□陳曉珊（廈門興才職業(yè)技術(shù)學(xué)院 福建廈門361024）

本文以主營生活用紙、衛(wèi)生用品的大型商貿(mào)公司為例，該公司在各行政省區(qū)設(shè)置了商貿(mào)分公司、經(jīng)營部或辦事處（以下簡稱部辦），其銷售類型主要有：普通業(yè)務(wù)銷售、工廠直運銷售、贈品銷售、折價銷售等，客戶按渠道性質(zhì)劃分為：傳統(tǒng)渠道、現(xiàn)代通路、零售渠道和特殊渠道等。不同的銷售類型、銷售渠道對應(yīng)不同的業(yè)務(wù)流程，加上業(yè)務(wù)單據(jù)量巨大、費用項目繁多，尤其是商場費用、銷售服務(wù)費、物流費用、促銷費用占比較大，并且各銷售公司人員素質(zhì)參差不齊，營私舞弊、虛假報銷的行為屢禁不止，強化費用開支的信息化管理勢在必行。

一、費用管理的現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)方式下費用計劃編制難以做到準(zhǔn)確。傳統(tǒng)管理方式下，費用計劃編制主要依據(jù)單位財務(wù)人員對歷史數(shù)據(jù)的歸納與預(yù)測，缺乏銷售市場的現(xiàn)場管理人員的主動參與，費用計劃偏離市場環(huán)境的變化，導(dǎo)致每一年度的費用計劃編制難以準(zhǔn)確地核算到銷售單品、品牌、銷售渠道和管理主體，費用計劃編制相對粗放。

（二）費用核算不夠及時，且無信息集成。日常的費用開支，偏向于以核算為主導(dǎo)，費用開支與事后核銷都是手工操作，缺乏系統(tǒng)的信息化技術(shù)管控。而且很多費用開支的受益期限跨度比較長，有的費用開支受益期限達(dá)到半年、一年甚至超過一年，分銷商較多，財務(wù)核算工作量太大，少計、多計、錯計的現(xiàn)象難以及時發(fā)現(xiàn)。以公司的促銷費用開支為例，促銷活動跨期的情況下，費用的支付期與受益期所屬期間往往不一致，費用開支如果未做到按權(quán)責(zé)發(fā)生制入賬，則會導(dǎo)致利潤核算失真。各個部辦所轄客戶數(shù)眾多，費用開支單據(jù)量大，費用入賬不及時，后續(xù)費用核銷管理混亂；并且在無信息化技術(shù)支撐，未實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成的情況下，各部辦財務(wù)負(fù)責(zé)人無法及時查詢各項費用的發(fā)生情況及核銷情況，不利于進(jìn)行費用數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析。

（三）費用超支情況無法及時預(yù)警。傳統(tǒng)方式僅借助于手工核算或OFFICE辦公軟件核算，費用數(shù)據(jù)龐大，無法對費用的超支情況進(jìn)行預(yù)警控制，從而未能有效地進(jìn)行費用控制，實現(xiàn)利潤目標(biāo)。

（四）費用超計劃管理過于依賴人為因素。費用計劃編制粗放，未能按月進(jìn)行費用的管控，對于超計劃的費用的追加、調(diào)整，未經(jīng)過嚴(yán)格的審批，而是由各部辦的財務(wù)經(jīng)理審批，無法進(jìn)行有效的費用預(yù)算的控制。

因此，如何“把開支用在刀刃上”，必須通過信息化技術(shù)系統(tǒng)的支撐，提供預(yù)算編制、審批、事后的報表分析等，加強費用的事前預(yù)算、審批、事后的跟蹤反饋。

二、費用管理信息化基本流程

費用的整體管控是從費用預(yù)算開始的，從年度費用預(yù)算出發(fā)，根據(jù)每年總公司與業(yè)務(wù)部門達(dá)成的毛利預(yù)算和利潤預(yù)算的指標(biāo)數(shù)據(jù)，倒軋出本部辦的費用預(yù)算總額；再據(jù)此將年度預(yù)算額分解制定為月度費用預(yù)算額；公司各項業(yè)務(wù)費用開支前，各項費用的發(fā)生均要經(jīng)過審核審批才能入賬，其開支過程中的各項原始單據(jù)、審批報告等作為報銷審核的入賬依據(jù)。最后責(zé)任會計對費用的預(yù)提和報銷進(jìn)行分析、跟蹤反饋，從而形成完整的費用管理信息化流程，如圖1所示。

（一）費用預(yù)算與費用計劃管理。各經(jīng)營部必須成立由財務(wù)人員參與的預(yù)算與計劃編制小組，由各分公司、經(jīng)營部行政負(fù)責(zé)人作為第一負(fù)責(zé)人，明確小組成員的內(nèi)部工作分工，做好預(yù)算工作的安排與落實。并指定專人負(fù)責(zé)上下部門的溝通、指導(dǎo)、跟進(jìn)預(yù)算編制執(zhí)行工作。

1.年度費用預(yù)算。費用預(yù)算從年度預(yù)算編制開始（一般每年的10月起編制下一年度的預(yù)算），由經(jīng)營部財務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)總公司已確認(rèn)的經(jīng)營預(yù)算數(shù)據(jù)，在信息化費用管理系統(tǒng)中填制各部辦《年度費用預(yù)算單》（表1）。一個部辦只能編制一張，年度費用預(yù)算單簽批后，據(jù)此才允許編制各個月份的月度費用預(yù)算單。

表1 年度費用預(yù)算單

2.年度費用預(yù)算追加。各級預(yù)算編制責(zé)任部門的費用項目預(yù)算編制應(yīng)盡量符合經(jīng)營實際需要，年度費用預(yù)算總額一經(jīng)確定，原則上不允許增加，客觀情況下確實需要增加年度費用總額開支的，必須由部辦負(fù)責(zé)人提出申請，列明各費用項目需增加額外支出的原因，逐級上報各級領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.年度費用預(yù)算調(diào)整。由于年度費用預(yù)算與實際執(zhí)行會存在一定的預(yù)估偏差，可能會導(dǎo)致有的費用科目會超出年度預(yù)算所允許的最大值，而有的費用科目又會產(chǎn)生費用節(jié)余，為此從客觀實際出發(fā)，在合理評估的基礎(chǔ)上確實有必要對不同費用科目間預(yù)算數(shù)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整的，在年度費用預(yù)算總額不變的情況下，年度費用科目預(yù)算調(diào)整必須報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

4.月度費用預(yù)算。月度費用預(yù)算一般依據(jù)年度費用預(yù)算編制，由各部辦主辦會計編制，經(jīng)部辦負(fù)責(zé)人審核，分公司財務(wù)經(jīng)理審核，上報分公司總經(jīng)理審批。由于考慮到市場行情的變化，或者當(dāng)月實際報銷金額超過預(yù)算金額時，可以進(jìn)行月度費用預(yù)算的追加或調(diào)整。調(diào)整的預(yù)算金額沖減或追加到次月的費用預(yù)算金額中。月度追加預(yù)算一般要求分公司總經(jīng)理審批。

月度費用預(yù)算編制與年度費用預(yù)算編制要求一致，即銷售費用、管理費用按二級科目預(yù)算，分部門、分品牌進(jìn)行輔助核算。但是對于銷售費用中的職工薪酬費用、通訊費、差旅費中個人性質(zhì)的費用，以及營業(yè)稅金及附加、財務(wù)費用可以允許超預(yù)算申請與開支，不做限制申請與限制要求。其他類費用預(yù)算后則不允許超預(yù)算申請或報支，只能采取追加預(yù)算的形式。

（二）費用開支申請與報銷管理。各商貿(mào)公司的費用開支應(yīng)本著厲行節(jié)約、科學(xué)支出的原則，依據(jù)費用預(yù)算的管理要求，在符合本公司財務(wù)收支審核審批制度的前提下，提出費用開支申請及履行費用報銷手續(xù)。

1.費用開支申請要求。對于各項費用開支，都應(yīng)當(dāng)事前做出開支申請，原則上費用申請報告的內(nèi)容應(yīng)明確費用受益期間及費用報銷截止時間，并經(jīng)審批同意。批復(fù)報告須同時抄送一份給所在單位財務(wù)部門備檔。按總公司審核審批制度要求，凡是由總公司財務(wù)負(fù)責(zé)人簽署復(fù)核意見的費用申請報告，還必須對部辦費用計劃與執(zhí)行情況進(jìn)行動態(tài)的跟蹤，考慮所報銷的費用項目是否超出本月費用預(yù)算金額，再簽署建議或意見。若超出費用預(yù)算的申請支出，在合理估計的情況下，應(yīng)追加月度費用預(yù)算或追加年度費用預(yù)算，但必須由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.費用開支申請管理。

（1）經(jīng)辦人員申請屬本部辦發(fā)生的費用，根據(jù)費用有效批復(fù)報告，由助理會計登錄信息化系統(tǒng)的“費用管理”模塊，根據(jù)費用申請報告填寫《費用申請單》，審核通過入賬為當(dāng)期費用和預(yù)提費用，即借記“銷售費用——××費用”科目，貸記“其他應(yīng)付款——預(yù)提費用——××費用”科目。

（2）由往來會計將系統(tǒng)生成的費用申請單的單號寫在申請報告的右上角備查，并登記費用臺賬（EXCEL表格），做好費用申請、預(yù)提、報銷、兌現(xiàn)情況全程跟蹤。

（3）費用申請單報銷結(jié)束，執(zhí)行完畢或不予以執(zhí)行、不再報銷處理的必須予以關(guān)單處理，沖減原預(yù)提費用，以釋放剩余未報銷費用的費用已執(zhí)行數(shù)。

（4）費用申請單申請數(shù)與當(dāng)前期間已執(zhí)行數(shù)之和超過月度費用計劃金額的，則單據(jù)審核不予通過。

3.費用報銷管理。

（1）財務(wù)負(fù)責(zé)人在履行費用報銷審核時，除對原始票據(jù)規(guī)范性、內(nèi)容真實性、手續(xù)的完整性等進(jìn)行審核外，必須考慮所報銷的費用項目是否超出月度費用計劃金額，以免造成在系統(tǒng)中無法完成付款報銷流程。

（2）費用報銷單的報支金額大于費用申請單申請金額或者是單據(jù)報銷日期超過了費用申請單報銷結(jié)束日期的，則費用報銷單審核不予通過，需按管理辦法走審批流程。

（3）費用報銷時，要憑活動總結(jié)核銷。以經(jīng)銷商的贈品促銷費用為例，往來會計需關(guān)注促銷時間段內(nèi)，經(jīng)銷商是否從公司進(jìn)貨，并在促銷時間段內(nèi)，經(jīng)銷商是否將促銷品發(fā)給了終端客戶，故審核時需附申請報告、經(jīng)銷商從公司進(jìn)貨的驗收回單、經(jīng)銷商給客營終端客戶送貨的驗收回單、電腦收銀小票、贈品流向表（客戶簽字）、活動照片、促銷總結(jié)等。

（4）出納人員履行報銷付款支付時，必須及時將費用報銷單錄入系統(tǒng)，生成記賬憑證，借記“其他應(yīng)付款——預(yù)提費用——××費用”科目，貸記“庫存現(xiàn)金/銀行存款”科目。

（5）費用報銷結(jié)束后，必須對費用申請單進(jìn)行關(guān)單處理。對于已批復(fù)的費用申請報告，因市場環(huán)境等原因?qū)е虏辉儆枰詧?zhí)行的，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人或部辦負(fù)責(zé)人應(yīng)知會所在單位財務(wù)人員進(jìn)行關(guān)單，釋放未報銷的費用執(zhí)行數(shù)，否則將導(dǎo)致費用執(zhí)行數(shù)虛增，影響后續(xù)的費用開支管理。并進(jìn)行賬務(wù)處理，借記“銷售費用——××費用”科目（紅字），貸記“其他應(yīng)付款——預(yù)提費用——××費用”科目（紅字）。

（6）報銷結(jié)束日期調(diào)整。因客觀條件的改變或人為因素的影響，導(dǎo)致費用報銷滯后超過截止報銷時間的，必須由客戶經(jīng)理或部辦負(fù)責(zé)人提出申請，經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)核，部辦負(fù)責(zé)人審核，上報分公司總經(jīng)理審批。經(jīng)審批同意后，由部辦財務(wù)負(fù)責(zé)人在信息化費用管理系統(tǒng)中填制與審核 《報銷結(jié)束期調(diào)整單》，上報分公司財務(wù)經(jīng)理審批。

（三）費用管理報表的編制與分析。在執(zhí)行費用管理信息化流程后，財務(wù)人員除了編制基本財務(wù)報表外，還要按銷售主體、分品牌、分渠道進(jìn)行費用明細(xì)數(shù)據(jù)的計算與分析，對費用異常的項目，結(jié)合歷史數(shù)據(jù)、區(qū)域市場、特殊客戶投入等情況進(jìn)行分析，滿足費用管控的需要，同時為利潤分析提供依據(jù)。常用的報表是預(yù)提費用表（表2）、月度費用明細(xì)表（按管理主體匯總，表3）、月度費用明細(xì)表（按品牌匯總，表4）、費用報銷到期預(yù)警表（表5）等。

1.預(yù)提費用明細(xì)表。該表用來分析本期各部辦已預(yù)提未報銷的費用金額，并提請業(yè)務(wù)員進(jìn)行跟蹤，看是否屬于不再執(zhí)行或?qū)⒁獔?zhí)行的。對于不再執(zhí)行的，應(yīng)進(jìn)行關(guān)單處理，釋放費用，以更為真實地反映當(dāng)期的利潤情況；對于將要執(zhí)行的，要提醒其報銷截止日，嚴(yán)格報銷審批流程。

表2 ×年×月預(yù)提費用明細(xì)表

表3 ×年×月費用明細(xì)表（按管理主體）

表4 ×年×月費用明細(xì)表（按品牌）

2.費用明細(xì)表。該表用來統(tǒng)計當(dāng)月各部辦、各品類、各項費用的發(fā)生情況，用以分析各費用發(fā)生額與預(yù)算數(shù)的差異、各月同一費用項目數(shù)據(jù)的差異、與上年同期相比費用的增減情況，從而為下月預(yù)算計劃的調(diào)整提供信息。

3.費用報銷到期預(yù)警表。該表主要是查詢截至指定時間點，報銷期已到、而尚未報銷的費用數(shù)據(jù)。一般按銷售主體進(jìn)行查詢。正常情況下，每個科目的未報銷金額都應(yīng)與預(yù)提費用明細(xì)表的科目余額一致；若存在不一致的情況，必須查找原因，解決后，方能結(jié)賬。

表5 費用報銷到期預(yù)警表

三、費用管理信息化的應(yīng)用效果

（一）費用管理更嚴(yán)格。費用預(yù)算的執(zhí)行由原先的人工管理提升為系統(tǒng)強制管理，由事后控制提升至事前管理。通過費用管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)，各項費用發(fā)生的編制流程、審核過程和賬務(wù)處理進(jìn)一步規(guī)范化。各項費用支出均需經(jīng)過審批，整個流程通過信息化系統(tǒng)實現(xiàn)，固化了工作流程。費用由總公司統(tǒng)一控制，分公司、各部辦的不透明因素在減少，費用超支在減少；各種費用發(fā)生與報銷數(shù)據(jù)唾手可得，利于財務(wù)分析。

（二）費用信息獲取更及時。通過信息化平臺，各責(zé)任人可隨時查看費用的發(fā)生情況，聯(lián)查相關(guān)的發(fā)貨單、銷售訂單、贈品補貨單；總公司負(fù)責(zé)人可隨時查看各部辦的費用預(yù)算執(zhí)行情況，提升費用開支管理的執(zhí)行力度；結(jié)合OA系統(tǒng)的應(yīng)用，各負(fù)責(zé)人可隨時進(jìn)行費用開支的審核，不受時間、空間的限制，大大提高了工作效率。

（三）財務(wù)核算轉(zhuǎn)變?yōu)樨攧?wù)管理。費用管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，使得財務(wù)人員將更多的精力花費在事前的預(yù)算計劃編制、事中的費用發(fā)生審核，強化費用開支的真實性和合理性，規(guī)范了業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的操作流程。例如，各銷售公司在提出促銷費用申請后，在執(zhí)行過程中，要對促銷形式、促銷幅度、促銷頻次進(jìn)行控制，在促銷活動完畢7天內(nèi)，必須對促銷活動進(jìn)行總結(jié)，撰寫總結(jié)報告，將實際的促銷效果與原申請報告進(jìn)行對比分析（包括銷售完成偏差、費用率偏差等方面的分析）。

（四）費用報表分析更細(xì)化。通過費用的投入產(chǎn)出比分析，可以充分發(fā)揮費用推動銷售的杠桿作用。例如，某部辦某月的銷售毛利率為23%，銷售費用占銷售收入的-6%，銷售利潤率為29%。通過費用報表分析，得知該部辦當(dāng)月促銷費、銷售推廣服務(wù)支持費、商場費用沖銷數(shù)額巨大，一是當(dāng)月費用報銷單多、報銷金額比原申請金額少；二是報銷期截止的費用申請單多，釋放了大額的、未報銷的費用執(zhí)行數(shù)。

借助財務(wù)報表和費用報表，可以分析各管理主體、各品牌的各項費用發(fā)生情況，統(tǒng)計出哪個管理主體、哪一品牌、哪項單品、哪項費用占比較大，從而分析每個月銷售毛利率升降、銷售利潤率升降的原因等，為每個月撰寫財務(wù)分析報告提供數(shù)據(jù)支持。

四、結(jié)語

信息化和企業(yè)管理是一個相互促進(jìn)、同步發(fā)展的過程。費用管理是企業(yè)管理的重要組成部分，直接關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展。費用管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)了流程的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，為編制費用報表提供了強大的數(shù)據(jù)庫支撐，達(dá)到了事前控制、事中監(jiān)督和事后考核分析的管理目標(biāo)。今后還應(yīng)加強費用預(yù)算的調(diào)整及預(yù)算總額的追加控制，使預(yù)算更為科學(xué)，縮小實際與預(yù)算執(zhí)行情況的偏差；審批后，要注重銷售區(qū)域費用支出的評估與跟蹤，確保經(jīng)營過程的效益。