新形勢下高校二級(jí)學(xué)院教務(wù)部門的職能定位與科學(xué)運(yùn)行探析——以湖南科技學(xué)院為例

鄒小陽

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新形勢下高校二級(jí)學(xué)院教務(wù)部門的職能定位與科學(xué)運(yùn)行探析——以湖南科技學(xué)院為例

鄒小陽

（湖南科技學(xué)院 經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院，湖南 永州425199）

新形勢下，大多數(shù)高校開始推行校院兩級(jí)教學(xué)管理模式，二級(jí)學(xué)院設(shè)有專門的教務(wù)管理部門來負(fù)責(zé)執(zhí)行學(xué)校教務(wù)處下達(dá)的各項(xiàng)教學(xué)管理業(yè)務(wù)，統(tǒng)領(lǐng)整個(gè)學(xué)院的教學(xué)管理，協(xié)調(diào)處理與校內(nèi)其他二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理的有關(guān)工作。其教學(xué)管理職能如何明確，如何發(fā)揮它在高校教學(xué)管理中的重要作用，實(shí)現(xiàn)組織高效科學(xué)地運(yùn)行，文章進(jìn)行了較深入地分析和探討。

二級(jí)學(xué)院；教務(wù)部門；管理職能；科學(xué)運(yùn)行

在國家政策的指引下，這幾年大多數(shù)高校注重內(nèi)部的改革，辦學(xué)模式和管理模式都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，以前的校、系、教研室的管理層級(jí)改為校、院、系的管理層級(jí)，學(xué)校集中統(tǒng)一的教學(xué)管理模式，現(xiàn)在轉(zhuǎn)變?yōu)樾Ｔ簝杉?jí)教學(xué)管理模式。二級(jí)學(xué)院的數(shù)量逐漸增多，其中二級(jí)學(xué)院設(shè)有專門的教務(wù)管理機(jī)構(gòu)－教務(wù)辦（科），負(fù)責(zé)執(zhí)行學(xué)校教務(wù)處下達(dá)的各項(xiàng)教學(xué)管理業(yè)務(wù)，統(tǒng)領(lǐng)整個(gè)學(xué)院的教學(xué)管理，并協(xié)調(diào)處理與校內(nèi)其他二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理的有關(guān)工作。這種新生的管理機(jī)構(gòu)，如何定位它的管理職能，發(fā)揮其在高校教學(xué)管理中的重要作用，并且促進(jìn)其高效科學(xué)地運(yùn)行，進(jìn)而提高學(xué)校的整體教學(xué)管理水平，提升人才培養(yǎng)質(zhì)量，應(yīng)成為高校教學(xué)改革的一個(gè)重要課題。

一　二級(jí)學(xué)院教務(wù)辦的職能及作用

（一）二級(jí)學(xué)院教務(wù)辦的職能

二級(jí)學(xué)院教務(wù)辦是二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理的職能部門，負(fù)有參謀和調(diào)度的責(zé)任，對教學(xué)工作進(jìn)行組織和控制。它是在學(xué)校教務(wù)處的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)院的行政管理下開展二級(jí)學(xué)院的教學(xué)管理工作，將學(xué)校教務(wù)處下達(dá)的各項(xiàng)工作落實(shí)到具體的工作實(shí)踐中，是學(xué)校教務(wù)部門的基層實(shí)施和貫徹者。如果說校長、副校長、教務(wù)處是屬于教學(xué)指揮系統(tǒng)，其職能是對教學(xué)工作直接進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制，那么二級(jí)學(xué)院、教務(wù)辦、系部共同組成教學(xué)執(zhí)行系統(tǒng)，教務(wù)辦相對于系部來說是組織指揮者，相對于學(xué)院院長則是執(zhí)行者，負(fù)責(zé)組織實(shí)施學(xué)校教學(xué)工作計(jì)劃，管理好教學(xué)常規(guī)和教學(xué)實(shí)施，其工作的好壞直接關(guān)系到學(xué)校教育方針實(shí)行的效果。二級(jí)學(xué)院教務(wù)部門的工作職責(zé)與范圍包括以下四個(gè)方面：

第一，教學(xué)常規(guī)管理。教學(xué)常規(guī)管理又稱為教學(xué)行政管理，是教學(xué)管理的日常性工作，通過對各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的合理安排、組織、指揮、調(diào)度和監(jiān)督，建立穩(wěn)定有序、富有活力的教學(xué)秩序，保證日常教學(xué)工作順利進(jìn)行。如協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)抓好本學(xué)院的教學(xué)運(yùn)行管理，抓好各項(xiàng)日常教學(xué)工作；負(fù)責(zé)編排本學(xué)院課表，負(fù)責(zé)教師的調(diào)、停課的管理工作；協(xié)助各系落實(shí)教學(xué)計(jì)劃、制定開課計(jì)劃、安排教學(xué)任務(wù)、聘請教師；協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)抓好教學(xué)檢查、組織教學(xué)觀摩、評(píng)教評(píng)學(xué)、實(shí)習(xí)檢查；負(fù)責(zé)本學(xué)院教學(xué)資料管理和歸檔工作，包括有關(guān)教學(xué)文件、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、考試大綱、教案、實(shí)習(xí)計(jì)劃、本學(xué)院教學(xué)活動(dòng)記錄整理、教師業(yè)務(wù)檔案等資料的保存歸檔。[1]

第二，教學(xué)組織管理。教學(xué)組織管理包括各系、實(shí)訓(xùn)部的管理，系、部是教學(xué)研究和教學(xué)實(shí)踐的重要基地，是學(xué)校教學(xué)工作的最基層組織。各系的任務(wù)最具體、明確，與教學(xué)的關(guān)系最密切，因此選好系主任最為關(guān)鍵。在各系的管理過程中，明確系主任的崗位職責(zé)和各項(xiàng)工作的具體要求，然后由教務(wù)辦統(tǒng)一組織、安排和協(xié)調(diào)，如培養(yǎng)方案的修訂、教材的征訂、教學(xué)任務(wù)的安排和落實(shí)，教學(xué)檢查等。

第三，教學(xué)改革管理。教學(xué)改革管理需要執(zhí)行兩方面的職能：一是穩(wěn)定秩序，組織協(xié)調(diào)和控制日常教學(xué)管理；二是引導(dǎo)和激勵(lì)教師在教學(xué)上進(jìn)行改革和創(chuàng)新。

第四，教學(xué)質(zhì)量管理。教學(xué)管理主要就是對教學(xué)質(zhì)量實(shí)施管理，以達(dá)到提高教學(xué)質(zhì)量的目標(biāo)。如考務(wù)管理、成績管理、學(xué)籍管理、畢業(yè)論文、實(shí)踐實(shí)習(xí)、科研等方面的管理。

從上面可以看出，二級(jí)學(xué)院教務(wù)部門的工作相當(dāng)于學(xué)校教務(wù)處的傳統(tǒng)工作，它全面負(fù)責(zé)管理所在學(xué)院的教學(xué)、實(shí)踐、科研、學(xué)科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、保存教學(xué)檔案資料等多項(xiàng)內(nèi)容，從領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的決策到執(zhí)行具體的工作，都是依靠教務(wù)辦這個(gè)“中介”來組織實(shí)現(xiàn)，不難想象，二級(jí)學(xué)院教務(wù)辦工作性質(zhì)變了，工作范圍擴(kuò)大了，工作量增加了，責(zé)任更重大了，直接為教學(xué)的正常運(yùn)行提供了保障，所以，它在二級(jí)學(xué)院的管理地位和作用非同尋常，不可小覷。

（二）二級(jí)學(xué)院教務(wù)部門在教學(xué)管理中的作用

首先是橋梁紐帶作用。二級(jí)學(xué)院的教務(wù)部門處于教務(wù)處、二級(jí)學(xué)院、系部、教師和學(xué)生的交叉位置，起著不可替代的橋梁和紐帶作用。教務(wù)處通過教務(wù)辦把教學(xué)方針、教學(xué)文書下達(dá)到各教學(xué)學(xué)院，教務(wù)辦又把它傳達(dá)給教學(xué)院長，教學(xué)院長要執(zhí)行下去需要教務(wù)辦去具體落實(shí)，如需要系部落實(shí)的就下達(dá)到系部，需要教師和學(xué)生落實(shí)的就下達(dá)到教師和學(xué)生，所有的信息反饋和具體事情的落實(shí)最后都通過教務(wù)辦匯總、回收，再向教務(wù)處反饋。

其次是助手和參謀作用。協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)抓好本學(xué)院的教學(xué)運(yùn)行管理，抓好各項(xiàng)日常教學(xué)工作，傳遞教學(xué)文書，發(fā)布各項(xiàng)指令和通知，使教學(xué)計(jì)劃得到落實(shí)和完成；在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)管理決策方面，起著重要的參謀作用。

再次是檔案憑證作用。在教學(xué)管理的運(yùn)行中，會(huì)產(chǎn)生大量的教學(xué)文書，保存有關(guān)教學(xué)文檔，以便考究查閱，為學(xué)院的發(fā)展和建設(shè)提供依憑作用。

第四是為教師學(xué)生服務(wù)。高校教學(xué)是教學(xué)管理的核心工作，教師的教和學(xué)生的學(xué)是相輔相成，最終都是為了落實(shí)人才培養(yǎng)方案，培養(yǎng)高質(zhì)量的人才。教務(wù)辦理應(yīng)樹立服務(wù)意識(shí)，為教師教學(xué)設(shè)施、教學(xué)信息提供服務(wù)，為學(xué)生的考試成績查詢、學(xué)籍異動(dòng)、課程安排提供服務(wù)。

二 二級(jí)學(xué)院教務(wù)辦運(yùn)行現(xiàn)狀

（一）人員配備不足，工作量過大

湖南科技學(xué)院自從2015年建立二級(jí)學(xué)院以來，由原來的15個(gè)系整合成12個(gè)學(xué)院，教務(wù)人員總數(shù)為17人，基本上是1人獨(dú)撐教務(wù)辦的局面。以前每個(gè)系設(shè)立一名教學(xué)秘書，合并成院以后，大多數(shù)學(xué)院只配備1名教務(wù)人員，只有少數(shù)的幾個(gè)大院才配備2名教學(xué)秘書，其中一名教務(wù)辦主任身兼教學(xué)秘書的工作?？梢韵胂螅虅?wù)人員的工作量有多么大，工作內(nèi)容紛繁復(fù)雜，大到考試安排、學(xué)籍異動(dòng)，小到學(xué)生上課的粉筆、教室的臨時(shí)調(diào)動(dòng)，工作瑣碎至極，另外每天下達(dá)、執(zhí)行的通知不計(jì)其數(shù)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，一個(gè)二級(jí)學(xué)院的教學(xué)秘書工作竟然達(dá)60種之多[2]，稍有不慎就會(huì)出現(xiàn)教學(xué)差錯(cuò)，但如果總結(jié)一天甚至一段時(shí)間的工作成果卻寥寥無幾，忙忙碌碌，周而復(fù)始，壓力增大，看不到成就，所以一定程度上造成教學(xué)秘書對工作的不滿。

（二）教學(xué)秘書隊(duì)伍不穩(wěn)定，素質(zhì)有待提升

據(jù)調(diào)查，大多數(shù)地方高校教學(xué)秘書隊(duì)伍不穩(wěn)定，教學(xué)秘書流動(dòng)比較頻繁。有的是一年一換，而且教學(xué)秘書并不是對外招聘的，基本上是由人才引進(jìn)而附帶解決的家屬擔(dān)任，沒有經(jīng)過任何培訓(xùn)，基本上哪里缺就往哪放，所以造成秘書隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，有碩士，也有?？?；有副高職稱，也有初級(jí)職稱。

文章對湖南科技學(xué)院二級(jí)學(xué)院教務(wù)辦人員進(jìn)行了調(diào)查統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)教務(wù)人員的數(shù)量和隊(duì)伍結(jié)構(gòu)都存在一定的問題。二級(jí)學(xué)院總數(shù)量為12個(gè)，教務(wù)人員總?cè)藬?shù)17人，其中碩士5人，占29%；高級(jí)職稱2人，中級(jí)8人，初級(jí)7人，中級(jí)及以下占88%；進(jìn)入秘書隊(duì)伍不到1年的有5人，占29%，少于5年的有9人，占52%，5年以上的占48%，教務(wù)人員數(shù)量不足，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不太合理。提到是否參加過培訓(xùn)，調(diào)查顯示，即使工作時(shí)間最長的教務(wù)秘書，也極少接受過教務(wù)崗位的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，新來的教學(xué)秘書，大都是先上崗后學(xué)習(xí)，邊工作邊摸索，由于對教務(wù)管理崗位的性質(zhì)、工作流程、工作內(nèi)容不是很清晰，不懂工作方法，難免出現(xiàn)工作思路模糊，工作效率比較低下，胡子眉毛一把抓的現(xiàn)象。

（三）職責(zé)不明，有責(zé)無權(quán)

二級(jí)學(xué)院教務(wù)辦是整個(gè)二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理的中間機(jī)構(gòu)，二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理質(zhì)量高低直接取決于行政領(lǐng)導(dǎo)的決策、教學(xué)管理機(jī)制的運(yùn)行、教學(xué)管理人員的工作能力等，其中教學(xué)管理人員又包括教學(xué)院長、副院長、教學(xué)指導(dǎo)委員會(huì)、系主任及專業(yè)負(fù)責(zé)人、實(shí)驗(yàn)室主任、教務(wù)辦主任、教學(xué)秘書等人。長期以來，由于教學(xué)秘書的工作千頭萬緒，只要跟教學(xué)有關(guān)的事都找教學(xué)秘書，導(dǎo)致職責(zé)不明，大小事一把抓。有些本來是系主任負(fù)責(zé)的事是教學(xué)秘書在做，有些本來是副院長負(fù)責(zé)的事也是教學(xué)秘書在做，而且做得越多，出現(xiàn)的疏漏也會(huì)越多，任何差錯(cuò)都可能會(huì)帶來不可想象的結(jié)果，嚴(yán)重的就會(huì)按照教學(xué)事故相關(guān)處理?xiàng)l例加以追責(zé)。例如排課、排考如有遺漏或者有沖突，培養(yǎng)方案的錄入如發(fā)生錯(cuò)誤等等，教學(xué)秘書就會(huì)被視為教學(xué)事故加以追責(zé)，教務(wù)辦主任就是第一被問責(zé)人。與責(zé)任相比，教務(wù)辦無絲毫的權(quán)力，如學(xué)生成績管理、學(xué)籍異動(dòng)；如老師調(diào)停課、安排老師監(jiān)考、安排老師授課等都必須聽從主管院長的安排。教學(xué)管理工作事情多，瑣碎繁雜，而且要求高，責(zé)任大，造成教務(wù)人員長期處于一種緊張焦慮的精神狀態(tài)。隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，專業(yè)的增多，學(xué)生數(shù)量日益增多，二級(jí)學(xué)院的獨(dú)立性越來越強(qiáng)，都使得二級(jí)學(xué)院教務(wù)辦的工作壓力越來越大。

高校的中心工作是教學(xué)工作，搞好教學(xué)工作的關(guān)鍵是提高教學(xué)質(zhì)量，提高教學(xué)質(zhì)量的核心是提高教學(xué)管理水平，提高教學(xué)管理水平是實(shí)現(xiàn)大學(xué)現(xiàn)代化的必然趨勢。二級(jí)學(xué)院的教務(wù)辦作為各學(xué)院教學(xué)管理的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，如果還停留在原來的上傳下達(dá)上，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理的需要，因此，我們必須要根據(jù)教學(xué)規(guī)律，緊跟教學(xué)改革發(fā)展需要，立足管理本質(zhì)，促進(jìn)教務(wù)辦科學(xué)運(yùn)行，為貫徹落實(shí)專業(yè)培養(yǎng)方案保駕護(hù)航。

三 促進(jìn)二級(jí)學(xué)院教務(wù)部門科學(xué)運(yùn)行、提高教學(xué)管理質(zhì)量的措施

（一）明確職責(zé)，健全各項(xiàng)教學(xué)管理制度

俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，任何管理都離不開相應(yīng)的制度，作為二級(jí)學(xué)院的教學(xué)基層管理部門更應(yīng)該有具體的制度，明確崗位工作職責(zé)。在管理人員層面上，一定要改變以前對教務(wù)人員的工作職責(zé)籠統(tǒng)空洞地規(guī)定，要把教學(xué)院長、副院長、教務(wù)辦主任、系主任、實(shí)驗(yàn)室主任、專業(yè)負(fù)責(zé)人的工作職責(zé)進(jìn)行界定，做到職責(zé)明確，各司其職，互不推諉，改變教學(xué)秘書胡子眉毛一把抓、工作量過大的局面，也避免工作效率低下、教學(xué)事故的發(fā)生。

教學(xué)管理制度包括課堂管理制度、教材選用制度、教學(xué)科研獎(jiǎng)勵(lì)制度、課堂教學(xué)質(zhì)量考核等一系列促進(jìn)教學(xué)科研方面的大的制度，同時(shí)還要出臺(tái)一些學(xué)生成績管理、學(xué)生選課、考試、查分、重修、畢業(yè)論文開題答辯等方面的具體細(xì)則，對現(xiàn)有的制度要根據(jù)形勢發(fā)展的需要不斷更新和完善，進(jìn)行規(guī)范管理，只有規(guī)范管理了，才能保證教學(xué)有序科學(xué)地運(yùn)行。

（二）更新理念，重視教務(wù)管理人員隊(duì)伍建設(shè)

1.合理配置人員。目前，湖南科技學(xué)院各二級(jí)學(xué)院教務(wù)辦配置人員還存在很大的缺口，有2000多個(gè)學(xué)生的學(xué)院都只有2名教務(wù)人員，據(jù)相關(guān)文獻(xiàn)資料顯示，一些高校已經(jīng)出臺(tái)相關(guān)文件，專門規(guī)定了教學(xué)秘書的配備。如中國計(jì)量學(xué)院明文規(guī)定：“學(xué)?？傮w上按師生比1：600~1：800的比例配備專職教務(wù)員或教學(xué)秘書。一個(gè)教學(xué)單位至少配備2名教務(wù)員或教學(xué)秘書?！焙睅煼秾W(xué)院也明文規(guī)定：“在校生超過800人，可增設(shè)一名副主任和一名教學(xué)秘書?！比瞬攀歉?，管理部門是需要人來管理的部門，教務(wù)人員配備足夠了，才能保證教學(xué)管理工作的正常開展。[3]

2.更新理念，多渠道提升教務(wù)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先是高校的決策層需要不斷更新理念，認(rèn)識(shí)到建設(shè)教學(xué)管理隊(duì)伍的重要性。擯棄使用“雜牌軍”來進(jìn)行教學(xué)管理工作的舊觀念，打破障礙，從政策和制度上切實(shí)重視教學(xué)管理工作，大力加強(qiáng)教務(wù)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，建設(shè)一支懂管理、業(yè)務(wù)素質(zhì)高、知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)化的教學(xué)管理隊(duì)伍。為提高學(xué)校教學(xué)管理整體水平，學(xué)校應(yīng)倡導(dǎo)教務(wù)人員不斷開展素質(zhì)和業(yè)務(wù)的不斷提升，鼓勵(lì)教務(wù)人員參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，為他們提供進(jìn)修和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，通過培訓(xùn)，使教務(wù)人員具備善于計(jì)劃、組織、溝通和協(xié)調(diào)的能力和素養(yǎng)；再者通過培訓(xùn)，教務(wù)人員熟悉工作流程，了解所在學(xué)院各專業(yè)的課程體系、吃透培養(yǎng)方案，才能在教學(xué)管理工作中得心應(yīng)手，有效率地開展工作。

（三）以人為本，實(shí)現(xiàn)科學(xué)運(yùn)行的目標(biāo)

1.“以人為本”是管理學(xué)上的新理念，它啟示我們：學(xué)校的一切工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)是人，把人放到中心位置，做到學(xué)校為人、學(xué)校靠人、在教學(xué)管理中充分發(fā)揮人的作用。對人的管理，不同于對物的管理。領(lǐng)導(dǎo)就是服務(wù)，管理就是服務(wù)。作為教務(wù)辦要充分發(fā)揮自身的服務(wù)功能，為教師和學(xué)生服務(wù)，如教學(xué)資源的利用，排課的原則、學(xué)生課程的學(xué)習(xí)都要充分遵循教育學(xué)、心理學(xué)的規(guī)律來進(jìn)行安排，教學(xué)計(jì)劃、培養(yǎng)方案、教材選用、教學(xué)改革實(shí)施都要充分考慮學(xué)生的實(shí)際情況。教務(wù)辦人員要具備這種服務(wù)意識(shí)，同時(shí)要在整個(gè)教學(xué)管理人員隊(duì)伍里傳達(dá)這種意識(shí)，使得系主任、實(shí)驗(yàn)室主任、專業(yè)負(fù)責(zé)人之間達(dá)成一種工作默契，大家都是同一根鏈條上的零件，駛向同一個(gè)終點(diǎn)的列車，而教務(wù)辦就是其中的樞紐站，工作要互相協(xié)作，聽從指揮，這樣就可以建立高效順暢的協(xié)作機(jī)制，也充分發(fā)揮了教務(wù)辦的橋梁和紐帶作用。

2.以人為本，也就是要調(diào)動(dòng)教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)中每一個(gè)人的工作積極性，激勵(lì)內(nèi)在的潛力。以人為本，首先要尊重管理者，正確看待管理者的作用和價(jià)值，學(xué)校不但要考慮管理者的真實(shí)需要，同時(shí)需要尊重管理者的想法和意識(shí)，從而制定合理的符合崗位特點(diǎn)的激勵(lì)機(jī)制，提高教務(wù)管理人員的相應(yīng)待遇。對那些超額完成工作量的教務(wù)人員予以補(bǔ)貼，獎(jiǎng)勵(lì)多勞多得；同時(shí)為教務(wù)管理人員提供同等的工作晉升渠道、個(gè)人發(fā)展機(jī)會(huì)，滿足他們的自我發(fā)展需求，調(diào)動(dòng)所有教務(wù)人員的工作積極性和創(chuàng)造性，為教學(xué)管理工作的高效有序運(yùn)行創(chuàng)造良好的外部氛圍。

綜上所述，二級(jí)學(xué)院教務(wù)部門作為高校最基層的教學(xué)管理機(jī)構(gòu)，只有明確了它的職能，認(rèn)識(shí)到它在教學(xué)管理中的重要作用，不斷完善機(jī)構(gòu)設(shè)置，建立高效順暢的協(xié)作機(jī)制，遵循以人為本的原則，充分調(diào)動(dòng)教務(wù)人員的工作積極性，才能實(shí)現(xiàn)組織高效運(yùn)轉(zhuǎn)的目標(biāo)。

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（責(zé)任編校：周欣）

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1673-2219（2016）11-0094-03

2016－03－10

鄒小陽（1971－），女，湖南永州人，湖南科技學(xué)院經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院副研究員，碩士，研究方向?yàn)楦呓坦芾砼c中國語言文學(xué)。