論如何提高高職院校學(xué)籍管理工作效率

陳韻羽+馬正友

摘要：近年來(lái)國(guó)家大力提倡職業(yè)教育，生源數(shù)量大幅增多，給高職院校學(xué)籍管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)與困難。在分析高職院校學(xué)籍管理效率偏低原因的基礎(chǔ)上，從提高信息化程度、合理共享學(xué)籍信息、規(guī)范管理流程等方面論述提高高職院校學(xué)籍管理工作效率的途徑。

關(guān)鍵詞：高職院校;學(xué)籍管理;效率

中圖分類號(hào)：G473.3 ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? 文章編號(hào)：1674-9324（2015）46-0014-02

一、引言

高校學(xué)籍管理工作是貫穿高校教學(xué)、日常運(yùn)行和學(xué)生工作的關(guān)鍵工作[1]。抓好學(xué)籍管理，在工作中尋求創(chuàng)新，不斷提高學(xué)籍管理工作效率，對(duì)及時(shí)掌握在校生學(xué)、畢業(yè)生籍動(dòng)態(tài)狀況，穩(wěn)定教學(xué)秩序，提高教學(xué)質(zhì)量有著十分重要的意義。尤其在近年來(lái)國(guó)家大力提倡職業(yè)教育的背景下，生源數(shù)量大幅增多，給高職院校學(xué)籍管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)與困難。

二、高職院校學(xué)籍管理特點(diǎn)分析

高職與本科院校學(xué)籍管理工作有相同之處，也存在差異，相同之處在于學(xué)籍管理都承載著新生入學(xué)資格審查、升級(jí)、降級(jí)、休息、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、參軍入伍、學(xué)業(yè)預(yù)警、畢業(yè)證換發(fā)等工作，緊緊圍繞學(xué)籍信息維護(hù)、異動(dòng)、更新工作為學(xué)校教育教學(xué)服務(wù)和保障。但其不同之處在于：第一，學(xué)生層次不同，決定了學(xué)籍管理服務(wù)對(duì)象的差異，高職學(xué)生對(duì)自我發(fā)展關(guān)注度較低;第二，本科院校全部實(shí)行學(xué)分制管理，然而高職院校含有3+2、9+3等培養(yǎng)模式的學(xué)生，該部分學(xué)生未實(shí)行學(xué)分制教學(xué)，在學(xué)籍管理時(shí)需要區(qū)別對(duì)待，在處理學(xué)業(yè)預(yù)警中也需要制定不同的預(yù)警紅線;第三，現(xiàn)國(guó)家提倡高職本科教育，使得部分高職院校創(chuàng)辦高職本科聯(lián)培教育，其辦學(xué)宗旨、教學(xué)模式均有別于一般本科，應(yīng)對(duì)這類教學(xué)學(xué)籍管理也將面臨新的問(wèn)題。

三、高職院校學(xué)籍管理效率低下的原因

絕大多數(shù)高職院校都是在中職教育的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，而其現(xiàn)行的學(xué)籍管理從理論到實(shí)踐，都難以適應(yīng)迅猛發(fā)展的高職教育的需要[2]。其問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

1.學(xué)籍管理的信息化程度不夠。眾所周知，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，不僅改變了我們的生活方式，也沖擊著我們傳統(tǒng)的工作習(xí)慣。高校是先進(jìn)思想和文化的傳播者，理當(dāng)從各個(gè)方面都走在時(shí)代的前列。但目前管理手段落后，對(duì)人的依賴較大，反饋滯后。

2.學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)多部門(mén)共享能力較差。學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)是貫穿整個(gè)教育教學(xué)工作的樞紐，高校各部門(mén)都有可能用到學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，如學(xué)生處、財(cái)務(wù)處、各教學(xué)系部等?，F(xiàn)在高職院校中普遍采取的方法是，各部門(mén)向教務(wù)處學(xué)籍管理人員提出請(qǐng)求，等到頂層學(xué)籍管理員回應(yīng)，間接獲取學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)。然而這樣既不利于工作效率的提高，也增加教務(wù)處學(xué)籍管理員的工作量，倘若學(xué)籍管理人員外出某些事情則無(wú)法進(jìn)行，需推遲辦理，靈活性差。鑒于此，可以使用技術(shù)手段優(yōu)化學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)使用權(quán)限，弱化中間溝通環(huán)節(jié)，降低溝通的時(shí)間成本，進(jìn)而提高工作效率。

3.學(xué)籍管理流程規(guī)范性較差。多數(shù)高職院校學(xué)籍管理人員普遍存在一種思維誤區(qū)，只要能將目前的工作開(kāi)展得開(kāi)即可，按部就班，在工作中缺乏統(tǒng)籌安排和創(chuàng)造性。學(xué)籍管理服務(wù)的對(duì)象不僅僅是在校學(xué)生，還有已畢業(yè)生，相關(guān)工作的教輔人員。在工作中常遇到這種狀況，學(xué)生無(wú)法一次性辦理學(xué)籍事宜，其中很大部分原因是其攜帶的資料不齊全或不合規(guī)定。面對(duì)這種情況學(xué)生只有重新整理資料，再次提交材料，這樣固然能夠讓自身免責(zé)，但容易造成矛盾的積累。對(duì)于此類問(wèn)題可以通過(guò)規(guī)范辦事流程，盡量避免不必要的重復(fù)工作，提高辦事效率，更多地體現(xiàn)以人為本的服務(wù)宗旨。

4.學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)處理配套工具選用不夠合理。學(xué)籍管理過(guò)程中涉及到海量數(shù)據(jù)的提取、處理、篩選、比對(duì)工作，在此工作中需要用到一些數(shù)據(jù)處理軟件，常采用較專業(yè)的SQL或VF數(shù)據(jù)庫(kù)軟件。這類專業(yè)數(shù)據(jù)處理軟件功能強(qiáng)大，但是使用相對(duì)復(fù)雜，從管理角度而言也不利于學(xué)籍崗位的輪換，阻礙了學(xué)籍崗位流動(dòng)性，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看不利于學(xué)籍管理工作的有效開(kāi)展。除此以外對(duì)于畢業(yè)生而言也有大批量圖像信息的處理、分類、歸檔工作，據(jù)了解大部分高校采用人工處理，這大大降低了工作效率，且容易造成學(xué)生圖像信息分類錯(cuò)誤，后果嚴(yán)重。

四、提高學(xué)籍管理效率的策略

工作效率決定工作效果，面對(duì)高職院校教育對(duì)象、辦學(xué)層次、教育形式的多樣化，要解決上述學(xué)籍管理過(guò)程中的問(wèn)題，需要提高學(xué)籍管理信息化程度，優(yōu)化各級(jí)管理人員權(quán)限范圍，規(guī)范學(xué)籍管理流程，選用適合學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)處理分析的輔助工具。

1.加強(qiáng)學(xué)籍管理信息化程度。在工作中充分利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)是提高工作效率的重要手段。第一，將紙質(zhì)資料電子化，建立索引，方便查找。在工作中常會(huì)遇到這樣的問(wèn)題如：學(xué)生提交的休、復(fù)、退學(xué)離校申請(qǐng)表，保留入學(xué)資格申請(qǐng)表等紙質(zhì)原始資料一年兩后需找出再次核對(duì)，那么這時(shí)如果從無(wú)序的申請(qǐng)表中逐一翻閱，必定效率低，工作量大。相反，若在紙質(zhì)文檔歸檔的同時(shí)就采用索引科學(xué)的編排順序，使電腦中的記錄依靠索引號(hào)與紙質(zhì)文檔建立一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，將極大地便于后續(xù)的使用。第二，學(xué)籍事務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，降低溝通成本，提升服務(wù)質(zhì)量。學(xué)籍管理是一項(xiàng)相對(duì)瑣碎的管理工作，其服務(wù)對(duì)象除在校的師生以外，還有已畢業(yè)學(xué)生、外來(lái)單位人員。無(wú)論對(duì)于校內(nèi)還是校外服務(wù)對(duì)象，盡可能多地利用網(wǎng)絡(luò)辦公，將辦事流程呈現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)端，如“學(xué)歷證明補(bǔ)辦流程及注意事項(xiàng)”、“學(xué)籍事務(wù)委托辦理要求”、“***學(xué)院轉(zhuǎn)學(xué)要求”等;設(shè)置學(xué)籍管理網(wǎng)上答疑區(qū);總結(jié)學(xué)籍常見(jiàn)問(wèn)題并整理成電子文稿供辦事對(duì)象參考。此舉一勞永逸，特別有利于校外對(duì)象辦理學(xué)籍相關(guān)事宜，也可作為展示學(xué)籍工作的窗口平臺(tái)。第三，建立學(xué)籍管理公共交流平臺(tái)。隨著互聯(lián)網(wǎng)模式的不斷突破，我們的工作方式也應(yīng)隨之變化。現(xiàn)在我們接待的對(duì)象以80后、90后居多，他們的特點(diǎn)是喜歡使用新的通訊工具，了解新聞信息，高校不能故步自封，應(yīng)跟隨時(shí)代變化，選擇被更多人喜愛(ài)和接受的方式方法來(lái)傳遞消息。如建立微信、微博公共賬號(hào)，可用于發(fā)布各類消學(xué)籍相關(guān)息通知提示條（而非具體內(nèi)容，主要是為了引起服務(wù)對(duì)象的關(guān)注，起提醒作用），可有效幫助服務(wù)對(duì)象因工作太多而忽略掉和自身切身利益息息相關(guān)的信息?？傊瑢W(xué)籍管理也要緊跟時(shí)代步伐，注入新鮮血液，全面提升服務(wù)質(zhì)量。

2.優(yōu)化學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)使用權(quán)限分配。目前，高校都實(shí)行雙系統(tǒng)學(xué)籍管理模式，一個(gè)是全國(guó)統(tǒng)一的“中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”平臺(tái)，另一個(gè)高校自己的學(xué)籍管理系統(tǒng)軟件。學(xué)信平臺(tái)只能由專人維護(hù)，但是校內(nèi)的學(xué)籍管理平臺(tái)則可以根據(jù)高職院校的實(shí)際情況合理分配權(quán)限。學(xué)生學(xué)籍的變動(dòng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，如果數(shù)據(jù)使用權(quán)限只局限于教務(wù)處或?qū)W生部門(mén)等某一個(gè)部門(mén)，學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)無(wú)法共享，其他各部門(mén)需要學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)時(shí)只能向教務(wù)處學(xué)籍管理人員提出數(shù)據(jù)請(qǐng)求，對(duì)核心學(xué)籍管理員的依賴過(guò)大，工作效率和準(zhǔn)確性將大幅降低。教輔人員和學(xué)生工作管理人員依據(jù)自身職權(quán)的大小劃定查詢學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的范圍，數(shù)據(jù)使用權(quán)限合理下放，有利于推進(jìn)學(xué)籍管理的二級(jí)管理。事實(shí)證明，學(xué)籍管理上的問(wèn)題很多是因?yàn)楦鞑块T(mén)溝通和協(xié)調(diào)不夠造成的，如果能優(yōu)化數(shù)據(jù)使用權(quán)限分配，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)合理共享，將大大提高工作效率，進(jìn)而提升對(duì)學(xué)籍工作的滿意度。

3.選用合適的學(xué)籍管理配套工具。學(xué)籍管理過(guò)程中涉及到海量數(shù)據(jù)的提取、處理、篩選、比對(duì)工作，高職院校普遍選擇的是專業(yè)性較強(qiáng)的SQL或VF數(shù)據(jù)庫(kù)軟件。該類數(shù)據(jù)處理工具功能強(qiáng)大，但要求使用專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)語(yǔ)言。對(duì)于非計(jì)算機(jī)專業(yè)的學(xué)籍管理人員來(lái)說(shuō)，使用起來(lái)難度較大，不易掌握，容易遺忘，而且每次數(shù)據(jù)對(duì)比分析前還需要將數(shù)據(jù)導(dǎo)入和導(dǎo)出，處理程序煩瑣，性價(jià)比低。微軟的辦公軟件excel數(shù)據(jù)處理功能同樣十分強(qiáng)大，由于其相對(duì)專業(yè)的數(shù)據(jù)處理函數(shù)在一般性的數(shù)據(jù)分析中使用頻率較低，故而容易被大多數(shù)學(xué)籍管理人員忽視，excel中的vlookup函數(shù)可實(shí)現(xiàn)絕大多數(shù)的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)分析比對(duì)工作，countif函數(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)重復(fù)查找，字符串提取函數(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)二次利用，使用bat文件格式DOS命令批量修改文件名字等?？梢?jiàn)，選用符合學(xué)籍管理人員軟件使用習(xí)慣的配套工具，既容易被接受，也有利于學(xué)籍崗位的輪換，以彌補(bǔ)非計(jì)算機(jī)專業(yè)出身的短板，進(jìn)而提供工作效率。

4.將創(chuàng)新思維融入到學(xué)籍管理中。在工作中我們也需要?jiǎng)?chuàng)新思維，勤學(xué)習(xí)，常思考，適當(dāng)改變學(xué)籍管理中的習(xí)慣做法，創(chuàng)造性地開(kāi)展學(xué)籍工作，將新的方法、手段、流程融入到高校學(xué)籍管理工作中。在創(chuàng)新中尋求改變，每一個(gè)小小的改進(jìn)都是快速提高效率的不二法寶。能用即可的、得過(guò)且過(guò)的辦事宗旨雖能解決眼前的問(wèn)題，但并非處理高校學(xué)籍管理事務(wù)的長(zhǎng)久之道。

學(xué)籍管理是高等學(xué)校教學(xué)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是保證高校正常教學(xué)秩序，形成良好學(xué)風(fēng)、教風(fēng)和校風(fēng)的重要保障。隨著學(xué)籍管理工作的深入開(kāi)展，將會(huì)遇到新的問(wèn)題、新的矛盾，但只要學(xué)籍管理工作者始終秉承不斷探索、開(kāi)拓創(chuàng)新的工作理念，堅(jiān)持以服務(wù)對(duì)象為關(guān)注焦點(diǎn)，工作中及時(shí)總結(jié)，合理歸類，不斷探索適合自身校情的學(xué)籍管理辦法，必將大大提高學(xué)籍管理工作效率。

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