”（注意是在英文輸入狀態(tài)下，且不帶兩邊雙引號(hào)），之后右擊選擇“更新域”就可以了。如果想保留一位小數(shù)就輸入“＼#"0.0”。在需要設(shè)置的數(shù)值數(shù)據(jù)比較多時(shí)，這種方法效率不高。②在數(shù)據(jù)源Excel表的第一行后插入一空行，在該行中需要調(diào)用的那列單元格中輸入任何字符內(nèi)容（如輸入“a”），保存后再進(jìn)行郵件合并（在“編輯收件人”中去掉該行）。③將Excel工作表中儲(chǔ)存數(shù)字的單元格格式設(shè)置為“文本”格式。④在郵件主文檔（以Word2007為例）中點(diǎn)擊“開始—Word選項(xiàng)—高級(jí)—常規(guī)”，在其中勾選“打開時(shí)確認(rèn)文件格式轉(zhuǎn)換—確定”。在郵件合并時(shí)打開數(shù)據(jù)源文件窗口，選擇“MSExcel工作簿通過DDE（*.xls）→確定”，勾選“整張電子表→確定”，出現(xiàn)“郵件合并收件人”對(duì)話框再確定。⑤將Excel數(shù)據(jù)表轉(zhuǎn)換成Word表格后再進(jìn)行郵件合并操作。簡便方法為：直接復(fù)制Excel數(shù)據(jù)表粘貼到Word中，保存為Word文檔，并將其作為郵件合并的數(shù)據(jù)源文件。

2.打印的問題

合并后的郵件每頁只能打印一份郵件，但有時(shí)郵件內(nèi)容只有幾行，打印時(shí)也要整頁紙，易造成打印速度慢且浪費(fèi)紙張。究其原因是合并后的文檔中每份郵件之間有一個(gè)分節(jié)符（下一頁），使下一封郵件被指定到另一頁。

處理策略為：①將數(shù)據(jù)合并到新文檔，在新文檔中把分節(jié)符（^b）全部替換成人工換行符（^l）。具體操作是用Word的查找與替換命令，在“查找內(nèi)容”框中輸入“^b”，在“替換為”框中輸入“^l”，然后單擊“全部替換”，這樣就可以在一張紙上打印好多份郵件內(nèi)容。②在主文檔每頁按要求復(fù)制、粘貼多封郵件，在每封郵件的最后插入一個(gè)“下一記錄”（Next Record）Word域。注意本頁最后一封郵件后邊不要加入“下一記錄”Word域，否則會(huì)跳過一條記錄。

3.根據(jù)判斷條件合并的問題

不能根據(jù)判斷條件合并出內(nèi)容不同的郵件，如在請(qǐng)柬中需要根據(jù)性別自動(dòng)生成“先生”或“女士”的郵件稱謂。

處理策略為：使用“If…Then…Else…”Word域輕松解決。將光標(biāo)插入點(diǎn)放在需要插入稱謂的位置，點(diǎn)擊“郵件—規(guī)則—如果…那么…否則…”，在“插入Word域，IF”對(duì)話框中“域名”列表中選擇“性別”，在“比較條件”列表中選擇“等于”，在“比較對(duì)象”列表中選擇“男”，在“則插入此文字”文本框中輸入“先生”，在“否則插入此文字”文本框中輸入“女士”后確定，預(yù)覽郵件即可看到合并后的文檔已經(jīng)能正常顯示稱謂了。

4.日期數(shù)據(jù)格式的問題

合并后的郵件不能顯示“××××年××月××日”這樣格式的日期數(shù)據(jù)，而是顯示為“××/××/××××”英文日期格式。

處理策略為：右擊“日期”域，選擇“切換域代碼”，出現(xiàn){MERGEFIELD "日期"}域代碼，在其中"日期"后插入“＼@ yyyy年MM月dd日”，形成如“{MERGEFIELD "日期"＼@yyyy年MM月dd日}”狀的域代碼（注意“月”前面的“MM”一定要大寫，否則月份會(huì)顯示為“00月”），最后右擊域代碼區(qū)域，點(diǎn)擊“更新域…”，即可看到已經(jīng)按照要求格式正常顯示日期了。

5.圖片文件內(nèi)容顯示的問題

在合并郵件后不能正確顯示圖片文件內(nèi)容。

處理策略為：①調(diào)用Word格式數(shù)據(jù)源。在Word格式數(shù)據(jù)源文檔中“照片”列插入相應(yīng)圖片并適當(dāng)調(diào)整大小。在主文檔中分別插入各數(shù)據(jù)域，在需要插入圖片的位置操作：“郵件—插入合并域—照片”，生成域代碼“{MERGEFIELD 照片}”。為了保證下一條記錄的照片仍然按照此格式進(jìn)行顯示，還需在域代碼右括號(hào)前添加“＼* MERGEFORMAT”（不含雙引號(hào)，下同），再按Alt+F9切換域代碼。而后，點(diǎn)擊“完成并合并”，生成新文檔“信函X”，按“CTRL+A”全選，再按F9刷新，就可以看到合并后的圖片了。②用Word嵌套域調(diào)用Excel格式數(shù)據(jù)源。按需求做好Excel數(shù)據(jù)表（不要輸入標(biāo)題行，即第一行必須為字段名），把圖片文件（JPG格式）復(fù)制到主文檔所在的文件夾，并以Excel數(shù)據(jù)表中能唯一區(qū)分不同記錄的字段值（如“序號(hào)”）給圖片文件命名。打開主文檔，分別插入各數(shù)據(jù)域，把光標(biāo)定位在需要顯示圖片的地方做如下操作：“插入—文檔部件—域”，在域名列表中選擇“INCLUDEPICTURE”域，在域?qū)傩缘摹拔募騏RL”中輸入任意字符如“AA”并確定，選中剛才輸入的字符，再按Ctrl+F9插入一個(gè)新域，在域括號(hào)中輸入域代碼“MERGEFIELD"序號(hào)"”，在這個(gè)域的右括號(hào)后邊緊跟著輸入圖片文件的擴(kuò)展名“.JPG”，（如果文件格式為BMP，請(qǐng)將域代碼中“JPG”修改為“BMP”），最后得到的域代碼應(yīng)該為“{INCLUDEPICTURE "{MERGEFIELD "序號(hào)"}.jpg"＼* MERGEFORMAT}”，按ALT+F9切換域。繼續(xù)操作：點(diǎn)擊“完成并合并”，生成新文檔“信函X”，按“CTRL+A”全選，再按F9刷新，就可以看到合并后每封郵件的圖片了。