淺談核電工程實(shí)物檔案的價(jià)值作用和歸檔管理探析

任遵偉 王蘭 蓋宇

摘 要：核電廠工程建設(shè)期間的實(shí)物檔案是以實(shí)物為載體將信息、文字、圖表等內(nèi)容進(jìn)行記錄與保存。為了便于檔案的利用與管理，信息的記錄要全面細(xì)致，且不同實(shí)物的記錄要獨(dú)立進(jìn)行，堅(jiān)持一物一表。核電廠工程建設(shè)竣工檔案中的部分內(nèi)容就屬于實(shí)物檔案，本文將對(duì)實(shí)物檔案在實(shí)際生產(chǎn)生活中的價(jià)值與作用進(jìn)行分析，探究現(xiàn)階段存在的一些問題，找到科學(xué)合理的方法管理實(shí)物檔案。

關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案；價(jià)值作用；歸檔管理

以核電廠工程建設(shè)為例，建設(shè)周期長(zhǎng)文件數(shù)量大，實(shí)物檔案的種類繁多且較為復(fù)雜。每一項(xiàng)子工程在竣工后，都需要對(duì)工程信息記錄。獎(jiǎng)?wù)?、模型等都包含其中，它們與紙質(zhì)檔案共同形成完整的竣工檔案。工程竣工檔案能夠?yàn)轫?xiàng)目后期的核電廠運(yùn)行與管理提供重要的參考依據(jù)。因此需重視實(shí)物檔案的價(jià)值，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的歸檔管理。

1 實(shí)物檔案的價(jià)值作用

實(shí)物檔案具有隨機(jī)性、多樣性以及復(fù)雜性等特點(diǎn)。紙張檔案與電子檔案的建立可能有一定的規(guī)律性與周期性，例如：人事檔案是個(gè)人身份的證明，記錄人的成長(zhǎng)過程與經(jīng)歷。但實(shí)物檔案則是隨機(jī)建立，竣工檔案的建立就是以工程建設(shè)中涉獵到的實(shí)物為依據(jù)，不受時(shí)間、空間等其它規(guī)律性的制約。

實(shí)物檔案最大的作用是可以作為憑證與依據(jù)。實(shí)物檔案所記錄的是物質(zhì)成果或者精神活動(dòng)的內(nèi)容與狀態(tài)，它能夠?qū)⒛骋浑A段的社會(huì)變化發(fā)展特征表現(xiàn)出來，具有較高的利用價(jià)值。例如，甲骨文就是實(shí)物檔案的一種，它記錄了當(dāng)時(shí)歷史的發(fā)展特征與一些主要事件，后人可以利用甲骨文對(duì)古代社會(huì)進(jìn)行研究；而獎(jiǎng)狀與證書這種實(shí)物檔案則可證明一個(gè)人在某方面取得的成就；再以竣工檔案為例，它記錄了工程的整體形象、證書獎(jiǎng)狀、執(zhí)照證件、公章私章、領(lǐng)導(dǎo)視察時(shí)留下的題詞報(bào)告等，這些資料涵蓋了項(xiàng)目建設(shè)中的多方面內(nèi)容，一旦項(xiàng)目被質(zhì)疑存在質(zhì)量等方面的問題，實(shí)物檔案就可以作為相應(yīng)的憑證，項(xiàng)目后期的運(yùn)行、管理、改建等也要以此為依據(jù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，竣工檔案在工程建設(shè)活動(dòng)中的作用越來越突出，實(shí)物檔案的價(jià)值與作用不言而喻。

2 實(shí)物檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 管理意識(shí)薄弱

很多企業(yè)或者組織雖然有較多的實(shí)物，但未將其進(jìn)行管理與分類。一些部門沒有意識(shí)到實(shí)物檔案的重要性，僅對(duì)紙質(zhì)檔案或電子檔案進(jìn)行分類與保管?？⒐n案中更多的記錄著工程項(xiàng)目建設(shè)的參數(shù)等文本內(nèi)容，而相關(guān)的審批手續(xù)、證書等并沒有被納入到檔案中。這些問題產(chǎn)生的原因，歸根結(jié)底是管理人員的意識(shí)較為薄弱。

2.2 管理組織混亂

實(shí)物檔案的規(guī)范收集與保管需依賴于管理與組織的協(xié)調(diào)清晰，但是，在實(shí)際工作中管理組織工作經(jīng)常呈現(xiàn)出較為混亂的局面，致使管理工作難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)與要求。當(dāng)前實(shí)物檔案的收集有三種途徑，其一是各個(gè)部門主動(dòng)上交歸檔；其二是檔案管理部門依據(jù)企業(yè)網(wǎng)站上發(fā)布的信息或者表彰文件進(jìn)行跟蹤調(diào)查；其三是檔案管理部門與其他部門進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，如果發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的實(shí)物檔案，則主動(dòng)進(jìn)行收集。但是，有些實(shí)物檔案，如獎(jiǎng)狀、證書等，常常被當(dāng)做個(gè)人或者某一部門的榮譽(yù)，因此沒有被上交或者相關(guān)人員不愿主動(dòng)上交，因此實(shí)物檔案的收集是不完整的，管理上較為混亂。

2.3 管理難度較大

實(shí)物檔案以實(shí)物為載體記載信息，而實(shí)物具有多樣性的特點(diǎn)，其形狀、大小等方面存在著較大的差異，因此管理上難度較大。竣工檔案中證書獎(jiǎng)狀、執(zhí)照證件等管理起來相對(duì)簡(jiǎn)便，但是，公章與私章等實(shí)物體積小、形狀差異大，難以保管。另外，紙質(zhì)物品、金石制品等實(shí)物的材質(zhì)不同，對(duì)保管環(huán)境的要求也不一致。

2.4 管理不夠細(xì)致

實(shí)物檔案的價(jià)值與作用在于可作為憑證與依據(jù)，因此實(shí)物檔案應(yīng)當(dāng)具有真實(shí)性與直觀性這兩種特點(diǎn)。有關(guān)人員在查看實(shí)物檔案時(shí)，可以清晰的看到工作軌跡與工作成績(jī)。但是，當(dāng)前的一些實(shí)物檔案并沒有體現(xiàn)出這些特點(diǎn)，檔案在管理時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)信息缺損、表意不清等狀況，極大的削弱了實(shí)物檔案的價(jià)值與功能。

3 實(shí)物檔案的歸檔管理

3.1 提高檔案管理意識(shí)

應(yīng)當(dāng)提高各個(gè)部門規(guī)范檔案管理的意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案歸檔工作的宣傳。在整個(gè)企業(yè)或者組織內(nèi)部開辦相關(guān)的講座或者是展覽活動(dòng)，讓員工或工作人員意識(shí)到實(shí)物檔案在工作中的重要價(jià)值與作用，可以推舉一些相關(guān)的實(shí)例加以說明，例如，在工程項(xiàng)目質(zhì)檢時(shí)，以實(shí)物檔案資源為依據(jù)，可以證明項(xiàng)目建設(shè)的合理性與規(guī)范性，避免糾紛等問題的產(chǎn)生。

3.2 加強(qiáng)檔案收集工作

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到實(shí)物檔案的價(jià)值，將實(shí)物檔案的收集范圍擴(kuò)大化，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)深入到各個(gè)部門，加強(qiáng)與部門間的溝通與交流，形成良好的合作與互動(dòng)關(guān)系。例如，一些較大的工程公司需要將分公司的實(shí)物檔案交給總公司，如果總公司與分公司的溝通與交流不及時(shí)，很容易導(dǎo)致檔案資料的缺失或者交接延時(shí)。

3.3 規(guī)范檔案歸檔程序

檔案管理要遵循一定的程序，保證檔案管理的規(guī)范性。首先要對(duì)收集到的實(shí)物進(jìn)行鑒定，確認(rèn)檔案符合歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，有歸檔價(jià)值。以工程項(xiàng)目為例，工程建設(shè)的項(xiàng)目的整體形象、審批執(zhí)照、證書、公章與私章等都算作實(shí)物檔案的內(nèi)容，歸于竣工檔案中。根據(jù)實(shí)物在實(shí)際經(jīng)驗(yàn)生產(chǎn)中的價(jià)值與作用，確定實(shí)物檔案的保管期限，一般來說保管期限為永久。

其次，歸檔要規(guī)范，為了防止檔案收集時(shí)發(fā)生混亂，可以將各個(gè)部門的實(shí)物資源放于各部門保管，到年底時(shí)再上交檔案管理部門統(tǒng)一保管，如果實(shí)物的價(jià)值較高，可提前上交予以保管。歸檔時(shí)要做好登記工作，部門交接時(shí)要填寫好相關(guān)的手續(xù)，保證交接工作的規(guī)范性。檔案登記表的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括實(shí)物的名稱、實(shí)物種類上交機(jī)構(gòu)、上交時(shí)間等，各負(fù)責(zé)人確認(rèn)信息無誤后簽字，如有必要需加蓋公章。

然后，要對(duì)檔案進(jìn)行分類。通常情況下，可以將實(shí)物按照類別分類，并按時(shí)間排序，例如紙質(zhì)類材料、金屬類材料等。然后對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，歸檔章號(hào)應(yīng)包含實(shí)物檔案的基本信息，包括全宗號(hào)、年份、代號(hào)、件數(shù)、類別等。由于實(shí)物檔案的材料不同，對(duì)保管要求不同，因此在保存與管理時(shí)也要分類，例如證書、執(zhí)照等紙制品可放置于檔案盒，而公章、獎(jiǎng)杯等可放于陳列柜底層位置，防止因摔打而造成的損壞。

最后，要將實(shí)物檔案的目錄打印保存，對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行管理。實(shí)物檔案要用專用的陳列柜或檔案柜進(jìn)行保管，如果實(shí)物價(jià)值較高，則應(yīng)當(dāng)采取一定的保護(hù)措施。如果需移交檔案，一定要按要求辦理相關(guān)手續(xù)。檔案柜要保持清潔，避免檔案受到侵蝕，做好相關(guān)的保護(hù)工作。

另外，管理人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案保存的合理性與規(guī)范性。如果發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)損壞要及時(shí)上報(bào)進(jìn)行補(bǔ)救，避免損失擴(kuò)大化。

3.4 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理

隨著社會(huì)的發(fā)展，各行各業(yè)對(duì)檔案管理的要求不斷提高，數(shù)字化是實(shí)物檔案管理的必然趨勢(shì)。紙質(zhì)的實(shí)物檔案可以掃描到計(jì)算機(jī)中，金石材質(zhì)的實(shí)物可以利用拍照等方法將其留存。計(jì)算機(jī)中還應(yīng)當(dāng)完整記錄實(shí)物檔案的基本信息資料，便于查詢。以工程項(xiàng)目的竣工檔案為例，一些基本的項(xiàng)目建設(shè)資料可以通過電腦向總公司以及相關(guān)部門傳送，節(jié)省了人力與物力。

4 結(jié)語

核電廠建設(shè)工程作為國家重大建設(shè)項(xiàng)目，項(xiàng)目完工后需通過國家發(fā)展和改革委員會(huì)組織領(lǐng)導(dǎo)的竣工驗(yàn)收工作，核電廠建設(shè)工程的實(shí)物檔案最大價(jià)值在于能夠?yàn)槭挛锘蛘唔?xiàng)目建設(shè)提供依據(jù)與憑證，因此應(yīng)當(dāng)對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行規(guī)范的管理，保證歸檔工作的有序性與合理性。首先應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案歸檔工作的重視程度，展開宣傳，進(jìn)行檔案收集時(shí)要深入細(xì)致，歸檔時(shí)要嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，并盡可能的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，因此做好核電廠建設(shè)工程實(shí)物檔案的竣工驗(yàn)收工作是滿足核電廠安全運(yùn)行，為國家為社會(huì)為企業(yè)應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]江仙菊.實(shí)物檔案的價(jià)值作用和歸檔管理探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011（05）.

[2]江仙菊.淺析實(shí)物檔案的開發(fā)利用[J].學(xué)理論，2011（22）.

[3]曾麗娟.實(shí)物檔案征集模式與方法探討[J].蘭臺(tái)世界，2013（S5）.

[4]李麗.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理及對(duì)策研究[J].中國信息技術(shù)教育，2014（02）.

[5]劉曼紅.實(shí)物人事檔案管理的價(jià)值作用探析[J].東方企業(yè)文化，2013（10）.