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高校數(shù)字檔案館建設(shè)策略研究

岳展弘

遼寧大學(xué)歷史學(xué)院， 沈陽(yáng)110036

[摘要]高校數(shù)字檔案館是學(xué)校應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下應(yīng)運(yùn)而生的新型檔案館。當(dāng)今的高校機(jī)構(gòu)以及其相應(yīng)的教育體系越來越與科學(xué)技術(shù)密切聯(lián)系，在信息時(shí)代的潮流下，高校數(shù)字檔案館是必然趨勢(shì)。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字檔案館；高校；建設(shè)策略；信息技術(shù)；數(shù)字化

新階段的數(shù)字信息技術(shù)涉及到社會(huì)的各個(gè)角落，高校數(shù)字檔案館是“數(shù)字化校園”的重要組成部分。高校數(shù)字檔案館是在現(xiàn)代數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，“利用數(shù)字化手段進(jìn)行存儲(chǔ)，以綜合檔案信息資源為處理核心，以超文本技術(shù)進(jìn)行信息查詢，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施連接到全球各地，并對(duì)學(xué)校所有檔案資源進(jìn)行有效地組織管理，以更高的效率將檔案信息提供給每一個(gè)利用者的一個(gè)基層的學(xué)校檔案數(shù)字庫(kù)。”[1]

近幾年，高等教育改革促使網(wǎng)絡(luò)教學(xué)的發(fā)展。各種課件、網(wǎng)絡(luò)課程、視頻教學(xué)等現(xiàn)代方式的出現(xiàn)，新的教學(xué)方式對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)有了新的要求，而且高校出現(xiàn)異地辦學(xué)、合并辦學(xué)和合作辦學(xué)的現(xiàn)象，因此一些高校已突破了在空間上相對(duì)集中的教學(xué)模式和組織構(gòu)架，促使檔案信息的結(jié)構(gòu)要素也呈現(xiàn)多元化的現(xiàn)象。

一、信息資源建設(shè)策略

數(shù)字信息資源以計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)為基礎(chǔ)，以數(shù)字形式存在的一種計(jì)算機(jī)處理信息形式。高校建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如學(xué)生教務(wù)系統(tǒng)、校園網(wǎng)信息系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等，學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等方面的紙質(zhì)文件及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子文件甚至是網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)上的正式的電子公文及校園工作信息，學(xué)?；顒?dòng)的宣傳報(bào)道等都屬于數(shù)字信息資源。因此數(shù)字信息資源需要收集與利用的，尤其是科研成果論文、論著等學(xué)術(shù)成果，都要進(jìn)行收集、整理和利用。

1.信息資源數(shù)字化策略。高校數(shù)字檔案館信息資源豐富，比如說學(xué)生檔案、教工檔案、科研檔案等等，建設(shè)這一過程需要數(shù)字化信息生成技術(shù)來進(jìn)行。信息資源數(shù)字化包括文本和多媒體的錄入和采集。主要應(yīng)用于傳統(tǒng)檔案的信息資源數(shù)字化和文本和多媒體信息的數(shù)字化。

2.信息資源存儲(chǔ)策略。包括媒體的保存、更新、遷移和轉(zhuǎn)換。

3.信息資源共享策略。由于高校數(shù)字信息涉校內(nèi)事務(wù)多方面，因此需要全校各個(gè)機(jī)構(gòu)的合作來保存數(shù)字信息，來實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，因此建立一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)是建設(shè)數(shù)字檔案的前提條件。

二、組織與管理協(xié)調(diào)策略

我國(guó)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，各級(jí)別類別的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)具備相應(yīng)的機(jī)構(gòu)設(shè)置與管理職能。而網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的的廣闊性，并且在存儲(chǔ)容量大具有優(yōu)勢(shì)，因此需要專業(yè)的組織與管理，決定了數(shù)字檔案館組織與管理的特殊性。

1.組織策略

（1）組織體系。從全校檔案資源整合和檔案事業(yè)發(fā)展的角度來看，數(shù)字檔案館貫穿于高校信息資源之中，因此，從統(tǒng)一的規(guī)劃和部署的標(biāo)準(zhǔn)來完善高校檔案行政管理。

（2）組建方式。“高校數(shù)字檔案館資源的統(tǒng)一管理、永久保存和有效利用是組建數(shù)字檔案館的根本出發(fā)點(diǎn)，統(tǒng)一管理取決于標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，永久保存主要取決于數(shù)字檔案館的技術(shù)支撐體系的建設(shè)，而有效利用則取決于檔案資源的整合、集成與共享的程度?！睆膰?guó)家檔案事業(yè)發(fā)全局看，建設(shè)高校數(shù)字檔案館需要在國(guó)家檔案局的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，依照規(guī)定，實(shí)行數(shù)字化檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)、管理、提供利用、搭建平臺(tái)、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)以及數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)訪問等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，以此形成高校數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)體系結(jié)構(gòu)。

2.管理策略

建立數(shù)字檔案館需要具備完善的管理體制和合理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。包括標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理、檔案管理自動(dòng)化、檔案信息管理系統(tǒng)和管理服務(wù)體系的建設(shè)。

三、技術(shù)應(yīng)用策略

高校數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展，數(shù)字資源的組織與存儲(chǔ)等涉及了頂層設(shè)計(jì)、海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、知識(shí)數(shù)據(jù)管理、多媒體數(shù)據(jù)檢索訪問、數(shù)字資源長(zhǎng)期保存等專業(yè)技術(shù)，數(shù)字檔案館的順利運(yùn)行需要大量的先進(jìn)技術(shù)來獲得保障。

1.頂層設(shè)計(jì)技術(shù)與方法

頂層設(shè)計(jì)是一種體現(xiàn)總體管理過程的設(shè)計(jì)方法（Top-Down）。頂層設(shè)計(jì)要求以整個(gè)學(xué)校的角度考慮用全局視角去設(shè)計(jì)數(shù)字檔案館的方案并實(shí)施，并且體現(xiàn)整個(gè)數(shù)字檔案管理機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)性，制定和明確任務(wù)目標(biāo)。頂層設(shè)計(jì)的全局性與發(fā)展性能夠有效保障數(shù)字檔案館的建設(shè)。

2.海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)

隨著校園數(shù)字化的不斷深入，各類歸檔的電子文件日益增多，海量信息存儲(chǔ)的需求在不斷增強(qiáng)，這不僅需要用海量存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)備份，更需要提供數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)利用。這就需要借助于網(wǎng)絡(luò)的在線存儲(chǔ)技術(shù)以獲得更可靠的、更安全的存儲(chǔ)空間，提供更快速的訪問。其中包括直接附加存儲(chǔ)（DAS）技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ)（NAS）技術(shù)、存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)（SAN）技術(shù)、內(nèi)容尋址存儲(chǔ)（CAS）技術(shù)。

3.知識(shí)管理與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)

隨著高校的發(fā)展，校園積累的檔案數(shù)據(jù)量迅速增長(zhǎng)，面對(duì)校園檔案館保存的海量數(shù)據(jù)，需要考慮如何運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)與知識(shí)管理的相關(guān)知識(shí)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整合、挖掘與共享，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為高?；顒?dòng)提供知識(shí)服務(wù)。

4.多媒體數(shù)據(jù)訪問和檢索技術(shù)

多媒體檔案將會(huì)逐漸成為高校數(shù)字檔案館中重要的信息資源，如教師授課課件及視頻、校園宣傳片、高校歷史等?；趦?nèi)容的信息檢索（Content-Based Retrial）是一種新的數(shù)字資源檢索技術(shù)，是對(duì)多媒體對(duì)象的內(nèi)容及上下文語(yǔ)義環(huán)境進(jìn)行檢索。主要包括三種類型：基于內(nèi)容的圖像檢索、基于內(nèi)容的視頻索引、基于內(nèi)容的音頻檢索。

5.數(shù)字資源長(zhǎng)期保存技術(shù)

高校數(shù)字檔案館建設(shè)需要對(duì)其數(shù)字資源的長(zhǎng)期保存。數(shù)字檔案館的長(zhǎng)期保存主要應(yīng)從應(yīng)用系統(tǒng)的軟件和網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的硬件來研究。

6.服務(wù)導(dǎo)向體系架構(gòu)技術(shù)

SOA（Service-Oriented Architecture）是一種面向服務(wù)的體系架構(gòu)，能夠支持系統(tǒng)架構(gòu)者從面對(duì)業(yè)務(wù)需求的變化，幫助系統(tǒng)架構(gòu)者站在一個(gè)新的高度理解復(fù)雜系統(tǒng)的各種組件的開發(fā)與功能部署形式，以迅速的方式來架構(gòu)整個(gè)信息系統(tǒng)。基于SOA技術(shù)架構(gòu)高校數(shù)字檔案館的關(guān)鍵在于提供各種“服務(wù)”，即系統(tǒng)中精確定義的、封裝完善的、獨(dú)立于其他服務(wù)所處環(huán)境和狀態(tài)的函數(shù)。支持多個(gè)實(shí)體檔案館基于統(tǒng)一的數(shù)字檔案館服務(wù)平臺(tái)來開展現(xiàn)代檔案管理的綜合業(yè)務(wù)工作。

四、保障策略

1.安全保障策略

在數(shù)字檔案館需要解決網(wǎng)絡(luò)信息安全的問題。要解決這類問題，需要加強(qiáng)檔案信息資源安全保障技術(shù)的研究，來保障檔案資源的原始性、完整性、真實(shí)性。入侵檢測(cè)技術(shù)、容災(zāi)技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)以及加強(qiáng)對(duì)重要數(shù)據(jù)的備份工作，都是維護(hù)信息資源安全的重要措施。

2.人才策略

“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行需要人才力量的支撐，包括信息主管、網(wǎng)頁(yè)編輯人員、數(shù)據(jù)處理人員、信息鑒定人員、在線服務(wù)人員等，進(jìn)而打造滿足數(shù)字檔案館建設(shè)需要的人才隊(duì)伍?！彼裕紫纫囵B(yǎng)和引進(jìn)理論與實(shí)踐相結(jié)合的知識(shí)技術(shù)型人才，并且不斷進(jìn)行檔案信息技術(shù)及理論知識(shí)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，在整體層次上提高工作人員的素質(zhì)。

高校數(shù)字檔案館則是將學(xué)校里的各項(xiàng)事務(wù)、教師與學(xué)生的檔案資源等材料進(jìn)行數(shù)字化，存于計(jì)算機(jī)之中，然后再向校園網(wǎng)中發(fā)布，以數(shù)字檔案的形式向全校師生甚至是全社會(huì)提供查閱利用。如何在信息時(shí)代建立一個(gè)高層次、專業(yè)化、服務(wù)型的高校數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)值得人們?nèi)リP(guān)注。

參考文獻(xiàn)

[1]張笑宇,賈惠娟.論高校數(shù)字檔案館體系的建設(shè)[J].云南檔案(檔案信息化建設(shè)),2009,(4):31.