檔案管理社會(huì)化問(wèn)題分析

高曉慧+楊俊瑋

摘 要：對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)，檔案管理是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要因素，檔案管理不僅是一個(gè)企業(yè)曾經(jīng)發(fā)展歷程的記載載體，同時(shí)也是企業(yè)在過(guò)去發(fā)展成果分析資料，這為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)信息支持，為企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略提供指導(dǎo)，所以創(chuàng)新檔案管理形式對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。企業(yè)檔案管理社會(huì)化模式能夠提高檔案管理的質(zhì)量和水平，確保檔案資料的真實(shí)性和完善性，所以有必要對(duì)檔案管理社會(huì)化問(wèn)題進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：檔案管理；社會(huì)化；質(zhì)量；水平

企業(yè)檔案管理是企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的重要內(nèi)容，檔案資料能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)支持，其影響十分深遠(yuǎn)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理形式已無(wú)法滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，這不僅影響了企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)也不利于檔案管理發(fā)展。近年來(lái)的檔案管理社會(huì)化模式實(shí)踐運(yùn)用取得了較好的成果，能夠提高管理的效率和質(zhì)量，節(jié)約企業(yè)的管理成本，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有積極的作用。

1 檔案管理社會(huì)化模式的必要性分析

企業(yè)的檔案信息是企業(yè)相關(guān)信息的憑證和載體，如果企業(yè)的檔案管理制度方面存在較大的缺失，那么檔案管理的質(zhì)量和水平必然不高，還會(huì)出現(xiàn)各類風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，如檔案信息泄露、檔案信息無(wú)序管理、檔案信息缺乏真實(shí)性等。一個(gè)科學(xué)的檔案管理模式同時(shí)也是體現(xiàn)企業(yè)綜合實(shí)力的關(guān)鍵內(nèi)容，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人們的需求不斷提高，對(duì)企業(yè)的要求也越來(lái)越高，所以企業(yè)對(duì)內(nèi)部各部門的要求也越來(lái)越高，滯后的檔案管理模式不僅管理的質(zhì)量和效率低下，還會(huì)造成檔案管理的可信度不高，極大的影響了企業(yè)的發(fā)展，所以改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式就顯得尤為必要。

自從我國(guó)實(shí)施改革開(kāi)發(fā)政策以來(lái)，經(jīng)濟(jì)得到快速發(fā)展的同時(shí)人們的觀念也發(fā)生了巨大的改變，企業(yè)的人員逐漸朝著社會(huì)自由人方向發(fā)展，人員的自由度得到了極大的提升，使得企業(yè)內(nèi)部的人員流動(dòng)性提高，人員流動(dòng)性提高導(dǎo)致人員檔案信息也呈現(xiàn)著巨大的流動(dòng)性，這樣使得企業(yè)的檔案管理難度和復(fù)雜度進(jìn)一步提升，但是企業(yè)人員的檔案信息又是企業(yè)確定人員身份信息的重要資料，如果在此期間由于檔案管理工作不到位不僅會(huì)影響到企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)也影響到人員的發(fā)展，可見(jiàn)完善或者創(chuàng)新檔案管理工作制度和工作內(nèi)容成為了當(dāng)前企業(yè)亟需重視的問(wèn)題。而企業(yè)檔案管理社會(huì)化不僅能夠保證人事管理工作的科學(xué)合理性，而且能夠保證人力資源科學(xué)流通，同時(shí)采用這種模式能夠確保人事檔案信息的完整性和真實(shí)性，即人員的檔案信息是客觀存在并真實(shí)公正的，切實(shí)體現(xiàn)人員綜合素質(zhì)，這和傳統(tǒng)檔案管理模式有較大的區(qū)別，以往很多企業(yè)為了留住關(guān)鍵性人才，就利用檔案來(lái)扶持人員，但是后續(xù)人員和企業(yè)的矛盾會(huì)越來(lái)越深，不利于企業(yè)的發(fā)展，所以運(yùn)用檔案管理社會(huì)化是必然的趨勢(shì)。

2 檔案管理社會(huì)化模式分析

2.1 科學(xué)化管理

傳統(tǒng)檔案管理中存在的管理手段落后、管理軟硬件設(shè)備落后、管理理念落后等問(wèn)題都無(wú)法滿足現(xiàn)代化的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的需求，也給企業(yè)的檔案管理帶來(lái)了消極的影響，而檔案管理社會(huì)化模式完全的避免了上述問(wèn)題，相關(guān)結(jié)構(gòu)提高檔案管理的質(zhì)量和真實(shí)性，采用了網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)管理模式，這樣就極大的提高了管理的效率，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，此外利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)還為流動(dòng)性高的人員提供了極為方便的檔案管理服務(wù)，簡(jiǎn)化了檔案管理的程序，提高管理水平。

2.2 集中化管理

檔案管理社會(huì)化最為明顯的特點(diǎn)就是集中化管理，這也是保證檔案管理社會(huì)化的首要工作，作為經(jīng)濟(jì)時(shí)代誕生的產(chǎn)物，檔案管理社會(huì)化和傳統(tǒng)的檔案管理有明顯的區(qū)別，傳統(tǒng)管理模式會(huì)根據(jù)人員的文化程度和級(jí)別進(jìn)行劃分，主要由企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門管理，這樣極容易出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象，而檔案管理社會(huì)化是由相關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一集中管理，這樣就能夠有效的避免管理混亂現(xiàn)象，并且相關(guān)機(jī)構(gòu)無(wú)論是管理制度上還是管理手段上都要優(yōu)于企業(yè)內(nèi)部的檔案管理。

2.3 杜絕檔案自帶

在檔案管理過(guò)程中，檔案管理社會(huì)化模式拒絕人員自帶檔案，這主要是因?yàn)橐坏┤藛T自帶檔案不僅容易導(dǎo)致人員檔案流失，還為機(jī)構(gòu)的檔案管理帶來(lái)較大的麻煩。目前有的企業(yè)由于檔案認(rèn)識(shí)不深刻，人員的檔案保存在人員手中，使得現(xiàn)實(shí)生活中出現(xiàn)了很多棄檔，檔案的流失對(duì)人員的影響極大，無(wú)論是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)還是人員的升遷都和檔案有很大的關(guān)系，一旦出現(xiàn)檔案流失，對(duì)人員的發(fā)展極為不利，所以在檔案社會(huì)化模式中，堅(jiān)決杜絕此類情況出現(xiàn)，并規(guī)范化的管理人員檔案。

3 當(dāng)前檔案管理的建議

檔案是一個(gè)人的歷史證明，其對(duì)人的發(fā)展有至關(guān)重要的作用，因此國(guó)家對(duì)于檔案管理顯得更為重視，根據(jù)目前檔案管理的形式來(lái)看，檔案管理科學(xué)化、集中化以及嚴(yán)禁人員自帶檔案都是對(duì)檔案的保護(hù)，確保檔案的完整和真實(shí)有效，以發(fā)揮出檔案應(yīng)用的作用，因此針對(duì)這種現(xiàn)狀，作者認(rèn)為當(dāng)前檔案管理的思路無(wú)疑是正確的，但是目前在實(shí)施過(guò)程中還是存在著一定的問(wèn)題，作者在此的建議如下：目前的檔案管理依托于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這些技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)和集中化的保證，因此有必要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬件的建設(shè)工作，這樣才能確保檔案管理系統(tǒng)能夠高效并穩(wěn)定的運(yùn)行，保證檔案數(shù)據(jù)和信息的安全，確保其能夠?yàn)槿朔?wù)；而對(duì)于當(dāng)前檔案自帶的情況，作者認(rèn)為有必要加強(qiáng)檔案相關(guān)知識(shí)宣傳工作，出現(xiàn)檔案自帶并遺失的問(wèn)題主要是因?yàn)閭€(gè)人在檔案知識(shí)方面的匱乏以及不重視導(dǎo)致的，加強(qiáng)檔案宣傳能夠拓寬個(gè)人的檔案知識(shí)，提高人員的意識(shí)，這能夠有效的避免人員自帶檔案的情況出現(xiàn)，就算有個(gè)別現(xiàn)象因?yàn)橐庾R(shí)的提高對(duì)檔案的保護(hù)也更加重視。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案信息無(wú)論對(duì)于人員還是企業(yè)來(lái)說(shuō)都極為重要，傳統(tǒng)的檔案管理模式由于存在著一定的問(wèn)題無(wú)法滿足現(xiàn)代化社會(huì)的需求，本文就主要分析了傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足，對(duì)比的分析了檔案管理社會(huì)化運(yùn)用的必要性和優(yōu)勢(shì)，在此基礎(chǔ)上探討了檔案管理社會(huì)化模式的特點(diǎn)，其有利于人員的發(fā)展和企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]石毅.計(jì)算機(jī)在檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用中的安全性探討[J].中國(guó)科技信息，2014，（6）：103-104.

[2]王靜.經(jīng)濟(jì)人假設(shè)原理在檔案管理中的應(yīng)用[J].湖北檔案，2005，（5）：8-9.

[3]李懌遠(yuǎn).轉(zhuǎn)制企業(yè)待業(yè)人員檔案管理模式之我見(jiàn)[J].浙江檔案，2003，（2）：26.endprint