分析人事制度改革對人事檔案管理的影響

文/湘潭市中醫(yī)醫(yī)院 陳柏茹

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的改革，我國的人才需求量急劇增加，用人單位進行了大量的人員招聘活動，相比而言，以往的人事管理制度已經(jīng)無法滿足現(xiàn)有的需求，人事制度改革的步伐也逐步加強，人事制度的改革使得人事檔案管理產(chǎn)生了一些與之相關的問題。

一、人事制度改革前人事檔案管理的主要特點

（一）人事檔案是員工身份的象征。人事檔案是通過各種人事活動記錄個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的過程，這些檔案是以個人為單位的備考查的文件資料，它記錄了從人員的選拔、使用過程中的一系列過程——個人經(jīng)歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀態(tài)及獎勵處罰等方面的原始記錄。在現(xiàn)有的經(jīng)濟制度下，根據(jù)身份的不同人事檔案可分為工人檔案和干部檔案，部分城鎮(zhèn)居民因為沒有工作或工作不穩(wěn)定等問題，往往是沒有人事檔案的。在過去，人事檔案決定個人的社會身份，人事檔案所記錄的內(nèi)容決定個人的晉升、調(diào)動工作、招工、公費醫(yī)療、加薪、福利待遇及退休等情況。人事檔案也間接關系到員工子女工作等問題，人事檔案不僅是個人身份的象征，還極大程度的與個人切身利益相關。

（二）人事檔案是控制員工的重要工具。人事檔案不是由個人進行保管的，它由用人單位進行管理，一般來說，能調(diào)動人事檔案的只有用人單位，檔案本人是無權調(diào)用的。我國的檔案管理制度是“人檔合一，人走檔隨”，檔案是根據(jù)個人的生活、學習、工作地點而改變的，如果人事檔案不能遷移的話，個人所呆的地理位置就很難改變，這是極其不利于個人發(fā)展的。人事檔案如此重要，卻由用人單位進行管理，個人的去留也不得不服從于單位，這限制了人員的流動，使得用人單位和人員的關系比較僵化，不利于企業(yè)人事管理，企業(yè)的發(fā)展都是以人為本的，人員與企業(yè)管理存在矛盾會阻礙企業(yè)的正常平穩(wěn)發(fā)展。

二、人事檔案管理制度隨社會發(fā)展出現(xiàn)的新特征

（一）國有企業(yè)員工可以“無檔生存”。隨著人事管理制度的改革和發(fā)展，過去那種終身聘任制度已經(jīng)不再適宜，員工對企業(yè)的依附感也逐步降低，那些下崗工有無人事檔案已經(jīng)不再完全影響他們另謀出路，人事檔案存在的價值已經(jīng)不如計劃經(jīng)濟時代那么強烈。

（二）個人可根據(jù)實際情況選擇“無檔擇業(yè)”。市場經(jīng)濟在逐步發(fā)展，對人才的量和人才的質(zhì)有了巨大的變化，新的用人機制也由此產(chǎn)生，企業(yè)的用人需求也變成注重員工的能力和素養(yǎng)，合同的形式建立起了契約關系，為員工與用人單位所采用，過去那樣綁死在人事檔案上的情況開始變少，這不僅促進了社會人才的流動，也使得人員的工作更加自由民主。

三、人事檔案管理的相關問題

（一）人事檔案信息反映問題。原有的人事檔案中非常注重個人的政治行為，個人的政治歷史、組織鑒定、社會關系等內(nèi)容的收集非常具體詳盡，而個人的現(xiàn)實情況，個人具體專業(yè)能力、特長特點、業(yè)務業(yè)績等卻缺少足夠的整理歸納，描述一個人的全貌在人事檔案中無法體現(xiàn)，有效的信息無法從部分使用者或有針對性的使用者中體現(xiàn)，市場經(jīng)濟制度下對相關人才的需求無法滿足，人事檔案的使用效率無法體現(xiàn)。

（二）人事制度與法律相互影響。人事檔案制度規(guī)定有些違背了公民的知情權，比如：任何人不得查閱或是借閱自己或直系親屬的檔案，這與憲法中公民享有知情權的權利不相符合。封閉式的人事檔案管理沒有具體的處理辦法，健全建立相關制度是現(xiàn)在市場經(jīng)濟體制和發(fā)展模式下必須加強的任務之一。

（三）服務意識不強，缺乏進取精神。人事檔案工作要涉及的內(nèi)容非常多，現(xiàn)在各級檔案管理水平不足，檔案管理條件差異較大，防盜、防火、防潮等措施在檔案管理中不夠完善，存放保管人事檔案的環(huán)境有較大隱患。同時，落后的人事檔案管理制度也是非常影響人事檔案管理發(fā)展的。雖然現(xiàn)代化信息技術迅猛發(fā)展，解決了非常多的人事管理工作，給生活帶來了便利，但由于人事檔案沒有實現(xiàn)統(tǒng)一的標準化信息管理，信息并不能得到全面的交流和共享，加之人事檔案管理人員的要求無法有具體規(guī)定，專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能水平不到位，人事檔案管理工作量大、整理繁瑣不便，使得工作人員缺乏足夠的熱情，檔案信息的利用效果取決于檔案服務人員的態(tài)度，工作人員態(tài)度消極怠慢，缺乏開拓進取的精神使得人事檔案管理工作效率低下，工作進程緩慢。

（四）傳統(tǒng)人事檔案管理制度的弊端。國企事業(yè)單位中聚集了大量的高素質(zhì)、高水平人才，這是人力資源中最寶貴的財富和資源。一些人因?qū)W習、生活或工作興趣等緣故需要進行工作調(diào)動時，用人單位常常通過強壓個人人事檔案來阻礙人員流動，這種現(xiàn)象非常不可取，不僅限制了人才的發(fā)展，而且企業(yè)的聲譽和地位會受到一些不良影響。同時，這也制約了社會人才的合理流動和優(yōu)化配置。用人單位在對人才進行評定時，缺乏科學合理的評價體系，大部分是依據(jù)人事檔案中記錄的內(nèi)容，這是非常片面的舉措，員工的專業(yè)技能、貢獻情況、業(yè)績水平并沒有得到具體體現(xiàn)，從而使得員工在待遇和晉升方面產(chǎn)生了極大的不公平，這種不客觀的評定打擊了員工的工作積極性，阻礙了員工工作能力的正常發(fā)揮。

（五）社會轉(zhuǎn)型期造成人員管理制度混亂?，F(xiàn)在社會對人才的重視程度越來越高，很多用人單位通過大量的手段和優(yōu)惠政策來吸引人才的參與加盟。許多單位不愿放走那些高層次的人才，限制人員的流動是通過截留人事檔案的方式進行的。企業(yè)采取三不要政策（遷移戶口、人事檔案、調(diào)離手續(xù)）的辦法來吸引人才，太過急于求成，造成了很多優(yōu)質(zhì)人才出現(xiàn)“棄檔”現(xiàn)象，人才市場管理的隱患由此產(chǎn)生。在一定程度上，這些現(xiàn)象，造成了人才市場的混亂，產(chǎn)生了部分欺詐行為，許多人員不與原單位解除勞動合同就另謀其他職位，分內(nèi)工作并沒有交接到位，給原單位經(jīng)濟效益和工作的正常開展造成了不良后果。而有部分人，為了獲得更好的就業(yè)機會，不惜出賣原單位的商業(yè)機密，這些可恥行為就是因為人事檔案管理制度不規(guī)范不健全造成的。

四、人事檔案管理的改革措施

現(xiàn)在，社會各方都在尋求好的辦法來解決傳統(tǒng)人事檔案管理制度中的弊端。比較好的理念有兩種，一種是建立公開的人事檔案社會化管理制度，就是進行社會機構統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，將人事檔案、戶籍檔案、人事代理制度協(xié)調(diào)進行，這種方法比較靈活方便。另一種方法是從社會外部解決，提出科學合理的人事制度改革，在兩種理念的結合下，開展良好和諧的人事管理制度。

（一）減低人事檔案對人的制約限制?，F(xiàn)行的人事制度中比較普遍的實施措施是合同契約制度，傳統(tǒng)的人事檔案對人才的束縛已經(jīng)逐漸消退，市場作用下對人才的優(yōu)化配置非常重要，這不僅可以打破傳統(tǒng)的社會身份階級觀念，減少過去用人機制的終身聘任制，讓員工有充分的時間和空間選擇自己真正擅長的領域進行研究，最大限度發(fā)揮人才的優(yōu)勢。

（二）身份象征由此破除。傳統(tǒng)的人事檔案對個人身份劃定太過具體，人員的身份享受不同的待遇。這是非常不公平、不科學的分類，現(xiàn)在制度下強制打破原有機制非常有利于現(xiàn)有人事檔案的管理，因人制宜、因崗制宜是現(xiàn)在人事制度最明確的體現(xiàn)。

（三）人事檔案信息的完善。人事檔案的信息公開程度在社會發(fā)展的推動下越發(fā)強烈，在此情況下，人事檔案管理應該順勢發(fā)展，及時收集個人有效人事檔案信息，避免信息重復或陳舊，在記錄過程中做到真實、準確、精細，反映個人全貌需要全面具體真實，不造假。

（四）人事檔案管理機構需要建立。社會人員流動在當代社會發(fā)展中越來越快，原有的人事檔案管理無法保證正常的人員檔案管理?？梢钥紤]新成立專門的人事檔案管理機構，由專業(yè)的人員進行負責管理，加強檔案的監(jiān)督體制，有利于提高檔案管理的工作效率，從而解決檔案管理中不公平不科學的一系列問題。

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