論傳統(tǒng)檔案信息資源開發(fā)手段的限制

摘 要：傳統(tǒng)的檔案信息資源開發(fā)手段主要體現(xiàn)在編纂研究及提供利用兩方面，但在電子時(shí)代，它們都不同程度上的影響了檔案信息資源開發(fā)的進(jìn)程。原有的編研及提供利用的理念及手段都有待提升改進(jìn)，只有認(rèn)識(shí)到了原有的不足，才能吸取其中精華，更好地做好檔案信息資源開發(fā)工作。

關(guān)鍵詞：檔案；信息資源開發(fā)；限制

隨著電子文件的廣泛使用和信息公開思想為社會(huì)所認(rèn)可接受，檔案館作為一個(gè)貯藏有大量信息的科學(xué)文化機(jī)構(gòu)，就面臨著如何使所藏檔案轉(zhuǎn)化為可提供給人們利用的檔案信息，更好地服務(wù)群眾。筆者認(rèn)為做好傳統(tǒng)檔案信息資源的開發(fā)，不僅僅是采用新的技術(shù)輔助實(shí)現(xiàn)的問題，更多的應(yīng)該是從原有的傳統(tǒng)的檔案信息資源開發(fā)的諸多手段中吸收有益精華，在充分利用原有手段的同時(shí)做好檔案信息資源開發(fā)。

在我國，紙質(zhì)檔案仍是目前檔案館藏的主體，同時(shí)也形成了以紙質(zhì)檔案為主的信息資源開發(fā)手段體系，主要包括檢索編目、編纂研究及提供利用等，毋庸置疑，在這種體系下，我國傳統(tǒng)的信息資源開發(fā)取得了諸多成就。但隨著電子技術(shù)的廣泛應(yīng)用和普及，電子文件在檔案大家族中的地位越來越重要，傳統(tǒng)的信息資源開發(fā)手段的諸多弊端也開始暴露出來，開始影響檔案信息資源開發(fā)的進(jìn)程和質(zhì)量。但這些問題并沒有完全引起相關(guān)部門的重視，甚至仍有人認(rèn)為“開發(fā)檔案資源不過是檔案部門應(yīng)付形勢(shì)的權(quán)宜之計(jì)，是檔案工作之外的附加物[1]”。鑒于這種消極錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，我們更應(yīng)該明確傳統(tǒng)信息資源開發(fā)手段的不足，以為今后檔案信息資源建設(shè)提供幫助。筆者擬從以下兩方面予以論述：

1 在檔案編纂研究方面

檔案編研成果是傳統(tǒng)檔案機(jī)構(gòu)向社會(huì)提供服務(wù)、擴(kuò)大檔案的社會(huì)影響的重要依據(jù)，因而檔案編研也是檔案信息資源開發(fā)的重要一環(huán)。而傳統(tǒng)檔案編研因?yàn)楦鳈n案部門相對(duì)封閉，各自在一個(gè)相對(duì)狹隘的空間，以自己部門的人馬為主力，對(duì)本館所收藏的檔案進(jìn)行編纂研究，加之我國檔案部門的編研隊(duì)伍建設(shè)參差不齊，文化素質(zhì)比較低，編研成果一般以匯編檔案材料為主，研究不能深入，且視角比較單一，影響比較大的成果少之又少。在今天社會(huì)呼吁信息資源開放，及民生檔案建設(shè)的大背景下，很顯然，傳統(tǒng)的檔案信息資源編研就很難滿足人們的需求。

（1）傳統(tǒng)的檔案編研理論有待提升

檔案編研作為檔案館等檔案保藏機(jī)構(gòu)對(duì)外提供利用的一個(gè)重要視窗，不能僅僅將其視為衡量機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)水平的一個(gè)指標(biāo)，或有利保管檔案原件的一個(gè)途徑，而應(yīng)該把提供利用放在第一位。如何編纂出能為社會(huì)認(rèn)可、為社會(huì)所需的檔案編纂成果，提高檔案編研的整體水平和質(zhì)量，而應(yīng)該拒絕為了完成指標(biāo)而編研，為了編研而編研這樣的盲目性、跟風(fēng)型編研。而今已進(jìn)入檔案信息管理和檔案信息服務(wù)的新階段，檔案編研理論要有新的發(fā)展，新的思路，對(duì)編研工作要有新的認(rèn)識(shí)，必須引起足夠的重視，無論是檔案學(xué)理論的研究，還是檔案工作的實(shí)踐，都必須把注意力轉(zhuǎn)移到檔案信息資源的大力開發(fā)上，為整個(gè)社會(huì)更廣泛地利用檔案的服務(wù)上來。這是檔案工作的根本宗旨在新時(shí)期的集中體現(xiàn)，也是檔案學(xué)理論發(fā)展的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。然而目前人們?cè)陂_發(fā)檔案信息資源和搞檔案利用工作時(shí)，對(duì)有效服務(wù)于政治、經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)，體現(xiàn)高層次信息資源開發(fā)的編研工作，沒有放到應(yīng)有的突出位置上。這種情況根本不適應(yīng)信息時(shí)代的客觀要求，這里既有理論方面的問題，更有認(rèn)識(shí)上的不足。現(xiàn)實(shí)需求理論、理論推進(jìn)實(shí)踐。因此，編研工作的理論應(yīng)在指導(dǎo)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，展示更新更高的研究成果，應(yīng)充滿活力體現(xiàn)檔案事業(yè)發(fā)展的編研工作占有更為顯著的位置。

目前，盡管編研業(yè)務(wù)有所發(fā)展，但從某些地區(qū)實(shí)際情況看，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足社會(huì)發(fā)展的需要。諸如編研選題立意選題不新，遠(yuǎn)離民生、經(jīng)濟(jì)等熱點(diǎn)，研究少匯編多，編研成果開發(fā)緩慢，周期長(zhǎng)等，“以‘自編自看居多，少有符合社會(huì)需求的精品[3]”。這都暴露出傳統(tǒng)檔案信息資源建設(shè)中，在編研這一環(huán)節(jié)上的種種不足，而缺乏新理論、新認(rèn)識(shí)的指導(dǎo)，無疑是最緊迫、重要的一個(gè)。人們都認(rèn)識(shí)到了編研是檔案館與外界聯(lián)系的窗戶，可誰也不知道如何把這扇窗戶打扮的精美些，更吸引大眾眼球些。在實(shí)際工作中，我們往往更強(qiáng)調(diào)館藏建設(shè)、開放服務(wù)這些方面，而對(duì)編研的理解、認(rèn)識(shí)和重視程度上都存在著諸多欠缺，而編研才是檔案保藏機(jī)構(gòu)對(duì)外服務(wù)的籌碼，只有有了良好的編研工作，檔案部門才能更好地滿足人們的查閱和要求。如果我們只是停留在抓基礎(chǔ)建設(shè)、忽視編研這樣一個(gè)誤區(qū)里面，我們的檔案服務(wù)工作也只能在一個(gè)低水平上徘徊不前，也就很難適應(yīng)整個(gè)社會(huì)發(fā)展的需求。

（2） 檔案編研方式有待改變

傳統(tǒng)的檔案編研是以館藏資源為基礎(chǔ)，以本館人馬為主力編纂研究的，側(cè)重于檔案資料的整理匯編，為史學(xué)界和其他學(xué)術(shù)界提供服務(wù)。但由于編研隊(duì)伍建設(shè)參差不齊，對(duì)資料準(zhǔn)確度、全面性把握不夠，因而檔案編研一直處在一個(gè)單一型、低層次的開發(fā)狀態(tài)，很令人們滿意。目前我國區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展喜人，中央先后提出了振興東北老工業(yè)基地、西部大開發(fā)、中部崛起，四大板塊連動(dòng)，同時(shí)在各個(gè)區(qū)域內(nèi)，小區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展態(tài)勢(shì)良好，如遼寧的“七星北斗”城市群建設(shè)，河南的中原城市群建設(shè)，長(zhǎng)江三角洲、珠三角建設(shè)等，區(qū)域協(xié)調(diào)力度加大，因而檔案編研再局限于某一個(gè)檔案館內(nèi)，就顯的閉門造車了。我們應(yīng)該包括區(qū)域范圍內(nèi)全部檔案館（室）的館（室）藏，走出檔案館，面向整個(gè)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，依靠館（室）網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)廣泛的館際交流合作，既包括檔案館之間，也包括檔案館與圖書館、博物館等其他文獻(xiàn)保藏機(jī)構(gòu)間的交流合作，豐富編研工作的選題擇材，使之編有素材，研有對(duì)象。特別是檔案室的編研工作應(yīng)該是檔案館編研工作的補(bǔ)充和延伸，以整體效應(yīng)來反映地區(qū)編研工作的水準(zhǔn)。近年來，全國各級(jí)檔案室在開發(fā)檔案信息資源上，不僅在編研的總體數(shù)量上超過了檔案館，而且還在檔案的利用中發(fā)揮出整體效應(yīng)。注重區(qū)域檔案各機(jī)構(gòu)的編研合作，跳出原有的館庫限制，從而獲得更大的社會(huì)效益。

2 在檔案提供利用方面

提供利用，是檔案工作的最終目的，檔案館（室）所保藏的檔案及編研成果能夠最終為社會(huì)利用，檔案機(jī)構(gòu)所付出的一切活動(dòng)才有意義，才能得到社會(huì)的認(rèn)可和尊重。傳統(tǒng)檔案館（室）提供檔案利用主要通過檔案原件、檔案復(fù)制品和綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料等途徑來實(shí)現(xiàn)。但由于傳統(tǒng)檔案思想的浸淫，檔案部門在提供檔案利用當(dāng)面也存在著諸多的不足。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的提供利用手段主要是通過閱覽室、外借、制發(fā)復(fù)制本、展覽、制發(fā)檔案證明、參考咨詢等途徑，這些手段都受到檔案部門過程繁瑣的限制，同時(shí)多是被動(dòng)式的提供方式，缺乏主動(dòng)式的提供利用方式，這樣很難讓社會(huì)知道本館館藏特色和資源，也無益于增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)，提高檔案利用率。與此同時(shí)，唯一的主動(dòng)提供利用方式展覽又窮于沒有內(nèi)容主題可展的尷尬境地，時(shí)常是一次展覽成為經(jīng)年累月的擺設(shè)，各展覽之間相隔時(shí)間比較漫長(zhǎng)，重復(fù)展覽頻率比較大，展覽主題缺乏新意，不能達(dá)到預(yù)期效果。

我們應(yīng)該向國外檔案機(jī)構(gòu)吸取有利經(jīng)驗(yàn)，以美國為例，他們向用戶提供館藏檔案信息，主要通過向社會(huì)散發(fā)各種參考資料、發(fā)行檢索工具、發(fā)表評(píng)論文章、公布檔案開放的消息、舉辦演講、討論會(huì)、發(fā)表檔案研究的學(xué)術(shù)論文、舉辦檔案展覽等方式，激發(fā)廣大用戶對(duì)檔案的興趣，了解檔案的作用和館藏內(nèi)容，從而擴(kuò)大檔案的利用范圍。同時(shí)應(yīng)該充分分析社會(huì)利用需求動(dòng)態(tài)，針對(duì)大眾所需舉辦實(shí)時(shí)的展覽，擴(kuò)大檔案機(jī)構(gòu)的社會(huì)影響。

參考文獻(xiàn)

[1] 黃道家、孔妙農(nóng).檔案信息資源的開發(fā)[J].城建檔案，2008（10）.

[2] 陳兆祦、和寶榮、王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2005：238.

[3] 吳晶.以人本思想建設(shè)檔案編研的創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)[J].機(jī)電兵船檔案，2007（5）.

作者簡(jiǎn)介

于玲，中國刑警學(xué)院檔案室，館員。