李彥秋

摘 ?要：數(shù)字化檔案建設(shè)是隨著社會的發(fā)展，科技的進(jìn)步，傳播媒體的不斷更新，是適應(yīng)社會發(fā)展。檔案在記錄社會發(fā)展、傳承社會文明、提供社會服務(wù)等方面的重要性正日益凸顯出來，新世紀(jì)檔案工作人員應(yīng)該逐步掌握數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，利用信息技術(shù)為新時(shí)代檔案工作服務(wù)，為日益發(fā)展的社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案;管理;作用

傳統(tǒng)的檔案一般是采用以紙質(zhì)為主，以案卷的形式存放于檔案庫房中，一般來說檔案利用率不高。而新形勢下的高校數(shù)字化檔案是通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等多媒體科技來實(shí)現(xiàn)檔案的采集、記錄、錄入、管理、利用，是一種通用性強(qiáng)、操作性高、實(shí)時(shí)性好、利用率高的新型檔案管理方式。通過這種方式可以實(shí)現(xiàn)高校各個(gè)部門網(wǎng)絡(luò)資源的共享性，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案每一次利用查閱都要把紙質(zhì)檔案借閱出來，利用完后再歸還，多次借閱造成紙質(zhì)檔案的破碎、丟失等不安全因素，既實(shí)現(xiàn)了檔案的共享，又保證了檔案的安全，大大提高了文檔服務(wù)，從而達(dá)到檔案信息資源共享。通過這種數(shù)字化檔案管理，提高了檢索速度，提高了效率，擴(kuò)大了查詢范圍，同時(shí)還可采用電子加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防火墻等技術(shù)對檔案進(jìn)行機(jī)密處理，大大提高了檔案的利用率和保密性。

一、高校檔案管理數(shù)字化是社會發(fā)展、科技發(fā)展、高校發(fā)展的必然

第一檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，最終實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、同時(shí)設(shè)備技術(shù)操作簡單，存儲空間小，維護(hù)方便，安全有效，并且可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)備份，這將大大提高了檔案的安全性和完整性。第二建立了數(shù)字化檔案管理，可以把高校的校園網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、檔案管理系統(tǒng)、高校圖書管理系統(tǒng)等進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)就可以充分利用高校各個(gè)部門的多方資源，達(dá)到資源共享，更好的為高校師生服務(wù)，真正做到了讓檔案滲入到高校發(fā)展的領(lǐng)域，使廣大師生更好的認(rèn)識檔案、管理檔案、利用檔案。第三高校一直以來都是是社會科技發(fā)展的前沿領(lǐng)域，各種新技術(shù)、新科技、新設(shè)備都在這里可以很好的利用，高校的師資隊(duì)伍也是有著良好的教育和學(xué)歷背景，所以高校在接觸新知識，獲取新信息方面，有著得天獨(dú)厚的優(yōu)越條件，這給需要技術(shù)、需要計(jì)算機(jī)的數(shù)字化檔案管理提供了很好的產(chǎn)生背景。

二、數(shù)字化檔案管理對高校檔案產(chǎn)生的影響

第一，對高校檔案利用產(chǎn)生的影響。由于數(shù)字化檔案管理是通過計(jì)算機(jī)等多媒體來進(jìn)行檔案的管理，所以每一位查詢利用者只要有一臺計(jì)算機(jī)就可以不受任何時(shí)間、空間的限制，只要不是涉及加密文件就都可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱檔案信息，這就大大改變了傳統(tǒng)手工翻閱查詢檔案，費(fèi)時(shí)、且不容易查到等缺點(diǎn)，提高的檔案的利用率和減少了查閱檔案時(shí)間。第二，對高校檔案業(yè)務(wù)工作的影響。檔案要想規(guī)范管理、有效利用，最重要就是要加強(qiáng)對檔案的收集。

那么，怎么才能有效開展數(shù)字化檔案管理工作？筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面著手：

第一、加強(qiáng)對檔案人員的各項(xiàng)培訓(xùn)。這個(gè)培訓(xùn)既包括檔案知識業(yè)務(wù)培訓(xùn)又包括計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn)。信息化背景下檔案信息化建設(shè)需要既懂檔案業(yè)務(wù)管理，又了解自動化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而傳統(tǒng)的檔案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高檔案工作人員的工作積極性，要在工作中調(diào)動他們愿意學(xué)習(xí)新的技術(shù)、新的科技手段來加強(qiáng)檔案的利用的思想，首先思想上要引起重視。第二、加強(qiáng)檔案工作者對信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)。數(shù)字化檔案工作是一項(xiàng)新技術(shù)、新信息的工作，要想開展好這項(xiàng)新的檔案管理模式就必須學(xué)習(xí)除了必要的常規(guī)高校檔案管理制度和檔案管理辦法外，還要學(xué)習(xí)適應(yīng)新形勢下的檔案信息化相關(guān)的知識，只有學(xué)習(xí)了必要的檔案知識，也掌握了信心化技術(shù)以后才能適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。再次基礎(chǔ)上還應(yīng)該對檔案管理人員進(jìn)行有關(guān)檔案鑒別的學(xué)習(xí)，數(shù)字化檔案在保存過程中受著磁盤、光盤等載體的影響，必須通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，雖然這種方式速度快、節(jié)省時(shí)間空間，但是也要考慮到在實(shí)際工作中收到技術(shù)的不同影響，有可能會產(chǎn)生信息的不全或者錯(cuò)誤，這就要求我們檔案管理人員對檔案的真實(shí)性有一定的鑒別能力。第三、加大對檔案資金的投入。高校的領(lǐng)導(dǎo)，尤其是負(fù)責(zé)分管檔案的主要領(lǐng)導(dǎo)要定期了解檔案工作，聽取相關(guān)檔案負(fù)責(zé)人的工作匯報(bào)，學(xué)校要制定本校檔案管理辦法，用制度要管理檔案、用科技要提高檔案管理水平。其次要提供檔案的必要物質(zhì)支持，為學(xué)校檔案管理配置先進(jìn)設(shè)備，還要積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才作為檔案管理人員。充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，把加快學(xué)校數(shù)字化檔案工作作為一項(xiàng)重要的工作來開展。第四、及時(shí)調(diào)整更新檔案信息。高校一般學(xué)生多、教師多、學(xué)校檔案類別多，一般包括行政、黨群、教學(xué)、科研、設(shè)備、基建、外事、人事等，所以學(xué)校管理對象、管理類別也是很繁多，每年學(xué)生招生人數(shù)、畢業(yè)人數(shù)，教職工的新近與退休、教學(xué)課程的增減、財(cái)務(wù)信息的更新、基建維修項(xiàng)目的增加、行政事務(wù)的開展等，各項(xiàng)類別要想統(tǒng)計(jì)清楚，完整的了解這些情況，按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是每年各個(gè)部門上交檔案室后，通過查閱才能了解這些情況，而現(xiàn)在數(shù)字化檔案，各部門主要涉及的情況有所改變，通過計(jì)算機(jī)查詢就可以反映當(dāng)前的情況，但這就要求各部門要及時(shí)把更新改變后的情況及時(shí)更改。第五、加強(qiáng)檔案數(shù)字化保密保管。由于檔案的數(shù)字化載體的不同，它同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管條件，保密要求都有著不同的要求。一般傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案要求檔案室有防霉、防蟲、溫濕度計(jì)等要求，而且保密性一般是指檔案借閱要有登記、檔案管理人員要遵守相關(guān)的檔案保密法，不得隨便把檔案借閱給外人，超過檔案借閱期限必須歸還等等。而數(shù)字化檔案往往可能及時(shí)磁盤、光盤等等這些占用空間小、存儲空間大的數(shù)字文件，要對他們保管，一般就要更多的考慮系統(tǒng)的安全，系統(tǒng)的備份等。此外，由于數(shù)字化檔案可以在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行查閱，所以就更應(yīng)該加大網(wǎng)絡(luò)的安全性，在錄入檔案的同時(shí)，要確保檔案信息不丟失、不能被非法篡改等。

隨著技術(shù)的發(fā)展、科技的創(chuàng)新，高校的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案建設(shè)在今后的高校檔案管理中的作用一定是會日益增加，檔案本身就是記錄歷史發(fā)展，是我們保存歷史、傳承歷史、證明歷史的依據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在不容易收集、不利于保存、不方便查閱等缺點(diǎn)，已經(jīng)不能適應(yīng)于歷史的發(fā)展了，而數(shù)字檔案有著空間小、存儲多、查閱方便快速等優(yōu)點(diǎn)也被越來越多的高校所接受。但是這種新技術(shù)也對檔案管理人員的水平提出了新的要求。如何利用好這種新技術(shù)把檔案利用價(jià)值發(fā)揮的更好，如何提高信息檔案部門信息管理和使用的自動化水平，提高辦公效率，更好地發(fā)揮檔案資料的作用已成為檔案部門實(shí)現(xiàn)信息現(xiàn)代化管理的主要問題，這就要求高校檔案管理人員更要努力學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)，使檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代要求，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和自動化的需要，為社會發(fā)展提供良好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部、國家檔案局令[2008]第27號）

[2] 國家檔案局檔案館室司綜合調(diào)查組：跟上時(shí)代發(fā)展的大潮提高檔案服務(wù)質(zhì)量-深圳市數(shù)字檔案館調(diào)查報(bào)告。中國檔案，2001，12