高職院校學(xué)生檔案管理和利用途徑分析

彭雪琴

摘 要：高職院校學(xué)生檔案是學(xué)校管理學(xué)生的具體依據(jù)，同時(shí)也是學(xué)校培養(yǎng)、教育學(xué)生的第一手資料。在學(xué)生畢業(yè)之后也是各事業(yè)單位選用人才的重要依據(jù)。對學(xué)生自己而言，學(xué)生檔案更是每個(gè)學(xué)生從學(xué)校走入社會的成長記錄，所以高職院校在整理保存學(xué)生檔案上一定要注意做好學(xué)生檔案的開發(fā)利用工作，所以本文對相關(guān)的管理措施和利用途徑進(jìn)行了探索。

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)生檔案；管理；利用途徑

高職院校為社會提供了大量的專業(yè)技能型人才，高職院校作為培養(yǎng)社會人才的教育基地，學(xué)生檔案管理工作非常的重要，但是在實(shí)際的工作當(dāng)中，學(xué)生檔案的利用率非常的低，學(xué)生檔案重復(fù)的歸檔、管理、銷毀。所以如何降低檔案的閑置率，提高檔案的實(shí)用性，是一個(gè)非常重要的問題，在具體的工作中，如何發(fā)揮檔案的管理工作，讓檔案有效的為學(xué)校的教學(xué)科研發(fā)揮作用是亟需解決的問題。

1 高職院校學(xué)生檔案的特點(diǎn)

1.1 周期性

高職院校學(xué)生檔案具有非常明顯的周期性，學(xué)生的檔案隨著高考結(jié)束進(jìn)入高職院校，又隨著學(xué)生畢業(yè)遷出學(xué)校，并且學(xué)生在學(xué)校期間學(xué)制短、流動性非常的強(qiáng)，穩(wěn)定性很差。

1.2 廣泛性

高職院校學(xué)生檔案的內(nèi)容與其他的檔案相比具有非常大的差異性，學(xué)生檔案在具體的內(nèi)容上不僅包括了學(xué)生的基本情況，還包括學(xué)生在學(xué)校當(dāng)中接受的教育和院校的管理情況，學(xué)生檔案的涉及面非常的廣泛，它和其他的文書檔案相差很大，文書檔案中是不允許有太多的內(nèi)容出現(xiàn)在同一個(gè)案卷當(dāng)中，但是學(xué)生檔案包括了學(xué)生在學(xué)校的學(xué)生成績，獎懲情況以及學(xué)籍變動等多個(gè)方面。

1.3 綜合性

高職院校在學(xué)生檔案管理工作當(dāng)中需要記錄的內(nèi)容非常多，學(xué)生檔案的內(nèi)容非常的豐富，學(xué)生在學(xué)校當(dāng)中的各種表現(xiàn)以及相關(guān)的證明材料，學(xué)生的入學(xué)情況，在學(xué)校的受教育情況和相關(guān)資料的變更等等都要有詳細(xì)的記錄，學(xué)生在學(xué)校參加的各種活動以及獲得獎項(xiàng)和學(xué)生的思想品德和入黨資料等等都需要有詳細(xì)的記錄，對于具體的學(xué)生而言，只有把這些情況綜合的記錄分析，才能全面展示學(xué)生在學(xué)校的學(xué)習(xí)情況。

1.4 動態(tài)性

學(xué)生檔案的積累過程是一個(gè)動態(tài)的發(fā)展過程，高職院校對有關(guān)學(xué)生基本素質(zhì)發(fā)展?fàn)顩r材料的收集和記載也隨之分階段進(jìn)行。對于學(xué)生的學(xué)習(xí)成績，我們大多采用一個(gè)學(xué)年或者一個(gè)學(xué)期進(jìn)行一次記錄。如升級、留級；特殊情況則隨時(shí)記載，如過失、處分等。學(xué)生基本素質(zhì)在發(fā)展變化，學(xué)生檔案也在不斷補(bǔ)充和完善。

2 高職院校學(xué)生檔案管理中突出存在的問題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

由于社會的快速發(fā)展，高職院校的升學(xué)競爭力越來越大，學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)把重心放在學(xué)校的硬件設(shè)施建設(shè)和學(xué)校師資隊(duì)伍的建設(shè)上，對于學(xué)生檔案管理工作沒有太高的重視，在學(xué)生檔案管理工作中缺少專門的技術(shù)人才，大多數(shù)檔案管理人員都是其他崗位的工作人員兼任，所以在具體的工作當(dāng)中缺少完善的管理機(jī)制和必要的檢查監(jiān)督。

2.2 管理和利用不規(guī)范

高職院校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門不重視或者漠視學(xué)生檔案管理工作，以往的檔案管理制度大都是從其他行業(yè)借鑒過來的，缺乏嚴(yán)格的與自身發(fā)展相匹配的檔案管理制度，因此，現(xiàn)行的檔案管理制度不能適應(yīng)現(xiàn)在高職院校的發(fā)展趨勢，日常的檔案管理工作當(dāng)中，管理人員無章可依，大量的非工作人員隨意翻閱，涂改學(xué)生檔案，造成學(xué)生檔案的嚴(yán)重?fù)p壞和失真，在學(xué)生檔案的利用過程當(dāng)中，由于管理不規(guī)范，造成機(jī)密信息的泄露等等問題。

2.3 學(xué)生檔案材料質(zhì)量不高

從目前情況來看，學(xué)生檔案基本上都是一些主觀性的資料填寫，學(xué)校在對這些資料進(jìn)行認(rèn)定的時(shí)候只是簡單的以上情況屬實(shí)或者是同意以上觀點(diǎn)等等，缺少分析性的客觀的評價(jià)部分，這就導(dǎo)致高職院校學(xué)生檔案在社會上的認(rèn)同率比較低，特別是在即將畢業(yè)的時(shí)候，出于就業(yè)方面的考慮，學(xué)校將學(xué)生的處分以及懲罰情況大范圍的撤銷，這就嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性，導(dǎo)致學(xué)生檔案的利用率大大降低。

2.4 學(xué)生檔案利用價(jià)值普遍偏低

學(xué)生檔案伴隨著學(xué)生的一生，因?yàn)閷W(xué)生檔案具有著原始性和真實(shí)性，但是在高職院校當(dāng)中，學(xué)生不能接觸自己的檔案，學(xué)生檔案信息也一直存放在檔案管理室中，學(xué)生檔案只藏不用，這就導(dǎo)致學(xué)生檔案的利用率非常的低，學(xué)生檔案的優(yōu)勢和價(jià)值無法顯現(xiàn)出來。

3 高職院校學(xué)生檔案管理和利用的有效途徑

3.1 提高素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理意識

任何工作只有從人的思想意識上徹底的重視，才能真正有效的提高工作質(zhì)量，高職院校的學(xué)生檔案管理情況要想改善，首先要從領(lǐng)導(dǎo)層真正的重視學(xué)生檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)層重視檔案管理工作，并且有意識的不斷對相關(guān)的工作管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化其工作意識，培養(yǎng)工作人員的計(jì)算機(jī)能力，使相關(guān)的工作人員盡快掌握網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，盡可能的提供業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)活動，增強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)能力。

3.2 完善制度，規(guī)范檔案管理利用

高職院校應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況以及學(xué)生檔案的使用情況制定適合自己院校的檔案管理工作制度，徹底的改變檔案管理只藏不用的原則，保證學(xué)生檔案能夠得到合理有效的利用，由于原有的學(xué)生檔案管理制度不夠完善，這就需要相關(guān)的檔案管理工作人員及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問題并且努力尋找相關(guān)的改善措施。

3.3 豐富檔案內(nèi)容，提高檔案利用價(jià)值

高職院校的社會職能是為社會培養(yǎng)專業(yè)技能型人才，所以在教學(xué)特點(diǎn)上非常的重視學(xué)生的實(shí)際動手能力，這樣在整理學(xué)生檔案的時(shí)候?qū)W校也應(yīng)該注意更多的去搜集學(xué)生的各種技能證書以及參加活動的榮譽(yù)獎勵，在學(xué)生求學(xué)期間，嚴(yán)格客觀的記錄學(xué)生在學(xué)校的一舉一動，包括學(xué)生因何種錯誤受到何種處分，以及在隨后的學(xué)習(xí)當(dāng)中通過自己的努力讓學(xué)校撤銷相關(guān)處分等等，這些都需要如實(shí)的記錄，因?yàn)檫@樣一方面反映了學(xué)生最為真實(shí)的成長記錄，另一方面也對其他學(xué)生有警醒作用，通過記錄學(xué)生在學(xué)校的全方位情況，如實(shí)反映學(xué)生的成長歷程，豐富學(xué)生檔案，這樣在學(xué)生畢業(yè)之后，社會各單位也能從檔案當(dāng)中看到最為真實(shí)的學(xué)生情況，為社會提供最為真實(shí)的選材依據(jù)。

3.4 加快檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，高職院校的學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)和信息化建設(shè)顯得更加的重要，開發(fā)并且提供網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，讓學(xué)生能夠及時(shí)掌握自己的檔案信息，學(xué)生畢業(yè)之后各單位在錄用人才的時(shí)候查詢信息更加的方便快捷。對學(xué)生檔案的信息化管理是未來的發(fā)展方向，也是檔案管理的必由之路，信息化檔案建設(shè)必將成為以后檔案管理的主體。

4 結(jié)語

綜上所述，學(xué)生檔案是學(xué)生信息的最為直觀真實(shí)的呈現(xiàn)，從事檔案管理工作的人員必須要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和社會責(zé)任感，嚴(yán)格遵循相關(guān)的檔案管理規(guī)定，認(rèn)真做好檔案管理工作，，為高職院校的檔案管理工作和檔案利用工作貢獻(xiàn)自己的力量。

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