易小穎

【摘 要】行政事業(yè)單位在我國社會經(jīng)濟的發(fā)展中占據(jù)重要地位，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，國家進一步加大了對行政事業(yè)單位資金的投入，其固定資產(chǎn)的規(guī)模也越來越大，這對行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理造成了一定的困難。目前，為利于實現(xiàn)固定資產(chǎn)的合理配置，大多數(shù)行政事業(yè)單位都開始建立固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，從而促進管理質(zhì)量的提升。本文針對行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能設(shè)計進行了分析和研究。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位；固定資產(chǎn)；管理系統(tǒng)；功能設(shè)計

固定資產(chǎn)作為行政事業(yè)單位履行職能的基礎(chǔ)，對行政事業(yè)單位的正常運作具有十分關(guān)鍵的影響。從性質(zhì)上看，固定資產(chǎn)屬于公益性資產(chǎn)，因此，其管理狀況受社會經(jīng)濟環(huán)境的影響比較明顯。目前，我國行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀并不樂觀，其主要原因在于固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能設(shè)計不夠科學，存在很多亟待改進和優(yōu)化的問題，仍需在實踐中不斷完善。

一、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)存在的問題

（一）固定資產(chǎn)管理信息不能及時得到共享

在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，對單位各部門的固定資產(chǎn)信息實行信息化管理，對于行政事業(yè)單位來說，內(nèi)部各部門呈現(xiàn)出數(shù)量多、布局分散等特點。基于上述特點，各部門在信息溝通上往往不夠及時，盡管大多數(shù)行政事業(yè)單位都建立了計算機管理系統(tǒng)，但是由于系統(tǒng)設(shè)計的不科學，導致系統(tǒng)在信息共享方面的功能不能有效發(fā)揮，而且系統(tǒng)的維護經(jīng)費也比較高。一些管理者為了節(jié)約單位資金，不愿意花費大量資金去完善固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能，這就使管理信息不能及時共享的局面一直難以得到改善。

（二）管理觀念落后，不能發(fā)揮出固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的價值

我國的行政事業(yè)單位資產(chǎn)基本上來源于國家財政。長期以來，大部分行政事業(yè)單位都存在著一種優(yōu)越思想，認為單位的資產(chǎn)是源源不盡的，因此，在使用的過程中經(jīng)常毫無節(jié)制，對資產(chǎn)的收支也沒有進行詳細記錄，導致單位內(nèi)部出現(xiàn)固定資產(chǎn)浪費、閑置等一系列的問題。歸根結(jié)底，這些問題都是由于管理觀念落后造成的，目前，許多行政事業(yè)單位的領(lǐng)導仍然不重視對固定資產(chǎn)的管理，導致固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的價值不能充分發(fā)揮。

二、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計原則

（一）科學化原則

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)屬于信息化、專業(yè)化的管理系統(tǒng)，因此，在設(shè)計的過程中應堅持資產(chǎn)管理科學化的原則。首先，設(shè)計者應保證各管理環(huán)節(jié)的連續(xù)性和協(xié)調(diào)性，使單位內(nèi)部各部門之間形成相互監(jiān)督、合作以及制約的關(guān)系，同時，各部門的固定資產(chǎn)信息都應當全面，包括所有財務和實物信息；其次，設(shè)計人員應盡量減少管理系統(tǒng)中的人工操作環(huán)節(jié)，這樣才能避免或減少操作過程中的失誤，進而實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的科學化。

（二）完整性原則

完整性主要指固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的資產(chǎn)記錄應盡量保持完整。傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對資產(chǎn)記錄信息采取的是直接刪除的方法，被刪除的資產(chǎn)信息記錄很難再恢復，這就導致資產(chǎn)的變動情況無法查詢。因此，在現(xiàn)代化行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計上應當堅持完整性的原則，對資產(chǎn)記錄采取備案保存的方式，這樣就能在需要的時候及時恢復數(shù)據(jù)信息，使資產(chǎn)變動的情況及時反映出來。

（三）高效率的原則

為了改善傳統(tǒng)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)信息共享不及時、人工操作環(huán)節(jié)多等主要缺陷，在現(xiàn)代化固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計上應當堅持高效率的原則，充分利用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢。為提高管理的效率，可將單位內(nèi)各部門資產(chǎn)管理信息、業(yè)務審批等工作都集中于同一個網(wǎng)絡(luò)平臺上，通過該網(wǎng)絡(luò)平臺，管理人員可以隨時查看各部門的固定資產(chǎn)狀況，對資產(chǎn)進行合理優(yōu)化配置。

三、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能設(shè)計

（一）系統(tǒng)功能的設(shè)計

行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)主要包括系統(tǒng)管理、資產(chǎn)管理、資產(chǎn)查詢、統(tǒng)計分析等主要功能模塊。在系統(tǒng)管理模塊的設(shè)計上，應做好權(quán)限分配、系統(tǒng)登錄管理等方面的工作，系統(tǒng)登陸管理的主要功能是識別系統(tǒng)用戶的合法性，在權(quán)限分配中一般可將系統(tǒng)用戶分為普通用戶、普通管理員和高級管理員。在資產(chǎn)管理模塊的設(shè)計上，應對相關(guān)的固定資產(chǎn)信息進行分類和編號，完善固定資產(chǎn)登記簿的內(nèi)容，包括資產(chǎn)購置、維修、調(diào)撥、報廢處置，為各項業(yè)務提供單據(jù)，并對資產(chǎn)類型、所屬部門等進行詳細記錄。在資產(chǎn)查詢模塊的設(shè)計上，可通過實施條碼管理，提高工作效率，減少人為錯誤，降低盤點成本。統(tǒng)計分析模塊主要功能是完成固定資產(chǎn)分類明細、分類變動；維修資產(chǎn)數(shù)量總值及維修費用；報表查詢。

（二）數(shù)據(jù)庫的設(shè)計

對于行政事業(yè)單位來說，其固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)量是巨大的，因此，要保證管理的質(zhì)量，首先必須設(shè)計一個科學的資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)庫的設(shè)計上，應考慮到固定資產(chǎn)管理的主要業(yè)務流程，建立固定資產(chǎn)臨時表、收支明細表、內(nèi)部轉(zhuǎn)賬表等具有一定關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)庫表。這些數(shù)據(jù)庫表的設(shè)計應當具有明確的日期、型號、類別、數(shù)量等基本參數(shù)，這樣才能方便查詢。

（三）管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖的設(shè)計

數(shù)據(jù)流圖的設(shè)計應建立在固定資產(chǎn)管理的數(shù)據(jù)來源以及工作流程的基礎(chǔ)之上，對于數(shù)據(jù)來源來說，其主要可分為以下幾個方面，第一是固定資產(chǎn)管理部門提供的相關(guān)資料。第二是固定資產(chǎn)維修、報廢、出售、轉(zhuǎn)賬等相關(guān)憑證。第三是固定資產(chǎn)內(nèi)部變動的相關(guān)資料。第四是實物維修、折舊等費用的收支憑證。資產(chǎn)管理的工作流程簡單來說就是根據(jù)相關(guān)部門提供的資料及憑證，將有關(guān)數(shù)據(jù)記錄在登記簿和固定資產(chǎn)卡片上。

四、結(jié)語

簡言之，我國行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)還存在一些問題，這些問題對固定資產(chǎn)管理質(zhì)量的提高造成了阻礙，要改善這一現(xiàn)狀，必須在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)功能設(shè)計上進行改進和創(chuàng)新。

【參考文獻】

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