保險(xiǎn)公司分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制措施探討

文/李蔚

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保險(xiǎn)公司分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制措施探討

文/李蔚

財(cái)務(wù)內(nèi)部控制是保險(xiǎn)公司內(nèi)控的重點(diǎn)領(lǐng)域，本文結(jié)合保險(xiǎn)行業(yè)特點(diǎn)，從財(cái)務(wù)管理、零現(xiàn)金、財(cái)務(wù)集中化、應(yīng)收賬款四個(gè)方面探討保險(xiǎn)公司分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制措施。

保險(xiǎn)公司；分支機(jī)構(gòu)；財(cái)務(wù)內(nèi)控措施

改革開放30年來，中國保險(xiǎn)業(yè)市場日漸成熟，多家保險(xiǎn)公司獲準(zhǔn)籌建，保險(xiǎn)公司內(nèi)部分支機(jī)構(gòu)也在全國迅速鋪設(shè)。隨著機(jī)構(gòu)規(guī)模壯大、保險(xiǎn)業(yè)務(wù)收入增長，保險(xiǎn)公司對企業(yè)內(nèi)控管理水平提出了更高的要求。提高分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范能力和合規(guī)經(jīng)營水平已成為保險(xiǎn)企業(yè)重點(diǎn)關(guān)注對象。下面將探討分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制措施。

一、財(cái)務(wù)管理控制

（一）建立財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程圖。完善的流程圖將有效指導(dǎo)工作，預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)。流程圖主要規(guī)范分支公司財(cái)務(wù)部、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、公司管理層的職能、職責(zé)，規(guī)范分支公司財(cái)務(wù)部內(nèi)部與第三方（主管稅務(wù)機(jī)關(guān)、財(cái)務(wù)報(bào)表使用者、信息技術(shù)部）在財(cái)務(wù)管理、核算管理、預(yù)算管理、系統(tǒng)管理的職責(zé)分工。

（二）建立財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)矩陣，進(jìn)行體系化風(fēng)險(xiǎn)管理。分支公司財(cái)務(wù)部根據(jù)矩陣結(jié)果進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管控，風(fēng)險(xiǎn)矩陣是前置性、梳理性、系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)管控；風(fēng)險(xiǎn)矩陣可包含：可能的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、控制制度、控制措施、控制是否充足、控制執(zhí)行部門和崗位、控制存在的證明性文件、預(yù)防性控制或檢查性控制、控制行為出現(xiàn)的頻率（月度、季度或年度等）等。

（三）建立財(cái)務(wù)組織構(gòu)架及工作職責(zé)。財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)是對財(cái)務(wù)功能規(guī)劃的向?qū)?，科學(xué)的組織架構(gòu)可以避免不必要的財(cái)務(wù)損失。在工作職責(zé)方面建立崗位職責(zé)說明書，明確財(cái)務(wù)各崗位職責(zé)、基本目標(biāo)、職責(zé)權(quán)限、任職要求（教育要求、經(jīng)驗(yàn)要求、技能要求、培訓(xùn)要求）、工作聯(lián)系（匯報(bào)對象、督導(dǎo)對象、內(nèi)外部聯(lián)系部門）。在操作上關(guān)注不兼容崗位相分離、加強(qiáng)重要財(cái)務(wù)崗位入司前職業(yè)道德審查、做好財(cái)務(wù)人員離司交接。

（四）制定分支公司財(cái)務(wù)審批授權(quán)管理辦法。通過授權(quán)審批辦法約束分支機(jī)構(gòu)費(fèi)用審批權(quán)限，規(guī)范審批流程，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)的權(quán)責(zé)統(tǒng)一。

二、零現(xiàn)金控制

在保險(xiǎn)公司涉及資金的一是保費(fèi)、二是管理費(fèi)用，在歷年的保險(xiǎn)公司的稽查案件中，不乏有挪用保費(fèi)、侵占費(fèi)用的案件發(fā)生。在總分支資金案件中分支公司占比90%以上，因此對分支機(jī)構(gòu)實(shí)行零現(xiàn)金管理是保險(xiǎn)公司內(nèi)控的首要武器。零現(xiàn)金管理是指不允許現(xiàn)金結(jié)算，充分利用銀行轉(zhuǎn)賬功能及第三方支付（如通聯(lián)支付）功能實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)客戶賬戶與總公司賬戶直接對接。

（一）業(yè)務(wù)類資金零現(xiàn)金管理。業(yè)務(wù)收付費(fèi)零現(xiàn)金管理是指取消營銷員、保險(xiǎn)中介機(jī)構(gòu)（銀行除外）代收代領(lǐng)現(xiàn)金，充分采用銀行轉(zhuǎn)賬完成保險(xiǎn)費(fèi)繳納以及退保金等各類款項(xiàng)的領(lǐng)取。這能有效避免保費(fèi)被侵占挪用、賠付款被冒領(lǐng)、賬戶資金往來不清晰等資金風(fēng)險(xiǎn)。對業(yè)務(wù)類資金零現(xiàn)金，保險(xiǎn)公司需要做到：1.個(gè)險(xiǎn)、團(tuán)險(xiǎn)、銀保各渠道資金通過轉(zhuǎn)賬處理，分別由客戶賬戶、中介對公賬戶、銀行保費(fèi)歸集賬戶直接到公司賬戶，對各分支機(jī)構(gòu)進(jìn)行轉(zhuǎn)賬率考核；2. POS機(jī)刷卡視同現(xiàn)金結(jié)算，需全面取締。這可避免POS機(jī)收費(fèi)不易管理局面，保證客戶利益及公司利益不受侵害；3.取締現(xiàn)金繳款單，取消現(xiàn)金繳款單首先利于公司銀行賬戶管理，另外攔截了不法分子代為投保謀取不法利益路徑。

（二）經(jīng)營類資金零現(xiàn)金管理。為防范套取費(fèi)用、私建小金庫、資金賬外循環(huán)等不良現(xiàn)象發(fā)生，在經(jīng)營類資金零現(xiàn)金方面可采取以下措施：1.所有報(bào)銷款轉(zhuǎn)賬支付，小額費(fèi)用可對員工賬戶支付，大額費(fèi)用必須直接轉(zhuǎn)賬到供應(yīng)商；2.通過系統(tǒng)升級等方式減少收取現(xiàn)金事項(xiàng)。例如保險(xiǎn)公司收取新業(yè)務(wù)員押金、培訓(xùn)費(fèi)，此類資金金額大且經(jīng)常發(fā)生，公司可通過升級改造資金系統(tǒng)，通過報(bào)盤方式從業(yè)務(wù)員賬戶扣劃；3.取消公司實(shí)物收款收據(jù)，實(shí)行財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)打印電子收款收據(jù)。電子收款收據(jù)會(huì)在系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)制證，確保了現(xiàn)金與賬目必須一致，避免收款后認(rèn)為不入賬造成，挪用風(fēng)險(xiǎn)，從源頭解決收據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)。另外如果員工還款可系統(tǒng)內(nèi)打印收款收據(jù)作為還款證明；4.取消現(xiàn)金支票，對已有的現(xiàn)金支票到銀行回銷。

三、財(cái)務(wù)集中化控制

保險(xiǎn)公司機(jī)構(gòu)遍及全國，集中管理是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的有效手段，集中化可以實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)控制、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、更高的效率、更好的服務(wù)、更低的成本目的。在集中程度上可以從省級集中過渡到全國大集中。建議從以下事項(xiàng)推進(jìn)集中工作：

（一）核算集中管理

保險(xiǎn)公司分支公司財(cái)務(wù)核算主要涉及費(fèi)用報(bào)銷與總賬處理。隨著會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展，保險(xiǎn)公司分支機(jī)構(gòu)核算可以全部集中到總公司后援作業(yè)中心。集中核算可從以下方面規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)：1.集中核算利于與會(huì)計(jì)法律法規(guī)和國家會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度相統(tǒng)一，避免因全國財(cái)務(wù)人員專業(yè)技能差異導(dǎo)致核算科目錯(cuò)誤。核算錯(cuò)誤將影響財(cái)務(wù)報(bào)表質(zhì)量，影響董事會(huì)等報(bào)告使用者參考使用。同時(shí)核算錯(cuò)誤會(huì)影響應(yīng)納稅額的計(jì)算從而影響稅款繳納，帶來不必要的稅務(wù)處罰風(fēng)險(xiǎn)；2.集中核算利于強(qiáng)制對發(fā)票真?zhèn)悟?yàn)證，規(guī)范發(fā)票抬頭、開票事項(xiàng)、金額，發(fā)票清單等，避免不合規(guī)發(fā)票入賬。不合規(guī)發(fā)票列支費(fèi)用稅前不能扣除，會(huì)造成企業(yè)稅務(wù)成本增加，集中核算則可有效控制此情況。3.集中核算利于核算附件規(guī)范要求，如對列支宣傳費(fèi)、會(huì)議費(fèi)的事項(xiàng)有嚴(yán)格的附件要求，在集中作業(yè)后，如果附件不全，則不予審核通過，避免了附件不全風(fēng)險(xiǎn)。4.財(cái)務(wù)集中后費(fèi)用報(bào)銷采取領(lǐng)導(dǎo)電子簽名審批，進(jìn)入系統(tǒng)需要輸入密碼，避免出現(xiàn)模仿領(lǐng)導(dǎo)簽字虛報(bào)費(fèi)用現(xiàn)象發(fā)生。

（二）印章集中管理

財(cái)務(wù)使用的印章有財(cái)務(wù)專用章、法人章、發(fā)票專用章。1.財(cái)務(wù)專用章是法定印章，對外具有法律效力，利用財(cái)務(wù)專用章侵害保險(xiǎn)公司及客戶利益的事件時(shí)有發(fā)生，但由于財(cái)務(wù)章使用頻繁，建議將此章省級集中，即中支財(cái)務(wù)專用章集中到分公司，指定專人保管，設(shè)立印章保管責(zé)任書，規(guī)范財(cái)務(wù)章使用范圍，實(shí)行印章使用申請制度，做好印章使用登記，保管在保險(xiǎn)柜；2.法人章一般結(jié)合公司的公章或財(cái)務(wù)專用章使用，如銀行開戶，建議對中支的法人章也集中到分公司管理，指定專人保管，但是不相容崗位要相分離，即法人章保管人與財(cái)務(wù)專用章保管人不能是同一人。3.發(fā)票專用章主要蓋在發(fā)票上，分支公司發(fā)票由分公司集中打印，發(fā)票專用章由分公司稅務(wù)會(huì)計(jì)統(tǒng)一保管。

（三）稅務(wù)集中管理

1.對保險(xiǎn)業(yè)增值稅專用發(fā)票實(shí)行省級公司集中管理、集中認(rèn)證。保險(xiǎn)公司均擁有龐多分支機(jī)構(gòu)，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)交易頻繁，通過集中管控方式實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)系統(tǒng)與稅務(wù)系統(tǒng)的有效銜接，實(shí)現(xiàn)增值稅發(fā)票的在線開具功能，不但滿足正常經(jīng)營需求，還能有效避免發(fā)票管理風(fēng)險(xiǎn)。2.企業(yè)所得稅年度匯算清繳由上級財(cái)務(wù)部集中審核通過后申報(bào)備案。分支公司雖然不在當(dāng)?shù)乩U納企業(yè)所得稅款，但是需要在當(dāng)?shù)貒惥謧浒福绻麄浒笖?shù)據(jù)有誤將會(huì)被面臨處罰風(fēng)險(xiǎn)。因此對企業(yè)所得稅清繳報(bào)表需逐級由中支到分公司到總公司上報(bào)審核，對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及調(diào)整事項(xiàng)數(shù)據(jù)審核通過后才能在當(dāng)?shù)貒惿蠄?bào)，在這過程中上級財(cái)務(wù)部需發(fā)揮指導(dǎo)與審核職能。

四、應(yīng)收賬款控制

保險(xiǎn)公司涉及的應(yīng)收賬款主要包含：應(yīng)收保費(fèi)、應(yīng)收利息、其他應(yīng)收款（如銀保通保費(fèi)、航意險(xiǎn)保費(fèi)、通聯(lián)支付、預(yù)繳稅金、備用金），應(yīng)收賬款將直接影響公司現(xiàn)金流，長期可能會(huì)影響公司利潤。因此需加大管理，建議做法如下：1.管理應(yīng)收報(bào)表，對應(yīng)收款項(xiàng)進(jìn)行賬齡分析，對業(yè)務(wù)單位公示分析結(jié)果，警醒業(yè)務(wù)單位辦理；2.對應(yīng)收賬款定期清理，超三年以上應(yīng)收賬款視情況進(jìn)行核銷，建立應(yīng)收賬款獎(jiǎng)懲機(jī)制；3.對系統(tǒng)原因造成的應(yīng)收賬款，需加強(qiáng)系統(tǒng)改造升級，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的清晰準(zhǔn)確，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量；4.對應(yīng)收賬款在年末做好函證工作，保持往來清晰，避免壞賬。

五、結(jié)束語

中國保險(xiǎn)業(yè)自2016年正式實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向償付能力體系（簡稱“償二代”）。在償二代下，資本金與風(fēng)險(xiǎn)管控掛鉤，當(dāng)保險(xiǎn)公司受到監(jiān)管處罰或監(jiān)管評級降低時(shí)，必須增加資本金，導(dǎo)致企業(yè)增添資金成本、增加資金風(fēng)險(xiǎn)。因此新環(huán)境下保險(xiǎn)公司必將轉(zhuǎn)型升級，將風(fēng)險(xiǎn)防范放在更加突出的位置，做到合規(guī)經(jīng)營，警鐘長鳴。加強(qiáng)保險(xiǎn)公司的分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制，將為公司穩(wěn)健經(jīng)營保駕護(hù)航，為公司平穩(wěn)健康發(fā)展堅(jiān)固根基，為公司創(chuàng)造價(jià)值。

［1］高級會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)，財(cái)政部會(huì)計(jì)資格評價(jià)中心，2016，3.

［2］企業(yè)內(nèi)部控制［M］.高等教育出版社，2008，1.

［3］財(cái)務(wù)管理學(xué)［M］.人民大學(xué)出版社，2010，3（第五版）.

（作者單位：合眾人壽保險(xiǎn)股份有限公司安徽分公司）

上接（第247頁）和責(zé)任人的工作分工及崗位配置情況。

3. 監(jiān)督機(jī)制建設(shè)評價(jià)

內(nèi)控小組內(nèi)部權(quán)力監(jiān)督情況、內(nèi)控小組對單位內(nèi)部其他部門監(jiān)督權(quán)責(zé)履行情況。同時(shí)，針對不相容崗位設(shè)置及職責(zé)分離控制有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行評價(jià)內(nèi)容設(shè)定及操作。

4.具體制度建設(shè)評價(jià)

首先要確定預(yù)算管理、收支管理、政府采購管理、資產(chǎn)管理、項(xiàng)目管理、合同管理、決策機(jī)制制度等配套制度的建設(shè)的具體情況，并從科學(xué)性、合理性、可操作性及未來的發(fā)展可能性等多個(gè)方面綜合評價(jià)其是否具有有效性。

5. 信息體系構(gòu)建及運(yùn)轉(zhuǎn)

在信息體系構(gòu)建及運(yùn)轉(zhuǎn)的評價(jià)方面，包括幾個(gè)方面內(nèi)容。第一，單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是否完備。第二，部門間信息傳遞端口是否統(tǒng)一規(guī)范。第三，信息傳遞是否具有周期性與規(guī)范性。第四，部門間信息是否具有共享性與互動(dòng)性。第五，單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)賬戶安全性是否達(dá)到國家要求，訪問權(quán)限設(shè)置是否符合管理規(guī)范。

6.業(yè)務(wù)層面評價(jià)內(nèi)容制定

業(yè)務(wù)層面的評價(jià)對于整個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部控制有效性具有非常重要的實(shí)際意義，業(yè)務(wù)層如果缺乏有效性，那么內(nèi)部控制的制度建設(shè)再科學(xué)規(guī)范也無法將有效性體現(xiàn)出來。在業(yè)務(wù)層面的評價(jià)內(nèi)容制定上，應(yīng)根據(jù)各個(gè)制度的不同特點(diǎn)分別進(jìn)行操作。第一，在預(yù)算管理的操作上，要重視預(yù)算具體執(zhí)行情況、預(yù)算指標(biāo)下達(dá)情況、預(yù)算執(zhí)行差異率數(shù)據(jù)。第二，在收支管理操作上，要加強(qiáng)歸口管理及票據(jù)控制評價(jià)力度，加強(qiáng)收入與支出雙渠道管理規(guī)范化評價(jià)，加強(qiáng)舉債行為的民主化水平評價(jià)，以及對賬行為的合理性與科學(xué)性評價(jià)。第三，采購環(huán)節(jié)操作有效性評價(jià)主要包括采購行為合規(guī)情況評價(jià)、有關(guān)政策（如政府采購）落實(shí)情況評價(jià)、具體采購活動(dòng)中變更情況的規(guī)范性與合理性評價(jià)。第四，資產(chǎn)管理有效性評價(jià)，要加強(qiáng)盤點(diǎn)、跟蹤管理、定期核查等工作內(nèi)容落實(shí)程度的考核評價(jià)。同時(shí)，要加強(qiáng)資產(chǎn)在采購、運(yùn)輸、管理、使用、報(bào)廢回收等環(huán)節(jié)上的合規(guī)性評價(jià)。第五，在建項(xiàng)目有效性評價(jià)，要重視項(xiàng)目內(nèi)容及變更的合規(guī)性評價(jià)、工程決算及資產(chǎn)交付合規(guī)性評價(jià)，最重要的是要進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目超概算率合規(guī)性評價(jià)。第六，在合同管理評價(jià)方面，要重視合同訂立及歸口管理、合同履行及操作規(guī)范兩方面的及時(shí)有效評價(jià)。

（三）監(jiān)督約束配套機(jī)制建設(shè)

針對內(nèi)部控制有效性評價(jià)體系建設(shè)，我們還應(yīng)該重視配套的監(jiān)督約束機(jī)制建設(shè)，如內(nèi)部審計(jì)、外部監(jiān)督環(huán)境打造等，強(qiáng)化工作隊(duì)伍、內(nèi)部部門、評價(jià)隊(duì)伍及管理層級等各方面的行為自律及管控力度，確保內(nèi)部控制有效性評價(jià)的規(guī)范與科學(xué)。外部監(jiān)督環(huán)境打造，要聯(lián)合社會(huì)媒體力量，加強(qiáng)大眾在監(jiān)督權(quán)履行方面的主動(dòng)性與自主意識，為單位內(nèi)部控制規(guī)范化推進(jìn)保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)：

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［3］劉興沛.事業(yè)單位內(nèi)部控制評價(jià)探討［J］.財(cái)務(wù)與金融，2015，11.

（作者單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)第二林業(yè)監(jiān)測規(guī)劃院）