【摘要】在經(jīng)濟飛速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)不斷進步的背景下，辦公室成為了人們工作的主戰(zhàn)場，需要處理的數(shù)據(jù)信息變得越來越多、越來越復(fù)雜。人們受到傳統(tǒng)辦公方式的影響，工作效率始終不高，但隨著計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，辦公方式也發(fā)生了實質(zhì)性的變化，工作效率得到了顯著的提升。在當前環(huán)境下選擇高效的計算機辦公信息系統(tǒng)，可以有效的節(jié)約企業(yè)各項資源，提高企業(yè)核心競爭力。本文針對計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用展開分析和研究。

【關(guān)鍵詞】計算機技術(shù)；辦公自動化；應(yīng)用

目前，辦公自動化在企業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用，在很大程度上提高企業(yè)的工作效率，辦公自動化受到了業(yè)內(nèi)人士的高度重視。近年來，計算機技術(shù)不斷提高，為適應(yīng)市場競爭環(huán)境，很多企業(yè)在辦公自動化管理系統(tǒng)中引入計算機技術(shù)，利用現(xiàn)代化設(shè)備、通訊技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)對文字、圖形、數(shù)據(jù)等信息進行處理。積極推進計算機技術(shù)在辦公自動化中應(yīng)用，可減輕辦公人員工作量，提高工作效率，為人們帶來更多的便利。

一、計算機技術(shù)應(yīng)用辦公自動化意義

1.利于增強內(nèi)部交流

計算機技術(shù)應(yīng)用辦公自動化有利于增強內(nèi)部交流，加強內(nèi)部與外界聯(lián)系。受到傳統(tǒng)辦公環(huán)境的影響，加上工作紀律和工作場所的限制，員工間和部門間缺少交流，但是辦公自動化實現(xiàn)后，徹底將這種空間和時間的限制打破，辦公人員可以通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)互相交流和學(xué)習，并且也使各項辦公業(yè)務(wù)緊密的聯(lián)系起來，辦公人員只需要通過簡單的操作，便可以順利的完成信息采集、分析等工作，為領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策提供了準確性更高的數(shù)據(jù)。另外，通過互聯(lián)網(wǎng)還可以查詢到更多的資源，發(fā)掘更多的潛在客戶，尋找合作伙伴，隨著辦公自動化的普及，更多的資源都將聯(lián)接到互聯(lián)網(wǎng)上。

2.利于節(jié)約辦公成本

計算機技術(shù)應(yīng)用辦公自動化有效的節(jié)省了辦公成本，并實現(xiàn)了無紙化辦公。很多需要口口相傳和紙張記錄的事項，都可以通過辦公自動化系統(tǒng)很好的實現(xiàn)。辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，不但有效的控制了碳粉、紙張和電話費用，而且將辦公費多、成本高的問題徹底了，更利于設(shè)備資源的共享和保養(yǎng)。

3.利于提高辦公效率

在日常辦公中一系列辦公軟件的應(yīng)用，在一定程度上提高了工作效率，從前的總結(jié)、通知、文件和報告等需要書面材料寫作的工作，不會因為工作效率低，造成工作上的延誤。最重要的是通過辦公系統(tǒng)自動化實現(xiàn)了群體與群體、個體間的協(xié)同辦公，計算機技術(shù)的應(yīng)用，使信息的接受、傳達工作變得更加的及時準確。例如領(lǐng)導(dǎo)審閱后的文件，辦公人員可以根據(jù)文書管理規(guī)定，以郵件的形式將文件同時發(fā)送給多個用戶，有效的提高了辦公效率。

4.利于咨詢決策和指揮調(diào)度

運用計算機技術(shù)輔助企業(yè)咨詢和指揮，是行之有效的一種辦公手段，這將會成為辦公自動化未來的發(fā)展形式。仔細核查領(lǐng)導(dǎo)指示要完成的工作，對工作進展進行跟蹤，提高了工作質(zhì)量，并及時反饋結(jié)果，有利于領(lǐng)導(dǎo)層隨時掌握情況，實現(xiàn)了全程管理監(jiān)控，提高管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化水平。

二、辦公自動化的要素及功能分析

辦公自動化是以計算機為中心展開的，以系統(tǒng)科學(xué)為基礎(chǔ)，以人為主導(dǎo)，利用現(xiàn)代化設(shè)備、系統(tǒng)科學(xué)、通訊技術(shù)等實現(xiàn)辦公自動化，對文字、數(shù)據(jù)、圖像、語音進行收集、存儲和處理的過程，運用通訊技術(shù)和計算機技術(shù)來完成各項辦公任務(wù)。辦公自動化的實現(xiàn)離不開人和信息系統(tǒng)兩大要素，通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)高效完成各項工作任務(wù)，在很大程度上提高了工作效率。

1.辦公自動化要素

辦公活動是以處理各種信息為主的社會活動，由六大要素組成即辦公人員、辦公環(huán)境、辦公信息、辦公制度、組織機構(gòu)和技術(shù)工具，其辦公活動的整個流程實際上就是接受信息、變換信息、處理信息、傳遞信息和利用信息的過程。下面分別對辦公自動化中的六要素進行簡要分析。（1）辦公人員。人作為辦公自動化的重要組成因素，所有的辦公活動都需要人去執(zhí)行，辦公也可以稱之為是人群的管理活動，工作中每個辦公人員的工作性質(zhì)是不同的，有決策人員、管理人員、專業(yè)人員和輔助人員，他們要全面的掌握辦公中所要使用的辦公設(shè)備和在辦公自動化系統(tǒng)中的功能和位置；（2）辦公環(huán)境。隨著計算機技術(shù)和通訊技術(shù)的發(fā)展，辦公環(huán)境也隨之發(fā)生了很大的變化，在技術(shù)飛速發(fā)展的同時，人們的空間和時間距離逐漸縮小，現(xiàn)代化的通訊技術(shù)為辦公人員在工作中提供了更多的發(fā)揮創(chuàng)造能力；（3）辦公信息。辦公信息作為辦公自動化的基礎(chǔ)，辦公自動化主要職能便是運用計算機技術(shù)和它對事務(wù)處理、數(shù)字處理與決策能力進行應(yīng)；（4）辦公制度。辦公制度我們可以理解為是辦公經(jīng)驗和知識的固定化，對辦公人員的辦公行為進行規(guī)范，辦公自動化系統(tǒng)通過計算機技術(shù)中的自動約束機制來確保辦公制度的有效實施，并充分的發(fā)揮出辦公制度的作用；（5）組織機構(gòu)。辦公模式的層次等級由組織機構(gòu)而確定，其計算機系統(tǒng)的管理組織正是組織機構(gòu)的充分體現(xiàn)，在辦公自動化中引入計算機技術(shù)使得組織機構(gòu)更加靈活；（6）技術(shù)工具。通過通訊技術(shù)和計算機技術(shù)綜合應(yīng)用，辦公自動化系統(tǒng)將彼此相關(guān)又獨立的辦公系統(tǒng)和辦公設(shè)備連接起來，形成了完整的系統(tǒng)，同時還可以信息資源共享，使辦公效率得到整體性的提升。

2.辦公自動化功能

辦公自動化的主要功能包括文字處理、圖像處理、數(shù)據(jù)處理、電信會議、輔助決策和網(wǎng)絡(luò)通信等。（1）文字處理。通過計算機中的wps、word等排版工具，設(shè)計處理文字信息，使文字信息更簡潔明了，提高辦公工作效率；（2）圖像處理。計算機中的圖形功能可以實現(xiàn)圖形和圖形的處理，分析圖形信息，統(tǒng)計出完整清晰的數(shù)據(jù)，從而全面了解各種信息間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，使用計算機進行圖像處理，可以分析處理圖像、印鑒和照片等；（3）數(shù)據(jù)處理。加強定量化分析是現(xiàn)代化管理的重要目標，而數(shù)據(jù)則是定量化分析的重要依據(jù)，處理信息是辦公室的核心任務(wù)，運用計算機數(shù)據(jù)庫中的管理信息系統(tǒng)分類、過濾信息，確保信息數(shù)據(jù)的獨立性，為決策提供準確的數(shù)據(jù)；（4）電信會議。電信會議通過計算機通訊設(shè)備，可以將多個遠距離的工作人員聯(lián)系起來，電信會議的優(yōu)勢便是參加會議的所有人員提出的問題都可迅速解決，并有助于新方案和決策的制定和實施，節(jié)省了大量時間并提高工作效率；（5）輔助決策。計算機系統(tǒng)將收集到的信息進行分析處理，并模擬預(yù)測未來的發(fā)展形式，為決策提供實時性較高的可行方案，從而促進決策準確完成；（6）網(wǎng)絡(luò)通信。辦公自動化的關(guān)鍵技術(shù)便是網(wǎng)絡(luò)通信，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以加強部門間的聯(lián)系，實現(xiàn)信息交流資源共享，同時還可以與外界建立信息聯(lián)系。

三、辦公自動化中計算機技術(shù)的應(yīng)用

1.加強宏觀調(diào)控，健全辦公自動化管理體制

在現(xiàn)代企業(yè)中由于受到資金的限制以及領(lǐng)導(dǎo)的影響，在加上計算機軟件產(chǎn)生效益是需要一定的間接性的，這使得辦公自動化計算機軟件投入很低，在計算機硬件和軟件的投資上，最基本的人員培訓(xùn)費用都無法保障，這要求企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層要對辦公自動化和計算機引起足夠的重視，在宏觀層面加強促進推動計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，從而使得辦公自動化的進程構(gòu)架變得更加的完善。另外，在計算機技術(shù)應(yīng)用軟件的選擇中，要結(jié)合工作實際需求，選擇適合的應(yīng)用軟件。國外的部分軟件在開發(fā)團隊構(gòu)成和管理理論支持方面都十分的完善，但是軟件的價格卻十分的昂貴，同時由于應(yīng)用環(huán)境存在差異性，使得完善的應(yīng)用軟件無法充分的發(fā)揮出自身的各項功能，因此，在計算機軟件的應(yīng)用上要全面的考慮國內(nèi)的應(yīng)用環(huán)境和辦公需求等情況，提前調(diào)查各方面的優(yōu)勢和劣勢，使辦公自動化管理體質(zhì)不斷的完善，充分發(fā)揮出所使用應(yīng)用軟件的作用。

2.提高技術(shù)人員專業(yè)素養(yǎng)，為辦公自動化提供支持

目前，計算機技術(shù)人員專業(yè)素質(zhì)有待提高，對軟件使用熟練程度也各不相同，并且在計算機軟件應(yīng)用的理論和方法方面也掌握的不足，這必然會對計算機技術(shù)辦公自動化推廣產(chǎn)生很大的影響。作為計算機專業(yè)技術(shù)人員要掌握先進的技術(shù)手段，確保辦公場所有安全的物理環(huán)境，通過全面的防殺毒軟件、設(shè)置防火墻、修補相關(guān)漏洞等手段，確保辦公所使用的計算機安全運行。從專業(yè)層面來考慮，辦公人員還要不斷的提高自身對計算機技術(shù)應(yīng)用的自學(xué)能力，對windows、world、excel等辦公軟件要熟練的掌握，常用軟件的安裝、啟動和使用，以及計算機病毒的檢查和防治、計算機常見故障的檢測和排除、電源檢查和機箱內(nèi)部除塵等設(shè)備的維護。

3.提供了多種軟件資源，實現(xiàn)辦公自動化文檔管理

在日常工作中，辦公自動化的業(yè)務(wù)范疇包括對信息的檢索、傳遞、處理和編輯等，這些信息的編輯工作都離不開計算機，所以計算機的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備都是辦公自動化必不可少的。辦公自動化軟件資源包括系統(tǒng)軟件、專用軟件、支持軟件和通用軟件等。系統(tǒng)軟件泛指計算機操作系統(tǒng)；專用軟件主要有財務(wù)管理軟件和設(shè)備管理軟件等；支持軟件是指計算機數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)；通用軟件包括文字和圖形處理軟件等。將計算機技術(shù)應(yīng)用到辦公文檔管理中，在網(wǎng)絡(luò)平臺可以審閱相關(guān)文件，工作人員根據(jù)自身工作需求設(shè)置工作流程，對于文檔的操作時間、人員以及批閱和修改痕跡都可以保存，便于以后工作中使用。工作人員收到公文后，在文檔管理系統(tǒng)中登記并發(fā)送給承辦人，最后保存歸檔文檔，歸檔后的文檔還可以根據(jù)文檔的機密等級隨時查詢，由管理人員設(shè)置查詢權(quán)限。在這個過程中實現(xiàn)了自動化收發(fā)文件，根據(jù)等級和權(quán)限的不同，可以共享、使用和保存信息文件。計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔被電子文檔所代替，從而使文檔的管理和保存水平得到了提高。

4.構(gòu)建信息平臺，實現(xiàn)自動化工作流程

現(xiàn)在有很多企業(yè)已經(jīng)使用計算機技術(shù)構(gòu)建了信息交流和發(fā)布的平臺，我們生活中常見的有電子公告、電子論壇和電子刊物等，企業(yè)在信息平臺上可以公布規(guī)章制度、電子公告等，這樣企業(yè)中的工作人員便可以隨時掌握企業(yè)的情況。通過信息平臺還可以為員工們提供法律法規(guī)查詢、企業(yè)人員電話號碼查詢等等，真正的實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部信息資源的共享，在信息平臺上也可以向社會共享企業(yè)的政務(wù)公開、形象宣傳和企業(yè)文化等等。辦公自動化中計算機技術(shù)的應(yīng)用，還可以對整個辦公流程進行實時的監(jiān)控，協(xié)調(diào)各部門之間的工作內(nèi)容，從而提高企業(yè)人力、物力和財力的利用率。企業(yè)中會有很多的流程化工作，例如公文匯報、公文審批等等，這些都是固定的工作流程，通過計算機技術(shù)可以實現(xiàn)自動化工作流程，優(yōu)化資源配置。在企業(yè)系統(tǒng)平臺上還可以設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)日程、用餐管理和接待日程等，根據(jù)日常的辦公事物實現(xiàn)自動化的事物管理工作。

四、辦公自動化未來的發(fā)展趨勢分析

計算機技術(shù)面臨著新變革，其未來會朝著智能化、系統(tǒng)化、微型化、超高速的方向發(fā)展。計算機會由目前的信息和數(shù)據(jù)處理轉(zhuǎn)化為知識的處理，數(shù)據(jù)庫將被知識庫所取替。手寫體、模式、自然語言和圖像將成為人機互動會話的主要形式，使人機互動水平實現(xiàn)一個新高度，同時計算機會增加更多的人工智能化功能，感知能力增加，輸入和輸出技術(shù)也變得更人性化和智能化。隨著光學(xué)識別、筆輸入、生物測定、語音識別技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，使得人機互動交流更加的便捷，外設(shè)也變得更加的集成化和網(wǎng)絡(luò)化，便于攜帶。隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷深入發(fā)展，在互聯(lián)網(wǎng)上進行視頻會議、醫(yī)療診斷和電子商務(wù)等會逐漸的在各個企業(yè)中得到普及，連接互聯(lián)網(wǎng)進行交流和瀏覽查詢，獲得更多的信息資源。計算機技術(shù)未來必然會向著功能綜合化、智能化、高性能化、智能化和大眾化的發(fā)展，新型光計算機、超導(dǎo)計算機、量子計算機、納米計算機將會相繼出現(xiàn)。在計算機技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，辦公自動化也將迎接全新的氣象，目前的辦公自動化以知識管理為思想，建立了知識庫，在企業(yè)中營造了尊重知識的工作環(huán)境，企業(yè)運用集體智慧提高創(chuàng)新能力的基本平臺，在企業(yè)的發(fā)展過程中肩負著更重要的作用。從目前看來，辦公自動化未來發(fā)展趨勢主要變現(xiàn)為五個特征，下面分別做簡要分析：

（1）移動協(xié)同。運用計算機新技術(shù)，實現(xiàn)移動辦公自動化會成為未來發(fā)展的主流趨勢，3G應(yīng)用指令融合了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機技術(shù)和現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，在這個載體上可以實現(xiàn)實時動態(tài)知識管理，移動辦公充斥在人們的生活中；

（2）業(yè)務(wù)導(dǎo)向。通過門戶技術(shù)對辦公業(yè)務(wù)進行整合，通過門戶可以使客戶關(guān)系管理、企業(yè)資源計劃系統(tǒng)、供應(yīng)鏈接管理等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)在管理支撐平臺中展現(xiàn)，從而實現(xiàn)系統(tǒng)虛擬化、數(shù)字化和復(fù)合化；

（3）門戶面向。門戶面向強調(diào)以人為本，突出各個個體協(xié)同工作的便捷性和溝通的即時性，在對眾多數(shù)據(jù)信息進行加工整理時，強調(diào)構(gòu)建易擴充的管理支撐平臺，實現(xiàn)系統(tǒng)智能化；

（4）網(wǎng)絡(luò)互動。網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，使現(xiàn)代化通信技術(shù)得到充分利用，其形成了一種強大的力量，傳遞著各種信息資源，為人們的生產(chǎn)生活帶來更多的便利，辦公智能化、知識化將成為未來發(fā)展的總方向；

（5）知識驅(qū)動。以知識為核心理念，將知識管理融入辦公操作平臺中，建立知識與角色管理通道，深入的發(fā)掘出人的創(chuàng)造力和創(chuàng)新能力，從而實現(xiàn)系統(tǒng)綜合化、知識化。

結(jié)束語

綜上所述，隨著社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，各個單位中的辦公事務(wù)也隨之增加，需要處理的信息也越來越多、越來越復(fù)雜，為提高工作效率和工作的準確性，計算機技術(shù)在辦公自動化中被廣泛應(yīng)用。其中包括文件和數(shù)據(jù)資料的多媒體技術(shù)、處理技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，這對于提高辦公人員的工作效率和質(zhì)量具有重要意義。增強領(lǐng)導(dǎo)層對辦公自動化中計算機技術(shù)的應(yīng)用重視程度，對于提高企業(yè)的市場競爭力是尤為重要的，相信辦公自動化中計算機技術(shù)的應(yīng)用在未來的發(fā)展中會有更廣闊空間。

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作者簡介

陳長全（1982—），男，海南，海南經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，講師.