新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新探析

余艷芳

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新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新探析

余艷芳

漳州市科技咨詢服務(wù)中心

檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)及管理活動(dòng)中形成的各種文件資料的總和，也是企業(yè)歷史的真實(shí)記錄和寫照，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有不可替代的重要作用。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀并不樂(lè)觀，仍存在不少需要改進(jìn)的地方。基于此，該文分析了企業(yè)檔案的作用、企業(yè)檔案管理存在的主要問(wèn)題，并提出相應(yīng)的改進(jìn)對(duì)策，以期為相關(guān)檔案管理工作者提供借鑒和參考。

企業(yè)檔案 檔案管理 管理創(chuàng)新 信息化建設(shè)

近年來(lái)，企業(yè)檔案管理工作取得了長(zhǎng)足進(jìn)展，但依然存在很多問(wèn)題，如檔案管理意識(shí)薄弱、檔案使用頻率不高、檔案人員素質(zhì)低下、檔案信息化建設(shè)滯后等，嚴(yán)重限制了檔案價(jià)值的發(fā)揮。在當(dāng)前國(guó)家大力提倡創(chuàng)新的大背景下，企業(yè)必須提高對(duì)檔案管理的重視程度，不斷提升檔案管理的質(zhì)量和水平，為企業(yè)開展科技創(chuàng)新活動(dòng)提供有力的檔案信息支持。

1 企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用

1.1 記錄企業(yè)的發(fā)展足跡

任何一個(gè)企業(yè)都會(huì)經(jīng)歷由小到大的發(fā)展過(guò)程，沒(méi)有發(fā)展，企業(yè)必然會(huì)陷入停滯和衰亡。而企業(yè)發(fā)展的每一步歷史足跡，包括其中的每一個(gè)閃光點(diǎn)和每一次失敗教訓(xùn)，都應(yīng)通過(guò)企業(yè)檔案的形式被記錄下來(lái)，這為企業(yè)積累了無(wú)數(shù)寶貴的經(jīng)驗(yàn)和資料，是企業(yè)賴以發(fā)展的重要支柱。

1.2 為企業(yè)創(chuàng)新提供借鑒

企業(yè)創(chuàng)新是一個(gè)連續(xù)發(fā)展的過(guò)程，如果沒(méi)有豐富的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)積累作為支撐，創(chuàng)新的風(fēng)險(xiǎn)將大大增加，甚至出現(xiàn)創(chuàng)新失敗。而企業(yè)檔案的連續(xù)性、真實(shí)性、唯一性特點(diǎn)，為企業(yè)今后的創(chuàng)新發(fā)展提供了寶貴的歷史借鑒，從而避免了再次創(chuàng)新的盲目性，使企業(yè)少走了彎路和錯(cuò)路，幫助企業(yè)成功到達(dá)創(chuàng)新的彼岸。

2 企業(yè)檔案管理存在的主要問(wèn)題

2.1 檔案管理不受重視

檔案管理不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此未能得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。一方面，企業(yè)很少為檔案管理配備專職的工作人員，通常是由其他行政工作人員兼職。另一方面，企業(yè)在檔案管理上的資金投入十分有限，甚至認(rèn)為檔案工作只需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)、一份數(shù)據(jù)庫(kù)、一間檔案室就足夠了。

2.2 檔案使用頻率不高

現(xiàn)階段，多數(shù)企業(yè)能夠正視檔案的采集與保存工作，但對(duì)于檔案的使用卻缺乏足夠重視，很多企業(yè)檔案在經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的分類整理后就被存放到檔案室或上傳至數(shù)據(jù)庫(kù)中，之后就將其束之高閣，鮮少有人問(wèn)津。實(shí)際上，檔案的真正價(jià)值并不僅僅在于記錄，更在于參考和借鑒，如果檔案一經(jīng)形成，就被永久性地封存起來(lái)，從而失去其原有的意義。

2.3 檔案人員素質(zhì)偏低

檔案管理并不只是進(jìn)行檔案采集、整理、保存等，還包括檔案編輯、檔案信息開發(fā)等活動(dòng)。檔案人員不僅要具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)，還要熟悉企業(yè)的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)性質(zhì)等，而當(dāng)前很多企業(yè)的檔案管理人員是“半路出家”的非專業(yè)人員，其專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力都比較欠缺，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。

2.4 檔案信息化建設(shè)滯后

當(dāng)前，除了一些大型企業(yè)之外，很多中小企業(yè)的網(wǎng)站建設(shè)才剛剛起步，檔案信息化建設(shè)更是嚴(yán)重滯后。同時(shí)，企業(yè)檔案信息系統(tǒng)未與其他部門的信息系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，很多檔案的采集、移交依然依賴于手工操作，而不能通過(guò)信息化途徑自動(dòng)完成。此外，企業(yè)缺乏專業(yè)的信息化檔案管理人才，對(duì)于檔案信息化的理解還停留在計(jì)算機(jī)操作的初級(jí)層面上，這限制了檔案信息系統(tǒng)功能的發(fā)揮。

3 新形勢(shì)下企業(yè)創(chuàng)新檔案管理的對(duì)策

3.1 更新檔案管理觀念

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)檔案管理的重視程度，充分認(rèn)識(shí)到檔案在企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展過(guò)程中的巨大價(jià)值，進(jìn)而在人員配置、資金投入等方面加強(qiáng)對(duì)檔案工作的支持，創(chuàng)設(shè)良好的檔案工作環(huán)境，為檔案部門順利開展各項(xiàng)工作提供基礎(chǔ)保障。其次，領(lǐng)導(dǎo)在積極做出示范和表率的基礎(chǔ)上，還要提高企業(yè)全員對(duì)檔案工作的重視和支持程度，通過(guò)定期或不定期地開展一些檔案培訓(xùn)活動(dòng)，增強(qiáng)企業(yè)全員的檔案意識(shí)，使之主動(dòng)為檔案收集、整理、歸檔等管理環(huán)節(jié)提供方便，促使企業(yè)檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

3.2 提高檔案使用頻率，在機(jī)構(gòu)上進(jìn)行創(chuàng)新

檔案使用率低是目前企業(yè)檔案管理工作中存在的一大問(wèn)題，并直接導(dǎo)致了企業(yè)檔案無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值。對(duì)此，企業(yè)首先要制定一套完善的檔案利用制度。考慮到企業(yè)檔案是各企業(yè)的私有財(cái)產(chǎn)，通常對(duì)外保密，因此可以實(shí)際借閱的范本很少。為此，企業(yè)必須結(jié)合自身發(fā)展?fàn)顩r，制定出可操作性強(qiáng)的檔案利用制度，并對(duì)員工借閱檔案的權(quán)限等問(wèn)題進(jìn)行明確規(guī)定，確保規(guī)范、有序地利用檔案。其次，企業(yè)檔案管理人員要積極進(jìn)行檔案編研、開發(fā)活動(dòng)，主動(dòng)為企業(yè)的文化建設(shè)等工作提供詳細(xì)的檔案信息支持。例如，可以借助檔案圖文來(lái)展示企業(yè)的發(fā)展歷程，回顧企業(yè)取得的豐碩成果，從而激發(fā)員工的榮譽(yù)感和歸屬感；定期將檔案目錄及編研成果通過(guò)各種渠道進(jìn)行公布，供大家閱讀和查考，這樣一方面明確了檔案的去向和用途，另一方面也彰顯了檔案的利用價(jià)值。 機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡(jiǎn)。無(wú)論哪個(gè)企業(yè)，精干是一個(gè)必然趨勢(shì)，企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把過(guò)去只是單一的管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個(gè)中心的主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新，要激活機(jī)體，堅(jiān)持沒(méi)有創(chuàng)新就沒(méi)有發(fā)展的管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理轉(zhuǎn)換，提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源真正成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動(dòng)力源之一。

3.3 提高檔案人員素質(zhì)

首先，要提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，鼓勵(lì)檔案管理人員忠于職守、熱愛(ài)自己的本職工作，養(yǎng)成正確的職業(yè)操守和習(xí)慣。其次，要加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，為其引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理論及信息化操作知識(shí)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平和科學(xué)素養(yǎng)，使其兼具理論及實(shí)踐技能，能夠借助先進(jìn)的信息化手段和方法來(lái)完成檔案管理相關(guān)工作。再次，企業(yè)還要制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，對(duì)積極參與檔案培訓(xùn)學(xué)習(xí)或工作表現(xiàn)出色的檔案管理人員給予一定的表彰和鼓勵(lì)，對(duì)態(tài)度不端正、工作效率低下的檔案管理人員進(jìn)行適當(dāng)處罰，從而激發(fā)檔案管理人員的學(xué)習(xí)熱情和工作干勁，不斷提高檔案管理實(shí)效。

3.4 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

首先，要加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案部門引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備及辦公軟件，并健全內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，充分借助計(jì)算機(jī)運(yùn)算速度快、準(zhǔn)確度高、檢索方便、自動(dòng)化程度高等優(yōu)點(diǎn)，為檔案的采集、接收、移交、整理、查閱等提供方便，大大提高檔案管理效率。其次，要加強(qiáng)數(shù)字檔案建設(shè)，在注重電子文檔歸檔的同時(shí)，積極推進(jìn)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，同時(shí)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案的檢索使用提供方便。再次，要積極利用云計(jì)算等先進(jìn)的信息化技術(shù)，降低企業(yè)信息化建設(shè)成本。

總之，科技創(chuàng)新是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必由之路，而檔案管理為企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展提供了必要的信息支持和保障。針對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，應(yīng)從更新檔案管理觀念、提高檔案使用頻率、提高檔案人員素質(zhì)、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)等方面入手，不斷提高企業(yè)的檔案管理質(zhì)量和水平，全面服務(wù)于企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展活動(dòng)。

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