淺談在文書檔案管理工作中提高計算機管理的運用

趙思媛

摘 要：文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，是由辦理完畢的有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新發(fā)展，先進的計算機技術(shù)等自然而然地成為提高文書檔案管理工作的重點，基于計算機的文書檔案管理優(yōu)勢是傳統(tǒng)的文書檔案管理方式所遠遠無法媲美的。全面提高計算機在文書檔案管理工作中的運用，可以實現(xiàn)文書檔案科學(xué)管理，加強文書檔案管理質(zhì)量，切實發(fā)揮文書檔案的作用，全面提升文書檔案管理和利用水平。

關(guān)鍵詞：文書檔案；現(xiàn)代化；計算機管理

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等，通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成。隨著改革的持續(xù)推進，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)社會發(fā)展的新形勢，確保文書檔案信息的有效性和準確性，這是文書檔案管理工作的要求及發(fā)展方向。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計算機的推廣，文檔檔案管理工作越來越離不開對計算機的運用。下面，本人就如何在文書檔案管理工作中提高計算機管理的運用淺談如下：

1 文書檔案運用計算機管理的優(yōu)點分析

（一）提高辦公效率

傳統(tǒng)文書檔案管理中，在歸檔整理后若要對文件進行修改處理，就必須對已整理的文書檔案進行拆卷重做，這就浪費資源和勞動力，而采用計算機進行文書檔案管理根本不會出現(xiàn)該問題，文件的修改只需通過鍵盤操作就可以，且隨時修改顯得方便快捷。計算機強大的信息處理能力是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。計算機文書檔案管理系統(tǒng)一般包括文件管理、檔案管理、資料管理、主題自動標引、自動立卷及各種圖形、圖像的原件掃描和多媒體信息光盤存儲、全文錄入、智能模糊檢索等多項功能。通過不同功能模塊對文書檔案資料進行邏輯分類、組卷、打印等。檔案人員和文書人員在同一系統(tǒng)中進行相關(guān)操作，不但減少了許多重復(fù)錄入等工作，同時使文檔工作人員勞動強度大幅度下降。

（二）改善案卷質(zhì)量

在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便?，F(xiàn)有的文書檔案內(nèi)容繁瑣、形式多樣、分類細、費時又費力，檔案工作人員經(jīng)常要加班加點，有時還要抽調(diào)人員幫忙，案卷質(zhì)量卻難以保證。文書檔案管理人員通過使用計算機管理系統(tǒng)，可以提高組卷的效率和質(zhì)量。由于這種組卷方法可以做到標題準確，且文件著錄、標引規(guī)范，從而克服了組卷的隨意性，使歸檔材料的完整齊全率有了保證。加之公文處理系統(tǒng)的平時登記，就是應(yīng)歸檔文件清單。文書檔案管理工作人員根據(jù)計算機所列的清單確定歸檔文件，防止了遺漏，確保了案卷的原始性、真實性。

（三）改善重新修改效率

使用計算機操作來進行對文書檔案的管理在對已整理歸檔后的文書重新修改時也帶來了很大的方便之處。在過去人工操作管理文檔的時候，若要對整理歸檔后的文件進行修改就必須要對這些文檔進行拆卷重做，這樣會造成管理工作者的工作變得繁瑣。但是，在使用計算機操作管理后，文書的修改便顯得容易輕松得多了。修改文件時，管理者只需通過鍵盤操作，輕輕一按就可了事，整個流程進行得快捷多了。而且，在計算機的使用上，由于文書檔案的資料已轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影娴奈墨I信息，這在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助下，利用計算機的檢索功能來對文書檔案的資料進行檢索修改，這無疑是大大提高了文件的查準率，可以說，這樣的優(yōu)勢是傳統(tǒng)的文書檔案管理方式所遠遠無法媲美的。

（四）利于信息資源開發(fā)利用

文書檔案整理完畢后，由于組合分類裝訂工作滯后，不但造成文書檔案有所損壞，也給文書檔案在今后的使用中造成借閱困難、復(fù)印不便、保密不嚴等管理上的失誤。計算機中可直接讀取原文，減少了檔案取出查找的次數(shù)而造成的磨損，最大限度地延長檔案的使用壽命；可直接查找所需的資料，克服了以往查閱者在查找的過程中自由翻閱整本案卷中無需的文件，從中起到了一定的保密作用，對解密的檔案可做到資源共享；直接打印原文給查閱者，這樣就避免了復(fù)印時對檔案的損害和可能發(fā)生的泄密情況。

2 提高文書檔案計算機管理運用的對策分析

（一）加強在職教育，提高文書檔案管理人員運用計算機管理運用能力

1. 增強管理意識，提高工作認識。文檔管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。

2.堅持不懈，做好基礎(chǔ)工作。 文書檔案的管理工作做得好與不好對其文獻資料的日后運用影響很大，都說萬丈高樓平地起，要做好文檔的管理工作就要從其最基本的要素開始。這就要求管理工作人員從基本做起，全心全意對待文檔管理工作的每一個細節(jié)堅持不懈地做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作。

（二）基于計算機管理，充分發(fā)揮計算機在文書檔案管理中的作用

1.處理好電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對歸檔的各種類型的文件。

2.處理好電子檔案的生效和次組合資料。首先要仔細檢查顯存的文書檔案資料，對于部分陳舊失效的卷宗要及時剔除掉，以免在使用電腦管理時發(fā)生重復(fù)，降低檔案管理的效率和水平；其次，要再需要注意的是，在運用現(xiàn)代化技術(shù)，利用計算機整理文件時，次組合文書檔案資料，再次編排那些組卷較為混亂的卷宗，尤其是重新組合、編排那些有關(guān)聯(lián)的檔案，重新填寫無頁碼、無標題的檔案資料，確保文書檔案資料的規(guī)范性；最后，要統(tǒng)一對不清楚或者命題存在重復(fù)的檔案資料進行命題，杜絕在電子管理時難以識別的情況發(fā)生。通過建立規(guī)范化的文書檔案管理工作要擁有較高的可操作性和實用性，為以后工作的執(zhí)行提供便利，這樣才能更好的發(fā)揮其效用。

3 結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，文書檔案管理工作的重要性無可厚非，針對當(dāng)前發(fā)展新形勢，文書檔案管理呈現(xiàn)出的新的現(xiàn)代化發(fā)展趨向，文書檔案管理正在從過去手工操作的模式逐步地向使用計算機操作的模式過渡，全面提高計算機在文書檔案管理工作中的運用，可以實現(xiàn)文書檔案科學(xué)管理，有利于實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、標準化，加強文書檔案管理質(zhì)量，切實發(fā)揮文書檔案的作用，全面提升文書檔案管理和利用水平，充分發(fā)揮文書檔案的功能，真正實現(xiàn)其應(yīng)有的價值。

參考文獻

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