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      人力資源檔案管理信息化建設(shè)的必要性和保障條件分析

      2015-10-14 00:31:35曾愛(ài)武
      卷宗 2015年10期
      關(guān)鍵詞:信息化建設(shè)必要性人力資源

      曾愛(ài)武

      摘 要:隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,畢業(yè)生每年逐漸增多,加大了社會(huì)上的就業(yè)壓力,這時(shí)對(duì)于人力資源檔案信息化的建設(shè)就顯得至關(guān)重要,它是現(xiàn)在事業(yè)單位管理的重要組成部分。本文就是針對(duì)我國(guó)人力資源檔案信息化建設(shè)的必要性以及保障條件進(jìn)行了深入的研究,其最終目標(biāo)就是為了促進(jìn)人力資源信息化的建設(shè)進(jìn)程。

      關(guān)鍵詞:人力資源;檔案管理;信息化建設(shè);必要性;保障條件

      隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)、科技的快速發(fā)展,我國(guó)各個(gè)行業(yè)都面臨著重大的挑戰(zhàn)。為了能夠滿足現(xiàn)在社會(huì)變化的需要,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)我國(guó)人力資源檔案的發(fā)展,改變傳統(tǒng)的管理模式,利用現(xiàn)在的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行人力資源檔案的信息化建設(shè),這是我國(guó)不斷發(fā)展的社會(huì)必要。面對(duì)當(dāng)前社會(huì)激烈競(jìng)爭(zhēng)的形勢(shì),加強(qiáng)人力資源管理迫在眉睫,它也是社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。

      1 人力資源檔案管理信息化建設(shè)的必要性

      1.1 人力資源檔案管理的客觀需求

      人力資源檔案管理受到各種因素影響,其中最主要的影響因素是檔案信息的利用環(huán)境以及保存方式。由于影響人力資源檔案管理因素的存在,使得人力資源檔案管理的建設(shè)受到了不同程度的限制,所以人力資源檔案管理通常情況下處于不受外界影響的狀態(tài),對(duì)于檔案信息的利用受到了嚴(yán)重的限制。傳統(tǒng)的人力資源檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在人們的需求,所以必須對(duì)人力資源檔案管理的方式進(jìn)行改革,從而適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。加強(qiáng)人力資源檔案的信息化建設(shè),就能夠充分檔案信息資源,從而能夠使人力資源檔案信息資料得到廣泛的應(yīng)用,推動(dòng)檔案信息化的進(jìn)程。

      1.2 人力資源檔案管理發(fā)展的必然途徑

      國(guó)內(nèi)各行各業(yè)的發(fā)展都離不開人才,所以這是一個(gè)人才競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代。隨著經(jīng)濟(jì)、科技、醫(yī)療等方面的發(fā)展,人才已經(jīng)成為改變這個(gè)時(shí)代最主要的因素,所以對(duì)于人力資源的關(guān)注已經(jīng)達(dá)到了一個(gè)前所未有的程度,從而體現(xiàn)了人力資源管理在整個(gè)經(jīng)營(yíng)中的作用。人才競(jìng)爭(zhēng)與人力資源的管理有著密切關(guān)系,所以人力資源管理的信息化建設(shè)將成為促進(jìn)充分利用檔案信息資源的重要途徑。檔案信息的信息化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工管理方式,這種巨大的進(jìn)步有效地推動(dòng)了現(xiàn)代化的進(jìn)程,人力資源信息化的管理方式是現(xiàn)在檔案信息管理的主要方式,也是社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。

      1.3人力資源檔案管理的重要手段

      對(duì)于檔案信息的管理就是為了更好地、充分地利用檔案信息,從而推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。傳統(tǒng)的手工管理方式比較繁雜,查閱起來(lái)并不方便,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,這樣的檔案管理方式并不能有效地促進(jìn)人力資源的利用。為了促進(jìn)人力資源得到充分利用,檔案信息的信息化管理方式能夠打破傳統(tǒng)的檔案信息的管理方式,它有效地提高了人力資源檔案的利用率和使用價(jià)值。將人力資源檔案信息化并儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中,以便滿足人們的閱讀需要,這種人力資源檔案信息的管理方式能夠最大限度地保護(hù)了紙質(zhì)資料,也不易丟失、損壞。

      2 人力資源檔案信息化建設(shè)的保障條件

      對(duì)于我國(guó)人力資源檔案信息化的建設(shè)必須具有一定發(fā)展條件,目前我國(guó)事業(yè)單位檔案信息進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí),其保障條件遇到了各種各樣的問(wèn)題,這些問(wèn)題是客觀存在的,必須引起重視,為了發(fā)展檔案信息化建設(shè)的保障條件必須有效地采取相應(yīng)的措施。只有滿足人力資源檔案信息化建設(shè)的一切保障條件,才能夠促進(jìn)人力資源檔案信息化的發(fā)展,從而實(shí)現(xiàn)檔案資料信息化。

      2.1 加深管理者的高度重視

      對(duì)于人力資源檔案信息化的建設(shè),需要具有高能力的管理者進(jìn)行管理,同時(shí)管理者還要對(duì)本單位的人力資源具有全面的了解,只有這樣才能想借閱者表明檔案信息的重要性,當(dāng)向領(lǐng)導(dǎo)提供檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)明確檔案信息的重要性,并向領(lǐng)導(dǎo)介紹檔案信息在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)中所占據(jù)的地位,讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)同檔案信息重要性,引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。為了證明檔案信息的重要性,應(yīng)當(dāng)利用每一次能夠應(yīng)用檔案信息解決或處理的重大問(wèn)題,以此向企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)檔案信息在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)中所發(fā)揮的作用,得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持,并能夠給予資金上的支持,購(gòu)買相應(yīng)的設(shè)備不斷加強(qiáng)企業(yè)人力資源檔案的信息化發(fā)展,確保人力資源信息化發(fā)展的保障條件。人力資源檔案信息化的發(fā)展應(yīng)當(dāng)及時(shí)向事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)反映,使領(lǐng)導(dǎo)者能夠清楚地認(rèn)識(shí)到檔案信息化的進(jìn)程,認(rèn)同檔案信息的作用,使檔案信息作為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要因素,將檔案信息化的發(fā)展納入到企業(yè)整體發(fā)展的進(jìn)程中,從而使企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者意識(shí)到檔案信息的重要性。

      2.2 建立實(shí)用的人力資源檔案信息化平臺(tái)

      若想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位更加有效的發(fā)展,就必須根據(jù)單位的自身狀況建立相應(yīng)的人力資源管理檔案信息系統(tǒng)?,F(xiàn)在對(duì)于每個(gè)企業(yè)而言,人力資源檔案都是企業(yè)能夠正常運(yùn)行的決定因素,同時(shí)還應(yīng)當(dāng)保證企業(yè)人力資源檔案信息化建設(shè)能夠得到領(lǐng)導(dǎo)者的支持,所以無(wú)論如何建立人力資源管理檔案信息系統(tǒng),都必須考慮該系統(tǒng)必須能夠在實(shí)際的應(yīng)用中解決出現(xiàn)的問(wèn)題。在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)中,無(wú)論自身的合作者是具有經(jīng)驗(yàn)的人力資源檔案信息管理商還是具有經(jīng)驗(yàn)的人力資源檔案管理者,企業(yè)都必須建立屬于自身的人力資源檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái),從而促進(jìn)自身的發(fā)展。建設(shè)人力資源檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)時(shí),可以應(yīng)用各種有關(guān)的、先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),不斷地加強(qiáng)和完善該系統(tǒng)平臺(tái),使它成為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要支柱。

      2.3 提高檔案管理人員的工作技能

      人力資源檔案信息化的建設(shè)對(duì)管理者的要求較高,因?yàn)檫@屬于一種對(duì)于工作技能要求較高的工作,該項(xiàng)技術(shù)能夠優(yōu)化企業(yè)人力資源檔案信息系統(tǒng),所以就要求檔案的管理者必須具有各方面的技術(shù)能力,作為檔案的管理者,其自身應(yīng)當(dāng)具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和使命感,這有這樣才能真正提高自身的積極性和主動(dòng)性,提高管理者的工作效率。為了促進(jìn)事業(yè)單位人力資源檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程,要求管理者必須熟練掌握與檔案信息管理有關(guān)的各種技術(shù)能力,同時(shí)管理者還必須熟練掌握計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)功能,并能應(yīng)用這些功能實(shí)施檔案管理,最后還要求管理者清楚地知道人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行原理,并能熟練地應(yīng)用,這也是最基本的要求,只有這樣才能使該管理系統(tǒng)正常地、安全地運(yùn)行。

      2.4 有效保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全運(yùn)行

      人力資源檔案信息的安全受到各種因素的影響,與此有密切關(guān)系的有網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用、管理等方面。人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性主要是指與計(jì)算機(jī)有關(guān)的各種因素的影響,但其安全性不受到這些因素的干擾。網(wǎng)絡(luò)安全就是指網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)受到外界因素的影響,但是其安全性不受到影,不會(huì)因此而發(fā)生損壞、泄露等現(xiàn)象。應(yīng)用安全則是指對(duì)于檔案信息的電子傳送能夠保證其安全性,不因其他因素的影響,使得電子信息受到破壞、泄露等現(xiàn)象。管理安全則是指檔案信息的管理者一定要按照相應(yīng)的規(guī)章制度對(duì)檔案信息實(shí)施管理,以保證檔案信息的安全性。為了保證人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)能夠正常、安全的運(yùn)行,就必須應(yīng)用高技術(shù)的計(jì)算機(jī)技術(shù),保證硬件、軟件的正常運(yùn)行,保證檔案信息的安全性。

      3 結(jié)語(yǔ)

      綜上所述,隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,信息技術(shù)在人力資源檔案管理信息化建設(shè)中起到重要作用。若要加強(qiáng)人力資源檔案信息化的進(jìn)程就必須引起事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視,并重視信息化平臺(tái)的建立,提高管理人員各方面的技能等,只有這些保障條件得到滿足,才能保證人力資源檔案信息在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮重要的作用。

      參考文獻(xiàn)

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      [3]盧艷. 基于人力資源管理信息化平臺(tái)的人事檔案管理信息化構(gòu)建[J]. 現(xiàn)代商業(yè),2011,29:270-271.

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