計算機(jī)辦公系統(tǒng)常見問題及解決策略探析

董吉清

摘 要：在我國社會經(jīng)濟(jì)帶動科學(xué)進(jìn)步的背景下，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也隨之快速發(fā)展?，F(xiàn)階段，計算機(jī)技術(shù)被廣泛運(yùn)用，給人們生活工作帶來便捷。計算機(jī)辦公系統(tǒng)是一個綜合管理系統(tǒng)，它將不同學(xué)科的知識進(jìn)行整合，同樣也可以建立為日常辦公提供服務(wù)和支持的體系。計算機(jī)辦公系統(tǒng)在實(shí)際工作中也暴露了一些問題，根據(jù)這些問題認(rèn)真梳理，找到原因并提出解決措施，進(jìn)而提升辦公系統(tǒng)的使用效率。

關(guān)鍵詞：計算機(jī)；辦公系統(tǒng)；問題；解決策略

1 計算機(jī)辦公系統(tǒng)的常見問題

1.1 應(yīng)用軟件功能的針對性較差

目前，大部分高校在應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)時沒有結(jié)合單位自身實(shí)際情況，只是盲目跟風(fēng)的使用辦公系統(tǒng)，有時為了迎合計算機(jī)辦公系統(tǒng)甚至人為的更改自己的工作模式，這在一定程度上降低了高校職工對計算機(jī)辦公系統(tǒng)想滿意程度，也增加了計算機(jī)辦公系統(tǒng)大范圍推廣和運(yùn)用的難度。我國在自主開發(fā)計算機(jī)辦公系統(tǒng)軟件方面的能力不是太強(qiáng)，因此開發(fā)出來的辦公系統(tǒng)軟件針對性不強(qiáng)，這也是辦公自動化軟件不能讓職工較為滿意的原因。因此，在應(yīng)用計算機(jī)辦公系統(tǒng)軟件時，要增強(qiáng)應(yīng)用軟件的針對性。

1.2 系統(tǒng)的信息安全問題

一般來說，計算機(jī)辦公系統(tǒng)在高校內(nèi)部進(jìn)行交流的同時也會與外部進(jìn)行信息交流。在網(wǎng)絡(luò)連接后，可能破壞計算機(jī)辦公局域系統(tǒng)，破壞有多種形式，例如偽造內(nèi)網(wǎng)物理地址，竊取內(nèi)部儲存信息等。所以計算機(jī)辦公系統(tǒng)能夠讓高校職工的辦公效率得到提升，同時也必須承擔(dān)跟隨計算機(jī)辦公系統(tǒng)一同而來的安全風(fēng)險[1]。大部分公司對內(nèi)部的數(shù)據(jù)和信息是有保密要求的，他們會對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，這就要求計算機(jī)辦公系統(tǒng)有很高的安全性。

1.3 辦公人員的計算機(jī)水平急需提高

計算機(jī)辦公系統(tǒng)被大范圍的推廣和運(yùn)用，這就要求高校職工要有較高的計算機(jī)操作水平。尤其是人力資源管理者的業(yè)務(wù)能力對知識程度與業(yè)務(wù)素質(zhì)都有一些要求，因此他們的計算機(jī)水平也應(yīng)該保持在一個高的標(biāo)準(zhǔn)。高校職工在迎合辦公系統(tǒng)的同時也要積極更新自身知識，否則難以適應(yīng)高速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)時代。

2 計算機(jī)辦公系統(tǒng)存在問題的解決策略

2.1 開發(fā)出完善的計算機(jī)辦公自動化系統(tǒng)

檔案管理、公文管理、郵件服務(wù)等日?；顒影才诺亩鄠€環(huán)節(jié)構(gòu)成了一個完整的計算機(jī)辦公系統(tǒng)，但實(shí)際操作中，很多公司的管理層以實(shí)用為目的，倉促的開發(fā)計算機(jī)辦公系統(tǒng)軟件，導(dǎo)致新系統(tǒng)有較多缺陷。因此，公司的管理層應(yīng)該主動完善計算機(jī)辦公系統(tǒng)軟件的開發(fā)，將每一個功能區(qū)域進(jìn)行均衡發(fā)展，保證系統(tǒng)功能的完整性和較強(qiáng)的適應(yīng)性。

2.2 健全信息安全的制度和體系

使用計算機(jī)辦公系統(tǒng)的高校職工要對重要的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理，針對在正常工作時間外產(chǎn)生的信息和數(shù)據(jù)也要備份處理。還要持續(xù)完善辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的保護(hù)與預(yù)寫功能，避免系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，不能及時找到故障源頭并及時處理和解決。加強(qiáng)對辦公系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，及時升級系統(tǒng)中的防火墻和殺毒軟件程序，同時下載和安裝程序補(bǔ)丁，保證數(shù)據(jù)的使用和存儲不會被更改和竊取，除此之外，信息的接收方和信息的發(fā)送方應(yīng)該一致，可以加入一個安全系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)層中對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密，進(jìn)而完成這過程。

2.3 重視計算機(jī)辦公自動化系統(tǒng)的人才培養(yǎng)工作

計算機(jī)服務(wù)人員具備較強(qiáng)的專業(yè)性是公司辦公系統(tǒng)正常運(yùn)行和使用的前提，辦公系統(tǒng)自動化的實(shí)現(xiàn)與電子文件的整理，網(wǎng)絡(luò)程序的運(yùn)用都是息息相關(guān)的，要保證這些工作正常運(yùn)行，必須要提高計算機(jī)服務(wù)人員的專業(yè)性。針對已經(jīng)應(yīng)用了辦公系統(tǒng)的公司，要積極組織辦公人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，辦公系統(tǒng)的建成并不是簡單的依靠計算機(jī)服務(wù)人員，個人能力再強(qiáng)也不能做到面面俱到，保證辦公系統(tǒng)的全面推行[2]。因此每一個辦公系統(tǒng)的使用者都要熟練掌握辦公系統(tǒng)的基本知識和一些操作技巧，高校可以通過進(jìn)行培訓(xùn)來加深操作人員對系統(tǒng)的認(rèn)識，也間接的提高操作人員的計算機(jī)水平。

2.4 制定系統(tǒng)安全制度的解決對策

保證辦公系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運(yùn)行，我們需要做好系統(tǒng)的功能安全工作，這方面的工作是保證操作界面功能區(qū)域的安全使用，如用戶身份的認(rèn)證。我們要采取信息加密或者數(shù)字簽名的方式提高數(shù)據(jù)和使用權(quán)限的安全性，避免有人惡意越權(quán)使用或者訪問系統(tǒng)是現(xiàn)象發(fā)生。其次還要做好數(shù)據(jù)庫的安全管理工作，保證辦公系統(tǒng)的信息安全有效管理，我們要建立完整的分布式數(shù)據(jù)庫，可以分布備份重要信息和數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)安全得到充分保證。

3 結(jié)語

綜上所述，計算機(jī)辦公系統(tǒng)涉及的知識較為全面，本文針對目前存在的問題，提出一些較為中肯的建議，但是由于筆者理論知識水平有限，針對計算機(jī)辦公系統(tǒng)的討論提出的觀點(diǎn)和看法還不夠全面，請各位專家學(xué)者提出寶貴意見，以便筆者進(jìn)行進(jìn)一步的思考和研究。

參考文獻(xiàn)

[1]王煜.計算機(jī)辦公系統(tǒng)常見問題和解決對策[J].中國科技信息，2014，（08）：128-129.

[2]潘樹軍.基于計算機(jī)辦公系統(tǒng)的應(yīng)用研究[J].計算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2013，（02）：169-170.