簡(jiǎn)析協(xié)同辦公管理平臺(tái)在企業(yè)日常工作中的應(yīng)用與效果

張曉君

摘 要：辦公自動(dòng)化使傳統(tǒng)的以手工為主的辦公方式，向規(guī)范化、科學(xué)化、高效化的現(xiàn)代化辦公方式轉(zhuǎn)變，它對(duì)企業(yè)全面提升行政管理效能起著關(guān)鍵性的作用，同時(shí)也為企業(yè)樹(shù)立了新的形象，建立了良好的企業(yè)文化。協(xié)同辦公管理平臺(tái)在日常工作中使用的效果是明顯的。它打破了時(shí)間、空間的限制，實(shí)現(xiàn)了分布式、跨地域的辦公管理模式。極大地提高了企業(yè)的信息化水平和管理水平。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；協(xié)同辦公；應(yīng)用；效果

一、前言

隨著時(shí)代的發(fā)展，辦公自動(dòng)化能夠有效地提高工作效率。辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)單說(shuō)就是運(yùn)用自動(dòng)化軟件，搭建數(shù)字化綜合辦公平臺(tái)，使傳統(tǒng)的以手工為主的辦公方式，向科學(xué)化、規(guī)范化、高效化的現(xiàn)代化辦公方式轉(zhuǎn)變，它對(duì)企業(yè)提升行政管理效能起著關(guān)鍵性的作用。

筆者單位使用的協(xié)同辦公管理平臺(tái)已正式運(yùn)行了三年時(shí)間。其主要功能有公文在線處理，包括文件發(fā)放及各類日常事務(wù)的處理、郵件、短信平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)傳真、即時(shí)通訊工具GOCOM等。

通過(guò)三年時(shí)間的學(xué)習(xí)、實(shí)踐和體會(huì)，協(xié)同辦公管理平臺(tái)充分體現(xiàn)了其高效、快捷的優(yōu)勢(shì)。平臺(tái)在日常工作中使用的效果是明顯的。它打破了時(shí)間、空間的限制，管理人員無(wú)論是在國(guó)內(nèi)還是國(guó)外，白天或是晚上，都能夠在協(xié)同辦公平臺(tái)完成日常的工作，大大提高了辦公效率。

二、傳統(tǒng)的辦公模式

在協(xié)同工作管理平臺(tái)使用前，幾乎所有的文字處理工作都是用手工完成的，包括文件的發(fā)放、接收、報(bào)表上報(bào)、會(huì)議通知、出差審批等等。二級(jí)單位每周的一、三、五下午要有專人去公司總部收取公司各職能部室下發(fā)的各類文件，平時(shí)還要隨時(shí)領(lǐng)取公司臨時(shí)下發(fā)的緊急文件，有時(shí)“一紙”文書(shū)也需要跑上一趟。一份普通公文的流轉(zhuǎn)時(shí)間基本都要在兩天以上，碰上領(lǐng)導(dǎo)出差流轉(zhuǎn)時(shí)間就更長(zhǎng)了。多種因素導(dǎo)致公文流轉(zhuǎn)周期較長(zhǎng)，影響辦公時(shí)效。

三、使用協(xié)同辦公管理平臺(tái)的效果

啟用協(xié)同工作管理平臺(tái)后，最直接的效果就是我們的工作方式發(fā)生了質(zhì)的改變。很多人從最開(kāi)始的不適應(yīng)到現(xiàn)在的依賴和習(xí)慣。

1.不用專人每周多次前往公司總部取文件，節(jié)約了人力和管理費(fèi)用。各管理部門(mén)可以隨時(shí)發(fā)文，辦公流程里只要有了新的待辦事宜，系統(tǒng)會(huì)向用戶發(fā)出通知郵件，同時(shí)GOCOM會(huì)在第一時(shí)間彈出一個(gè)提示框告知用戶，收文單位可隨時(shí)處理來(lái)文。

2.電子文檔的使用減少了紙張的消耗量。按我單位近幾年年底裝訂好的文件來(lái)估算，我們一家單位從公司取回的紙化文件每年有4000到5000張A4打印紙的用量，待到文件處理完畢后，復(fù)印給各相關(guān)辦理單位的文件用紙量還要大于上述的文件用紙量?，F(xiàn)在所有發(fā)文、報(bào)表現(xiàn)在全部都從辦公平臺(tái)上走流程報(bào)送，有效降低了辦公費(fèi)用。

3.顯著提高公文的處理速度。對(duì)于公文的處理，傳統(tǒng)的方法需要兩天以上的時(shí)間流轉(zhuǎn)完一份文件?，F(xiàn)在只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)，在很短的時(shí)間內(nèi)就可以處理好一天全部的公文。

拿一份遞交公司的報(bào)告為例，傳統(tǒng)的辦公流程是起草報(bào)告、請(qǐng)科室長(zhǎng)審核簽字、再請(qǐng)主管廠長(zhǎng)簽發(fā)，最后蓋章遞交。有時(shí)碰上領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室，一份報(bào)告就要多跑幾趟。如果還有抄送單位，有幾個(gè)抄送單位就要跑幾個(gè)地方送文件，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而在協(xié)同工作管理平臺(tái)中辦理，工作人員根據(jù)事先定義好的流程起草好報(bào)告，提交到下一環(huán)節(jié)即可。公文的流轉(zhuǎn)速度完全不可同日而語(yǔ)。

4.信息傳遞高速有效。例如每到高溫季節(jié)，單位都會(huì)給員工發(fā)奶票。以前發(fā)奶票都是打電話挨個(gè)通知各單位，如今使用GOCOM群發(fā)功能，工作一下子變得簡(jiǎn)單而且快捷。

5.有效杜絕責(zé)任推諉。一份文件的每一個(gè)處理環(huán)節(jié)，系統(tǒng)都會(huì)分秒不差地記錄在案，如果出現(xiàn)文件傳達(dá)疏漏，很快就可以查到問(wèn)題所在，有效地避免了相互扯皮的現(xiàn)象。

6.協(xié)同辦公管理平臺(tái)不僅覆蓋了公司在本地的各級(jí)單位，還覆蓋了國(guó)內(nèi)外的駐外單位，實(shí)現(xiàn)了分布式、跨地域的辦公管理模式。極大地提高了公司的信息化水平和企業(yè)管理水平。

四、使用中的困難和不足

當(dāng)然，平臺(tái)在推廣應(yīng)用和功能上還面臨著一些不可避免的困難和不足：

1.不少人難以接受新觀念，特別是工作時(shí)間較長(zhǎng)的人，習(xí)慣了白紙黑字、當(dāng)面匯報(bào)的工作方式，對(duì)網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上審批等運(yùn)作模式一不放心，二不習(xí)慣，影響了綜合辦公平臺(tái)的推廣、應(yīng)用和辦公效率。

2.用戶的計(jì)算機(jī)操作水平參差不齊，加之不善學(xué)習(xí)新知識(shí)，導(dǎo)致難以用好、用活我們現(xiàn)在使用的協(xié)同辦公管理平臺(tái)，在很大程度上限制了平臺(tái)的有效使用，制約了工作效率的提高。

3.公文歸檔與平臺(tái)中的檔案管理模塊關(guān)聯(lián)不暢，使用不夠便捷，一些細(xì)節(jié)處還缺乏人性化的功能設(shè)計(jì)。

4.雖然有GOCOM和郵件提醒待辦事宜，但工作人員不可能八小時(shí)一分不差地坐在電腦跟前，新事宜不一定會(huì)在最短的時(shí)間內(nèi)得到辦理，同樣影響辦公效率，如果有手機(jī)短信的即時(shí)通知，辦公效率還有潛力可挖。

5.部分人員對(duì)辦公自動(dòng)化的本質(zhì)作用認(rèn)識(shí)不夠，簡(jiǎn)單地把辦公自動(dòng)化理解為辦公過(guò)程中使用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，進(jìn)而提高工作效率，實(shí)際上，辦公自動(dòng)化建設(shè)的本質(zhì)是提高決策效能。是在提高工作效率的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)協(xié)同辦公的能力，強(qiáng)化決策的一致性，最終實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。

6.有限的技術(shù)條件和硬件配置制約了辦公自動(dòng)化的廣泛推廣。我們的大多數(shù)用戶無(wú)法把協(xié)同辦公管理平臺(tái)和手機(jī)、因特網(wǎng)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)使用?；鶎訂挝坏挠布渲糜行┥胁荒軡M足辦公平臺(tái)的運(yùn)行要求。這些都制約了協(xié)同辦公平臺(tái)的高效使用。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜合辦公平臺(tái)發(fā)展到今天，已經(jīng)進(jìn)入到以知識(shí)管理為核心的辦公自動(dòng)化時(shí)代，目的是把企業(yè)長(zhǎng)期保存下來(lái)的信息資源，連同專家、知識(shí)員工積累的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新思想進(jìn)行有效地整理、挖掘、共享和利用，讓企業(yè)了解自己所獨(dú)自擁有的知識(shí)，以及如何利用這些知識(shí)來(lái)進(jìn)一步發(fā)展、壯大。我們必須不斷引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和技術(shù)，因地制宜地全面提升企業(yè)行政管理效能，使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的大潮中立于不敗之地。