本科院校檔案服務(wù)功能拓展路徑探析

姜玲玲

摘 要：本科院校的檔案真實(shí)記錄了本校多年的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、科研成果以及管理活動(dòng)等內(nèi)容，包含了院校最核心的信息資源。本科院校檔案館建立的主要目的就是對(duì)檔案資源進(jìn)行充分開發(fā)利用，很多院校都投入了大量的人力、物力和財(cái)力去開發(fā)利用檔案資料，以拓展檔案的服務(wù)功能。筆者在本文中就對(duì)本科院校的檔案服務(wù)功能拓展路徑進(jìn)行了分析研究，以期為其他院校提供借鑒。

關(guān)鍵詞：本科院校；檔案；服務(wù)功能；拓展

1 引言

檔案部門所擁有的信息資料十分豐富，怎樣充分開發(fā)利用現(xiàn)有的檔案價(jià)值，為廣大的管理人員和師生提供良好的服務(wù)是本科院校檔案管理者面臨的重要問題。然而，到目前為止，很多本科院校的檔案服務(wù)功能還不夠完備，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到其實(shí)際價(jià)值。本文就立足于現(xiàn)今檔案服務(wù)功能的不足之處對(duì)其服務(wù)功能進(jìn)行拓展完善。

2 本科院校檔案服務(wù)功能的現(xiàn)狀分析

2.1 檔案服務(wù)范圍過窄，利用率低

很多本科院校的檔案都是由專門的管理人員負(fù)責(zé)管理的，其服務(wù)對(duì)象只局限在學(xué)校管理人員、相關(guān)負(fù)責(zé)人和部分的師生，服務(wù)范圍十分有限，廣大的教師、科研人員、在校生以及需要查看檔案信息的畢業(yè)生、社會(huì)人員都無法對(duì)其加以運(yùn)用，這嚴(yán)重違背了檔案存在的目的，使其存在的價(jià)值大打折扣。

2.2 檔案資料利用方式單一，服務(wù)手段落后

一般來說，檔案部門的工作人員日常的主要工作就是看管重要檔案，手工整理檔案，等待符合查看檔案資格的人來對(duì)檔案進(jìn)行相關(guān)信息的獲取。由于學(xué)校對(duì)檔案管理不夠重視，檔案管理經(jīng)費(fèi)不足，使得先進(jìn)的科技手段和服務(wù)模式無法被利用，紙質(zhì)檔案居多。服務(wù)手段過于落后，還停留在傳統(tǒng)的手工操作階段，且服務(wù)方式十分被動(dòng)，導(dǎo)致檔案資源利用起來較為困難。

2.3 檔案資源不足，結(jié)構(gòu)單一

本科院校的主要工作內(nèi)容就是教學(xué)和科研，因而，檔案中有關(guān)教學(xué)和科研的資料應(yīng)該是數(shù)量最多的一部分。然而，檔案資料卻大多都是與一般學(xué)?；顒?dòng)等內(nèi)容相關(guān)的，和教學(xué)、科研、管理經(jīng)驗(yàn)等內(nèi)容相關(guān)的資料較少，這樣一來，就會(huì)出現(xiàn)很多師生想查看的資料找不到，沒有用的資料卻很多的現(xiàn)象，檔案就無法滿足廣大師生的需求，對(duì)其吸引力就減少。除此之外，檔案的存在形式單一，多為紙質(zhì)版檔案，以多媒體、光盤等為載體存在的檔案較少，也大大限制了師生的利用范圍。

2.4 學(xué)校相關(guān)宣傳過少，很多師生對(duì)檔案了解不足

一直以來，由于其工作本身的特性，檔案部門都只是在為廣大師生默默服務(wù)，很多師生對(duì)檔案資源并沒有詳細(xì)的了解。檔案部門缺乏相關(guān)的宣傳也是造成很多人對(duì)其一無所知的一大原因。很多師生根本不知道檔案館里存有什么資源，如何對(duì)其加以利用，怎樣有效查找數(shù)據(jù)等，這就使檔案館的服務(wù)效率有所下降。

3 拓展檔案服務(wù)功能的必要性分析

3.1 是適應(yīng)高校時(shí)代發(fā)展需求的做法

目前很多師生和科研人員都需要利用檔案資料完成相關(guān)工作或任務(wù)，但是很多高校檔案管理人員沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，總以為這是一個(gè)無關(guān)緊要的工作，因而往往不能滿足廣大師生的需求。通過檔案服務(wù)功能拓展工作，可以讓其明白檔案的重要性，充分認(rèn)識(shí)高校檔案服務(wù)的性質(zhì)，有效拓展服務(wù)功能，提高服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而提高檔案資料對(duì)廣大師生的吸引力，滿足他們的需求。

3.2 是充分挖掘檔案資料價(jià)值的重要路徑

本科院校的檔案資料記錄了很多與學(xué)校教學(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)、管理模式相關(guān)的內(nèi)容，如果檔案的服務(wù)功能得到拓展，師生可以對(duì)其有了一定的了解，明確檔案館存在哪些資源，如何利用，這樣其利用起來就會(huì)方便很多。如，教師可以通過查看資深教師的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)資料，并對(duì)其經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行學(xué)習(xí)，就可以提高教學(xué)質(zhì)量；科研人員通過檔案館查看其他教師的科研成果可以使自己少走很多彎路，提高科研速度。

4 檔案服務(wù)功能拓展路徑研究

4.1 轉(zhuǎn)變思想，樹立服務(wù)拓展理念

學(xué)校應(yīng)該對(duì)檔案室的工作人員開展主題為“檔案室服務(wù)工作重要性”的講座，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到拓展檔案服務(wù)功能的必要性，再制定相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于服務(wù)觀念強(qiáng)，服務(wù)狀態(tài)好的人員增發(fā)獎(jiǎng)金，對(duì)于安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取的檔案管理者則采取扣工資的做法，充分調(diào)動(dòng)其積極性，促使其轉(zhuǎn)變服務(wù)思想，真正樹立為廣大師生和社會(huì)人員服務(wù)的理念，并指導(dǎo)實(shí)際行動(dòng)，拓展服務(wù)功能，致力于提高服務(wù)質(zhì)量。

4.2 加大資源收集整理力度，豐富館藏

學(xué)?？梢月?lián)合檔案管理部門以多種方式向本校師生或社會(huì)人員征集能夠反映學(xué)校發(fā)展史、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和科研成果的文字音頻或圖像資料，此次的檔案征集工作征集的不僅僅是文字檔案，只要是有保存價(jià)值的檔案都可以應(yīng)征，形式越豐富多樣越好。如照片、視頻、音頻等，多種形式的檔案不但可以豐富館藏，擴(kuò)展檔案存在形式，從內(nèi)容、形式上滿足更多人的需求還能增加我校檔案館的深度和厚度，促進(jìn)檔案館的進(jìn)一步發(fā)展。

4.3 擴(kuò)寬服務(wù)范圍，創(chuàng)新服務(wù)手段

檔案管理人員應(yīng)該以“以人為本”為宗旨，將其貫穿于服務(wù)的整個(gè)過程中，將服務(wù)對(duì)象由特定的少量人員擴(kuò)展到學(xué)校內(nèi)外的潛在檔案需求人員，這樣不僅能夠更大程度地滿足大家的需求，還能樹立良好的社會(huì)形象，提高學(xué)校的影響力。

服務(wù)手段也要由原本的被動(dòng)轉(zhuǎn)向主動(dòng)。將過去的用戶主動(dòng)去查閱、人工搜索的服務(wù)方式變?yōu)榻柚W(wǎng)絡(luò)科技構(gòu)建檔案服務(wù)平臺(tái)，積極主動(dòng)為用戶服務(wù)的新型模式，努力實(shí)現(xiàn)了解用戶需求、制定管理計(jì)劃、服務(wù)到業(yè)務(wù)式的一條龍服務(wù)模式，提高用戶的滿意度。

4.4 加大檔案館的宣傳力度，增進(jìn)大家對(duì)本館的了解

檔案管理部門可以通過進(jìn)行檔案館宣講會(huì)、辦相關(guān)內(nèi)容的板報(bào)或期刊、舉行檔案知識(shí)競賽和數(shù)據(jù)查找速度比賽等形式來讓全體師生和社會(huì)人員更加了解我校檔案館的檔案存儲(chǔ)情況和查閱方法，提高我校檔案館的知名度，吸引他們的興趣，使其一旦有這方面的需求時(shí)，能夠想到我校的檔案館。

5 小結(jié)

為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，學(xué)校以及檔案管理部門應(yīng)該從發(fā)展角度出發(fā)，為實(shí)現(xiàn)檔案最大價(jià)值的開發(fā)而努力，革舊創(chuàng)新，大力改革，從拓展檔案的內(nèi)容、服務(wù)范圍、形式和手段等方面入手，實(shí)現(xiàn)檔案部門服務(wù)工作的大革新，服務(wù)功能的全面拓展，為本科院校的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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