淺談高校信息化檔案管理建設(shè)

摘 要：構(gòu)建高校的信息化檔案管理，是當(dāng)前亟需解決的重要問題。文章通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息化建設(shè)的存在問題、建設(shè)基礎(chǔ)及信息披露方式的思考，繪制了未來高校檔案信息化構(gòu)架的藍(lán)圖。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；高校；信息化建設(shè)

基金項(xiàng)目：信息環(huán)境下新疆高校檔案管理與服務(wù)的提升--以新疆師范大學(xué)為例。編號(hào)：XJNUGF201504

1 引言

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，各個(gè)高校根據(jù)自身的需要，采取先進(jìn)的信息技術(shù)來加強(qiáng)檔案管理能力、提高檔案質(zhì)量、促進(jìn)管理水平、改善工作環(huán)境，逐漸形成高校檔案信息化。本文將從當(dāng)前高校檔案信息化模式建設(shè)的現(xiàn)狀出發(fā)，對(duì)構(gòu)建信息化檔案的管理模式進(jìn)行初步的探析，進(jìn)而促進(jìn)高校檔案信息化模式的完善和發(fā)展。

2 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案信息化建設(shè)

當(dāng)今世界，科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)深入我們生活方方面面?？茖W(xué)技術(shù)從來沒有像今天一樣，以第一生產(chǎn)力的地位展現(xiàn)在我們面前，以強(qiáng)大的威力和驚人的速度深刻的影響著人類的生活和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。當(dāng)我們處于信息大爆炸的時(shí)代，展望新世紀(jì)美好的前景的時(shí)候，互聯(lián)網(wǎng)正以超乎尋常的速度和方式深入社會(huì)和生活的各個(gè)方面，改變著人們的人生觀和價(jià)值觀。新世紀(jì)是信息大爆炸的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)的世紀(jì)。信息的時(shí)代到來也必將引起高等學(xué)校管理的改革。

新時(shí)代的到來，學(xué)校將介入電子信息化領(lǐng)域，以電子信息化的管理和交流平臺(tái)即將成為未來信息化時(shí)代高等教育學(xué)校的管理模式和生存方式，高校將會(huì)成為全球網(wǎng)絡(luò)信息供應(yīng)連接的結(jié)點(diǎn)；高校管理和其管理信息都以電子信息化方式運(yùn)行，管理步入電子信息化、數(shù)字化；新的基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的高校系統(tǒng)網(wǎng)上院校、網(wǎng)際院校和虛擬院校相續(xù)出現(xiàn)，高等學(xué)校生存的環(huán)境發(fā)生變化。用戶的信息源渠道日益增多，信息的實(shí)效性、效用、容量和內(nèi)容都會(huì)發(fā)生深刻變化。

3 高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）什么是信息化檔案管理

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，各個(gè)高校根據(jù)自身的需要，采取先進(jìn)的信息技術(shù)來加強(qiáng)檔案管理能力、提高檔案質(zhì)量、促進(jìn)管理水平、改善工作環(huán)境，逐漸形成了高校檔案信息化。

迅速發(fā)展的信息技術(shù)促進(jìn)了高校檔案信息化模式的建設(shè)，使得檔案在形成、傳遞、收集、保管和利用等過程都發(fā)生了相應(yīng)的變化。隨著檔案信息化的深入，多數(shù)高校檔案信息化教學(xué)，減少對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料的使用，因此，筆者認(rèn)為高校應(yīng)充分利用信息化技術(shù)，加快檔案管理的信息化建設(shè)，不斷創(chuàng)新新檔案信息化的建設(shè)，進(jìn)而推動(dòng)信息化檔案建設(shè)。

（二）當(dāng)前高校檔案信息化模式建設(shè)現(xiàn)狀

高校的檔案信息化主要是指利用現(xiàn)代信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等信息技術(shù)手段。實(shí)現(xiàn)不同載體的資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，并通過互聯(lián)網(wǎng)連接，對(duì)高校檔案資源的進(jìn)行收集、管理和開發(fā)利用的過程，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源高度共享。隨著高校檔案水平在不斷提高，高校檔案管理工作取得了一定成績(jī)，但檔案管理實(shí)施過程中還存在捕風(fēng)問題，原因如下：

首先，檔案信息化建設(shè)水平低。雖然校園信息化發(fā)展快，硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已達(dá)到了一定水平。但與其他大型企業(yè)對(duì)比，高校檔案信息化水平整體較低。當(dāng)前大型企業(yè)檔案信息化并不囿于檔案館本身，而是通過系統(tǒng)化，集成化的檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的規(guī)范化管理，以檔案為中心，輻射其他各業(yè)務(wù)部門。而高校信息化檔案只限制于檔案部門本身，只僅僅局限于學(xué)校被動(dòng)要求查詢，檔案利用率低。高校檔案大部分查詢需要檔案館的工作人員進(jìn)行紙質(zhì)查詢，繁瑣、復(fù)雜以及浪費(fèi)很多的查詢時(shí)間。檔案信息化建設(shè)的懈怠給用戶、檔案工作人員帶來極大的不便。

其次，高校檔案信息化管理重視程度不夠。在高校的信息化管理過程中，學(xué)校管理方面注重的是對(duì)學(xué)科、科研、學(xué)校的發(fā)展、學(xué)校文化等方面的建設(shè)。沒有能夠注重高校檔案收集、整理、查閱、利用方面的重視，只有當(dāng)想起用時(shí)才會(huì)去查詢、整理。構(gòu)建高校檔案信息化建設(shè)管理需要大量的資金投入，財(cái)政較差的高校很難拿出檔案管理的經(jīng)費(fèi)，檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)更是少之又少。部分高校認(rèn)為，檔案本身利用率低，服務(wù)對(duì)象僅限于本校師生和手工業(yè)務(wù)，不需要過多的資金投入和預(yù)算。從事高校各部門、各學(xué)院檔案干禮工作者都是部門兼職人員，缺乏相應(yīng)的檔案整理專業(yè)知識(shí)，每次移交時(shí)需要到檔案館進(jìn)行簡(jiǎn)單培訓(xùn)，對(duì)檔案管理和利用技術(shù)不熟，缺乏創(chuàng)新觀念，無法對(duì)檔案信息化管理模式有明確和較高的認(rèn)識(shí)，限制著高校對(duì)高校檔案信息化管理建設(shè)和發(fā)展。

最后，高校檔案信息化管理需要各部門更多的配合。由于各高校各部門對(duì)檔案信息化管理的重視程度不同。管理學(xué)科成績(jī)、科研工作的部門認(rèn)為檔案記錄非常重要和保密的，能夠給予端正的態(tài)度，認(rèn)真完成交代的檔案整理任務(wù)。但部分部門認(rèn)為檔案管理工作不需要積極對(duì)待，服務(wù)范圍小、利用率低、領(lǐng)導(dǎo)不重視等因素，甚至拒絕移交檔案。高等教育學(xué)校中，教育固然重要，科研更是高校的重點(diǎn)項(xiàng)目，但學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)不能丟棄，尤其是檔案管理這塊。高校各部門應(yīng)該積極配合檔案館的工作完成高校檔案電子信息化管理，高校信息技術(shù)部門應(yīng)該配合好檔案整理工作，派出高校檔案信息系統(tǒng)維護(hù)專業(yè)人員，積極配合，管理好高校信息化檔案系統(tǒng)，逐漸完善高校檔案信息化管理。

4 高校檔案信息化管理建設(shè)基礎(chǔ)

高校檔案信息化管理應(yīng)用是基于先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持。高校校園網(wǎng)的幾乎所有熱門的應(yīng)用都是基于Internet/Intranet技術(shù)，其中包含了WWW、FTP、EMALL等多種主流服務(wù)方式。結(jié)合Web，B/S模式以及以往的C/S模式開發(fā)出高等教育學(xué)校信息化檔案管理平臺(tái)。在操作平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)高校檔案信息接受、傳遞、存儲(chǔ)、提供利用一體化，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段對(duì)檔案資源進(jìn)行合理的配置、開發(fā)和利用，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享，提高檔案信息的利用率和服務(wù)水平。

目前，適用于當(dāng)今時(shí)代高校檔案管理的系統(tǒng)軟件很多，但比較而言，“南大之星”檔案管理系統(tǒng)軟件比較適合于當(dāng)前高校檔案信息化管理工作。據(jù)統(tǒng)計(jì)，從我國(guó)來看，使用該軟件的用戶主要有：師范類院校、理工綜合類院校、國(guó)家機(jī)關(guān)、大型企業(yè)用戶?！澳洗笾恰惫芾硐到y(tǒng)軟件采用瀏覽器/服務(wù)器（B/S）結(jié)構(gòu)，具有維護(hù)方便，不需要另外安裝客戶端軟件，客戶端只需要一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)（局域網(wǎng)、校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）的計(jì)算機(jī)就可以了，具有操作簡(jiǎn)單、維護(hù)方便、安全可靠、功能齊全等特點(diǎn)。版本齊全，滿足不同行業(yè)的需求。其中包括：高校版、中學(xué)版、企業(yè)版、機(jī)關(guān)版等.系統(tǒng)預(yù)留了可以與各種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)的接口，可以很方便地實(shí)現(xiàn)與用戶辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的無縫連接。 檔案管理系統(tǒng)安裝在WEB服務(wù)器上，檔案管理系統(tǒng)通過流媒體服務(wù)為用戶提供錄音、錄像檔案的在線點(diǎn)播功能。通常用戶可以將WEB服務(wù)和流媒體服務(wù)放在同一臺(tái)服務(wù)器上，如果條件許可將數(shù)據(jù)庫服務(wù)器放在另外一臺(tái)服務(wù)器上，否則也可以放在WEB服務(wù)器上，這些都視系統(tǒng)負(fù)載而定。通常如果用戶用一臺(tái)服務(wù)器做WEB服務(wù)、流媒體服務(wù)和數(shù)據(jù)庫服務(wù)，50個(gè)客戶端，服務(wù)器最低配制為：512MB內(nèi)存，PIII500CPU，80GB硬盤。

我國(guó)部分高校、機(jī)關(guān)、企業(yè)已經(jīng)或?qū)⒁ǔ杀容^先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)硬件體系，使得信息檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)和應(yīng)用有了穩(wěn)固的網(wǎng)絡(luò)硬件基礎(chǔ)，高校檔案信息化的管理還需要依靠高校對(duì)檔案管理建設(shè)的加強(qiáng)。

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作者簡(jiǎn)介

劉潔磊（1974-），女（漢族），上海人，本科，校辦檔案室，主要研究方向?yàn)椋盒畔⒒瘷n案建設(shè)。