企業(yè)信訪(fǎng)檔案動(dòng)態(tài)管理探析

文/浙江省長(zhǎng)興縣長(zhǎng)廣房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司 姚玲婭

企業(yè)信訪(fǎng)檔案動(dòng)態(tài)管理探析

文/浙江省長(zhǎng)興縣長(zhǎng)廣房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司 姚玲婭

本文結(jié)合企業(yè)信訪(fǎng)檔案工作的現(xiàn)狀，對(duì)如何進(jìn)一步做好企業(yè)信訪(fǎng)檔案工作進(jìn)行認(rèn)真的探析，并采取有效措施，提升信訪(fǎng)工作的服務(wù)質(zhì)量和水平。

企業(yè)信訪(fǎng)；動(dòng)態(tài)管理

信訪(fǎng)檔案是信訪(fǎng)機(jī)關(guān)在處理人民群眾來(lái)訪(fǎng)工作中直接形成并集中保存起來(lái)的具有文字、圖表、聲像等真實(shí)記錄。企業(yè)信訪(fǎng)檔案是企業(yè)在處理群眾來(lái)信來(lái)訪(fǎng)來(lái)電工作中形成的，與職工合法利益、切身利益息息相關(guān)，是信訪(fǎng)事務(wù)處理過(guò)程中形成的原始性、記錄性、知識(shí)性、信息性的重要信息資源，是一種特殊的專(zhuān)門(mén)檔案。它不僅反映了信訪(fǎng)活動(dòng)全程的真實(shí)記錄，還具備特有的憑證和參考作用，在檔案管理中占據(jù)特殊地位。為此，結(jié)合本企業(yè)信訪(fǎng)檔案工作的現(xiàn)狀，對(duì)如何進(jìn)一步做好企業(yè)信訪(fǎng)檔案工作進(jìn)行認(rèn)真的探析，使之能更好地為職工群眾服務(wù)。

一、營(yíng)造企業(yè)信訪(fǎng)檔案管理的良好氛圍

筆者所在的企業(yè)前身為煤礦公司，近年來(lái)在推進(jìn)深化改革、轉(zhuǎn)型發(fā)展的進(jìn)程中，因?yàn)楦鱾€(gè)礦井逐步閉坑后，出現(xiàn)部分遺孀的晚年生活沒(méi)有保障等歷史遺留問(wèn)題，經(jīng)常有人到公司上訪(fǎng)，并呈現(xiàn)逐年增加的趨勢(shì)，如這些問(wèn)題得不到解決，勢(shì)必影響公司改革的發(fā)展。我公司針對(duì)這些情況，采取了必要的措施。

(一)建立健全企業(yè)信訪(fǎng)檔案管理制度、創(chuàng)建完善的檔案管理系統(tǒng)。首先強(qiáng)化信訪(fǎng)檔案管理力量，在企業(yè)中設(shè)立了信訪(fǎng)辦公室，該工作機(jī)構(gòu)隸屬辦公室管理，配備（兼職）一名檔案員。并把信訪(fǎng)檔案管理工作列入有關(guān)人員的崗位責(zé)職中，作為管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同時(shí)考核。其次增強(qiáng)信訪(fǎng)工作人員依法管理檔案的意識(shí)。認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針、政策和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高對(duì)信訪(fǎng)檔案的認(rèn)識(shí)，維護(hù)好信訪(fǎng)檔案的完整與安全。做到：堅(jiān)決貫徹執(zhí)行國(guó)家的《檔案法》和省頒布的《檔案法實(shí)施辦法》及各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范；以“服務(wù)、創(chuàng)新、發(fā)展”的檔案工作主題思想，健立健全企業(yè)《信訪(fǎng)檔案分類(lèi)方法》《文件材料保管期限表》《文件材料歸檔范圍》《信訪(fǎng)檔案保密制度》等規(guī)章制度，并在工作中不斷完善補(bǔ)充。

(二)依照《檔案法實(shí)施辦法》進(jìn)行規(guī)范整檔，為信訪(fǎng)工作提供最有力的保障。為了確保檔案的安全與完整，我們按照集中統(tǒng)一管理的基本原則，把具有保存價(jià)值的信訪(fǎng)材料及時(shí)收集、整理、分類(lèi)、立卷，安全準(zhǔn)確地做好歸檔工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并以快捷正確的檔案信息為信訪(fǎng)工作提供最有力的保障。為了做到調(diào)卷輕捷，查閱迅速準(zhǔn)確，我們采取 “一案一件”的方法立卷，確保了信訪(fǎng)檔案案卷質(zhì)量的提高與完整；同時(shí)，我們更注重信訪(fǎng)檔案的查閱、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，力求做到登記準(zhǔn)確、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)完整，能隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)報(bào)送系統(tǒng)、準(zhǔn)確、有價(jià)值的信訪(fǎng)信息；同時(shí)認(rèn)真做好有關(guān)信訪(fǎng)檔案的宣傳、解釋等工作。

二、及時(shí)介入信訪(fǎng)過(guò)程的檔案實(shí)體材料的收集工作

信訪(fǎng)檔案是解決群眾信訪(fǎng)問(wèn)題全過(guò)程的翔實(shí)記錄。一件完整的信訪(fǎng)檔案，具體地記錄了每個(gè)信訪(fǎng)問(wèn)題發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、關(guān)聯(lián)的人物以及事情的經(jīng)過(guò)、結(jié)論，具有真實(shí)性、可靠性。根據(jù)本人多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，建議在每個(gè)節(jié)點(diǎn)及時(shí)介入，采取盯人、盯事的辦法三層并進(jìn)，開(kāi)展檔案實(shí)體材料的收集工作。

如信訪(fǎng)人的印信（原始信訪(fǎng)件、信封）；信訪(fǎng)辦公室的原始登記記錄（包括電話(huà)記錄）；與當(dāng)事人的談話(huà)記錄；信訪(fǎng)工作處理單；信訪(fǎng)辦公室的請(qǐng)示；企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批示；相關(guān)部門(mén)的調(diào)查處理經(jīng)過(guò)和結(jié)論；調(diào)查過(guò)程中的其它相關(guān)材料；調(diào)查報(bào)告；當(dāng)事人對(duì)處理結(jié)論的態(tài)度；信訪(fǎng)事項(xiàng)處理意見(jiàn)書(shū)；信訪(fǎng)事項(xiàng)處理告之書(shū)上級(jí)機(jī)關(guān)的批示；給上級(jí)機(jī)關(guān)的回復(fù)；信訪(fǎng)工作目標(biāo)管理責(zé)任書(shū)等相關(guān)資料，并在收集時(shí)做好詳細(xì)記錄工作，什么材料，來(lái)自何方，上交日期，接收日期等信息做到完整、準(zhǔn)確。

三、充分發(fā)揮信訪(fǎng)檔案的利用工作，維護(hù)和保障職工群眾的利益

信訪(fǎng)檔案中不僅有信訪(fǎng)者書(shū)寫(xiě)的事件經(jīng)過(guò)材料，而且有相關(guān)部門(mén)的調(diào)查處理經(jīng)過(guò)和結(jié)論，在現(xiàn)實(shí)生活中具有重要的借鑒作用，對(duì)處理重信重訪(fǎng)、越級(jí)信訪(fǎng)等是不可缺少的依據(jù)。借助于原始信訪(fǎng)檔案，以此為可靠依據(jù)，才能有效避免隨意性，少走回頭路，減少失誤，降低損失；只有系統(tǒng)準(zhǔn)確的信訪(fǎng)檔案，才可以使“死問(wèn)題”變?yōu)椤盎顔?wèn)題”，從根本上處理問(wèn)題、為職工群眾盡快解決問(wèn)題；只有依靠真實(shí)的信訪(fǎng)檔案，為職工群眾真實(shí)地做點(diǎn)好事、實(shí)事。我信訪(fǎng)部門(mén)在公司改革過(guò)程中利用原有的上訪(fǎng)記錄作為參考，依據(jù)原有的解決方法，努力爭(zhēng)取到當(dāng)?shù)氐恼撸瑘A滿(mǎn)解決了878戶(hù)遺孀群體養(yǎng)老的問(wèn)題，維護(hù)和保障了她們的利益，讓她們遂心所愿，能夠安度晚年。

企業(yè)高度重視信訪(fǎng)檔案工作，不斷加強(qiáng)信訪(fǎng)檔案規(guī)范化建設(shè)，并采取有效措施，提升信訪(fǎng)工作的服務(wù)質(zhì)量和水平，不僅有利于當(dāng)前工作的順利開(kāi)展，也有利于日后工作的統(tǒng)籌安排，為維護(hù)基層社會(huì)穩(wěn)定、構(gòu)建和諧社會(huì)起到積極作用。