劉洋

隨著新一代信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)特別是互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果不斷地融合于社會經(jīng)濟發(fā)展的各個領(lǐng)域，傳統(tǒng)的檔案管理模式、手段正在逐步被網(wǎng)絡(luò)化、信息化的管理模式、手段所取代，這就需要我們不斷用創(chuàng)新的互聯(lián)網(wǎng)思維來逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思維。

1 更新觀念，轉(zhuǎn)變思維，樹立檔案管理現(xiàn)代化理念

首先，要用互聯(lián)網(wǎng)思維更新傳統(tǒng)檔案管理思維。在過去很長一段時間里，由于長期傳統(tǒng)環(huán)境下工作所形成的思維和方法上的定式，檔案工作者在思想觀念上難以將現(xiàn)代化管理引入到檔案工作中。近幾年，信息技術(shù)特別是互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展和對社會生活的巨大影響，已經(jīng)讓檔案工作者認(rèn)識到計算機、網(wǎng)絡(luò)等已成為檔案管理工作不可缺少的技術(shù)和工具之一。只有不斷解放思想，更新觀念，實現(xiàn)檔案管理思想的現(xiàn)代化、互聯(lián)化，才能抓住機遇，開拓進(jìn)取，以開放的視角，積極尋求檔案工作的生長點，在較高層面上來籌劃檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)方略。

其次，要積極引入現(xiàn)代化檔案管理新方法和新手段。檔案管理工作現(xiàn)代化，不能簡單地理解為安裝軟件、信息錄入，它應(yīng)該是一項系統(tǒng)工程，包含檔案的整理、著錄標(biāo)引、數(shù)據(jù)輸入和為它們服務(wù)的分類法、詞表等檔案管理工作現(xiàn)代化的一系列基礎(chǔ)工作。檔案原件是信息資源，檔案管理信息化不能只停留在目錄檢索這種初步的不充分的信息開發(fā)階段，而應(yīng)更深入地發(fā)掘檔案信息資源，變被動等待檢索利用為主動提供各類信息服務(wù)，這就提高了開發(fā)檔案的檔次。同時，在市場經(jīng)濟條件下社會的需求與承認(rèn)也正在促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，充分開發(fā)檔案信息資源變得越來越重要。這就要求我們檔案工作者積極探索行之有效的規(guī)范化的科學(xué)管理模式，改變封閉型的管理方式為開放型的管理方式，使檔案服務(wù)由內(nèi)向型轉(zhuǎn)為外向型，直接面向公眾和社會的需求。

再者，要不斷深入挖掘檔案館藏資源。檔案資源的現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫的建立則是檔案資源現(xiàn)代化的標(biāo)志。因此，檔案部門要把建設(shè)數(shù)據(jù)庫作為信息建設(shè)的基礎(chǔ)工程和核心任務(wù)來抓?，F(xiàn)行檔案館的館藏檔案多以紙質(zhì)、音像、聲像材料為主要載體，電子文件和數(shù)字信息非常少，勢必影響到數(shù)字檔案館信息的傳輸和信息的提供利用，造成信息停滯和利用需求的阻斷。因此，加快檔案館原始信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換進(jìn)程和電子文件的積累，保證可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量，并不斷補充、更新和完善是檔案工作滿足社會需求、保持旺盛生命力的必不可少的一環(huán)。

2 整合資源，注重應(yīng)用，推動檔案管理信息化進(jìn)程

一是建立“需求—開發(fā)—利用”的科學(xué)開發(fā)機制。首先，要立足自身資源，增加傳統(tǒng)的編研力度，建立特色數(shù)據(jù)庫，開展定向?qū)ｎ}信息服務(wù)。其次，信息資源開發(fā)應(yīng)充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開發(fā)反映出檔案信息由保管向利用的一種高層次轉(zhuǎn)化，這將是一項以實現(xiàn)檔案價值為目的的信息服務(wù)工作，因此必須要處理好“需求”、“開發(fā)”、“利用”三者之間的關(guān)系。

二是把電子文件歸檔工作作為檔案管理的重中之重。當(dāng)前，檔案數(shù)字化相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)尚不完善，在此情況下大量開展數(shù)字化工作存在風(fēng)險，有可能影響到今后的數(shù)字信息資源整合與共享。另外，盡早開展電子文件歸檔管理工作，有利于檔案工作與電子政務(wù)盡早接軌，為機關(guān)單位提供有效服務(wù)的同時，又能抓住機遇依托電子政務(wù)平臺推進(jìn)檔案信息化的進(jìn)程。

三是有效整合檔案信息資源，實現(xiàn)檔案管理的信息共享。合理整合檔案信息資源是充分發(fā)揮信息利用價值的有效途徑之一，也是深化檔案信息資源開發(fā)工作的必須。檔案信息化建設(shè)作為一項新興事業(yè)，并無多少經(jīng)驗可循，理論指導(dǎo)又一向滯后于實踐，這就使得很多檔案部門在信息資源開發(fā)時難免各自為政，缺乏溝通，出現(xiàn)信息資源開發(fā)“孤島”現(xiàn)象。

3 加強內(nèi)控，完善網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理信息安全水平

檔案管理信息安全涉及硬件、軟件、信息、人員、物理環(huán)境、人文環(huán)境等多個方面，安全保密是做好檔案信息管理工作的最大課題，必須從信息保密、運行環(huán)境、規(guī)章制度等幾方面不斷加強管理。

一是維護網(wǎng)上檔案信息的保密性，加強內(nèi)部管理體制的建設(shè)。開放性是網(wǎng)絡(luò)的固有特性，這一掙陛與檔案文件的保密性特性相背離。據(jù)安全專家對歷史上的電子入侵案例進(jìn)行 分析后，結(jié)論卻是大多數(shù)入侵手段非常一般，內(nèi)部管理的松懈幫了黑客的大忙，再厲害的黑客要實施攻擊，必須在現(xiàn)有信息系統(tǒng)上找到突破口，而這些漏洞往往來源于內(nèi)部人員的失誤，管理上的疏忽。對絕大多數(shù)黑客來講，如果沒有一個落腳點，一個信息系統(tǒng)是難以入侵的。

二是關(guān)注計算機病毒的新變化，保證安全高效的信息化環(huán)境。當(dāng)檔案管理信息系統(tǒng)擴展到局域網(wǎng)甚至 互聯(lián)網(wǎng)時，計算機病毒成為不可回避的危害，而且新型病毒具有許多網(wǎng)絡(luò) 時代的新特征。檔案工作者應(yīng)當(dāng)時刻注意新的技術(shù)變化，制定針對性策略，并從管理制度、技術(shù)監(jiān)督、后備保護、應(yīng)急措施等多方面綜合防范。

三是加強網(wǎng)絡(luò)訪問的權(quán)限管理，完善服務(wù)器審計制度。檔案管理信息系統(tǒng)必須明確管理和應(yīng)用的操作界面，制定不同層次訪問者的存取信息的權(quán)限策略，是系統(tǒng)安全的一個基礎(chǔ)。特別要重視應(yīng)用服務(wù)器的日志審計。無數(shù)事實證明，一個網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)要完全避免越權(quán)操作是很困難的，但做好審計對及時發(fā)現(xiàn)問題，亡羊補牢非常有益。

要全面提升檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全水平是一個艱難的過程，涉及方面很多，需要管理部門投入大量的人力物力。安全與技術(shù)只有與安全管理，安全法規(guī)和相關(guān)人員的安全意識建設(shè)結(jié)合起來，共同構(gòu)筑起完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護體系，才能發(fā)揮其現(xiàn)實。

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