簡要分析事業(yè)單位檔案信息化管理的實(shí)施

韓路

[摘 要]無論大小企業(yè)，檔案管理都是非常重要的，事業(yè)單位更是如此。檔案作為一個承載著重要信息的載體，它的妥善管理對單位的工作有很大的幫助。但是由于事業(yè)單位的管理制度還不完善，管理人員還沒有完全意識檔案管理的重要性，管理工作還存在很大的不足。隨著科技的進(jìn)步，人們開始用信息技術(shù)來進(jìn)行相關(guān)的管理。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案；信息化管理

1.檔案管理的現(xiàn)狀

1.1保存方式的問題

在當(dāng)今這個社會，誰會管理并充分利用信息資源，他就掌握了優(yōu)勢。或許人人都明白這個道理，但真正做到的且很少。在事業(yè)單位中，檔案有著極為重要的作用，一般記錄的是人事檔案，是客戶和工作人員的資料。不過，大多數(shù)單位并未對此引起重視，檔案管理工作都沒有做到位，仍舊沿襲傳統(tǒng)的手工操作，許多重要的信息資料還是用紙質(zhì)方式保存。然而，這些紙質(zhì)的檔案不僅容易受各種人為與非人為的破壞，并且存在修復(fù)繁瑣、查閱不便以及不易保存的弊端，導(dǎo)致簡單的工作需要較大的人力資源，增加了檔案管理的經(jīng)濟(jì)成本，不便于社會各方面的利用，極大地限制了我國事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展。

1.2管理問題

事業(yè)單位對檔案的管理意識非常薄弱，可以說是不太重視，沒有專業(yè)的檔案管理人才，在職的檔案管理人員年紀(jì)普遍偏大，還沒有受過正規(guī)的管理訓(xùn)練。有些竟然還是兼職人員，管理態(tài)度和效率怎么樣，可想而知。所以，檔案管理平時(shí)的工作基本上都是敷衍了事，不夠認(rèn)真細(xì)心。信息資源基本上是整理過一遍就不再利用了，造成很大的浪費(fèi)。信息化發(fā)展迅速，有些單位即使安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，也會因?yàn)橄到y(tǒng)功能的限制，再加上管理人員水平有限，只把一些個人檔案和信息輸入計(jì)算機(jī)。更不要說去主動完善檔案中缺乏的信息導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作混亂不堪。

2.實(shí)施檔案信息化管理的必要性

將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，儲存在計(jì)算機(jī)或數(shù)據(jù)庫中，是時(shí)代發(fā)展的潮流。數(shù)字信息可以節(jié)省用紙質(zhì)檔案的成本費(fèi)用，而且通過這種方式來保存客戶的重要信息，能夠利用一定的計(jì)算機(jī)手段，將信息整理分類，可以在檔案中提取有用的資料。通過互聯(lián)網(wǎng)，還能進(jìn)行資源在線共享，直接建立單位和客戶之間的聯(lián)系。不僅如此，數(shù)字信息還易于儲存，不容易丟失，不需要專門看護(hù)的人員。這樣的話，既提高了信息資源的使用效率，又能提高管理工作的管理效率，而且避免了人才的浪費(fèi)，確保了工作的質(zhì)量。

在一個信息爆炸的時(shí)代，需要不斷汲取新的知識，完善自我，才能擁有更好的發(fā)展前途。個人如此，事業(yè)單位更是如此?，F(xiàn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展，事業(yè)單位也應(yīng)結(jié)合信息技術(shù)改善內(nèi)部管理工作，緊跟科技前線，不落人后。可以說，如果一個公司掌握了最新的技術(shù)和擁有及時(shí)更新知識的能力，相信該公司定會有很好的發(fā)展前途。況且，引進(jìn)高科技管理技術(shù)，還能促進(jìn)工作人員努力學(xué)習(xí)先進(jìn)的現(xiàn)代化管理軟件技術(shù)，操作計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件。加之，一般的事業(yè)單位信息化管理就是利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行工作，注重的是技術(shù)性。所以，只要掌握了具體的操作原理，檔案管理也就很簡單了，主要就是輸入檔案資料。對個人來說，掌握了一門新的技術(shù)，既減輕了工作量，又有足夠時(shí)間完善檔案內(nèi)容，提高管理水平。對單位，那就是在管理上一個質(zhì)的飛躍。

3.檔案信息化管理的有效措施

無論采取什么管理，只有事業(yè)單位真正重視了，加大力度去做，相信一定會有一個好的結(jié)果。如果事業(yè)單位還能找到適合自己的管理方法，采取有效的措施，那一定會是事半功倍的。

3.1檔案信息化管理要規(guī)范、合理

俗話說，無規(guī)矩不成方圓。一個規(guī)范、合理的信息化管理方式才是長遠(yuǎn)目光。首先，要有一個規(guī)范化的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。它必須具備收集檔案、整理檔案、對檔案進(jìn)行保管以及能夠開發(fā)檔案統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的能力。檔案信息管理不是一個簡單的手工作業(yè)，必須認(rèn)真對待。其次，在進(jìn)行檔案管理信息化，需按照國家推薦的信息管理標(biāo)準(zhǔn)，再根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)制定合適的內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)體系，并不斷在實(shí)踐中完善。然后，可以建立檔案數(shù)據(jù)庫的檔案著錄。把文件的內(nèi)容和特征用數(shù)據(jù)條目的方法記錄下來，錄入計(jì)算機(jī)，形成檔案信息庫。著錄必須有統(tǒng)一的規(guī)范，保證錄入條目正確無誤。國家已有一些法律對檔案的著錄做出了詳細(xì)的規(guī)范，可以此為參考。最后，建立內(nèi)部的搜索引擎。引擎是計(jì)算機(jī)中自帶的功能，可以通過輸入關(guān)鍵字查找相關(guān)信息，節(jié)省時(shí)間，及時(shí)完成工作。在事業(yè)單位檔案信息化管理中，管理人員可以利用計(jì)算機(jī)特性，建立引擎，便于更好的開展工作，及時(shí)掌握相關(guān)信息?？傊?，檔案信息化管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是衡量管理工作現(xiàn)代化水平的一個重要標(biāo)志。

3.2管理人員要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)

以往，事業(yè)單位因?yàn)椴恢匾暀n案管理工作，覺得管理工作簡單，又認(rèn)為沒有什么利益可言。所以，經(jīng)常是隨便安排一些普通人管理。而愿意做的，通常都是年齡較大的人，隨便整理整理就完事了。或者，有些單位直接派一些人同時(shí)兼職管理工作。顯然，是不會把重心放在檔案管理上。從而使得檔案資源近乎全部浪費(fèi)。所以檔案管理工作一定要選擇足夠優(yōu)秀，有能力和責(zé)任心的人。檔案員只有具備人事、檔案專業(yè)素質(zhì)，擁有計(jì)算機(jī)操作及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力，才能夠做好管理工作。為了讓檔案信息物盡其用，充分發(fā)揮其最大的開發(fā)價(jià)值，檔案員還需不斷學(xué)習(xí)新的網(wǎng)絡(luò)知識和技術(shù)。說到底，其實(shí)檔案員也是一個非常重要的職位，做得好還能滿足事業(yè)單位的科研、管理和生產(chǎn)等各方面需求。

4.結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位實(shí)施檔案信息化管理是科技與社會發(fā)展的必然結(jié)果。現(xiàn)如今，我國在這方面雖還存在許多不足。但只要各單位都明白檔案管理的重要性，加強(qiáng)單位信息化管理設(shè)備的相關(guān)建設(shè)，不斷提高硬件設(shè)施，選擇專業(yè)人員管理，就能保證信息化管理工作的正常有效開展。尤其是根據(jù)實(shí)際情況制定一個檔案數(shù)字化管理的總體規(guī)劃，使檔案信息化符合國內(nèi)外標(biāo)準(zhǔn)，提高管理人員的素質(zhì)，定能使檔案管理工作有助于事業(yè)單位的發(fā)展。

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