電子公文處理系統(tǒng)在高職院校中的應(yīng)用及發(fā)展前景

陳黎

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用與發(fā)展，公文處理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)。文章從高職院校電子公文處理系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀出發(fā)，分析了存在的主要問(wèn)題，并從統(tǒng)一平臺(tái)、安全技術(shù)、制度規(guī)范、人員素質(zhì)等方面對(duì)高職院校電子公文處理系統(tǒng)的未來(lái)發(fā)展進(jìn)行了展望。

關(guān)鍵詞：電子公文處理系統(tǒng)；高職院校；應(yīng)用與發(fā)展

高職院校的信息化起步較晚，截至目前，仍要較多高職院校的公文收發(fā)采用著傳統(tǒng)方式。隨之而來(lái)的，是紙質(zhì)檔案檢索難度大、儲(chǔ)存空間需求大、在保存和使用中容易損壞等問(wèn)題。因此，在高職院校的公文流轉(zhuǎn)中使用電子公文處理系統(tǒng)，已成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。本文主要結(jié)合目前高職院校電子公文處理系統(tǒng)使用的實(shí)際情況，分析其在高職院校環(huán)境中的發(fā)展前景。

1 電子公文處理系統(tǒng)的定義及作用

什么是電子公文？筆者認(rèn)為，電子公文就是應(yīng)用現(xiàn)代信息和通信技術(shù)，將公文工作通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行集成，用以代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)公文的數(shù)字化形式的、具有規(guī)范格式的公文電子數(shù)據(jù)。簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是借助電子信息技術(shù)而進(jìn)行的公文活動(dòng)。電子公文處理系統(tǒng)的核心在于以下3點(diǎn)：第一，對(duì)象數(shù)字化。就是將電子公文所涉及的如文本文件、圖形文件、圖像文件、聲音文件等所有事務(wù)，以及公文的構(gòu)成和表現(xiàn)形式全部數(shù)字化轉(zhuǎn)換。第二，過(guò)程網(wǎng)絡(luò)化。公文載體的交換方式、公文處理工作關(guān)聯(lián)的方式、工作責(zé)任傳遞的方式，全部都要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)。第三，工作整體性。在公文生存生命期的各個(gè)部分，內(nèi)容加工各個(gè)階段與環(huán)節(jié)都是不可分割存在的工作體系，可以繼承和共享每一個(gè)工作步驟的對(duì)象與成果。

計(jì)算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得高職院校的公文管理信息化成為必然趨勢(shì)。高職院校的電子公文處理系統(tǒng)，就是以院校之間及政府機(jī)關(guān)的相關(guān)工作文檔為對(duì)象，對(duì)工作流程進(jìn)行優(yōu)化管理，以此提高辦公效率的辦公自動(dòng)化軟件。由此而誕生了如移動(dòng)辦公、異地辦公、協(xié)同辦公等更加靈活方便的辦公方式，促使公文管理更加規(guī)范，催生文檔管理的信息化，提高辦公的工作效率，真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化辦公。

2 高職院校電子公文處理系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀

隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，電子文件開始出現(xiàn)。但是，絕大多數(shù)用戶對(duì)于電子公文是使用仍然僅局限于文字處理和簡(jiǎn)單的表單打印，并沒(méi)有在工作中將其優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出來(lái)。就高職院校而言，部分院?；A(chǔ)設(shè)施落后，沒(méi)有購(gòu)置專門的存儲(chǔ)電子文件的設(shè)備，也沒(méi)有配備刻錄機(jī)、掃描儀、交換機(jī)等信息化設(shè)備。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠和文件管理人員的信息化意識(shí)不強(qiáng)，使得電子文件的管理難以取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。

但是，最近幾年，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、通訊技術(shù)等的飛速發(fā)展和應(yīng)用，尤其是我國(guó)“政府上網(wǎng)”工程的開展，極大地調(diào)動(dòng)了政府機(jī)關(guān)、高校、企業(yè)信息化建設(shè)的積極性，絕大多數(shù)高職院校對(duì)電子公文管理也逐漸加以重視。在此背景下，通過(guò)統(tǒng)一辦公規(guī)范，改革傳統(tǒng)辦公模式，開展電子政務(wù)，使業(yè)務(wù)辦公、公文流轉(zhuǎn)和管理過(guò)程電子化、信息化，進(jìn)一步提高工作效率，降低行政成本，這無(wú)疑為辦公自動(dòng)化的發(fā)展帶來(lái)了新的契機(jī)。

3 高職院校電子公文處理系統(tǒng)存在的主要問(wèn)題

隨著新型文件形式在高職院校中的推廣應(yīng)用，大部分院校對(duì)電子公文處理系統(tǒng)有了更加深入的認(rèn)識(shí)，也使得該系統(tǒng)在高校中的使用更加普遍。但是，由于客觀和主觀上的原因，高職院校在電子公文管理系統(tǒng)的應(yīng)用上也存在以下一些問(wèn)題。

（1）公文規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。由于電子公文在不同的高職院校和政府機(jī)關(guān)的處理上有差異，如文字編輯軟件不一致，容易使公文的文字格式多種多樣，造成不能統(tǒng)一接口，這使得電子公文在各單位之間的銜接有問(wèn)題。

（2）自動(dòng)化與手工操作存在矛盾。由于現(xiàn)行的手工公文處理方式運(yùn)行已長(zhǎng)達(dá)數(shù)十年，形成了一套完善的制度和約定俗成的工作方法，讓相關(guān)部門工作人員改變?cè)械墓奶幚矸绞胶凸ぷ髁?xí)慣，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行公文處理，的確會(huì)使得一部分領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員不適應(yīng)，產(chǎn)生抵觸情緒，進(jìn)而阻礙電子公文處理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用。

（3）與電子公文處理相適應(yīng)的規(guī)章制度不健全。對(duì)于電子公文的處理，雖然國(guó)家頒布了相關(guān)制度與方法，但是用電子公文處理系統(tǒng)交接的電子化公文存在的法律效力問(wèn)題，至今國(guó)內(nèi)仍無(wú)相應(yīng)的立法做出規(guī)定。就高職院校而言，對(duì)電子公文也應(yīng)建立和完善相應(yīng)的給規(guī)章制度，以確保辦公系統(tǒng)的正確運(yùn)行。

（4）電子公文處理系統(tǒng)存在安全問(wèn)題。電子公文處理系統(tǒng)依賴于計(jì)算機(jī)，但是安全問(wèn)題，也是阻礙計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一個(gè)重要因素。尤其在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)傳輸安全性、公文信息存取權(quán)限及病毒入侵都是威脅到電子公文安全的技術(shù)性問(wèn)題。

4 高職院校電子公文處理系統(tǒng)的發(fā)展前景

（1）對(duì)電子公文處理系統(tǒng)平臺(tái)要進(jìn)行有機(jī)統(tǒng)一。目前，國(guó)內(nèi)許多高職院校雖然已逐步開始使用電子公文，但由于各校的電子公文系統(tǒng)平臺(tái)開發(fā)水平不一樣，也造成了系統(tǒng)應(yīng)用情況的參差不齊，由此造成了大量信息資源的浪費(fèi)，各個(gè)系統(tǒng)也互不兼容，還使得對(duì)系統(tǒng)的后續(xù)功能擴(kuò)展成本上重復(fù)投入。所以，在電子公文處理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上要堅(jiān)持高技術(shù)的設(shè)計(jì)原則，不僅要采用當(dāng)代先進(jìn)、適用的軟件編輯技術(shù)和流程，還要充分考慮與計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)是否匹配、與電子政府其他運(yùn)行系統(tǒng)是否兼容。從而避免低水平的重復(fù)建設(shè)，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息交流與共享。

（2）對(duì)電子公文處理系統(tǒng)的提供技術(shù)保障。對(duì)于電子公文管理系統(tǒng)的安全，要提供內(nèi)在和外在兩方面的保障。就內(nèi)在而言，要的是穩(wěn)定可靠的硬件設(shè)備和良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，尤其是軟件系統(tǒng)平臺(tái)要足以保證系統(tǒng)能夠的安全穩(wěn)定和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確保密。就外在而言，電子公文管理系統(tǒng)所處理的信息一般都涉及機(jī)關(guān)的機(jī)密，而且不同的辦公人員在不同的時(shí)刻其處理權(quán)限也是不一樣的，因此安全性控制也是必要的條件。對(duì)于電子公文管理系統(tǒng)的安全性控制，主要包括防止非法用戶入侵、權(quán)限控制、存儲(chǔ)和傳輸加密以及電子簽名。在這方面，筆者認(rèn)為，高職院校電子公文處理系統(tǒng)在軟件編輯過(guò)程中，可以有效利用Lotus Domino/Notes平臺(tái)提供的雙密鑰加密和多層權(quán)限控制，建立相對(duì)安全可靠的加密機(jī)制和權(quán)限控制。

（3）對(duì)電子公文處理系統(tǒng)的提供制度保障。保障電子公文的安全，不能僅僅依靠技術(shù)，制度的規(guī)范也是一個(gè)有限的手段。實(shí)行電子公文的高職院校要在認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)國(guó)家頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子公文暫行管理辦法》的基礎(chǔ)上，還應(yīng)結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際，制定出符合本校需要的電子公文管理制度和方法。在電子公文的分級(jí)管理、適時(shí)監(jiān)控、定期備份、病毒控制和操作方法等方面予以明確要求，實(shí)施全過(guò)程管理，以此實(shí)現(xiàn)科學(xué)保管和有效利用電子公文。

（4）有效提高電子公文管理人員業(yè)務(wù)水平。對(duì)于電子公文處理系統(tǒng)而言，單位的領(lǐng)導(dǎo)是電子公文的使用者，在其使用過(guò)程中起著一言九鼎的決策作用，因而也是推進(jìn)電子公文使用的主要力量。而機(jī)關(guān)公文的主要管理人員長(zhǎng)久以來(lái)使用傳統(tǒng)的手工公文管理模式，構(gòu)成了穩(wěn)定的工作方法與制度模式，對(duì)于電子公文管理系統(tǒng)還需要適應(yīng)過(guò)程?；诖耍鸵獙?duì)負(fù)責(zé)公文簽發(fā)、批閱的領(lǐng)導(dǎo)干部、對(duì)負(fù)責(zé)電子公文管理的各級(jí)文秘人員以及對(duì)相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員從不同角度開展培訓(xùn)，讓他們能夠在工作中大膽、有效、創(chuàng)新的使用電子公文，提高工作效率，從而推動(dòng)電子公文管理工作朝著良好的方向發(fā)展。

5 結(jié)論

在目前辦公自動(dòng)化、政務(wù)信息化和電子商務(wù)的發(fā)展的大環(huán)境下，不管是順應(yīng)形勢(shì)，還是學(xué)校的管理需要，電子公文的處理應(yīng)用已必然趨勢(shì)。作為一名高職院校的電子公文管理人員，不僅要注意學(xué)習(xí)新知識(shí)、新方法，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，更要有使學(xué)校電子公文更加制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的責(zé)任感，有效發(fā)揮公文管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)，使其更好地為學(xué)校建設(shè)發(fā)展服務(wù)。